体系文件编写规定参考

Q/XY.J.01.06—2012
集团公司体系文件编写规定
1、目的
本文件规定了本公司质量管理体系文件（以下简称“质量体系文件）的编写和控制方法，旨在明确质量体系文件的编写、批准、修改、发放和管理的步骤及要求。

2、范围
适用于工作，服务产品有直接影响的质量管理体系文件及标准体系文件。

3、职责
各文控部门负责统一编制和解释，各使用部门负责按规定要求执行。

4、要求
4.1体系文件构成
体系文件分四个层次4.2体系文件编号规则4.2.1质量手册
编码年份
质量手册代码
：2009体系文件代码
QC-汽车公司MT-摩托车公司NJ-农机公司
如：Q/MT/TX/SC-2012 摩托车公司的《质量手册》
4.2.2程序文件
编码年份
C-顾客导向S-支持过程M-管理过程
：2009体系文件代码
QC-汽车公司MT-摩托车公司NJ-农机公司
如：Q/MT/TX/C3-01-2012摩托车公司程序属顾客导向过程编号3第01号程序
2012年编制
4.2.3作业文件
编码年份
C-顾客导向S-支持过程M-管理过程
体系文件代码
MT-摩托车公司NJ-农机公司
4.2.4记录表单
表格流水号
C-顾客导向S-支持过程M-管理过程
：2009体系文件代码
QC-汽车公司MT-摩托车公司NJ-农机公司
4.3技术文件编号规则
执行《技术标准化管理规定》
4.4质量手册内容
（1）标题和范围。

（2）目录
（3）评审、批准和修订
（4）质量方针和目标
（5）组织结构、职责和权限。

（6）引用文件
（7）QMS体系描述
（8）附录
4.5程序文件内容
（1）标题
（2）目的
（3）范围
（4）职责和权限
（5）活动的描述
（6）记录
（7）附录
（8）评审批准和修订
（9）更改的标识
4.6作业文件内容
可以是详细的书面描述、流程图、图表、模型、图样中的技术解释、规范、操作手册、图片、录像、检查清单等，或这些方式的组合
（1）结构和格式（不同于程序文件）
（2）内容：应描述关键的活动
（3）准确反映活动顺序、要求
（4）评审批准和修订
（5）记录
（6）更改的标识
4.7表单和记录内容
表格：为记录有关的数据设计的空白表单。

被手册、程序文件、作业指导书引用。

可修订。

（1）标题
（2）标识号
（3）修订的状态和日期
记录：获得结果的证据填写在表单上，不得修订。

4.8版次：版本和更改次数标准
4.8.1版次格式：版本号/更改次数
4.8.2版次代码：
版本号以A、B、C …… 26个大写字母为代码
更改次数以0、1、2 ……阿拉伯数字为代码
4.8.3版次升级原则
体系文件变更通过文件版本和更改次数加以标识。

第一次签发的版次为A/0，第一次更改后文件版次为A/1。

以后依次为A/2、A/3、A/4……，更改次数按自然数递增。

当质量管理体系发生重大变化或体系文件进行大范围调整、优化、重组时，可对文件版次作一次升级。

文件版次升级为B/0，文件版次变更依次为B/1、B/2、B/3、B/4……更改次数按自然数递增。

文件版本的全面升级，版本号按A、B、C …… 26个大写字母依次类推。

4.9版面格式标准
4.9.1程序文件版面板式标准：
使用程序模板编写程序文件，主要版面标准包括以下内容：
(1).采用标准A4纸张，纵向，页边距上下各2.54cm，左3cm，右1.5cm，页眉1.5cm，页脚1.75cm；
(2).流程名称宋体三号，“目的”、“适用范围”、“工作流程”的序号及标题名称为宋体四号加粗，“目的”和“适用范围”的内容为宋体四号，首行缩进二个字符；
(3).“工作流程”内容采用表格形式表述，第一列宽 6.1cm，第二列宽2.49cm，第三列宽5.61cm，第四列宽2.67cm；标题栏为宋体五号加粗，其他内容为宋体五号；各种框体和其责任部门/岗位、流程说明、作业指导书/记录的内
容第一行保持同一水平；上、下相邻两个环节以其行数最多的为准要空出二行；使用模板中的标准框体。

4.9.2作业指导书版面标准
使用作业指导书模板编写作业指导书，具体版面标准包括：
(1).采用标准A4纸张，纵向，页边距上下各2.54cm，左3cm，右1.5cm，页眉1.5cm，页脚1.75cm；
(2).作业指导书名称黑体三号，标题名称为仿宋四号加粗，正文采用仿宋四号，行距23磅：
(3).“目的”和“适用范围”的内容无编号，首行缩进二字符；其他内容采用逐级缩进的多级编号。

4.9.3记录编号版面标准
在记录表格上添加编号的版面标准要求为：编号采用文本框，填充颜色和线条颜色均选择无颜色；框体高度为1cm，宽度为5cm，文本框内部边距均为0；页面位置：添加在记录表格右上角；内容为“编号：Q/□□ /TX/□ XX-0X JL 0XX”和“版次：A/0”，中文字体为楷体五号，英文字体为Arial五号，如示例：
编号：Q/□□ /TX/□ XX-0X JL 0XX
版次：A/0
a.对非表格式记录可不添加上述内容；
b.对系统内的表格记录不易添加的可暂时不添加；
c.对已经大批量印刷的记录表格可暂时不添加，下次印刷时添加；
d.对外来记录，即外单位编制需要公司填写、保存的记录可不添加；
e.对存入公司档案馆的记录表格，如财务类、党政工团类等可不添加。

4.11各部门使用共用文件，不需变换文件号可以直接引用。

4.12更改
执行文件控制程序并按4.10审批
4.13质量体系文件的复印和发放：
（1）各部门负责各自编写的质量体系文件(QM、QP、QI、QR)的打印、排版、校对和存盘工作,并负责将编写的文件清样、软盘提交文控部门予以确认。

（2）编写部门确定有效文件发放范围，批准人确认。

（3）编写部门组织文件的复印和发放，对作废文件应予收回和销毁，保持发放回收记录。

4.14归档
执行本规定产生的如下文件由责任部门负责收集、整理和归档，保管期限为长期。

质量手册、程序文件发放记录
质量手册、程序文件的原稿和正本
编写和修改时的背景材料
4.15保密
（1）质量体系文件属内部文件,未经批准不得对外提供。

（2）当顾客需要质量手册、程序文件时,经管理者代表批准,可对外提供。

5支持性文件：
技术标准化管理规定
6记录：
无。