施工监理资料整理建档管理制度

施工监理资料整理建档管理制度

2011年9月发布根据《建设工程监理规范》（GB50319-2000）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、厦门市城建档案馆2001年6月26日制定的《城建档案备案专项程序》、市建设局厦建办[2004]7号文《厦门建设工程关文件归档范围目录表》、《福建省建筑工程文件管理规程》（DBJ13-56-2004）等文件对工程监理档案资料的要求，并结合工程监理工作的实际，监理资料整理归档管理制度如下：

1、监理资料内容及分类（详见附录1）

2、监理资料的日常管理

2.1监理资料管理的基本要求是：及时整理、真实齐全、分类有序。

2.2项目总监理工程师应指定专人或由各专业监理工程师进行监理资料管理，但总监理工程师为总负责人。

2.3监理资料应真实可靠，字迹清楚，不得弄虚作假，或擅自涂改，并在审核整理后妥善存放，或交由资料人员存放保管。

2.4在监理工作过程中，应按单位工程分类建立案卷盒（夹）。分专业存放保管,并编目，以便跟踪检索。

3、监理资料的建档管理

3.1 无论长期卷、中期卷、短期卷在监理期间均按附录1分卷方法使用档案盒整理成盒。

3.2每一案卷的资料组成一卷（册），同一案卷资料较多的可多档案盒整理，如案卷十二（1）、案卷十二（2），如果一个案卷的资料较少，也可将两个以上的案卷资料合并一个档案盒整理。

3.3卷内文件应按专业和形成资料的时间顺序排列，并按规定编号，各资料在形成过程中应建立台帐（见附录2），并设置监理资料封面（见附录3）；

3.4各类资料组成案卷后，案卷的扉页应有按各类资料名称编写的卷内目录（见附录4）。

3.5卷组成后，在档案盒的侧立面（案卷脊背）应标注工程名称、案卷名称、案卷编号；规格按附录5 要求。

4、监理档案的移交方法

4.1 监理档案移交前，将长期卷(长期卷中案卷四的检验批质量验收记录表另行组册)的监理资料归档的内容及分类按“附录1”顺序进行组卷，装订成册。每册约200页左右，首册首页为总目录，其他册为分目录,每册按顺序编制页码，送装订公司装订成册。

4.2监理资料归档的内容及分类按“附录1”顺序进行组卷，用档案盒整理建档。

4.3短期卷的监理资料经总监审查后，监理部统一销毁。

4.4在工程竣工后，将监理规划、监理细则、图纸自审记录、会议纪录（例会、专题会议）、监理月报、旁站监理记录、监理日记和与工程相关的影像资料等刻录成光盘。

4.5由总监理工程师负责，在工程竣工验收后三个月内（以竣工报告日期为准）将监理资料(长期卷、中期卷、光盘)送公司，经总工办审阅签认并与总工办档案管理人员办理移交手续。

4.6移交监理资料时，将建设工程竣工验收报告、单位（子单位）工程质量竣工验收记录、监理业务手册等文件原件归档于公司综合部。将光盘卷归档于公司总工办。

5、工程建设监理档案的保存期

5.1长期卷：按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）附录A规定期限保存。

5.2中期卷：竣工后保存三年，到期由总工办核定，经总工程师批准后销毁。

5.3短期卷：保存到竣工备案、施工及监理资料移交档案馆、工程结算办理完毕、监理费已付清结清（保修金除外）后，由总监书面申请（应附上档案馆接收资料的证明文件）、总工办主任批准后销毁。

6、监理资料整理归档处罚规定

6.1 在施工监理过程中，对监理资料考评的处罚参照相关规定；

6.2 工程竣工三个月后一个内未办理监理资料移交，总监的奖金减半或扣监理部1%监理费；

6.3 移交监理资料不齐全,不完成或整理不符合要求,补充完善期间, 总监的奖金暂缓发放,不办理监理费结算。

6.4工程竣工五个月后监理资料仍未完善，每拖延一个月增加处罚总监30%的月工资或加扣监理部1%监理费。

7、本规定二零一一年九月一日起执行。

厦门勤奋建设工程监理有限公司

2011年9月1日

附录1

长期卷

案卷一、前期文件

(1)开工/复工报审表、工程开式/复工暂停令;

(2)工程项目监理人员登记表或建设工程监理项目登记表;

(3)总监代表变更手续；项目监理人员变更交接记录表;

(4)现场业主、施工、监理人员通讯录。

案卷二、会议纪要（附签到表）

⑴第一次工地会议纪要；

⑵监理例会纪要；

⑶各种专题会议纪要(有关质量、安全问题)。

案卷三、监理通知单及联系函、收发文薄

⑴有关质量、进度、造价等的监理通知单及整改复查报审表；

⑵质量安全监督站整改通知书及回复单；

⑶事故隐患整改通知书及事故隐患整改反馈单;

⑷不合格项目通知；

⑹工作联系单(有关质量、安全问题)；

(7)收发文薄。

案卷四、工程质量检验验收

(1)检验批质量验收记录表

(2)砼质量缺陷与事故处理记录

(3)分项工程质量验收记录表；

(4)基础（含桩基）、主体结构（含钢结构）检验及抽样检测资料。

(5)幕墙工程验收记录；

(6)节能工程验收记录；

(7)钢结构工程验收记录；

(8)分部（子分部）工程质量验收记录;

(9)其他专项验收记录。

案卷五、监理月报

(1)监理月报。

案卷六、工程造价、进度资料

（1）工程延期报告及审批；

（2）费用索赔报告及审批；

（3）设计变更、工程变更费用报审表；

（4）合同争议、违约报告及处理意见；

(5) 合同变更材料。

案卷七、验收评定资料

(1) 桩基选桩试验会议纪要；

(2) 桩静载、动测、取蕊、砼回弹等检测报告；

(3) 桩基工程质量验收记录；

(4) 监理单位桩基工程质量评定报告；

(5) 地基验槽记录；

(6) 地基与基础工程结构验收记录；

(7) 监理单位基础工程质量评定报告；

(8) 主体结构楼板厚度抽查表；

(9) 砼结构实体砼强度验收记录；

(10) 砼结构实体钢筋保护层厚度验收记录；

(11) 主体结构验收记录；

(12) 监理单位主体工程质量评定报告；

(13) 分部（子分部）工程验收汇总表及分部（子分部）工程质量验收记录表；

(14) 单位（子单位）工程质量竣工验收记录；

(15) 单位（子单位）工程质量控制资料核查记录；

(16) 单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录；

(17) 单位（子单位）工程观感质量检查记录；

(18) 承包单位竣工报告；

(19) 监理单位工程质量评定报告；

(20) 建设工程竣工验收报告；（复印件）