电子文件生命周期新探

其次，电子文件具有运动属性。 “ 物 质 是 运 动 着 的 物 质 ，运 动 是 物 质 的
转 化 为 文 件 的 条 件 提 供 了 具 体 的 途 径 。!"#文 、档 相 互 转 化 的 主 、客 体 基 本 条 件 是 ，一 方 面 主 体 根 据 一 定 社 会 发展及自 身 需 要 对 客 体 所 贮 信 息 予 以 认 知 和 判 断 ，另 一方面客体能为主体的认知和判断提供必不可少的 信息依据，二者缺一 不 可 。!$#档 案 转 化 为 现 行 文 件 的 现 实 条 件 主 要 有 ，或 为 解 决 历 史 遗 留 问 题 ，或 为 再 现 历 史 原 状 旧 貌 ，或 为 重 新 开 发 历 史 文 化 资 源 ，或 为 重 新恢复传统工艺，或为继续中断了的科学实验活动， 或 为 上 马 生 产 属 于 过 去 研 制 的 新 产 品 等 。%&#档 案 转 化 为 文 件 的 方 式 主 要 有 两 种 ，一 是 直 接 转 化 ，或 以 全 文 转化为现行文件，或以摘录转化为现行文件的一部 分 ；一 是 间 接 转 化 ，即 以 摘 要 或 概 要 的 方 法 将 档 案 信 息 溶 入 现 行 文 件 。$ 、它 为 正 确 认 识 文 件 与 档 案 的 性 质 及文、档 相 互 关 系 提 供 了 可 供 操 作 的 客 观 标 准 。具 体 来说，%"#从表象上看，文件 和 档 案 似 乎 为 同 一 种 事 物 ， 但规 则 " 说 明 它 们 之 间 既 有 密 切 的 联 系 ，实 质 上 又 是 两种不同性质的客观事物，存在着不可混淆的分界 线。%$#规则 $、& 说明档案是过去活动中产生的文献资 料，它 与 现 在 及 后 来 活 动 中 形 成 的 文 件 材 料 之 间 ，在 时间和空 间 上 是 一 种 不 可 替 代 的 关 系 ，在 内 容 和 形 式 上是一 种 继 承 发 展 的 关 系 。如 果 违 反 这 两 条 规 则 ，就 等于 承 认 篡 改 历 史 、伪 造 档 案 的 合 理 性 与 合 法 性 ，肯 定历史可以倒退 。%&#规 则 ’、( 说 明 不 同 时 期 的 文 件 、 档案是在不同时期的社会活动中根据主体的需要而
一 辩 证 唯 物 主 义 告 诉 我 们 ：“ 世 界 是
电 子 文 件 生
潘
命连 根
周 期 新 探
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《 浙 江 档 案 》!""!#$
物质的，物质是运动、变化和发展着 的 。 ”"文 件 这 一 客 观 事 物 作 为 人 类 管 理 活 动 的 重 要 工 具 ，处 在 不 断 的 运 动 、 变化和发展过程之中。电子文件同样 如此。
首 先 ，电 子 文 件 具 有 物 质 属 性 。电 子文件因其生成的特殊性决定了它与 传统文件有很大的区别，但最大的区 别是其信息形态的数字化，并由此导 致了其信息和载体的可分离性，因而 我 们 常 称 电 子 文 件 是“ 虚 拟 文 件 ”。由 于电子文件的生成和处理都是在计算 机软硬件平台支持下完成的，离开了 计算机软硬件平台，电子文件既看不 见 也 摸 不 着 。那 么 ，电 子 文 件 是 否 还 具 有 物 质 属 性 呢 +其 实 ，电 子 文 件 是 — 种 “ 非 实 物 ”的 物 质 存 在 形 态 ，如 同 物 理 学 中 的 电 磁 场 、引 力 场 — 样 ，是 不 以 人 的 意 志 为 转 移 的 。“ 因 为 ，从 本 质 上 讲 ， 电子文件和纸张文件具有同样的真实 性 ，因 为 它 们 具 有 同 样 的 物 质 性 。‘ 虚 拟 性 ’与‘ 虚 假 性 ’无 关 。”#承 认 不 承 认电子文件的物质属性，是辩证唯物 观和形而上学观的根本区别。
示 ，因 而 对 电 子 文 件 形 成 后 的 管 理 活 动 缺 乏 指 导 意 义 。 四阶段论和五阶段论虽然在—定程度上弥补了三阶段 论 的 缺 陷 ，即 具 体 揭 示 了 电 子 文 件 形 成 后 的 运 动 过 程 ， 但和三阶段论一样将电子文件管理系统的生命周期和 电子文件的生命周期试图糅合在—起加以论述，因而 使得电子文件管理系统的运动过程和电子文件的运动 过程的揭示都不够清晰。
学术探讨
文件生命周期理论作为现代档案 学重要的基础理论，对传统的文件和 档案管理实践具有普遍指导意义。但 是，随着计算机和网络技术的飞速发 展，办公自动化的日益普及，电子 文 件 大 有 取 代 传 统 纸 质 文 件 之 势 。如 此 ，我 们必须面对一个问题，即文件生命周 期理论是否适用于电 子 文 件+对 此 ，档 案学界有两种不同意见：一是认为电 子文件必须依附于硬件和软件系统环 境生存，它存在于多元时空范围，而 不 是 孤 立 的 存 在 于 时 间 和 空 间 点 上 ，因 而不再有明显的运动阶段，所以用文 件生命周期理论管理电子文件存在严 重问题，由此特别强调用文件连续体 理论作为电子文件最优化管理的理论 基础!；一是认为电子文件也 是 文 件 ， 也有生命周期，因而文件生命周期理 论，只要注入新的理念，同样可以 解 释 电子文件的运动过程，因而文件生命 周期理论仍然是电子文件管理的理论 基 础 。在 此 ，笔 者 将 就 电 子 文 件 的 生 命 周 期 问 题 作 些 探 讨 。不 妥 之 处 ，请 批 评 指正。
二 目前档案学界对电子文件生命周期的研究，主要 有如下几种观点： #、#$$% 年国际档案理事会电子文件委员会在《电 子 文 件 管 理 指 南 》中 ，依 据“ 文 件 从 孕 育 、生 成 到 存 在 的 过 程 ”%，将 电 子 文 件 的 生 命 周 期 划 分 为 概 念 阶 段 、形 成 阶 段 、维 护 阶 段 !以 下 简 称 三 阶 段 论 "。概 念 阶 段 ，实 指 设 计 阶 段 ，即 电 子 文 件 管 理 信 息 系 统 的 研 制 、设 计 和 安 装 阶 段 ；形 成 阶 段 ，指 电 子 文 件 在 电 子 环 境 中 产 生 的 阶 段 ；维 护 阶 段 ，指 电 子 文 件 产 生 之 后 直 至 销 毁 或 永 久 保 存的整个过程。 &、浙 江 大 学 何 嘉 荪 教 授 依 据 文 件 运 动 过 程 中 内 在 价值的变化轨迹，将电子文件的生命周期划分为文件 的 孕 育 形 成 阶 段 、文 件 的 现 实 使 用 阶 段 、文 件 的 暂 时 保 存 阶 段 、文 件 的 永 久 保 存 阶 段 &!以 下 简 称 四 阶 段 论"。 ’ 、天 津 师 范 大 学 李 福 君 副 教 授 通 过 对 上 述 三 阶 段 论与四阶段论的融合，提出了电子文件生命周期的五 阶 段 论 ，即 电 子 文 件 管 理 信 息 系 统 的 设 计 、安 装 、调 试 阶 段 ，电 子 文 件 孕 育 、形 成 阶 段 ，电 子 文 件 现 实 使 用 阶 段 ， 电 子 文 件 的 暂 时 保 管 阶 段 ，电 子 文 件 永 久 保 存 阶 段!"#!以 下 简 称 五 阶 段 论"。 上 述 各 种 观 点 ，笔 者 认 为 都 不 够 完 善 。三 阶 段 论 的 缺陷是没有对电子文件形成后的运动过程加以具体揭
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学术探讨
《浙 江 档 案 》!""!#$
运 动 。”!文 件 作 为 人 类 活 动 基 本 的 管 理 工 具 ，无 疑 是 具 有物质属性的，文件正是在永无止息的运动中发挥着 其特有的功能。对于传统文件的运动机理我们已有较 为 深 入 的 研 究 ，但 面 对“新 生 代 ”的 电 子 文 件 ，我 们 的 研 究 还 有 待 深 入 。 然 而 ，有 一 点 是 明 确 的 ，只 要 电 子 文 件 同 样 具 有 物 质 属 性 ，那 么 它 必 然 也 具 有 运 动 的 属 性 。
如果 违 反 这 两 条 规 则 ，就 在 肯 定 文 件 与 档 案 的 本 质 区
别之时，也同时否定了它们之间不可分割的血肉联
系，不利 于 正 确 把 握 文 、档 运 动 规 律 和 实 现 文 、档 一 体
化管理。
综 上 所 述 ，笔 者 认 为 ，进 一 步 深 入 研 究 文 件 生 命 周
期 理 论 的 完 整 性 与 文 —档 运 动 规 律 的 整 体 性 建 设 ，对
于合理组织文档一体化管理方式，提高文书工作和档
案 工 作 的 效 率 与 质 量 ；对 于 系 统 地 研 究 文 书 、档 案 管 理
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工 作 的 规 律 与 特 点 ，构 建 文 书 与 档 案 管 理 学 理 论 体 系 ；
形 成 的 ，因 此 不 同 时 期 的 文 件 与 文 件 之 间 、档 案 与 档
案之间，无 论 在 适 用 对 象 上 ，还 是 在 具 体 作 用 上 ，都 没
有也 不 能 有 直 接 的 线 性 联 系 ，只 能 也 只 有 通 过 另 一 事
物%档 案 或 文 件#的 中 介 作 用 才 得 以 间 接 地 联 系 起 来 。
最 后 ，电 子 文 件 也 有 生 命 周 期 。 事 物 是 运 动 的 ，一 事 物 发 生 、发 展 、完 结 的 历 史 ，就 是 该 事 物 相 对 完 整 的 过 程 。一 个 具 体 事 物 相 对 完 整 的 过 程“ 必 然 包 含 着 若 干 具体过程、若干部分或者若干阶段。这若干具体过程、若 干 部 分 或 阶 段 彼 此 相 互 联 系 和 贯 通 ，但 又 彼 此 区 分 和 制 约 ，各 自 都 有 自 己 特 定 的 内 涵 。”"电 子 文 件 的 运 动 过 程 也 必 然 包 含 着 若 干 阶 段 。 因 为 文 件 外 观 形 态— — — 信 息 的 记 录 方 式 和 载 体 材 料 的 演 变 ，如 由 文 字 的 到 图 像 的 、 声 音 的 、数 字 的 ，由 甲 骨 、金 石 、简 牍 、缣 帛 、纸 张 到 胶 片 、磁 带 、磁 盘 等 ，只 意 味 着 文 件 种 类 的 增 加 ，而 不 会 改 变其本质属性。如果文件外观形态的演变会导致其本 质 属 性 改 变 的 话 ，则 它 不 再 是 文 件 而 应 是 另 一 种 事 物 。 可 见 ，文 件 是 一 个 普 遍 概 念!概 念"，它 的 外 延 包 括 所 有 种类的文件，而它的内涵则是揭示所有种类文件的共 同本质，即“文件就是人们 在 社 会 活 动 中 ，为 了 相 互 联 系 、记 载 事 物 、处 理 事 务 、表 达 意 志 、交 流 情 况 而 制 作 的 记 录 材 料 。 ”#因 此 ，电 子 文 件 作 为 一 种 文 件 ，应 该 同 传 统文件一样也具有生命周期。文件连续体理论将文件 看 成 一 个 连 续 的 无 明 显 分 界 的 现 象 ，其 缺 陷 是 明 显 的 ， 即 “在一定程度上混淆了文件管理与档案管理的不同 职 责 ，未 对 现 行 文 件 、半 现 行 文 件 与 档 案 之 间 的 差 别 予 以 充 分 辨 析 。”$当 然 ，由 于 电 子 文 件 的 运 行 和 管 理 系 统 环境不同于传统的文件，因而单纯依据文件生命周期 理论对电子文件的运动过程进行分析是不够的。
对于深入研究文件和档案的本质属性，正确认识它们
之间的区别与联系等，都是一项重要和必要的基础性
工作。
（ 作 者 单 位 ：攀 枝 花 学 院 ）
参考文献： ! 黄 存 勋 、倪 道 善 等 著 ：《 文 档 一 体 化— — — 网 络 时 代 的 文 件与档案管理》，四川大学出版社，$))) 年 "" 月第 " 版。 "何嘉荪，傅荣校著：《文件运动规律研究——从新角度 审视档案学基础理论》，中国档案出版社，"*** 年 * 月第 " 版。 # 邹 吉 辉 ：《 文 件 生 命 周 期 的 实 质 是 文 件 利 用 价 值 转 化 过程》，《兰台内外》"*** 年第 & 期第 ")、"" 页。