如何做好货代——货代业务流程

如何做好货代——货代业务流程


代理公司：中国货代（海运）
托运人：进出口/贸易公司、货代同行

客人=进出口/贸易公司、同行=货代公司、船东=船公司、托运单=BOOKING、订舱单=SO、真实补料=客人提供的集装箱资料、货代补料=货代提供给船公司的集装箱资料、船东单=船公司出的正本提单、货代单=货代公司出的有效的正本提单、自动舱单系统=AMS、买价=成本价格，卖价= 卖给客人的价格

1、 市场部收到船东/同行的价格作为买价
a) 比较市场上该航线或者该目的地的价格，注意比较相同船东,以及大庄的价钱,以及价钱折扣空间
b) 整理各船公司各航线的价钱
c) 制定自己公司的优势价钱
2、 制定报价方案给业务
3、 业务寻找客人
a) 电话寻找客户
b) 预约上门或者陌生上门拜访客户
c) 展会、外贸网站、朋友介绍等方式寻找客户
4、 业务界定目标客户群，发送价格给客人参考
a) 市场部把自己的对外公开卖价发给其他同行
b) 业务参考市场价钱，根据贸易公司/工厂不同的市场信息灵敏度进行报价
5、 客人/同行接受价格后联系
a) 或者业务/市场联系目标客户
6、 对目标客户进行分析记录管理
a) 对客户进行分类管理，分已经走货的、洽谈中的、已经建立起联系的、刚进行报价的、拒绝的等。
b) 对客户公司状况及个人情况进行客户资料管理（分析目前客户公司的经营规模种类、产品特性及销往那些国家等，个人情况重要针对客户性情、爱好、生日等。
7、 确定好价钱和公司内部的一些规定
a) 对客户一定要先把公司的汇率、付款方式及公司内部的一些规定事先跟客户交代好
b) 客户填写好定舱单后盖上公章或者业务章传给业务
8、 业务收到客人的托运单（客人填写的为业务提供的托运单）
a) 填写业务单（有的公司通常会有3联纸给业务员记录，第1联是当一票单做完后给业务自己留底的，第2联是文件入档的，第3联是财务入档的）有业务系统的就在业务系统里面提交
b) 记录客户/同行的下单情况，注明货好时间、起运港、卸货港及目的港。
9、 操作收到业务/市场转交的托运单，预录入托运单资料
a) 对业务单和资料进行登记和录入
10、 操作以货代的名义下向船公司下托运单
11、 船公司经过审核后发送SO给操作
12、 操作检查并记录SO的资料
13、 操作传真/发邮件把SO传给客人
14、 业务员/市场填写业务单
15、 根据客人提供的单据以及资料，如客人要求，操作为客人安排拖车以及报关，或客户自行安排拖车报关，报关需要注意是否需要退税，买单
a) 客人自拖自报的由客人自主安排
b) 美线需要注意做柜时间
16、 操作比较价钱

后跟工厂确认装柜时间及地点后，选定拖车公司，并填写派车单及把SO发送给拖车公司安排拖车，包括拖柜以及做柜时间，转关、清关需注明。若清关，请注明报关行的联系人，电话，传真
a) 拖车在约定的时间内到码头提柜并提供柜号和司机等资料给操作，同时，操作把资料提供给装货方；装柜时，则要注意装柜方法。
b) 一些特种柜或者客户特殊需求更需要操作和业务员全程进行跟踪。
17、 操作比较价钱后，选定报关公司，填写报关单给报关行安排报关
a) 在与业务取得沟通后与客户联系，跟客户拿报关所需的一套资料，最后取得资料后把资料给到报关行
18、 操作监督并跟进拖柜以及报关情况
a) 报关需要资料包括，客人的正本核销单，装箱单、商务发票，SO及柜号
b) 如需买单，只需要客人的装箱单、商务发票即可
19、 操作确认拖车行已经把柜做了并已经按时还到堆场，也要确认报关行在截放条时间前按时将放行条交至码头。
a) 并确认将重柜纸交给报关行
20、 此时如果柜子没能顺利上船，操作要跟相关船公司联系安排转船，并重新报关，产生的转船费，舱租和柜租跟相关方收取。
21、 操作把业务单以及相关拿到的单据给到文件
a) 美线要在做柜前将FILE交给文件
22、 客人提供真实补料给文件
23、 文件根据真实补料填写提单资料
24、 文件录入提单资料——录入集装箱资料
a) 集装箱运输：录入集装箱资料
b) 散货运输：录入散货资料
25、 文件根据业务单预录入所产生的费用（应收与应付），包括
a) 海运费用
i. 判断是预付还是到付
b) 文件等当地港口费用
c) 拖车等费用
d) 报关等费用
26、 文件打印提单样稿给客户对单
27、 客人发现提单有错后修改回传给文件
28、 文件收到回传后修改再发给客人
29、 文件收到客户确认提单
30、 打印应收款费用单给客人
a) 预付的话打印所有费用，包括海运费等
b) 到付的话只打印本地费用，不包括海运费等
31、 客人确认费用并要求开发票
32、 财务把发票开好后，文件发给客人要求客人付款
33、 文件制作需要发给船公司的货代补料，请先了解该船公司是否要求一次性补料，否则会产生不必要的改单费。
34、 判断是出船东单或者出货代单
a) 出货代单需要提交货代补料给船公司，并且托运人以及收货人为两国货运代理公司
b) 出船东单，直接把真实补料发给船公司制作提单并对单
35、 文件发送货代补料给船公司
36、 船公司收到提单资料后制作提单样稿后传回文件
37、 文件收到船公司的提单样稿后确认是否有误
38、 船公司提单样稿有错，修改后回传给船公司
39、 船公司重新制

作提单样稿并传给文件
40、 文件收到新的提单样稿后确认正确给船公司
a) 文件重新核查费用，如果有新增或减少的费用需要跟业务说明后进行确定
41、 判断目的地是否为加拿大以及美国
a) 是：文件需要录入AMS/ACI（自动舱单系统）
i. 文件根据真实补料录入舱单系统
ii. 目的港为美国，船直接到达美国只做AMS；若船不经美国，在加拿大卸货，拖车至美国内陆，只做ACI
iii. 目的港为加拿大，若船不经美国，只做ACI；若船经美国，需同时做AMS 及ACI；
42、 外勤到船公司拿发票回来（或者船公司寄发票给文件）
a) 拿发票前先确认价钱，传真确认付款币种，提供发票抬头传真予船公司，并注明自取或由船公司寄发票
43、 财务查客户的帐款是否已经到
a) 文件催客户尽快付款
44、 客人款项到帐后，按照客人要求出提单给客人；如客人要求出电放，需要收到客人的电放申请
45、 财务收到客人帐款后根据文件申请要求付款给船公司
a) 文件打印付款清单与发票一起给财务
b) 财务拿到付款清单和发票后确认后安排付款
46、 船公司查收到帐款已到
a) 如出正本，船公司会打印正本寄给文件或由外勤自取；如出电放，需要到船公司做背书；如出SEAWAY，到帐后即可出提单。
47、 船公司打印正本提单并寄给文件
48、 文件收到船公司正本提单
49、 判断是否出船东单
a) 出船东单文件则把船东正本提单寄给客人
b) 出货代单文件则打印货代正本提单寄给客人
i. 文件把船东单寄给国外货运代理公司
50、 船开后，出货代单的，需要发PRE-ALERT 给代理，通知将会有此货到达
a) 需要提供船公司主要提单COPY，货代提单COPY，帐单
b) 近洋线要在补料给船公司当日发PRE-ALERT；美线或远航线需要在船开后3-5日内发
c) 如出船公司主提单正本，寄出后需要通知代理收取。通常只寄一份正本
51、 文件确认对方有收到正本提单
52、 查询货物是否已经到达目的地情况