房地产企业档案管理办法
房地产工程档案管理制度
第一章总则第一条为了加强房地产工程档案的管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等相关法律法规,结合我国房地产工程管理的实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于房地产工程全过程中的档案管理,包括勘察、设计、施工、监理、验收等各个阶段。
第三条房地产工程档案管理应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保档案内容的完整性,不得遗漏、损坏、伪造、篡改档案。
2. 准确性原则:档案内容必须真实、准确、可靠,反映工程的真实面貌。
3. 安全性原则:采取有效措施,确保档案实体和信息安全。
4. 利用性原则:便于档案的查询、利用和交流。
5. 保密性原则:严格执行国家有关档案保密的规定,确保档案信息安全。
第二章档案管理职责第四条房地产开发企业应设立档案管理部门,负责房地产工程档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责:1. 负责制定房地产工程档案管理制度,并组织实施。
2. 负责房地产工程档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
3. 负责房地产工程档案的鉴定、整理、归档、保管、利用等工作。
4. 负责房地产工程档案的保密工作。
5. 负责房地产工程档案的培训、宣传和咨询工作。
第六条各级项目负责人应按照职责分工,负责所负责房地产工程档案的管理工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下要求:1. 按照工程进度,及时收集各类档案资料。
2. 收集的档案资料应真实、准确、完整。
3. 收集的档案资料应符合国家有关档案管理的规范和标准。
第八条档案整理应遵循以下要求:1. 按照档案分类、编目、归档等规范进行整理。
2. 档案整理应保证档案的系统性、完整性和连续性。
3. 档案整理应便于查询、利用和保管。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求:1. 选择适宜的档案保管场所,确保档案的安全。
2. 档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施。
房地产开发企业公司档案管理办法全
房地产开发企业公司档案管理办法第一章总则第一条为规范公司地产档案管理,建立、健全公司档案管理体系,全面提升档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规,结合公司《企业档案管理规定》、《企业保密管理规定》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案管理暂行办法》等公司规章制度,特制订本管理办法。
第二条凡公司各部门、各项目在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向公司档案管理职能部门移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。
第三条公司应当加强地产档案管理工作,建立和完善档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证档案的真实、完整、可用、安全。
客户档案管理按《客户(业主)档案管理办法》执行。
第四条公司地产档案管理工作遵循内容准确完整,分类科学统一;立卷归档及时,查阅使用方便;制度措施健全,管理手续严密;设施配套完整,存放保管安全的原则。
第二章管理职责第五条档案管理职能部门职责(一)认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法。
(二)制定和不断完善公司各项档案管理制度,创造良好的档案工作环境,逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。
(三)检杳、指导公司、各职能部门的档案管理。
(四)承担公司以及各子公司、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管,切实做好档案库室的保密、安全防患管理。
(五)及时为公司各项工作提供档案服务,为领导决策提供可靠的数据。
(六)积极开展档案的编研工作,编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。
(七)组织对t当案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。
第六条档案管理职能机构管理员职责(一)负责公司各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作;(二)负责公司档案室日常各项管理事务,包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防(防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物)等工作;(三)负责检直、指导和监督各职能部门兼职档案员的档案业务;(四)协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料;(五)按时完成布置的工作任务和档案管理工作任务。
房地产公司档案管理制度
版次:1******房地产开发有限公司档案管理制度第一章总则第一条目的:为了加强公司档案管理,维护档案的完整性、统一性和安全性,有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息,特制定本制度。
第二章公司文件、材料归档管理第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
1、综合类:主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。
2、房产档案:主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。
3、工程档案:主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招(投)标文件、合同等文件材料。
4、经营档案:主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。
5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。
6、归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
第三条文件材料的归档要求:1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交档案室集中管理,任何人不得拒绝归档。
2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。
3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
4、归档文件材料必须层次分明,符合其形成规律,保持同一案卷内文件材料的有机联系。
5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
6、归档的文件材料必须为正本,本公司编制的文件应附发文稿纸,归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。
7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
9、外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。
10、为便于保管和利用,归档的文件材料用的纸张必须优良,纸面清洁,书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水,禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。
房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产公司档案管理工作,规范项目档案的收集、归档、借阅、使用等工作流程,提高档案管理水平,确保档案的完整、准确、安全,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有房地产项目档案的管理,包括但不限于土地、开发、销售、物业管理等环节形成的各类档案资料。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则:1. 统一领导,分级管理:公司设立档案管理部门,负责公司档案的统一管理和监督;各部门设立兼职档案员,负责本部门档案的日常管理。
2. 依法管理,规范操作:严格按照国家档案法律法规和公司规章制度进行档案管理,确保档案的合法性和规范性。
3. 安全保密,确保完整:采取有效措施,确保档案安全,防止档案丢失、损坏、泄露。
4. 方便利用,服务发展:提高档案利用率,为公司发展提供有力支持。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门,负责以下工作:1. 制定公司档案管理制度,并组织实施。
2. 指导、监督各部门档案管理工作。
3. 负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
4. 定期检查、评估公司档案管理工作。
第五条各部门设立兼职档案员,负责以下工作:1. 负责本部门档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 定期向档案管理部门汇报档案管理工作情况。
3. 协助档案管理部门进行档案的检查、评估等工作。
第三章档案收集与归档第六条档案收集范围:1. 公司内部文件、会议记录、合同、协议、图纸、照片、声像资料等。
2. 项目开发、销售、物业管理等环节形成的各类资料。
3. 其他具有保存价值的文件、资料。
第七条档案归档要求:1. 按照档案分类标准进行分类,确保档案的完整性和系统性。
2. 档案卷内文件材料要按照顺序排列,编制目录。
3. 档案卷宗要整齐、牢固,封面、脊背等标识清晰。
4. 档案归档后,要及时进行编号、登记。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求:1. 严格按照档案保管期限进行分类存放,确保档案安全。
2. 定期检查档案保管情况,发现问题及时处理。
城市房地产权属档案管理办法
城市房地产权属档案管理办法建设部第101号第一条为了加强城市房地产权属档案管理,保障房地产权利人的合法权益,有效保护和利用城市房地产权属档案,根据《中华人民共和国城市房地产管理法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规,制定本办法。
第二条本办法适用于城市规划区国有土地范围内房地产权属档案的管理。
第三条房地产权属档案是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据,是城市建设档案的组成部分。
第四条国务院建设行政主管部门负责全国城市房地产权属档案管理工作;省、自治区人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的房地产权属档案的管理工作。
直辖市、市、县人民政府房地产行政主管部门负责本行政区域内的房地产权属档案的具体管理工作。
房地产权属档案管理业务上受同级城建档案管理部门的监督和指导。
第五条市(县)人民政府房地产行政主管部门应当根据房地产权属档案管理工作的需要,建立房地产权属档案管理机构,配备专职档案管理人员,健全工作制度,配备必要的安全保护设施,确保房地产权属档案的完整、准确、安全和有效利用。
第六条从事房地产权属档案管理的工作人员经过业务培训后,方可上岗。
第二章房地产权属档案的收集、整理和归档第七条房地产权属登记管理部门应当建立健全房地产权属文件材料的收集、整理、归档制度。
第八条下列文件材料属于房地产权属档案的归档范围:一、房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件:(一)房地产权利人(自然人或法人)的身份(资格)证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等;(二)建设工程规划许可证,建设用地规划许可证,土地使用权证书或者土地来源证明,房屋拆迁批件及补偿安置协议书,联建或者统建合同,翻改扩建及固定资产投资批准文件,房屋竣工验收有关材料等;(三)房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等;(四)设定房地产他项权利的有关合同、文件等。
城市房地产权属档案管理办法
城市房地产权属档案管理办法城市房地产权属档案管理办法(以下简称“管理办法”)是为了规范城市房地产权属档案管理,保障房地产交易的合法性和公平性,促进城市房地产市场的健康发展而制定的。
本文将根据管理办法的要求,从档案管理的重要性、管理办法的具体内容以及落实管理办法的措施等方面进行论述。
一、档案管理的重要性城市房地产权属档案是记录房地产权属、权益和交易信息的重要工具,对于保证买卖双方权益、维护市场秩序具有重要意义。
首先,档案记录了房地产的所有权归属,可以有效防止房地产权属纠纷的发生。
其次,档案资料是房地产交易的重要凭证,对于保障交易双方的合法权益十分关键。
因此,加强房地产权属档案管理,对于维护市场秩序、规范交易行为具有重要的意义。
二、管理办法的具体内容1. 档案管理主体管理办法规定,市级房地产主管部门负责房地产权属档案的管理工作,包括档案的收集、整理、存储等工作。
同时,各地区的房地产主管部门应配备专业人员,负责具体的档案管理工作。
2. 档案管理的流程管理办法规定了档案管理的具体流程,包括房地产交易流程中的档案收集、整理和存储等环节。
其中,档案收集应由各区县房地产主管部门负责,要求全面收集房地产交易的相关档案资料。
档案整理则由市级房地产主管部门负责,要求将档案按照规定的格式进行整理和归档。
最后,档案的存储由市级档案馆进行管理,并严格控制档案的查阅权限,保证档案的安全性和完整性。
3. 档案的利用管理办法鼓励档案的利用,为房地产交易提供便捷和高效的服务。
各地区的房地产主管部门应建立健全的档案查询系统,方便市民查询房地产权属信息。
同时,还应加强档案资料的数字化建设,提高档案信息的管理和利用效率。
三、落实管理办法的措施为了有效落实管理办法,提高档案管理的规范性和效率,可以采取以下措施:1. 建立档案管理的监督机制各级房地产主管部门应建立档案管理的监督机制,定期对各区县的档案工作进行检查和评估,并对违反管理办法的行为进行严肃处理,确保档案管理的规范性和严密性。
房地产档案管理制度
房地产档案管理制度随着房地产行业的持续发展,房地产档案管理显得尤为重要。
为了确保房地产业务的有效运营,建立一个合理的房地产档案管理制度变得非常必要。
本文将介绍一套完整的房地产档案管理制度,旨在提高档案管理效率,确保房地产档案的保存、整理和检索的准确性与权威性。
一、档案管理职责与机构设置在房地产档案管理制度中,首要的是明确档案管理的职责与机构设置。
建议设立专门的档案管理部门,负责具体的档案管理工作。
该部门直接向高层管理层汇报,并与各部门紧密合作,确保各类档案的及时收集、归档和维护。
档案管理部门应该负责以下职责:1. 管理所有与房地产业务相关的档案,确保档案存储安全;2. 制定并实施档案管理制度,明确各部门的档案管理责任;3. 监督并指导各部门的档案管理工作,确保操作规范;4. 组织档案的整理、归档和检索工作;5. 定期更新档案管理规定,并进行培训和宣传。
二、档案的收集与整理房地产档案的收集与整理是档案管理工作的重中之重。
在档案管理制度中应明确档案的收集范围和流程。
首先,档案管理部门应与各部门紧密配合,明确各个环节的档案产生并记录下来。
例如,房地产销售合同、租赁合同、产权证书以及相关税务文件等都应纳入档案管理范围。
其次,档案管理部门要制定档案整理的具体规定和操作流程。
档案整理包括整理文件、编号、归类等工作。
建议采用电子化管理系统,以提高整理的效率,并确保档案的易于检索和保密性。
三、档案的保存与归档档案的保存与归档是房地产档案管理制度的核心内容之一。
在这一部分中,应明确档案保存的原则和相关的流程。
首先,档案管理部门要制定档案保存的期限和标准。
根据国家法律法规和公司的经营需要,不同类别的档案保存期限有所不同。
例如,住宅买卖合同的保存期限应为20年,土地使用权证书的保存期限应为50年。
其次,档案管理部门要建立档案管理系统,确保档案的归档工作的规范、有序。
档案应按照文件类型、时间顺序以及地区等因素进行分类。
房地产公司的档案管理制度
一、总则为加强公司档案管理工作,规范档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作流程,提高档案管理效率,确保档案的完整、准确、安全,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合公司实际情况,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门、各项目、各子公司及全体员工。
三、档案管理原则1. 集中统一管理:公司档案实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、安全。
2. 分类管理:根据档案的性质、内容、用途等,对档案进行分类管理。
3. 完善制度:建立健全档案管理制度,确保档案管理工作的规范化、制度化。
4. 保密原则:严格按照国家保密法律法规,做好档案的保密工作。
四、档案管理机构及职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 各部门、各项目、各子公司应指定专人负责档案管理工作,负责本部门、本项目、本子公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 公司档案管理部门对各部门、各项目、各子公司档案管理工作进行监督、检查和指导。
五、档案收集与整理1. 档案收集:各部门、各项目、各子公司应按照档案管理要求,及时收集各类档案资料。
2. 档案整理:对收集到的档案资料进行分类、编号、编制目录等工作。
3. 档案归档:按照档案分类、编号、目录等要求,将整理好的档案资料归档。
六、档案保管与利用1. 档案保管:按照档案保管要求,做好档案的防潮、防霉、防火、防盗等工作。
2. 档案利用:根据工作需要,办理档案查阅、复制、借阅等手续。
3. 档案销毁:对失去保存价值的档案,按照国家有关规定进行销毁。
七、档案信息化管理1. 公司应积极推进档案信息化建设,实现档案管理的数字化、网络化。
2. 各部门、各项目、各子公司应按照档案信息化要求,做好档案的数字化、电子化工作。
八、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的个人和集体,给予批评教育或纪律处分。
本制度自发布之日起实施,由公司档案管理部门负责解释。
城市房地产权属档案管理办法中华人民共和国建设部第101号令
城市房地产权属档案管理办法中华人民共和国建设部第101号令第一章总则第一条为了加强城市房地产权属档案管理,保障房地产权利人的合法权益,有效保护和利用城市房地产权属档案,根据《中华人民共和国城市房地产管理法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规,制定本办法。
第二条本办法适用于城市规划区国有土地范围内房地产权属档案的管理。
第三条房地产权属档案是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据,是城市建设档案的组成部分。
第四条国务院建设行政主管部门负责全国城市房地产权属档案管理工作;省、自治区人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的房地产权属档案的管理工作。
直辖市、市、县人民政府房地产行政主管部门负责本行政区域内的房地产权属档案的具体管理工作。
房地产权属档案管理业务上受同级城建档案管理部门的监督和指导。
第五条市(县)人民政府房地产行政主管部门应当根据房地产权属档案管理工作的需要,建立房地产权属档案管理机构,配备专职档案管理人员,健全工作制度,配备必要的安全保护设施,确保房地产权属档案的完整、准确、安全和有效利用。
第六条从事房地产权属档案管理的工作人员经过业务培训后,方可上岗。
第二章房地产权属档案的收集、整理和归档第七条房地产权属登记管理部门应当建立健全房地产权属文件材料的收集、整理、归档制度。
第八条下列文件材料属于房地产权属档案的归档范围:一、房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件:(一)房地产权利人(自然人或法人)的身份(资格)证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等;(二)建设工程规划许可证,建设用地规划许可证,土地使用权证书或者土地来源证明,房屋拆迁批件及补偿安置协议书,联建或者统建合同,翻改扩建及固定资产投资批准文件,房屋竣工验收有关材料等;(三)房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等;(四)设定房地产他项权利的有关合同、文件等。
房地产开发档案管理制度3篇
房地产开发档案管理制度3篇(经典版)编制人:__________________审核人:__________________审批人:__________________编制单位:__________________编制时间:____年____月____日序言下载提示:该文档是本店铺精心编制而成的,希望大家下载后,能够帮助大家解决实际问题。
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房地产售楼部档案管理制度
一、总则为了加强房地产售楼部的档案管理工作,确保档案资料的安全、完整、准确,提高档案利用率,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合售楼部实际情况,特制定本制度。
二、档案管理范围1. 本制度适用于售楼部所有与业务相关的文件、资料、图纸、照片等档案资料的收集、整理、保管、利用等工作。
2. 档案资料包括但不限于以下内容:(1)售楼部组织架构、人员变动、培训记录等人事档案;(2)项目立项、规划、设计、施工、验收等工程档案;(3)销售合同、客户信息、销售业绩等销售档案;(4)市场调研、营销策略、广告宣传等市场档案;(5)财务报表、税费缴纳、资金流向等财务档案;(6)其他与售楼部业务相关的档案资料。
三、档案管理职责1. 档案管理员负责售楼部档案的收集、整理、保管、利用等工作。
2. 各部门负责人对本部门产生的档案资料负有收集、整理、归档的责任。
3. 员工应按照规定将个人工作档案资料提交给档案管理员。
四、档案收集与整理1. 档案收集应遵循完整性、准确性、及时性的原则。
2. 档案整理应按照档案分类标准进行,确保档案的有序性。
3. 档案整理应包括以下内容:(1)档案封面:包括档案名称、编号、卷号、保管期限等;(2)档案目录:详细列出档案资料的内容;(3)档案正文:按照档案分类标准整理档案资料。
五、档案保管与利用1. 档案保管应遵循安全、保密、防潮、防霉、防虫蛀的原则。
2. 档案保管场所应具备良好的通风、防火、防盗设施。
3. 档案查阅应遵守以下规定:(1)查阅档案需填写《档案查阅申请表》,经档案管理员审批后方可查阅;(2)查阅档案时,需遵守档案保管规定,不得擅自复制、拍照或携带出档案室;(3)查阅档案后,应将档案归还原位,并做好登记。
六、档案销毁1. 档案销毁应按照国家有关法律法规和档案管理规定执行。
2. 档案销毁前,需经档案管理员审核,并报请公司领导批准。
3. 档案销毁时,应由两名以上人员进行监督,确保档案资料全部销毁。
房地产售楼部档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产售楼部档案管理,确保档案资料完整、准确、安全,提高档案利用效率,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本售楼部实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于售楼部所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条售楼部档案管理应遵循以下原则:(一)真实性原则:档案资料必须真实反映售楼部业务活动的实际情况;(二)完整性原则:档案资料应全面、系统,不得遗漏;(三)准确性原则:档案资料内容准确无误;(四)安全性原则:确保档案资料安全,防止丢失、损坏和泄密;(五)及时性原则:档案资料的收集、整理、归档应及时进行。
第二章档案分类与归档第四条售楼部档案分为以下类别:(一)销售合同类:包括购房合同、销售协议、付款凭证等;(二)客户资料类:包括客户基本信息、购房意向、成交记录等;(三)项目资料类:包括项目介绍、宣传资料、工程进度、验收报告等;(四)内部管理类:包括员工考勤、培训记录、会议纪要等;(五)其他类:包括政府文件、行业政策、媒体宣传等。
第五条档案归档应按照以下程序进行:(一)收集:各部门负责人负责对本部门产生的档案资料进行收集;(二)整理:将收集到的档案资料按照分类要求进行整理;(三)编目:为每份档案资料编制档案目录;(四)归档:将整理好的档案资料按照档案目录顺序进行归档;(五)归档登记:归档完成后,填写档案归档登记表。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求:(一)档案柜应保持干燥、通风,防止档案资料受潮、霉变;(二)档案资料应按照分类存放,便于查找;(三)档案资料应定期检查,发现破损、缺失等问题及时修复或补充;(四)严禁擅自借阅、复制、涂改、损坏档案资料。
第七条档案利用应遵循以下规定:(一)档案利用者应遵守档案保管规定,爱护档案资料;(二)档案利用者需填写档案借阅登记表,明确借阅目的、时间、归还日期;(三)档案利用者不得将档案资料带出档案室,确需带出时,需经档案管理人员批准;(四)档案利用者需按时归还档案资料,如有损坏或丢失,应承担相应责任。
城市房地产权属档案管理办法
城市房地产权属档案管理办法一、背景介绍随着城市化进程的加速,城市房地产市场持续升温。
然而,在这繁荣的背后,房地产权属信息管理问题也日益突出。
为了加强对城市房地产权属档案的管理,确保市场秩序的规范和权益的保护,特制定《城市房地产权属档案管理办法》。
二、档案管理机构根据不同地区和规模,设立相应的城市房地产权属档案管理机构。
该机构负责研究制定城市房地产权属档案管理办法,并负责具体的档案工作的组织和实施。
三、档案建设要求1. 档案管理系统建立完善的城市房地产权属档案管理系统,包括电子档案和纸质档案。
电子档案应具备信息存储、查询、备份和恢复等功能,纸质档案应按照规定分类整理并妥善保存。
2. 档案收集要求各相关单位和个人按照规定时间,将有关房地产交易的权属信息及时报送至档案管理机构。
同时,档案管理机构要做好信息核实工作,确保档案的真实可靠。
3. 档案保存要求档案管理机构对收集到的房地产权属档案进行分类整理、编目登记,并制定相应的保存期限。
对于重要的房地产权属档案可以采取多元化的保存方式,确保档案的安全性和完整性。
4. 档案利用档案管理机构应根据相关申请,提供权属档案的查询和复制等服务,并确保档案信息的保密性。
5. 档案销毁档案管理机构应按照规定的档案保存期限对满期档案进行销毁处理,并做好销毁记录,保证销毁过程的合法、规范和安全。
四、档案管理责任1. 档案管理机构负责制定档案管理办法,管理和维护房地产权属档案的安全与完整。
2. 相关单位和个人应按照规定的时间和要求提交相关房地产权属信息,并协助档案管理机构做好信息核实工作。
3. 档案管理机构应定期进行档案管理的检查和评估,确保档案管理工作的规范与有效。
五、违规责任与处罚对于不按规定提交或提供虚假信息的单位和个人,档案管理机构应予以警告,并要求纠正。
对于情节严重的,可依法予以罚款或追究法律责任。
六、档案管理的收益实施规范的城市房地产权属档案管理办法,将带来以下益处:1. 增强信息的透明度,提高市场的公平性和竞争力。
房地产公司销售部档案管理制度
房地产公司销售部档案管理制度第一条档案归档范围档案归档范围包括:销售合同、客户资料档案、内部管理档案、内部往来文件、对外合同与合约、房地产相关信息等。
(1)销售合同包括:认购协议书原件、商品房买卖合同原件、换房申请、退房申请、委托书及其他合同补充协议等。
(2)客户资料档案。
一来访客户,包括客户姓名、联系方式、需求和了解到的客户家庭情况及其他特别事项。
签约客户档案,执行一户一档。
包括基本资料:姓名、联系电话、己购房型、付款情况、家庭情况等,购房过程中的各种审批单、优惠单以及办理按揭及房屋产权证所需客户提供的各种资料等。
(3)内部管理档案,包括:各项管理制度;成文发放的管理文件;阶段性促销政策、措施以及销售档案等;各日、周、月统计表及报表;会议记录等。
(4)内部往来文件,包括:部门间的日常函件、往来文件。
(5)对外合同与合约:指其他与销售部有关的合同合约。
(6)房地产相关信息,包括:房地产相关法律、法规、政策、资料;市场调研需要的其他楼盘的楼书;各项目对外宣传广告剪报等。
第二条档案的归档及保管(1)档案归档时必须进行整理,档案内容、份数、张数必须符合要求方可入档。
原则上销售合同、客户资料档案的归档日期为客户签订合同的当日或次日下班前。
(2)档案必须使用专用资料柜、资料盒,并应建立清晰、明了的检索工具以便于检索。
(3)档案资料分类应清晰、全面,各类档案材料应按管理要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管。
档案存放必须使用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找。
(4)档案移交、接收时要认真清点、验收。
档案管理人员、销售人员、销售内勤因工作变动需要移交档案时,由各项目销售部主管安排人监交,交接人、被交接人、监交人须同时在交接单上签字。
(5)每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理,做到账物相符,对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。
(6)原则上销售合同、客户资料的最低保管年限为:一次性付款客户,从产权办理完毕之日起算不低于5年;按揭客户,客户付清按揭款之日起算不低于5年。
房地产公司档案管理办法
房地产公司档案管理办法一、前言房地产公司是一种特殊的企业,与其他企业相比,房地产公司在档案管理方面具有一定的特殊性。
为更好管理和保护房地产公司的档案资料,需要制定相应的档案管理办法。
本文旨在就房地产公司档案管理的基本原则、流程、措施等方面进行阐述。
二、基本原则1.合法性原则房地产公司的档案管理必须符合国家法律法规的规定,并遵循规范化、制度化的原则,确保档案管理工作合法、规范。
2.保密性原则房地产公司档案管理要严格保守档案资料的机密性,并按照国家保密法律法规的规定进行保密管理。
3.完整性原则房地产公司的档案管理要完整地记录公司的各项业务活动,保持档案资料的完整性与真实性。
4.可溯性原则房地产公司档案管理要求档案资料能够清晰地反映公司的历史和活动,能够方便查询并追溯历史。
5.应用性原则房地产公司档案管理要求档案资料具有应用性,能够为公司的业务决策和管理提供有力的依据。
三、流程1.档案收集房地产公司档案管理工作的第一步是档案的收集。
包括各种文件、报表、合同、意见、决策、备忘录、照片等各种形式的资料。
公司必须建立档案收集制度,明确收集的时间、范围、标准和管理方法等。
2.档案整理房地产公司档案管理工作的第二步是档案的整理。
收集来的档案资料必须归档、编码、整理、标识,确保档案清晰有序,能够方便查询和运用。
整理工作必须按照统一的规范进行,并建立档案整理记录。
3.档案存储房地产公司档案管理工作的第三步是档案的存储。
针对不同形式的资料,结合档案的特点,建立各种存储形式,包括电子档案、纸质档案、照片档案等。
必须对每个相应的档案进行存储记录,并及时更新。
4.档案检索房地产公司档案管理工作的最后一步是档案的检索。
根据需要,快速查询公司历史记录和各类活动资料,明确历史事实,及时处理问题,确保公司各项业务活动的真实性和准确性。
四、措施1.建立管理制度房地产公司必须根据国家法律和规定建立各项档案管理制度。
包括档案收集、整理、存储、检索、保密等制度,确保公司档案管理的规范性和制度性。
房地产销售公司档案管理制度
房地产销售公司档案管理制度一、总则为规范房地产销售公司档案管理行为,保障公司、员工、客户等各方合法权益,特制订本制度。
二、管理职责(一)公司领导公司领导应当高度重视档案管理工作,制定并完善档案管理制度,明确档案管理员职责和权限,确保档案管理工作的有效推进。
(二)档案管理员档案管理员应当认真履行职责,维护档案的真实性、完整性、准确性、及时性,定期对档案进行清点、整理,落实档案安全保密工作。
(三)部门领导部门领导应当做好本部门的档案管理工作,指导和帮助档案管理员履行职责。
部门应当及时提供各类档案资料,协助档案管理员加强档案整理和管理。
(四)员工员工应当严格遵守档案管理制度,妥善保管和使用所涉及的文件材料。
三、档案管理具体要求(一)档案存放1. 档案必须存放在专用档案库房内。
2. 档案柜门必须按时关好锁好,未经授权人员不得随意进入。
3. 已经内部流转的档案必须及时归库归位,保证档案存放有序。
(二)档案鉴定档案管理员应当按照有关档案管理规定,对档案资料进行鉴定,做好归档工作。
(三)档案查阅1. 员工如需查阅档案资料,需经过部门领导同意,并按照规定中的程序进行查阅。
2. 档案管理部门应当配合员工的查阅工作,确保员工的合法权益不受损害。
(四)档案保密1. 涉及公司重要商业机密的文件,必须进行严格保密,不得擅自泄露。
2. 涉及员工个人隐私的文件,必须严格保密,加强管理,不得随意传阅。
四、档案管理违规处理档案管理违反本制度规定的,应当按照《档案管理条例》等有关法律法规进行处理,情节严重的违规行为将追究有关人员的责任,并根据情况考虑给予相应的纪律处分和行政处罚。
五、附则本制度自颁布之日起实施,并适用于全公司各部门员工。
如需要修改,应当经过公司领导同意,并报档案管理部门备案。
房地产业档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产业档案管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本行业实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于所有从事房地产开发、销售、物业管理等活动的企业及个人,包括但不限于土地、规划、设计、建设、销售、售后等环节的档案管理。
第三条房地产业档案管理应遵循以下原则:1. 法规原则:严格遵守国家有关档案管理的法律法规,确保档案的真实性、完整性、准确性。
2. 安全原则:确保档案实体安全和信息安全,防止档案丢失、损毁和泄密。
3. 利用原则:提高档案利用率,为房地产业经营活动提供有力支持。
4. 规范原则:建立健全档案管理制度,规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第二章档案管理机构及职责第四条房地产业档案管理机构由企业档案部门负责,其主要职责包括:1. 负责制定档案管理制度,并组织实施。
2. 负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 负责档案的鉴定、统计和报告工作。
4. 负责档案信息化建设,提高档案管理水平。
第五条各部门及人员应积极配合档案管理部门开展工作,具体职责如下:1. 各部门应指定专人负责档案管理工作,并接受档案管理部门的业务指导。
2. 各部门应按照档案管理制度要求,及时收集、整理、归档各类档案。
3. 各部门应定期对档案进行鉴定、整理和归档,确保档案的完整性和准确性。
4. 各部门应加强对档案的保管,确保档案实体安全和信息安全。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应全面、及时、准确,包括但不限于以下内容:1. 土地使用权证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证等证件类档案。
2. 项目规划、设计、施工、监理、验收等文件类档案。
3. 销售合同、购房发票、产权证等合同类档案。
4. 物业管理服务协议、维修记录、业主委员会会议记录等物业管理类档案。
第七条档案整理应遵循以下原则:1. 分类整理:按照档案的来源、内容、形式等进行分类整理。
房地产有限公司财务档案管理方法
房地产有限公司财务档案管理方法第一章总则第一条为了提高XXXX(中国)房地产有限公司(以下简称集团公司)会计档案的质量,达到档案管理的标准化、规范化、程序化、依据国家财政部、国家档案局《会计档案管理制度》,依据《XXXX(中国)房地产有限公司财务管理制度》的相关规定,结合公司档案管理实际状况,特制定本方法。
第二条会计档案是公司的重要档案资料文件资料,必需设专人妥善保管,出纳人员不得兼管会计档案。
第三条本方法适用于集团公司及所属各中心、分子公司及关联公司(以下统称各公司)。
第二章会计档案的分类和归集第四条会计档案分为:账簿类、凭证类、报表类、工资表类、其他等五大类,分类要清晰,分类方法前后要全都,不得随便变更。
第五条凡是本公司形成的会计凭证、会计账簿、会计报表、工资表、会计资料文件资料、各类协议与协议以及其他有保留价值的会计核算档案均应归档。
在财会工作中形成的收文和发文、会计制度、会计工作方案、总结等文书材料也要归档。
归集的会计档案,必需齐全完整,做到不缺年、不漏月、不缺件。
第六条归集范围(一)会计凭证:包括原始凭证、记账凭证;(二)会计账簿:包括总账、日记账(现金、银行日记账)、各种明细账等;(三)会计报表:包括月度、季度、年度会计报表(年度决算批复文书档案、会议档案各存一份);(四)工资表:工资单、奖金发放表、三金扣款表、工资说明等系列与工资相关资料文件资料。
(五)协议与协议:房屋销售协议、工程施工协议、投资合作协议、委托管理协议等;(六)其他:包括动态目标成本表、动态目标收入表等、会计档案的移交清册、保管清册、成本计算表、固定资产卡、备查簿等。
第三章会计档案的整理装订第七条会计凭证(一)原始凭证按记账凭证大小折叠整齐,按月整理存放;(二)会计凭证的装订要规范,一律左侧装订,不得订角;(三)填写会计凭证封面和卷脊,应统一按规定填写;(四)次月20日前履行当月凭证装订工作。
(五)记账凭证封皮内容填写齐全,按编号挨次排列。
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档案管理办法第一条管理部门:集团人力及公共事务中心或各城市公司均设立档案室,由专人/档案管理员负责档案工作。
第二条归档范围:包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料(简称文件):
1、管理文件:集团各单位在经营活动中具有重要依据的各类文件,包括各类公文。
2、立项文件:包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。
3、证照文件:经营活动中产生的各类证、照文件等。
4、资信文件:验资、审计、评估、权属等报告文件等。
5、合同文件:经营活动中产生的各类合同文件等。
6、征地建设文件
7、规划报建文件
8、竣工验收文件
9、声像信息类:集团具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等。
第三条收集归档:
1、坚持平时归档与年终归档相结合的原则。
2、凡属归档范围的文件,经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档,不得私自留存。
3、工程项目文件在各阶段形成过程中,有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理,不遗漏,不丢失,保证全套资料能够真实、完整齐全地向档案管理部门移交归档。
4、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的重要的有价值的文件资料,由主办部门收集存档,会议文件由会议主办部门收集存档。
5、归档的文件材料必须完整,层次分明,符合其自然形成规律,保持文件之间的联系,科学分类、立卷和编目,便于查找和利用。
在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列,一般批复在前,请示在
后;正本在前,副本在后;如有大型图表或大于十六开的张页时,要进行
技术折叠成A4大小。
不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,应在复
文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的会议文件放在会议开
幕年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷;跨年度规划放在第一年立卷;
案件文件放在结案年立卷。
拟定案卷标题要简明、扼要,结构完整,准确反映出案卷的主要内容,一
般由责任者、问题、名称三部分组成。
整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(15年-50
年)、短期(15年以下)三种。
确定档案保管的基本原则是:对公司有长
远利用价值的档案应永久保存;对公司在一定时期内有利用价值的档案分
别为长期或短期保存,介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从
长。
6、密级的确定:绝密、机密、秘密
集团经营发展中,直接影响集团权益的重要决策文件资料为绝密级;
集团的规划、集团经营情况、重要会议记录为机密级;
集团人事档案、财务报表、统计资料、合同、协议、职员工资性收入、场
或尚未公开的各类信息及其它为秘密级。
7、组卷:
组具:封皮、封底、卷内目录、备考表、档案盒。
封面填写:案卷题名、编制单位。
页号打印:一般在右下角,反面标在左下角,照片档案背面编号。
卷内目录(附件一)的填写:一般应按时间顺序排列、编号应按文件实际
编号填写。
备考表的填写:注意使用碳素笔填写。
第四条档案分类编号:
1、档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理,编目归档,保证档案利用工作的顺利进行,分类原则如下:
按项目分类
按专业性质分类
按组织机构分类
按时间分类
2、档案分类编号详见《**档案归档明细》,任何新增/删除/变更档案分类编目等建议,须经集团编阅后发布为执行版本。
为保持系统一致性,各城市公司不可各自制定编目。
第五条档案保存:
1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作,保持档案完好无缺;一旦出现险情,须立即向人力行政部报告。
2、禁止无关人员进入档案室。
3、资料档案发生损毁丢失时,根据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对责任人进行处罚。
4、档案管理人员应及时做好电子档案备份工作,所有备份须于每月底最后一个工作日电邮人力行政部,待该部统一更新存档。
第六条档案借阅:
1、借阅任何文件资料,办理审批及借阅登记手续,填写《档案借阅审批表》,(附件二),并编制《档案借阅登记簿》(附件三)归还存档时,必须逐卷、逐页清点和检查,经双方核准后,经检查无误方可办理注销手续。
2、借阅非机密性文件(包括复印件),须经相关部门负责人批准;借出原件(密件),须报城市公司总经理/主管运营总监审批,借阅者要妥善保管所借资料,如发生泄密情况,借阅者承担全部责任。
3、办理银行贷款按揭所需的项目报建文件,证照文件及报建图、报建审核书、办理产权所需项目资料,须经城市公司总经理审批。
4、所有合同、证照、规划设计批复、批准书、报建图、报建审核书等资料原件未经城市公司总经理批准不得借出
5、任何人借阅档案原件,不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在文件上作记号、涂改、污损、转借等。
7、借阅档案者必须严守集团机密,绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给集团造成损失者,将对其进行处罚直致追究其法律责任。
第七条借阅期限:短期使用资料借阅期不超过一周,长期使用资料不超过15天,如确需延期应提前办理续借手续,必须经原审批人批准。
第八条档案移交:
1、如档案需向政府部门如向城建档案馆移交,需将有关规定及档案材料报城市公司总经理批准,档案转移交由人力行政部负责,各相关部门配合。
2、各部门每年度形成的档案应于下年度三月份以前移交档案室,填写《档案交接表》(附件四)。
3、工程项目于项目结束移交档案室。
4、各城市公司与集团各职能中心对接,集团各职能中心与集团档案室对接。
第九条档案销毁:
1、档案在归档一定时期后,由城市公司总经理/COO/CFO组成的档案鉴定小组对其中失去保存价值或超过保管期限的档案进行鉴定销毁。
2、销毁档案应填写《档案销毁审批表》(附件五),经鉴定小组批准方可销毁,并编制《档案销毁清册》(附件六),
3、销毁档案时必须到指定地点,由相关部门人员及人力行政部经理同时在场监督,以防档案遗失和泄密。
销毁后,参与销毁人员需在销毁清册上签字盖章。
4、会计档案保管期限满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
第十条档案室管理:
1、集团档案室由专人进行管理,负责借阅、保管等管理工作。
2、录音带、录像带、磁盘等要采取防磁措施,防止资料遭到破坏。
3、对超期存档的资料,由档案室提出销毁报告,经有关部门审核和执行总裁批准,在有效监督的情况下进行销毁。
4、各种档案应保持清洁卫生,档案室应通风良好、切实做好档案“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作,确保档案完整安全。
5、档案室内严禁吸烟或有明火作业及电加热设备的使用,防止火灾发生。
第十一条违规责任
1、对于不能履行岗位职责的档案工作人员,两次以上者予以通报批评。
2、对于因工作失误造成档案腐蚀、缺损、丢失,为公司造成重大损失的档案工作人员予以500元至1000元的经济处罚。
3、对于由于部门负责人重视不够引起的档案工作失误给公司造成重大损失的,直接其进行警告处分及1000元至2000元的经济处罚。
4、如档案借出后因保管不慎将文件遗失则调卷人负全部责任。
档案管理人员有义务协助其责成相关负责人尽快对该文件进行补办,同时对调卷人处以500元至1000元以内的罚款。
5、、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,对于借阅期满未办理续借手续的,对当事人处以500至1000元的罚款。
6、对于不能按照规定及时将报送城建档案馆的档案移交给档案室的相关部门档案工作人员,根据其对工程规划验收、备案及入住进度的影响程度处以200至500元的处罚。
7、对于严格保密的档案如出现泄密情况,则视其情节轻重程度追究相关责任人的法律责任。
第十二条日常运作所需之工作档案,由各职能部门各自负责。
具体内容参照以下附表:
附表1:《档案卷内目录》
附表2:《档案借阅审批表》
附表3:《档案借阅登记簿》
附表4:《档案交接表》
附表5:《档案销毁审批表》
附表6:《档案销毁清册》
附表7:《档案案卷目录》
附表8:《档案跟踪检查表》
《档案卷内目录》(附表一)
第页
共页
《档案借阅审批表》(附表二)
编号
、
《档案借阅审批表》(附表二)
《档案借阅登记簿》(附表三)
《档案交接表》(附表四)
《档案销毁审批表》(附表五)
《档案销毁清册》(附表六)
《档案案卷目录》(附表七)
《档案跟踪检查表》(附表八)。