监理公司档案管理制度

工程建设监理有限公司档案管理制度

第一章总则

为建立健全公司档案工作，规范档案管理，更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务，根据国家有关法规，结合公司具体情况，制定本制度。

第一条公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。是企业基础管理工作的组成部分

第二条公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和，包括工程建设监理、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。

第二章文件材料的形成和归档

第一条档案是公司的集体财产，由办公室负责统一管理和保管。办公室应对档案的保密和安全负责

第二条公司经营和管理活动中形成的文件材料（含胶片、照片、录音、录像和磁卡等）由责任人积累、整理后归档。

第三条文件材料归档的基本要求

1．归档的文件材料必须完整。

2．归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3．归档材料必须层次分明，符合其形成规律。

4．归档文件必须编制目录。

第四条文件材料的归档范围主要有以下几个方面：

1．建设行政主管部门来文。

2．董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。

3．监理咨询合同、协议。

4．向政府有关主管部门的报告或复文。

5．与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。

6．按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。7．有关公司人事管理档案。

8．公司经营业务档案。

9．公司会议纪要及决议。

10．其他。

第五条归档时间

1．工程监理项目，在项目阶段和竣工验收完成后，项目监理部应在14日内将应归档的文件材料按照河北省监理资料组卷归档顺序分类，交办公室资料管理人员验收、组卷。

2．各类文件材料归档一式一份，重要文件及自制文件应将原件归档。

3．公司工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料，要按照归档范围的规定，及时交办公室归档。

第三章档案管理

第一条档案实行分类管理，档案分类要遵循文件材料的形成规律，并且便于保管利用。

第二条公司档案分类

1．工程监理及咨询类

2．财务管理类

3．人事管理类

4．行政文书类

5．董事会类

第三条档案鉴定

档案保管期限分永久、长期、短期三种，其确定保管期限的基本原则是；

1．对公司有长远利用价值的档案应永久保存。

2．对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。3．符合国家有关档案管理的规定。

第四条档案管理职责

1档案管理工作按照“统一领导、分级管理”的原则，由公司总工程师负责，进行网络化管理；

2公司负责并对项目监理部按照各项规定实施监理项目资料档案归档工作进行业务上的指导和检查、考核；

3各项目监理部应选派责任心强的监理人员负责项目监理资料的收集、整理、编目、归档工作；

4监理项目资料档案实行总监理工程师负责制；

5在监理工作实施过程中，各专业监理工程师应各自负责收集、整理与本专业有关的资料，项目部应按规范要求，及时对相关资料进行处理、编码和存档；

6 在工程项目完成后，在通过竣工验收后一个月内，由总监负责检查资料的完整性，报送公司资料管理人员审理归档。项目部向公司移交档案需填写档案移交(接收)清单。见附件1

第四章档案利用

第一条档案借阅手续

1．档案管理部门应建立《借阅档案登记簿》

2．借阅档案应向档案管理员说明其利用目的，并在登记簿加以记载，由档案管理员提供服务。

3．借阅涉及公司秘密的档案，应经总经理同意，方可借阅。4．未经总经理同意，不得向非公司人员提供档案。

第二条公司合同档案由合同管理人员统一管理，不得随意让他人查阅或带出公司，若确因工作需要须查看或带出公司，必须经经理批准，并出具借条，注明合同类型、编号方可借走，完后即时归还。第三条非档案管理人员不得擅自提取档案。

附件1：档案移交(接收)清单

移交人:(签字) 接收人:(签字)

本制度经发布之日起实施。自发布之日起30日内，公司资料管理人员负责对公司所有文本资料进行整理、分类。新接收资料按照本制度执行。