酒店沟通技巧—模块7-常用沟通方式
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项目三 书面沟通
保存信息、信息单一、互动慢、正式、证据
特点 规律 要求
实践 要求
撰写文章报告:
培养文稿的亲和力; 明确需求、目的;
有效分析、方法陈述; 有效促成:建议。
书写信件
信件内容遵从“SCRAP法则” ①事件的情形(Situation) ②产生的后果(Consequences) ③解决的方式(Resolution) ④具体的办法(Action) ⑤用词的礼貌(Politeness)
方没有说清楚,我可以再说一遍。”
1.2 正确运用声音语言
1、语速。适中,呼吸一下新鲜空气,慢慢说。 2、音调。声音的高中低音,悦耳的是柔和中音、微向上升。 3、音量。声大小、响亮程度,适中为宜。 4、节奏。抑扬顿挫,声大小结合,保持均衡、规律。 5、声音补白。“嗯、啊、呀”“你知道”等短语,要连贯、流畅。 6、发音:发音准确、音节清晰、吐字清楚。
事后处理此事,陈某一口咬定自己当初报告的就是第二次发的正确型号;而 售后服务担当人员则坚持陈某当初报告的就是第一次错误的型号。但是没有书 面函件,该相信谁?最后因为双方都在明知公司规定的情况下,违反了书面沟 通程序规定,造成了损失,都有责任,分别进行了处理。
启示:处理不是目的,目的保证正常的执行到位。光有相关书面沟通函件的 要求还不行,关键是执行中要严格要求,如果不执行,结果还是会造成损失, 耽误事情。不是双赢,而是双损。
项目二 电话沟通
信息不全面、即时、间接、互动
特点 规律 要求
实践 要求
打电话:
准备;活力;亲和力; 问与听;有效表述;
有效促成、简洁地化解异议
接电话:
站着或坐直;微笑; 问候;温暖语调; 用询问;聆听
(1)符合沟通程式:亲和力→察知心理需求→有效表述→促成。 (2)重视与正确把握声音语言,不但要声音热情、礼貌、清晰,要有询问、记 录、复述、FAB表述,同时也要正确肢体语言,保持精神的姿势、微笑的表情。 (3)调整到积极心态。 (4)文字语言信息要简洁、有效、清晰。
全面、直接、互动、立即反馈
特
1.1正确运用肢体语言
点
实践
1.2正确运用声音语言
要求
规
1.3用对文字语言
律
要则:遵从程式;
积极心态;
听、问、说三结合
(1)沟通程式: 亲和力→察知心理需求→有效表述→促成→异议化解。
(2)心态→肢体语言与声音语言信息→亲和力
1.1 正确运用肢体语言
肢体语言的组成
眼神
表情 仪态
网上聊天
1、要即时反馈,反应要快,不然 将失去聊天对象。 2、熟练使用网络符号与网络时尚 语言,会加强认同感,形成亲和力。 3、加强娱乐性,娱人而娱己,在 聊天中感受愉悦、培养亲和力。
实训7.4.1:“给客户写发email或短信” 情景:实习生小王发送email给培训部老王经理,内容关于询问“会议在 哪里、几时开等等有关参加会议的信息” 问题与实训:实习生小王应该如何发送短信息?模拟实践之。 提示:礼仪规范 ①有尊称:“王经理:您好!” ②先表明身份、客气地表示打扰与请求帮助:“我是****的小王。麻烦 您请告诉我……。” ③表示感谢与署名:“谢谢您。***” ④事后再致谢意。“王经理:谢谢您!信已经收到。谢谢。***” 另特别关于email: ⑸要有明确的主题,如“王小武致王经理的………………”; ⑹有附件的,还要有简洁的说明与致谢,如“王经理:关于……的资料 已发给你,请查收。谢谢。王小武。2008-6-28” ⑦不适合经常用“!”。
您想吸烟能否到那边的位置上去吸”
• 不用“不会”“不行”而是“可以········吗?” • 不能说“单人房就这一间了,您要不要”而说“您运气真好,我们这恰好还
有一间漂亮的单人房间”
• (5)口头禅禁忌 • 禁忌傲语口头禅“你知道吗?”“你明白吗?”“我跟你讲” • 禁忌废话口头禅“这个”“那个”“嗯”“啊” • (6)谦恭表述 • “如果您有什么地方没有听清楚,我可以再说一遍。”→“如果我有什么地
清晰的书面沟通
1、执行力不强的原因就是信息沟通不顺畅,而导致信息沟通不 顺畅的原因居然是由于没有养成书面语言沟通的习惯
2、和口头沟通相比,书面函件成本大,效率低,时间长;但是 同时书面函件却具有是非分明、防止扯皮、内容清晰可查、 具有证据、容易回忆增强记忆、准确传递(给各级别客户)等 众多优势。 重要的内容都要求书面沟通:如发货通知、规章制度(如请 假) 培训:书面加口头沟通、财务借款、报销等
实训
• 实训1:按照书面沟通要求,评价自己的作业。 • 实训2:制作一份应聘书;根据应聘书模拟应聘。
项目四 网络沟通
间接、不全面
特点
规律
实践 要求
要求
遵从“亲和力→了解需求→有效表述→促成”,
1、文字组织的要求简洁。 2、注意礼貌用语与请求语句,如尊 称、请求、谢谢、祝福与敬语、署名。 3、要有明确的主题 4、有附件的,还要有简洁的说明与 致谢
模块七 常用沟通方式
学习目标:
• 知识目标 • 1、理解口头沟通的特点与规律要求; • 2、了解电话沟通的特点、打电话与接电话的要求; • 3、了解书面沟通的特点、一般错误、实践要求; • 4、了解网络沟通的特点、沟通中的要求。
• 能力目标 • 1、会比较有效地口头沟通; • 2、会较好地打电话、接电话; • 3、能够基本规范地写文章; • 4、写email基本符合规范。
坐姿 不能仰坐,2/3椅子、不能靠背,不能翘二郎腿。
手势 避免的小动作:玩领带、袋子里的钥匙串、摸衣袖等,
所以须清理口袋使得干净无物、都放入公文包中。
实训:评点自己与同学的身体行为,上课时、平时符合要求吗?改正。
职场中如何要求的,商讨、模拟之。
利用有效肢体语言
好的肢体语言
开放式的动作 面带微笑 眼神的交流
• 问题与思考: • ①在这个时候,什么沟通方式才是有效的? • ②你有什么启发?
•
实践中,因为不同情景要求采用不同的沟通
方式,常用的沟通方式包括面对面的口头沟通、电
话沟通、书面沟通、网络沟通、演讲、谈判等。在
酒店服务中,最常用的沟通方式是口头沟通,其次
是电话沟通,以及书面沟通、网络沟通等。
项目一 口头沟通
仪
不卑躬屈膝、不低三下四。
态 一般仪态: “行如风、站如松、坐如钟。”
实训:亮相、点评;据各种岗位探讨与演练。
具体要求 /2近观
2.近观:表情、眼神、坐姿、手势
表情
正确:放松、大方、自然,微笑,与对方眼神交流; 错误:脸部僵硬、紧张,不敢看客人,说话结巴、颤抖。
眼神
注视的时间:≧2/3沟通过程或50-70%; 注视的部位:公务注视原则--看“三角区”; 方式:直视,但不要长时间(即凝视)。
1.3 用对文字语言
1、有效:词语文字要针对
需求展开,强调效用,强调语 言表述的有效性。
3、简洁:语言表述时强
调效用与逻辑,同时为听者 考虑,尽可能简明扼要,禁 忌啰嗦、滔滔不绝。
2、清晰有条理:词
语表述要有条理、符合逻
辑,让听者明晰。
4、恰当与敏捷:服务
人员在服务过程中要敏捷地 用词造句,出口成章,随机 应变并能敏捷地听懂词句, 听出条理,而且还能听出弦 外之音。
电话沟通中的常见错误
⑴声音缺乏热情与自信。 ⑵缺乏必要的客套与礼貌。 ⑶抨击竞争对手 。 ⑷不清楚谁是主要负责人与他的情况 。 ⑸不会聆听、急着插话 ⑹电话中的话语缺乏连贯与条理。 ⑺在电话里谈论细节。 ⑻在电话里与客户讨价还价。 总结上述所犯错误,归结为: ⑴⑵⑶⑸导致丧失亲和力, ⑷⑸导致不了解心理需求, ⑹⑺导致不能有效表述, ⑻导致不能有效促成。
手势
肢体语言表述
手势
行为含义
柔和的手势表示友好、商量,强硬的手势则意味着: “我是对的,你必须听我的”。
脸部表情 微笑表示友善礼貌,皱眉表示怀疑和不满意。
眼神
盯着看意味着不礼貌,但也可能表示兴趣,寻求支 持。
姿态 声音
双臂环抱表示防御,开会时独坐一隅意味着傲慢或 不感兴趣。
演说时抑扬顿挫表明热情,突然停顿是为了造成悬 念,吸引注意力。
我把曹小姐和技术部都召集到总经办会议室,问这个事情。技术部负责人回答说, 当时他没有听到曹小姐传达关于上交时间的要求。而曹小姐说,自己确实传达了,为 什么公司十二个部门就技术部没听清楚?技术部负责人说,确实没有听到。
到底是曹小姐没传达,还是技术部没听到?没有书面的东西,说不清楚。
启示:办公人员在传达文件的时候,一定要严格按照ISO9001:2000的文件管理标准 的要求,一定要有传达的书面函件,该签字的要求签字,该署名的要求署名;邮件短 信发送后重要的事件需要要求回复收到。否则,出现上述情况,既耽误了工作,又难 以说清责任,同时还反映了管理水平的落后和管理方式的不足。
这些肢体语言代表什么?
开放
自信
拒绝
评估
防卫
无聊
挫折
紧张
沟通距离Fra Baidu bibliotek
具体要求 /1远看
1.远看:衣着与仪态
男性一般要求:
中性=职业装,西装、领带、正发、裤子、袜子、皮鞋;
衣 着
女性一般要求:庄重(正装),轻快(色调)
小结:得体、干净、注意细节
基本要求:大方自然、保持尊严,热情主动、尊重有礼,
项目一 口头沟通 项目二 电话沟通 项目三 书面沟通 项目四 网络沟通
【案例导引7.1】
真诚的道歉才是客人最需要的
• 日本系列团是某酒店比较重视的接待项目之一,加之日本客人对客房设 施设备特别是卫生间要求的严格性,每次有日本系列团入住,前厅和客房 都会配合作好提前准备工作。某日晚间,有日本团入住,一切准备就绪。 可是在客人入住不久后却发生了一件意想不到的硬件故障--酒店的水管故 障,导致客房卫生间发生了停水现象,日本客人非常不满向日本组团社进 行了投诉,这将严重影响到酒店与此系列团旅行社全年的合作。而酒店一 方面安排工程人员进行了急修,一边又积极联系导游要求其转为传达酒店 已在全力解决并告知客人大概的修复时间(因存在一定的语言障碍)以平 息客人的诸多不满,但导游的解释似乎未起到根本的安抚作用,不能缓解 客人对酒店的不满。酒店营运总监作出了决定,带领前厅、客房主管及经 理向导游学习了日语的道歉语,逐个房间对客人进行了真诚的道歉,最后 甚佳的化解了此次投诉事件,而作为旅行社也更为信任酒店的合作诚意。
书面沟通实例2
二OO六年三月某日,本公司外派维修的售后服务工程师陈某电话要求工厂售后 服务部门为其在安徽芜湖的维修现场发送配件一个,按规定要求,陈某应当书 面传真具体的规格型号然后发货,以保证准确性。结果陈某讲自己干了三年多 ,都很熟,声称要节省传真费用,且客户很急,要求电话口头报告型号,售后 服务部担当人员鉴于这种情况,就相信了陈某,按陈某说的型号发去了配件, 结果发到现场后,型号错误,又要重发,造成出差费用、运输费用等的增加, 更重要的是影响客户生产。
书面沟通实例1
二OO六年三月某日,某公司给新来的总经理助理曹小姐布置了一个任务,要求她 向各个部门下发岗位职责空白表格,并要求各个部门在当天下午两点之前上交总经办 。我问曹小姐是否明白我的意思?她说完全明白,于是就去执行。
结果到了下午,事情出来了:到了规定的时间,技术部没有按时上交。我问曹小姐 :你向技术部怎么传达的?曹小姐说,完全按正确的意思传达的。我又问为什么技术 部没上交?曹小姐说技术部就是没上交,不知道为什么。
不好的肢体语言
眼神在左顾右盼 注意力不集中 不礼貌的动作
案例7.2
• 【经典的说错话】
• 一个人非常好客,一天他决定大摆宴席,请左邻右里亲朋 好友赴宴。到了开饭时间,人来得差不多了,仍有几人没 到,有人等得不耐烦了提议可以用餐了,主人没有应允, 说:“等等,该来的没来!”大家一听,原来,我们是不 该来的。于是这个推说家里有事,那个说突然想起一件必 须马上得办的事纷纷借故离去。不一会儿,人走得差不多 了,只剩下几个与客人最好的朋友。主人急了,忙问怎么 回事,其中一个人告诉他是由于主人不会说话造成的。主 人明白了,大喊有点冤:“嗨,我哪里会是在说他们哪! ”这几个平日和他做好的朋友也最终离去。为何事与愿违 ?只怪自己反应慢,表达太糟糕!
在酒店服务沟通中,与客人沟通有较高的要求,客户沟通中注意下列事项:
• (1)少用祈使句。避免使用命令式语气,多用请求式。 • “等一下”→“请您等一等”或“请您稍等好吗?” • “把身份证递给我”→“请把您的身份证递给我一下,好吗?” • (2)少用否定句 • “不要··········”、“不应该········”“不是······”→代之以语气委婉的语言 • (3)少用反问句 • “我这正忙着,不会等一下吗?”→“您稍等好吗?” • (4)避免使用的服务用语 • 不用“不知道”而是“这个问题等我去查询一下再来答复您,好吗?” • 不用“这里是禁烟区,请·····因为这是本店的规定”而用“实在抱歉,如果