酒店传真信函订房程序
客房预订程序
按照房间的位置划分
⑴外景房（Outside Room）。 房间窗户朝向公园、大海、湖泊或森林等景致。 ⑵内景房（Inside Room）。 房间窗户朝向酒店内庭院的客房。 ⑶角房（Corner Room）。 位于走廊过道尽头的客房。 ⑷连通房（Adjoining Room）。 隔墙有门连接的客房。 ⑸相邻房（Connecting Room）。 室外两门毗连而室内无门相通客房。
提出问题
饭店实行订房定金制度既可以保证订房客人的用房要求，
又能减少因客人预订不到而在经济上受损失，是国际通 用的惯例。 1.客人如果付了定金因故不能履约，饭店在任何情况下 都会全部返回定金吗？ 2.饭店预订员在受理预订前应该做好哪些准备？ 3.受理预订时应该考虑哪些因素？ 4.饭店预订员如何为客人修改或取消预订呢？ 5.广州“交易会”期间会有许多客人入住酒店，饭店提 供预订服务有意义吗？
（1）通过各种方式，积极预订客房 （2）接受或谢绝客人的订房要求，承接其 他预订业务。 （3）订房资料的整理与归档。 （4）制作预订报表，做好预订信息的传递 工作。 （5）防止“无到”，做好超订控制。
（二）预订处岗位职责
一般设有预订主管，采用日班制工作方式 预订处主管属前厅部经理领导
注意：本酒店愉快地确认了您的订房。预订客房将保留至下午六时，迟于六时 到达的宾客，请预先告知。若有任何变动，请直接与本酒店联系。
确认者： 订房办公室： 日期: 电话：
（三）等候类预订
1.客房已经订满的提前 离店，饭店优先安排这些客人 2.征求客人同意
（2）信用卡担保 宾客届时既不登记入住，又没取消预定，可 通过发卡公司收取一夜房租 （3）合同担保 饭店与经常使用饭店设施的客户单位签订合 同以担保预订 订房合同 注意：饭店的“第一夜免费制度”：房费、 交通费及其他附带费用
酒店前台预定程序
酒店前台预定程序前台预定程序总台预定⼀、预定⼯作的作⽤：每个客⼈在开始旅⾏之前，希望对整个⾏程所需的各项设施先做好安排，以免在旅途中因某项设施得不到保证⽽就耽搁⾏程。
宾馆的房间预定是⼀切预定的核⼼，只有房间有了保证，其他相关设施及服务才有保证。
因此，对于宾馆来说，预定房间就是预定⼯作最为核⼼的内容，宾馆开展的预定服务，就是为了满⾜客⼈的这种需要。
由于预定⼯作是在客⼈达到之前就开始的，是客⼈对宾馆形成印象的⾸要环节，因此，预定⼯作的效率和质量就成为客⼈对宾馆评价的第⼀步，它直接关系到客⼈对宾馆第⼀印象的形成，甚⾄可能成为影响客⼈是否选择该宾馆的⼀个⾸要依据，所以，做好宾馆的预定⼯作，是⼀个宾馆做好宾客服务⼯作，争取客源，扩⼤市场的重要⼀环。
⼆、预定的⼯作范围1.办理团体及散客的订房事宜，进⾏房间预分。
2.做好预定存档⼯作，使所有预定房间得以正确累计汇总。
3.收集有关信息资料，准确处理客⼈的预定特殊要求。
4.每天为宾馆各部门提供详尽的即将⼊住的客⼈资料，与其他部门协调合作，使宾馆达到最⾼开房率。
5.定期为宾馆销售部及决策部门提供信息反馈及客源动态资料。
三、预定的⼯作内容：1.准确掌握预定的可⾏性资料；2.接受电话预定及传真，⽹络预定定房；3.预定的更改与取消处理；4.团队、VIP客⼈的预定；5.核对订房情况与预定单存档；6.客⼈历史档案的建⽴与查询；7.制作有关预定情况⼀览表及输⼊电脑。
四、预定服务要求：1.上岗前应检查个⼈仪容仪表和卫⽣状况，精神饱满地上岗，做好交接班⼯作。
2.熟悉宾馆提供的产品，房价和宾馆政策。
3.事前准备好预定⽤品，避免临时现查、现找等现象发⽣。
4.接到客⼈订房申请后，能较快了解订房⼈或预定代理基本情况和订房要求，根据客⼈订房⽅式受利预定。
5.接到信函、电报、传真等预定要求后，经主管批准，以同样⽅式回复对⽅。
6.填写预定单时，要认真地逐栏项填写清楚，因为这是原始的资料，它的错误会导致订房系列⼯作的全盘错误。
酒店订房确认函
XX酒店订房确认函Booking confirmation致：自：酒店市场销售部Letter： From: Hotel Marketing传真：传真：Fax: Fax:电话：电话：Phone: Phone:主题/ Theme：□预订/ Bookings□修改/ Revised□取消/ CancelXX酒店向您致以诚挚的问候！Code of hotel business to extend my sincere greetings to you!感谢您对XX酒店的信任与支持！我们很高兴确认您的房间预定情况如下：Code names Thanks for your interest in the hotel business trust and support! We are pleased to confirm your备注：Remarks:You have booked a room reservation for you, thank you for your book! Room number: Housing （1）所有预订房间只保留至抵店当日的下午六时，除非预付订金或以信用卡资料做担保。
(1) All room reservations only shop on the day of arrival to 18:00, except pre-paid deposit or credit card information in order to do security.再次感谢您对XX酒店的大力支持，我们热忱期盼在XX酒店款待您和您尊贵的客人。
Thank you again for the code name of the hotel business support, enthusiasm, we look forward to in the Code of business hotel in honor of you and your distinguished guests.如有任何疑问，敬请随时与我们联系。
酒店客房预订操作程序
客房预订操作程序一、接待岗位员工服务技能要求1、接待岗位工作流程(1) 上班前5分钟检查、调整自己的仪容仪表，与上一班人员进行工作交接，了解当天的开房预计情况及有哪些工作要做，哪些问题需要解决。
(2) 检查各项工作的完成情况，特别是各类报表是否齐备，然后派礼宾员复印，分送有关部门。
(3) 负责分房的员工根据酒店空房的类型、数量及客人的预订要求给有特殊要求的客人、团队客人及当天的重要客人预分房间。
(4) 整理台面，将已分好的房号输入电脑，并仔细核对，然后复印团体单，分送给行李组及各相关楼层。
(5) 团队房检查完毕之后，立即打印空房表，并与楼层进行核对。
(6) 检查散客房。
(7) 利用空隙时间检查订单，取出已到客人的订单，在其上注明人数和房号，并将已到客人的收据及信用卡转交收银处。
(8) 打印一份开房动态表，涵盖当天预计开房数、实际开房数、团体数及当日重要散客人数，在交接班时交给下一班。
(9) 当班过程中，若有需要解决的问题或是重要通知，要在交接本上记录清楚，以防将事情延误。
2、接待岗位操作要求(1) 团队接待要求①客人抵达时，首先要主动上前招呼、问好。
向有关陪同人员询问该团的人数、预订的房间数等，并以最快的速度找出该团的记录。
②重新检查房号是否正确，并请陪同人员在“团队入住登记表”上签名。
③核实各项服务内容是否相符，必须要前后一致方能予以开房。
如有不一致，则须与领队或陪同人员取得一致。
④要严格遵照合同，一般不允许随意增减房间。
(2) 散客接待要求①向客人问好，表示欢迎，并表示乐于为其提供服务。
②问清抵达客人是否有预订房间。
如果是预订客人，可对其致以欢迎词。
如果客人没有预订，在有空房的情况下，应尽量满足其住宿的要求，万一客满，最好帮助客人同其他酒店联系。
③填写住宿登记表。
住宿登记表一般是一式两联，境外人员的临时住宿登记则是一式三联，住宿登记表中应包括客人的姓名、性别、职业、国籍、身份证或签证号等项内容，必须要求客人认真填写。
酒店前台订房部操作程序
1． 确认客人的定房资料，是否有变动； 2． 确认客人的确切到达时间，以及我们的保留时间； 3． 确认客人的付款方式和保证性预订，确保房间的准确出租和周转率。 五、 客到开房：
1） 根据预订要求，填写《订房单》； 2） 将《订房单》按日期存入预订文档夹中。 （二）取消预订业务处理
6
6. 7.
接到客人取消预订的电话时，仔细询问取消预订的客人姓名及抵离店日期。 确认取消预订，感谢客人将取消预订的信息及时通知酒店，询问客人是否要做下一阶段 的预订。 存档。
4
X= = =62（间） （2）超额预订率为 R= = =15.5% （3）该酒店共应该接受的客房预订数为 A—C+X =600—200+62 =462（间） 答：就 10 月 2 日而言，该酒店应该接受 62 间超额订房；超额预订率最佳为 15.5；总共应该接 受的订房数为 462 间/ 八、预订员注意事项 在受理客人预订时，预订员必须注意以下事项： （1）接听电话时，必须使有礼貌用语，口齿清晰，应酬得体。 （2）接到预订函电后，应立即处理，不能让客人久等。 （3）填写预订单时，必须认真、仔细，逐栏、逐项填写清楚。否则，稍有差错，将会给接待工作 带来困难，影响服务质量和酒店的经济效益。 （4）遇有大团或特别订房时，订房确认书要经前厅部经理或总经理签署后发出。这时如确实无法 满足其预订要求，要另发函电，表示歉意，并同样经前厅部经理或总经理签署后发出。 2 酒店订房服务内容 客房预订任务 1、 根据客人要求，提供使之满意的客房； 2、 及时处理客人的订房要求； 3、 记录、储存预订资料； 4、 完成客人抵达前的准备工作。 客房预订的渠道 1、 直接与酒店订房的客人； 2、 由与酒店签订商务合同的单位介绍的客人； 3、 由酒店加放的预订系统介绍的客人； 4、 由旅行社介绍的客人； 5、 由航空公司介绍的客人； 6、 由会议组织机构介绍的客人； 7、 由下层机关或企业事业单位邀请的客人等。 3 预订房间业务流程（1） 预订房间业务流程（ ）
酒店前台预定程序
4、输入电脑
5、进行核对 6、存档备查 9、档案的建立与查询 步骤/内容 1、收集资料 2、建档内容
3、查询客史
置预订单上页; ⑴若客人采用信用卡担保方式,将电脑光标移至担保一栏,输 入英文字母“G”,然后移动光标至下一项,输入信用卡号码及 有效期； ⑵若客人采用传真担保方式,将电脑中的光标移至担保一栏输 入英文字母“G/FAX”或“G/GR”即表示传真担保或信件担 保; 预订信息输入完毕后,预订员须在电脑屏幕的右下 角找出“GUARANTEED”英文字样,即表示电脑已完成担保预 订; 预订员须将担保预订按客人抵达日期、客人姓氏的 第一个字顺序存档,以备查询;
标准 ⑴将客人的预订单连同电传或传真等资料,按照客人的预订抵 达日期存入“预订档案夹”中； ⑵将经预订未抵达客人的预订单按预订抵达日期存入档案夹 最后一页; 查寻出客人的原始预订单,将更改的预订单或预订函电和预订 部回复函电附于更改后的预订单上,按程序存档; 查寻出原预订单,将其附在取消预订单上,然后按日期存入档 案夹倒数第二页; 对以特殊付款方式结帐的第二天抵达客人的预订,例：由公司 或旅行社负责付款的,将其预订单存入档案夹中标有特殊符号 的一页;
酒店预订工作流程
酒店预订工作流程1. 客户预订- 客户通过电话、邮件、网站或第三方平台向酒店预订房间。
- 客户提供以下信息：入住日期、房间类型、预计入住时间、预计离开时间、人数等。
- 前台人员记录客户信息并确认预订。
2. 房间确认- 前台人员检查客房可用性，并确认是否有合适的房间供客户入住。
- 如果有多个可供选择的房间，前台人员根据客户的偏好为其推荐合适的房间。
- 确认选择后，前台人员将房间信息告知客户。
3. 预订确认- 前台人员向客户发送预订确认函，内容包括预订细节、价格、支付方式和取消政策等。
- 客户收到确认函后，确认是否接受预订条件。
- 如果客户同意，他们可以继续进行支付程序。
4. 支付- 客户根据预订确认函上的指示选择支付方式。
- 支付方式可以包括信用卡、银行转账、支付宝或微信支付等。
- 客户完成支付后，前台人员将收到的款项记录在预订系统中。
5. 入住安排- 客户到达酒店并前往前台办理入住手续。
- 前台人员核对客户身份，并要求客户提供有效的身份证明和护照。
- 客户支付剩余的住宿费用，并领取房间钥匙和入住指南。
6. 入住期间- 在客户入住期间，酒店提供必要的服务和设施。
- 客户可以自由享受酒店提供的各种设施，并按规定使用房间。
- 如果客户遇到任何问题或需要额外的服务，他们可以随时向前台人员求助。
7. 结算离店- 在客户离开酒店之前，前台人员会核对客户的消费情况。
- 如果客户有未支付的费用，前台人员会与客户结算。
- 如果客户无未支付的费用，他们可以直接离开酒店，前台人员结束客户订单。
---以上为酒店预订的基本工作流程，每个酒店可能会有一些细微的差别。
为了提供更好的客户体验，酒店可以根据自身情况进行相应调整和改进。
最新Hotel Reservation酒店预订
Basic Procedures-基本程序
1. Greet the guest 2. Ask about reservation information ➢ Date of arrival and departure ➢ Room types ➢ Name and phone number 3. Confirm the reservation ...
The reception clerk greets him/her.
Listening
Writing — Confirmation fax 确认传真
发传真单位 地址+传真号 收件人 单位+地址+传真号 日期
正文确认信息
客套语 手写签名 打印签名 部门名称
Practice
Evergreen Hotel 112 Sun Street, Shanghai
Greet the guest
Good morning! Reservations. Helen speaking. May I help you?
问候语+自报部门/岗位+介绍自己（英文）+请问有 什么可以帮到您
Role-play
Li wei is at reception desk making a reservation of hotel rooms for his boss and his boss's 3 children.
Fax No.: 88 425 6668
FAX TO: Mr. Jennifer O’Brian Steven High School 1102 North Blvd. San Antonia, TX 78214 U.S.A. July 19
酒店前台操作流程
你的微笑，我“听”的到！
第一章 电话接听及转接流程
操作步骤 操作标准 注意事项
Ø 电话铃响三声内接起 1.1面带微笑,走到电 电话，如前台有客人，可跟 话前。左手提起话筒， 客人委婉解释，再迅速处理 电话，但不能不接听。切勿
1、 接起 电话
右手拿笔。
在前台歪脑袋夹着电话。
Ø 接起电话后对方没任 何回应，在重复三次问候语 后方可挂断电话，挂断前说： “对不起，您的电话没有任 何声音，请您稍后再拨。任 何时候不可说“喂”，应以 “您好”来应答。
电话接听流程
2、 礼貌问候 外线：用普通话礼貌问候客人:有设臵自动语音则使用 标准问候用语“您好，（请问有什么可以帮您？）”；无 自动语音则使用标准问候用语 “您好，金泰大酒店前台，（请问有什么可以帮您？）”
客人在电话中问及有关会所的服务项目、房价等，前台接待员要耐心回答，适 时向客人推销。
内线：用普通话礼貌问候客人：“您好，总台，（请 问有什么可以帮您？）”
案例：
小A在中午时轮流吃饭其间，无其他同伴可帮忙的情况下， 先接到客人的电话（第一部电话），30秒后，前台的第二 部电话又响了起来，小A该如何处理这样的状况呢？ A:不接听第二部电话
B:挂掉第一部电话，接听第二部电话 C:呼叫吃饭的同伴赶紧来前台帮忙
是如此吗？还是有更好的方式方法呢？
2、 了解预订需求
客人要求前台预订，则询问客人入住时间段、入住房型。 如客人是非注册会员，可以适当推荐会员卡。
3、 查看房态
查看电脑房态，看能否满足客人的需求。 注意各店可以通过数据分析灵活接受一定比率的超预订。如 确实不能预订，推荐酒店周边同档次酒店，并留下电话号码， 此日若有房再将客人接回。
酒店订房部SOP标准作业程序
询问客人是否需要酒店的接机服务
重复订房信息
礼貌地请客人留下电话
告知客人我们一定会为其保留房间
三响之内拿起电话
“Good-morning,Rerservation。您好，预订部。”
“先生，请问您贵姓？”
“王先生，请问您是哪个公司的呢？”
介绍房间时要从高价的房间向低价的房间介绍。
正确程序
正确程序
正确程序
正确程序
正确程序
正确程序
起草：李长锋
批准：总经理 刘伟
签字：
日期：
签字：
日期：
北京道自然酒店管理有限公司
标准工作程序
部门：预订部
职位：预订部文员
编号：
工作项目：贵宾申请单的处理程序
设备要求：
What做什么
How怎么做/Job on Task操作细则
Why为什么
接到贵宾订房
将贵宾订房单输入计算机
签字：
日期：
签字：
日期：
北京道自然酒店管理有限公司
标准工作程序
部门：预订部
职位：预订部文员
编号：
工作项目：接受客人订房
设备要求：
What做什么
How怎么做/Job on Task操作细则
Why为什么
电话铃响后，快速接起电话。
礼貌地向客人问好
询问客人姓名
询问客人所在的公司
如果客人所在公司与酒店无商务协议，向客人介绍酒店的客房并报价。
询问客人取消订房的原因
向客人道谢，欢迎客人下次订房。
取消订房单
取消电脑记录
更改客户表现报告
询问客人所在的公司、客人姓名及到店日期。
酒店预定管理制度
酒店预定管理制度为了及时、准确地向客人提供预定服务，满足客人需求，规范预定服务管理流程，特制定本制。
一、预定流程:1、预定人员接收来自各种形式的预定，包括到店预定、电话预定、信函预定等。
2、预定人员认真记录客人预定内容及要求，并查看酒店预定表，确定能否接受预定，是否能够满足客人要求的条件。
3、若是能够接受客人预定，预定员应及时向客人反馈信息，并与客人核实预定内容后写清楚预定单。
4、预定单填写完毕，检查无误后保存，并及时汇总预定信息，上报预定处领班，同时根据客人到店时间情况提前发送相关部门做好接待准备。
5、若是到店预定，预定完毕，预定人员应将客人的证件复印件附在预定单上，妥善保管。
二、取消预定1、预定人员接到客人要求取消预定的要求，应认真审阅取消预定的函电，确保信息准确。
2、如果是口头或电话取消预定，预定人员一定要记录取消预定人姓名、联系电话和单位地址，最好请对方提供书面证明。
3、预定人员找出原始预定单，在预定单上注明“取消”字样。
4、拟写回复函电稿，确认对方取消预定，由前厅部经理审阅签发。
5、预定人员在确认取消预定后，更改房间流量控制表。
6、团队预定的更改与取消由营销部结合酒店自身实际与客人协商处理，前厅接到营销部通知后将新预定单存入资料柜，旧预定单存档备查。
7、分别复印客人取消预定函电和原始预定单，交总台收银处，按协议退还订金和预付房费，或取消预定费。
8、查核取消预定的客人是否有订票、订餐等业务，并及时通知有关部门。
三、特殊预定管理1、客人指定房间预定人员接到此类预定，首先通过电脑尽快查明客人要求的居住时间内指定的房间是否可以出租。
如果可以则接受客人的预定，并把该房在电脑中保留，在预定单上注明房号。
其他程序与散客预定相同。
四、预定定金的收取当客人要求保证其预定时，为避免因客人未到造成经济损失，应请客人预付定金，并引领客人到前台收银处办理交付定金手续，定金收据给客人一份保存。
预定单上应注明定金的金额，然后在电脑输入时注明，以保证客人的预定，同时向客人讲明如若取消定金预定，应在抵达日前24小时办理取消手续，否则定金不予退还。
客房预订工作程序和标准
工作程序与标准一、预订部（一）电话预订第二部分工作程序与标准一、预订部（一）电话预订编号：FO-B-001 程序流程图：↓↓主管岗位：预订部（二）传真预订编号：FO-B-002 主管岗位：预订部（三）团队预订编号：FO-B-003来自销售部的订单1．在接订单时，首先要看清订单，确认订房期间是否有空房。
2．在有房情况下，首先检查订单填写内容是否符合要求：1)要清楚地写明团队名称2)订房单位名称3)人数4)房间数5)房间种类6)国籍7)到店／离店时间8)准确的到店时间9)房价10)付款方式11)是否含有早餐及早餐类型12)是否有特殊要求或是VIP1．如果已填写清楚，可签字接收。
4．如房间紧张，可先在订单上打上时间，作为等候单，报本店营销总监处5．输入电脑1)输入时根据不同市场订房划入不同总帐号划分为：上门客公司部委会议长住旅行社团队旅行社散客特别包价2)要认真输入订单上每一项要求，锁住房数。
3)每星期五，把下一星期所有含早餐或订早餐的团名、人数到店离店日期,通知宴会预订，请他们安排好用餐地点。
4)在团队到店前一天，与销售经理再次确认，并将房卡做好以便前台在团队到达时交给客人。
5)在给前台单子前，我们要先给团队每个房间建立小帐号后仔细检查一遍，确认无错时，再把订单送到前台。
6．确认1)检查第二天到店客人的订单输入是否正确。
2)确认第二天到店的散客。
3)将第二天到店的订单送到前台。
4)确认前一天未抵达客人的记录，并存档上报。
5)接到更改，取消单时，马上在电脑中更改、删除。
6)出租率高时向第二天预离客人发离店信息。
7。
)确认第二天团队离店时间。
8)确认第二天进店VIP客人身份，及特殊要求。
7．制表1)制作VIP到店表，抄送总经理及销售总监、管家部、前厅部、餐饮部。
2)每周星期五出下周的预定报告，团队到店表。
3)团队早餐预报表(二)电话预订1．电话必须在铃响三声内接起，并问候客人，报“预订部”。
2．仔细聆听客人的预订要求：1)将客人的抵离店时间与电脑对照。
酒店管理制度酒店电传传真信函订房制度
酒店管理制度：酒店电传传真信函订房制度简介酒店电传传真信函订房制度是为了有效管理酒店房间订购流程、提高工作效率而制定的规范性文件。
本制度旨在明确酒店的订房流程以及涉及订房的各方责任与义务，确保订房过程的顺利进行。
1. 适用范围该制度适用于酒店的所有订房预订工作，包括酒店工作人员与顾客之间的电传传真信函沟通。
2. 定义2.1 酒店电传传真信函酒店电传传真信函是指通过传真机发送的酒店订房相关文件的书面信函。
3. 订房流程3.1 顾客预订3.1.1 顾客通过电话或在线渠道向酒店提出预订需求，提供订房信息。
3.1.2 酒店工作人员在电话或在线渠道上确认顾客的订房需求，并记录相关信息。
3.2 电传传真信函订房3.2.1 酒店工作人员根据顾客提供的订房信息，编写电传传真信函。
3.2.2 电传传真信函内容应包括： - 顾客姓名、联系方式；- 预订日期、入住人数、房间类型与数量； - 入住日期、退房日期； - 价格及支付方式。
3.3 电传传真信函发送3.3.1 完成电传传真信函的编写后，酒店工作人员按照指定格式发送给顾客。
3.3.2 发送后应核对是否成功传真给顾客，并保留传真发送记录。
3.4 顾客确认3.4.1 顾客收到电传传真信函后，核对订房信息的准确性。
3.4.2 若订房信息正确，顾客应及时回复电传传真信函，并告知酒店确认预订。
3.4.3 若订房信息有误，顾客应联系酒店工作人员进行修改。
3.5 酒店回复3.5.1 酒店收到顾客的订房确认后，应及时回复顾客确认订单。
3.5.2 酒店回复的确认订单应包括： - 预订信息的核对；- 支付方式的说明； - 其他需要顾客知晓的重要事项。
3.6 订房记录3.6.1 酒店工作人员应将电传传真信函的发送记录、顾客的订房确认记录及时归档。
3.6.2 订房记录应包括： - 顾客信息； - 订房日期； -预订信息； - 顾客确认日期； - 酒店回复日期。
4. 操作规范4.1 信息准确性酒店工作人员在编写电传传真信函时应保证信息的准确性，核对无误后再发送。
酒店预订工作程序及标准
程 序
标 准
１、通知预订代理人酒店的有关规定。
在交易会期间或特别旺季，要求所有的预订须预付订金，否则房间只能保留至下午六时。
２、要求预付订金及担保的落实
１、订金担保：客人通过银行转帐有效的公司支票、电汇或直接到前台收银处预付一晚的房租总额（包括附加费用）作为房间担保。
２、信用卡担保：Ａ）引领客人到前台收银处印下客人的信用卡号码、有效日期及请客人签名确认担保；Ｂ）客人通过传真、电传或信件写上信用卡号码、有效日期、持卡人姓名以及被担保人的姓名、入住日期、房间种类、数量等作为担保。
２、输入预订资料
１、若原客人记录有需要更改之处，须转换至“客人历史记录”状态栏作相应的更改，保持电脑内客人资料的准确性。
２、若客人曾有投诉记录，须开“ＣＯＭＭＥＮＴ”栏提醒接待处同事注意，如投诉涉及其它部门的，需开“ＦＬＡＧ”提醒该部门同事注意，以免发生类似事件。
３、如有涉及多个部门或不同日期来作出安排的事项，需分别开不同的“ＦＬＡＧ”，注明各项明确的工作指示。
３、询问客人是否需要做下一阶段的预订。
＊ 在电脑内选择“更改预订”栏，并输入客人姓名以找出该订房。在订房单上的“更改”一栏打“／”号，并写明更改内容。在确认新日期、房间种类之前，先要查询客房出租情况，在有空房的情况下可以为客人更改预订。如果该预订的更改涉及到其它部门的安排，尤其是发生在当天的更改，请在更改单上做好记录，并通知其它部门以便跟办。如果已收订房按金的，则要复印一份预订更改单给收银处，以便把订金转到该订房，并在更改单上注明“抄送财务部”。经由旅行社订房的客人，如果客人强烈要求我店为其联系旅行社的，我们应尽可能发传真或致电该旅行社为客人联系，但原则上由客人自行联络。
２、ＶＩＰ预订的处理