关于加强合同文本管理的通知

关于加强合同文本管理的通知

各部室、工程项目部：

合同文本管理是集团公司下发的公司标准Q/DZQ552-2007《质量合同管理》的重要组成部分，是保证公司各项合同文本更加规范、更具有可追溯性的重要管理工作。为此，公司上下要引起足够重视，从以下几个方面来加强合同文本管理。

1、合同评审。合同评审包括书面评审和会议评审，评审时间必须在合同签订前进行。评审要做到科学、规范，审批手续齐全。公司合同评审由营销部组织，营销部、财务部、工程部、安技部、办公室、后勤保障部参加，合同管理员将评审意见归纳整理，填写《合同书面评审表》，由参加人员签字、主管领导审批后合同方可执行。运输合同标的额达到100万元以上（含100万元），外部安装合同标的额在300万元以上（含300万元）的还需报集团公司法律事务部审批。

2、合同文本传递。公司合同管理员要对新增合同统一编号、分类、登记建册后转财务部一份。尔后在收到合同文本两日内录入ERP系统，还要通过扫描后以电子档（AM）平台形式将合同文本上传到集团公司营销部。与此同时，公司合同管理员分别按照产品类别、生产单位编制出订货合同情况汇总表，经部门负责人审批后，每月五日前以电子文档形式分别报给公司主管领导和公司总经理。

3、合同履行记事。合同履行记事是保证合同执行情况具有较强可追溯性的重要方法。合同履行记事要求完整、严谨、简要明了、实事求是，不得含糊其辞、模棱两可。合同履行记事原则上由各工程项目经理负责，将在合同执行过

程中对外联略、对内协调、处理与合同函电有关各种事宜，在《合同履行记事表》（附表1）中做相应记录，并将记录情况每月传真形式传递给公司合同管理员，工程竣工之后要将此表装订上交。另外，工程部要在每月30日前把已开工的合同进展情况、售后服务小结、报商明细及竣工报告复印交给合同管理员，由合同管理员进行记录。通过加强上下两级管理，以保证合同履行记事的及时性、准确性和完整性。

4、合同来款记录。做好合同来款记录工作是及时了解用户付款情况、强化回款管理的需要手段。为此，必须认真做好这项工作。合同付款要书面进行，分项明确（预付款、进度款、质保金），内容齐全。具体操作程序为：财务人员在为回款工程项目部开具发票时（或收据），在空白处注明合同号、预付款、进度款、质保金，每月30日前通知合同管理员复印记录；在外地开具发票的工程项目部，每开一次发票，要复印给合同管理员，并注明回款性质。公司如有负责货物发运项目，还要做好商品发运记录，其中包括何时发运、何时发运结束、缺漏件、缺资料和接货等情况。此项工作由公司后勤保障部将记录交给合同管理员，统一填写《合同来款、商品发运记录》。（附表2）

5、各种凭证的粘贴。此项工作是保证合同归档资料完整无缺、规范有序的重要内容。需往《往来函电及其它凭证资料》（附表3）粘贴的资料包括：合同评审资料、用户往来函电、货款回款通知单、回款发票复印件及与合同有关的所有资料。这些资料由合同管理员收集、粘贴。