业主档案的建立与管理

合集下载

物业业主档案管理制度

物业业主档案管理制度一、引言随着城市化进程的加快和房地产业的蓬勃发展，物业管理成为城市社区的重要组成部分。

物业管理的核心是对业主档案的管理，包括收集、整理、存档和利用业主信息。

本文旨在探讨物业业主档案管理制度，以提高管理效率和保护业主隐私。

二、背景作为城市社区的管理者，物业公司承担着维护社区秩序、提供便利服务和保障业主权益的重要职责。

而业主档案作为管理工作的核心内容，对社区管理起着至关重要的作用。

业主档案管理制度的建立和完善，是现代物业管理的必然要求。

三、业主档案的内容业主档案包括但不限于以下内容：1. 业主个人信息：包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等；2. 业主房产信息：包括房屋地址、房屋面积、房产证号等；3. 业主家庭成员信息：包括家庭成员姓名、关系、年龄等；4. 业主交易记录：包括购房合同、过户记录、交易流水等；5. 业主投诉记录：包括业主对物业管理的投诉内容及处理结果；6. 其他相关信息：包括业主的特殊需求、偏好等。

以上内容是业主档案中必须包含的基本信息，物业公司还可以根据需要进行补充和完善。

四、业主档案管理制度的建立1. 制定业主档案管理规范：物业公司应结合实际情况，制定业主档案管理规范，明确各类信息的收集、整理、存档和利用流程，规定管理人员的权限和责任。

2. 设立专门的档案管理部门：物业公司应设立专门的档案管理部门，负责对业主档案的收集、整理、存档和利用工作，确保档案管理工作的规范和高效。

3. 强化信息安全保障：在业主档案管理中，物业公司应严格遵守信息保密法律法规，采取必要的技术和管理措施，确保业主信息的安全和保密。

4. 健全档案管理制度：建立健全的业主档案管理制度，包括档案存档期限、档案调阅权限、档案更新频率等方面的规定，为业主档案管理提供制度保障和操作指引。

五、业主档案管理的作用1. 为物业管理提供依据：业主档案是物业管理的重要依据，可以帮助管理人员了解社区业主的基本情况和需求，为提供个性化的服务和管理决策提供信息支持。

如何建立和管理业主档案

如何建立和管理业主档案当业主入住后，物业公司应及时为他们建立档案资料，业主的档案资料一般包括：入住通知书、房屋验收单、入住登记表、商品房买卖合同复印件、装修协议书、停车管理服务协议、业主交费记录表、维修登记表、催费通知书、产权变更记录表、特约服务的委托协议等。

另外，由于许多新政策的落实还需要一定的时间，目前，大部分物业公司还应保存前期物业管理服务协议和供暖协议。

以下是某公司的业主档案的内容：业主入伙档案一、业主入伙资料,主要包括:1.《入伙通知书》;2.房产证或购房合同复印件;3.业主身份证复印件和代办人份证复印件及授权委托书;4.营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件(业主属法人单位);6.《业主(临时)公约》;7.《收楼书》存根;8.《整改项目报告》。

二、业主家庭情况资料,主要包括:1.业主档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);2.随住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);3.暂住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);4.业户车辆情况资料(《车辆情况登记表》);5.办理停车手续资料(《车位有偿使用协议书》)。

业主装修档案一、装修申请审批资料,主要包括:1.《装修申请/验收表》;2.《装修审批通知书》;3.装修图纸及审批资料;4.装修施工单位营业执照及资质证书复印件;二、装修管理档案,主要包括:1.《装修管理协议》;2.装修施工人员档案(《施工出入证办证登记表》);3.装修巡查记录(《装修巡视检查记录表》);4.《违反装修规定整改通知书》及《装修验收整改通知书》;5.装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)。

以上业主入伙档案及业主装修档案合并为业主档案,按档案管理规程由兼职档案员进行管理。

以下为入伙装修期间所使用的文件及表格1.入伙通知书2.收楼须知3.入伙预交费用一览表(1)业主/住户情况登记表(个人)(2)业主/住户情况登记表(单位)4.收楼手续流程条5.收楼证明书6.业主公约7.委托银行代收费协议书8.业户手册9.装修指南10.住宅质量保证书11.住宅使用说明书12.收楼书13.整改项目报告14.其它入伙代办手续签约表格15.装修申请/验收表16.装修审批通知书17.房屋装修管理规定18.装修管理协议19.施工出入证办证登记表20.单元施工许可证21.出入证22.动火许可证23.违反装修规定整改通知书24.装修验收整改通知书25.装修巡视检查记录表业主档案管理规定1、业主档案管理由专人负责，入住、退房、换房等异动情况随时进行整理、录入。

业主基本情况档案管理制度

第一章总则第一条为规范业主基本情况档案管理，确保档案的完整、准确、安全，便于查询和利用，根据国家有关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业区域内所有业主的基本情况档案管理。

第三条业主基本情况档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）真实性原则；（三）完整性原则；（四）安全性原则；（五）便捷性原则。

第二章职责分工第四条物业管理部门负责业主基本情况档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第五条业主委员会负责监督物业管理部门业主基本情况档案管理工作，并提出改进意见。

第六条业主本人应积极配合物业管理部门做好档案资料的收集和提供。

第三章档案资料收集与整理第七条业主基本情况档案资料包括：（一）业主身份证明材料；（二）业主家庭情况登记表；（三）业主联系方式；（四）业主入住手续；（五）业主装修手续；（六）业主投诉及处理情况；（七）业主参加物业管理活动情况；（八）其他与业主相关的资料。

第八条物业管理部门应在业主入住、装修、投诉等环节收集相关档案资料。

第九条档案资料收集后，应及时进行整理，包括分类、编号、归档等。

第四章档案保管与利用第十条业主基本情况档案应存放在安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中。

第十一条物业管理部门应定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整和安全。

第十二条业主查询档案时，应凭有效证件办理相关手续，并按规定进行查阅。

第十三条档案资料不得擅自复制、借阅、外传，确需借阅的，应经物业管理部门负责人批准。

第五章档案销毁第十四条业主基本情况档案资料保管期限届满后，需销毁的，应按以下程序进行：（一）编制销毁清单，报物业管理部门负责人审批；（二）销毁档案前，应再次核对档案资料，确保档案资料完整无缺；（三）销毁档案时，应有两人以上在场监督，并做好销毁记录。

第六章附则第十五条本制度由物业管理部门负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。

小区大厦业主档案管理制度

小区大厦业主档案管理制度1. 前言为规范小区大厦业主档案管理工作，提高业主档案的管理水平、完善业主档案管理制度，特制定本规定。

2. 业主档案的管理范围和内容2.1 管理范围小区大厦的业主档案管理范围为小区内所有业主。

2.2 管理内容小区大厦的业主档案应包括以下内容：2.2.1 业主信息包括业主的姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等信息。

2.2.2 房屋信息包括房屋的地址、建筑面积、户型等信息。

2.2.3 支付信息包括业主的物业费、停车费、水电费等支付信息。

2.2.4 其他信息包括业主的反馈意见、维修保养记录等其它信息。

3. 业主档案的管理程序3.1 填写业主档案物业管理处应通过各种途径（如表格、网站等）收集业主的个人信息、房屋信息和支付信息等，并将其填写入业主档案。

3.2 更新业主档案物业管理处应在业主信息发生变更（如联系电话、家庭住址等信息）或者业主应支付的费用发生变化时，更新业主档案。

3.3 业主档案归档每个业主的档案应妥善归档，保证业主信息的机密性和完整性。

同时，业主档案应按照硬盘备份、云存储和实体存储的方式予以备份，以确保业主档案的安全性和可靠性。

3.4 查询业主档案业主可通过物业管理处查询自己的档案信息，并有权要求查看自己的档案副本。

物业管理处应在核对身份后予以提供。

3.5 业主档案的保密措施物业管理处应对业主档案实行严格的保密措施，确保业主档案的机密性，防止业主个人信息泄露。

4. 业主档案管理制度的执行4.1 业主档案管理责任物业管理处负责小区大厦业主档案的管理工作，应确保业主档案管理制度的实施。

4.2 业主档案管理违规处理对于业主档案管理中出现的违规操作行为，物业管理处应及时进行整改，并对相关人员进行相应追责处理。

5.小区大厦业主档案是保证业主权益的重要手段，因此要加强业主档案的管理，完善档案管理制度，确保业主档案管理的规范、科学和可持续性。

业主档案管理制度

业主档案管理制度一、背景介绍业主档案是一个小区管理中不可或缺的组成部分。

通过建立和完善业主档案管理制度，可以规范、系统地记录和管理业主的相关信息，为小区管理提供必要的支持。

二、档案内容1. 业主信息业主信息是业主档案的核心内容之一。

需要录入的信息包括业主姓名、身份证件号码、联系方式、家庭成员等基本信息。

这些信息可以通过业主登记表单、身份证复印件等方式获取，并及时更新。

2. 房产信息房产信息是指业主在小区内所拥有的房产情况。

包括房屋面积、楼栋单元、产权证号等相关信息。

这些信息是管理小区资源、统筹规划的基础，也是了解小区总体情况的重要依据。

3. 缴费记录业主的缴费记录是小区管理的重要依据之一。

包括物业费、水费、电费等各种费用的缴纳情况。

档案中应详细记录每一笔缴费的金额、日期和方式，以及未缴费的情况。

这有助于管理方及时催缴费用，并确保小区的正常运转。

4. 投诉记录业主对小区管理存在意见或投诉的情况应予以记录。

包括投诉的内容、处理的进展情况等。

这些信息有助于管理方及时解决问题，改进管理措施，提升小区的居住环境。

5. 会议记录小区业主大会、业主代表会议等的会议记录也应被纳入业主档案。

包括会议议题、决议结果等重要内容。

这些档案可以作为制定决策的参考依据，也有助于记录小区管理的历史演变。

三、档案管理流程1. 档案归档业主档案应以纸质形式存在，并设置专门的档案室进行管理。

每份档案应贴有标签，标明业主姓名及档案编号。

档案室应定期检查、整理档案，并防止档案丢失或损坏。

2. 档案查询业主有权查询自己的档案信息。

管理方应建立便捷的查询渠道，如电话、网站等，方便业主随时进行查询。

在查询过程中，应确保信息的安全性和保密性。

3. 档案更新业主档案需要定期更新，包括变更业主信息、房产信息、缴费记录等。

管理方应及时跟进业主信息的变动，并在档案中予以更新。

同时，要确保更新后的档案及时存档，替换旧版档案。

4. 档案保密业主档案信息属于个人隐私，管理方要严格遵守相关法律法规，确保档案信息的机密性。

小区物业业主档案管理制度

第一章总则第一条为加强小区物业业主档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区所有业主的档案资料管理。

第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保业主档案资料的完整性，不得随意丢弃、损坏或销毁。

2. 准确性原则：确保业主档案资料的准确性，不得篡改、伪造档案资料。

3. 安全性原则：确保业主档案资料的安全，防止丢失、泄密。

4. 可查性原则：确保业主档案资料的查阅便利，方便业主及相关人员查阅。

第二章业主档案管理范围第四条业主档案管理范围包括：1. 业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。

2. 业主身份证明：身份证、户口簿、房产证等。

3. 业主购房合同、租赁合同等。

4. 业主装修申请、验收报告等。

5. 业主维修基金缴纳记录等。

6. 业主投诉、表扬、奖励等记录。

7. 业主参与小区活动记录等。

第三章业主档案管理职责第五条物业管理部门负责业主档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立业主档案，对业主档案资料进行收集、整理、归档。

2. 负责业主档案资料的保管、查阅、借阅等工作。

3. 负责业主档案资料的保密工作，防止档案资料泄露。

4. 定期对业主档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性、安全性。

5. 对业主档案资料进行数字化处理，提高档案资料的查阅便利性。

第六条业主对自身档案资料享有以下权利：1. 查阅权：有权查阅本人档案资料。

2. 修改权：有权要求修改本人档案资料中的错误信息。

3. 复印权：有权要求复印本人档案资料。

第四章业主档案管理流程第七条业主档案管理流程如下：1. 收集：物业管理部门负责收集业主档案资料，确保档案资料的完整性。

2. 整理：对收集到的业主档案资料进行分类、整理、归档。

3. 归档：将整理好的业主档案资料按照规定进行归档。

4. 查阅：业主或相关人员需查阅档案资料时，需向物业管理部门提出申请，经审核批准后方可查阅。

业主工程档案管理制度规范

第一章总则第一条为加强业主工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统，便于查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于业主在工程建设过程中形成的各类档案，包括立项、设计、施工、监理、验收等各个阶段的文件资料。

第三条业主工程档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：工程档案由业主统一归口管理，实行集中存放、统一保管。

（二）规范管理原则：工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节应严格按照国家档案管理规范和标准执行。

（三）安全保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的工程档案，应严格按照保密法律法规进行管理。

（四）信息化管理原则：逐步实现工程档案的数字化、网络化、智能化管理。

第二章组织机构与职责第四条业主工程档案管理部门负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条业主工程档案管理部门的主要职责：（一）制定工程档案管理制度，并组织实施。

（二）负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

（三）组织开展工程档案的鉴定、销毁、修复等工作。

（四）负责工程档案的保密工作。

（五）负责工程档案信息化建设。

第六条项目部负责工程档案的收集、整理、归档等工作。

第七条项目部的主要职责：（一）按照工程档案管理制度，及时收集、整理、归档工程文件资料。

（二）对工程档案的收集、整理、归档等工作进行监督、检查。

（三）配合业主工程档案管理部门开展工程档案的鉴定、销毁、修复等工作。

第三章工程档案的收集与整理第八条工程档案的收集应全面、准确、及时。

第九条工程档案的收集范围包括：（一）立项、设计、施工、监理、验收等各个阶段的文件资料。

（二）工程图纸、图表、照片、录像、录音等。

（三）与工程相关的合同、协议、会议纪要、验收报告等。

第十条工程档案的整理应按照国家档案管理规范和标准进行。

第十一条工程档案的整理包括以下内容：（一）文件资料的分类、编号、装订。

（二）案卷标题的编制。

物业怎样管理业主档案

物业怎样管理业主档案在物业管理工作中，业主档案的管理是一项至关重要的任务。

它不仅关乎着物业对业主的服务质量，还涉及到业主的个人信息安全和合法权益的保障。

那么，物业究竟应该怎样管理业主档案呢？首先，我们要明确业主档案的内容。

业主档案通常包括业主的基本信息，如姓名、性别、年龄、联系电话、家庭住址、身份证号码等。

此外，还可能包含房产信息，如房屋的位置、面积、户型、产权情况等。

再者，与物业服务相关的信息，如缴费记录、维修申请记录、投诉与建议等也是档案的重要组成部分。

为了有效地管理这些档案，物业需要建立一套完善的档案管理制度。

第一步，要确定档案的收集流程。

在业主入住时，物业应要求业主填写详细的信息表格，并提供相关的证件复印件，确保信息的准确性和完整性。

同时，对于后续的服务过程中产生的新信息，如维修记录、缴费情况等，也要及时进行收集和整理。

在档案的整理环节，要对收集到的信息进行分类和编号。

可以按照业主的楼栋号、单元号、房号等进行分类，然后为每个档案设置唯一的编号，便于查找和管理。

同时，要将不同类型的信息分别归档，比如将基本信息、房产信息、服务记录等分别存放，以便于快速找到所需的资料。

档案的存储也是一个关键问题。

物业应该选择安全、干燥、通风良好的场所来存放业主档案。

可以使用专门的档案柜，并采取防火、防潮、防虫等措施，确保档案的安全和完整。

对于重要的档案，还可以考虑进行备份，以防万一。

在档案的使用方面，物业要制定严格的规定。

只有经过授权的人员才能查阅和使用业主档案，并且使用过程中要进行登记，明确使用目的和时间。

同时，要保护业主的隐私，不得将档案中的信息泄露给无关人员。

为了提高档案管理的效率，物业可以引入信息化管理系统。

通过电子档案管理软件，将业主档案数字化，实现快速检索、统计分析等功能。

这样不仅能够节省人力和时间，还能减少人为失误，提高管理的准确性。

在档案的更新和维护方面，物业要定期对业主档案进行检查和更新。

如果业主的信息发生变化，如联系方式变更、房屋产权转让等，要及时更新档案内容，确保信息的时效性。

业主工程档案管理制度

第一章总则第一条为了规范业主工程档案的管理，确保档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在工程建设、管理和使用中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本工程实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本工程范围内所有业主工程档案的管理工作。

第三条业主工程档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、系统；（三）安全、保密；（四）便于查询和利用。

第二章组织机构与职责第四条成立业主工程档案管理领导小组，负责工程档案管理的组织、协调、监督和检查工作。

第五条业主工程档案管理领导小组下设档案室，负责具体实施工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第六条档案室的主要职责：（一）负责制定和实施工程档案管理制度；（二）负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（三）负责工程档案的鉴定、销毁和统计工作；（四）负责档案信息化建设，实现档案管理的现代化；（五）负责档案人员的培训、考核和奖惩工作；（六）负责与工程档案相关的其他工作。

第七条各相关部门的职责：（一）项目管理部门：负责组织、协调、监督项目实施过程中的档案工作，确保档案的完整、准确、系统；（二）施工单位：负责施工过程中的档案收集、整理、归档工作，确保档案的真实性和完整性；（三）监理单位：负责监督施工单位档案工作的落实，确保档案质量；（四）设计单位：负责设计过程中的档案收集、整理、归档工作，确保档案的准确性；（五）其他相关部门：按照职责分工，配合档案室做好工程档案管理工作。

第三章工程档案的收集与整理第八条工程档案的收集范围：（一）工程前期文件：可行性研究报告、立项批复、土地证、规划许可证、施工许可证等；（二）工程设计文件：施工图设计、设计变更、设计审核意见等；（三）工程施工文件：施工组织设计、施工方案、施工日志、施工验收记录等；（四）工程验收文件：验收报告、验收记录、验收证书等；（五）工程结算文件：工程结算书、结算审核意见等；（六）工程竣工文件：竣工报告、竣工图、竣工资料等；（七）其他相关文件：如合同、协议、会议纪要、往来函件等。

业主档案制度示范本

业主档案制度示范本一、总则第一条为了加强业主档案管理，保障物业管理工作的顺利进行，根据《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。

第二条业主档案是指物业管理企业对业主的基本情况、物业权属、物业使用状况等有关资料的收集、整理、归档和保管。

第三条物业管理企业应当建立健全业主档案管理制度，确保业主档案的真实性、完整性、及时性和保密性。

二、业主档案的建立第四条业主档案包括以下内容：（一）业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系方式、住址等；（二）物业权属信息：房屋所有权证号、产权人、共有情况等；（三）物业使用状况信息：房屋使用面积、装修情况、入住时间等；（四）其他相关信息：如业主职业、兴趣爱好、家庭成员等。

第五条物业管理企业在办理业主入住手续时，应当收集业主的基本信息，并录入业主档案。

第六条物业管理企业应当定期更新业主档案，确保档案信息的准确性。

三、业主档案的管理第七条物业管理企业应当设立专门的档案室，配备必要的设施设备，确保业主档案的安全存放。

第八条物业管理企业应当制定业主档案的查阅、借阅、复制等管理制度，明确权限和程序。

第九条物业管理企业应当对业主档案进行分类管理，便于查询和使用。

第十条物业管理企业应当对业主档案中的个人信息予以保密，不得泄露、出售或者非法提供给他人。

四、业主档案的使用第十一条物业管理企业应当依法使用业主档案，不得用于与物业管理无关的活动。

第十二条物业管理企业应当在业主同意的情况下，向相关部门提供业主档案信息。

第十三条物业管理企业应当积极为业主提供便利，如办理物业维修、缴纳物业费等服务时，可查阅业主档案，提高工作效率。

五、法律责任第十四条物业管理企业违反本制度的，由相关部门责令改正，并可处以罚款；给业主造成损失的，应当依法承担赔偿责任。

第十五条业主有权查阅、更正自己的档案信息，并对物业管理企业的档案管理工作进行监督。

六、附则第十六条本制度自发布之日起实施。

物业业主档案管理制度

物业业主档案管理制度
物业业主档案管理制度是指物业公司或者物业管理部门为了有效管理和维护小区业主信息而建立的管理制度。

该制度包括以下内容：
1. 档案的建立和归档：物业公司会对小区的业主进行登记和建档，包括个人基本信息、住房信息、联系方式等，并按照一定的规定进行归档管理。

2. 档案的更新和维护：业主档案需要定期更新和维护，如有业主信息变动，物业公司需要及时更新档案并通知相关业主。

3. 档案的保密性：物业公司对业主档案信息要进行保密处理，只能被授权人员查看和使用，不得随意泄露或外传。

4. 档案的利用：物业公司可以根据业主档案进行相关的管理工作，如发放停车卡、收取物业费等。

5. 档案的查询和咨询：业主可以随时向物业公司查询自己的档案信息，并可以咨询相关事项。

6. 档案的销毁：当业主不再居住或者有其他原因需要销毁档案时，物业公司应按照规定程序进行销毁，并保证档案信息的安全性。

通过建立和执行物业业主档案管理制度，可以更好地管理和维护小区业主的信息，提高物业公司的服务质量和效率。

业主工程档案管理制度

业主工程档案管理制度第一章总则第一条为加强业主工程档案管理，规范业主工程档案管理工作，合理、完整地保管业主工程档案，根据《中华人民共和国档案法》和其他有关法律法规，结合本企业的实际，制定本制度。

第二条本制度适用于本企业所有工程项目的业主工程档案管理工作。

第三条业主工程档案是指为建设工程业主（或委托人）实施工程项目全过程管理服务而形成的书面资料和电子文件记录。

第四条业主工程档案应当完整、真实、准确、可查询。

业主工程档案的保管人员应当维护业主工程档案管理系统的稳定性、准确性和完整性。

第五条业主工程档案管理应当坚持保密原则，采取控制文件传递、接收、使用、借阅、复制等方式，严格保障业主工程档案的安全性。

第二章业主工程档案的组成第六条业主工程档案应当包括下列内容：（一）工程项目规划论证、招标、设计、施工、监理等的相关资料；（二）工程设计文件、施工合同、竣工结算、质量检验、验收资料；（三）工程变更、索赔处理、工程质量、安全事故、环境保护等相关资料；（四）业主投资计划、资金拨付、结算支付等相关资料；（五）业主工程管理的实施细则、管理档案、工程进度、工作总结等相关资料。

第七条业主工程档案应当按业主工程项目的完工阶段划分，分为前期阶段、施工阶段和竣工阶段。

第八条业主工程档案应当具备档案编目、存储、检索、利用功能。

第三章业主工程档案的创建、传递和接收第九条业主工程档案应由项目管理部门及时、准确地收集、整理、编制。

第十条业主工程项目完工后，应当按照规定的程序将业主工程档案传递至业务科室进行存储和归档。

第十一条业主工程档案的传递应当进行文件交接手续，由传递人和接收人签字确认，并编制传递记录。

第十二条业主工程档案的接收人应当认真核对接收材料，如有遗漏或错误，应当及时与传递人联系核实。

第十三条业主工程档案应当按照确定的文件编号、存放位置，登记到档案管理系统中。

第十四条业主工程档案的保管单位应当严格按照具体的规定，将业主工程档案进行分类、编目、装订、盖章、存储，并进行备份。

业主工程档案管理制度规范

业主工程档案管理制度规范一、总则为了加强对业主工程档案的管理，提高档案利用效率，确保档案的完整性和安全性，根据相关法律法规和规章制度，制定本规范。

二、档案管理范围1. 本规范适用于所有业主工程档案的管理，包括建设工程档案、竣工验收档案、质量安全档案等。

2. 档案管理的范围包括档案的收集、整理、归档、保管和利用等各个环节。

三、档案管理机构1. 设立档案管理机构，专门负责业主工程档案的管理工作，建立健全档案管理制度和流程。

2. 档案管理机构应具备较高的档案管理专业水平，负责档案的整理、归档、保管和利用等工作。

四、档案管理人员1. 档案管理人员应具备较高的档案管理专业水平，熟悉档案管理相关法律法规和规章制度。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提升自身的档案管理能力。

3. 档案管理人员应认真履行档案管理职责，保证档案的安全和完整。

五、档案管理流程1. 档案的收集：档案管理机构应定期对各类档案进行收集，确保所有档案能够及时收集到位。

2. 档案的整理：对收集到的档案进行分类、整理和归档，建立档案目录和档案检索系统。

3. 档案的保管：建立档案保管制度，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查和整理。

4. 档案的利用：确保档案的及时、有效利用，为业主提供准确、完整的档案信息。

六、档案管理规范1. 档案应按照规定的文件编目进行分类、整理和归档，建立档案目录和档案检索系统。

2. 档案管理人员应严格遵守档案管理规定，不得私自调取档案或私自销毁档案。

3. 档案管理人员应定期对档案进行检查和整理，确保档案的安全和完整。

4. 档案管理机构应建立档案管理制度和流程，确保档案管理工作的规范和有序进行。

七、档案管理监督1. 档案管理机构应定期对档案管理工作进行自查和评估，及时对存在的问题进行整改。

2. 档案管理机构应接受上级主管部门和相关单位的监督和检查，确保档案管理工作的规范和有效进行。

3. 档案管理机构应建立健全档案管理档案监督制度，加强对档案管理工作的监督和管理。

业主工程档案资料管理制度

业主工程档案资料管理制度为了规范业主工程档案资料的管理，提高工程管理的效率和质量，保证工程项目的顺利进行，制定本管理制度。

一、总则1. 本制度适用于所有业主工程档案资料的管理，包括工程项目的规划、设计、施工、验收等阶段的资料管理。

2. 所有的业主工程档案资料必须严格按照本制度的规定进行管理，确保资料的完整、准确、及时、方便查阅。

二、管理责任1. 业主工程资料管理责任由项目经理负责，项目经理应组织并具体指导资料管理工作。

2. 资料管理员应对资料的分类、整理、存档、借阅等具体工作进行负责，确保资料管理的规范和有序。

三、业主工程档案资料的建立1. 业主工程资料应在项目启动阶段确定资料建立目录，并确定各类资料的建立、整理、存档和管理细则。

2. 每一份业主工程资料必须有明确的标题、编号、日期、版次等基本信息，并应按照统一的格式进行编制。

四、业主工程档案资料的分类1. 业主工程资料应按照工程的阶段、内容、类别等要素进行分类，确定各类资料的存档位置和管理要求。

2. 业主工程资料的主要分类包括规划设计资料、施工图纸、合同协议、实施方案、施工记录、验收报告等。

五、业主工程档案资料的存档1. 业主工程资料的存档应按照资料分类要求，确定不同类别资料的存档位置、编号、归档时间和归档责任人等相关事项。

2. 业主工程资料的存档应遵循原始资料优先原则，确保存档的资料完整、准确，并定期进行备份和更新。

六、业主工程档案资料的借阅1. 任何人要借阅业主工程资料必须提出书面借阅申请，并经项目经理同意后方可借阅。

2. 借阅者不得私自拷贝或篡改资料，并应按时归还借阅的资料，借阅期限不得超过7天。

七、业主工程档案资料的销毁1. 业主工程资料应按照规定的保存期限存档，过期的资料应及时进行销毁处理。

2. 业主工程资料的销毁需经项目经理审批，并由资料管理员进行记录和彻底销毁。

八、业主工程档案资料的管理流程1. 项目经理确定业主工程资料的建立目录和管理细则，并安排专人负责资料管理工作。

业主档案的建立与规范存储

●
处置方案等
上一年度物业服务合同履行及物业
4 服务项目收支情况、本年度物业服 ●
●
务项目收支预算
上一年度公共水电费用分摊情况、
5 物业费、公共收益收支与专项维修 ●
●
资金使用情况
6 业主进行房屋装饰装修活动的情况 ●
●
7
物业管理区域内车位、车库的出售和出租情况
●
●
●
●
●
●
●
●
● ●
8 其他应当公示的信息
业主档案的建立与规范存储
问题
向自己提问
自己的项目有建立业主档案嘛？
建立的业主档案是否完整、规范？业主档案的管理是否到位？
看一看都存在哪儿些问题？？
表格适用不规范
表格填写不全
档案资料码放不齐
档案柜内有杂物没有目录
01. 目录 02.
03.
目的及意义建立的规范注意事项
TA L K
建立的规范
业主资料的查阅及印取
一、查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客户前台服务中心进行登记，并说明因由二、经客户服务部负责人审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料三、属查阅资料的，由专人培同进行现场查阅；属印取资料的，由专人严格按上级主管审批意见进行印取Biblioteka TA L K建立的规范
业主档案的基本内容
档案目录业主资料卡物业服务合同业主身份证复印件各类缴费凭证
业主公约装修申请资料入住通知书收楼验房单其他应保存的资料
建立的规范
业主资料的整理和分类
一、资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找二、业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早的资料于最后一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录

小区业主档案管理控制工作程序

小区业主档案管理控制工作程序小区业主档案管理是小区管理中的一个重要环节，合理、科学的档案管理能够更好地推进小区管理工作，提高管理水平。

下面是一份小区业主档案管理的工作程序，希望对大家有所帮助。

一、档案管理流程设计：1. 业主登记：在购房合同签订后，购房者应填写业主登记表，并提供相关证件材料，如购房发票、身份证等。

由物业公司或小区管理办公室负责收集和登记。

2. 档案整理：登记完业主信息后，将相关材料整理成档案，包括业主的个人信息、购房合同、交房验收报告等。

3. 档案存储：将整理好的档案按照业主姓名、房屋号等进行编号归档，并存放在专门的档案柜或档案室内，保证档案的安全和便捷查阅。

4. 档案更新：在业主信息有变动时，如业主更换电话号码、家庭成员变动等，应及时更新档案，保持档案信息的准确性和完整性。

5. 档案借阅：当业主需要查看档案时，应填写借阅申请表，经过相关人员的审核后，方可借阅档案。

借阅期限一般为一个月，超过期限应及时归还。

二、档案管理责任划分：1. 物业公司或小区管理办公室负责档案的收集、整理和存储工作。

他们应定期检查档案的完整性和安全性，并负责档案的借阅管理。

2. 小区内设立档案管理员，负责具体的档案归档、更新和借阅工作。

应熟悉档案管理相关的工作流程，保证档案管理的规范性。

3. 业主也有一定的责任和义务，应提供真实、准确的个人信息，并在个人信息有变动时及时通知物业公司或小区管理办公室，以便更新档案。

三、档案管理注意事项：1. 档案信息的保密性：档案包含业主的个人信息以及购房合同等重要资料，应注意保护业主的隐私，严禁随意泄露或外传档案信息。

2. 档案信息的准确性：在档案整理和更新过程中，应严格按照业主提供的材料进行整理和更新，确保档案信息的准确性和完整性。

3. 档案的定期审核：物业公司或小区管理办公室应定期对档案进行审核，发现问题及时进行整改和更新，确保档案管理工作的规范性和高效性。

四、档案管理的意义：1. 便于小区管理：通过合理的档案管理，能够及时了解小区业主的基本情况，制定相应的管理措施，提高小区管理的科学性。

物业业主档案管理制度

物业业主档案管理制度物业业主档案管理制度是指为了规范物业管理工作，确保物业业主信息的真实、准确和保密性，方便物业管理人员进行业主服务和管理工作所制定的一套文件。

下面是一个关于物业业主档案管理制度的参考内容：一、总则1.1 目的本制度的目的是为了规范物业业主档案管理工作，确保业主档案的完整性、准确性和保密性，提高物业管理工作效率和服务质量。

1.2 适用范围本制度适用于物业管理公司所有管理的小区或物业项目，包括住宅小区、商业物业、写字楼等。

二、档案建立与更新2.1 档案建立2.1.1 每一个业主在办理入住手续时，物业管理公司应当建立相应的业主档案。

2.1.2 业主档案包括业主基本信息、房产证复印件、身份证复印件、联系方式、家庭成员信息等内容。

2.2 档案更新2.2.1 当业主信息发生变动时，物业管理公司应及时更新相应业主档案。

2.2.2 业主迁出或其他情况解除与小区或项目的关系时，应将其档案进行归档处理。

三、档案管理与保存3.1 档案分类3.1.1 按小区或项目进行分类管理，每个小区或项目设立相应的档案库，并进行编号管理。

3.1.2 业主档案应按照入住时间顺序进行归档，确保档案可追溯。

3.2 档案管理3.2.1 档案管理人员应负责对业主档案的存档、归档和借阅管理，并保持档案的完整性和安全性。

3.2.2 借阅档案需要填写借阅申请表，并经过相关主管人员审核才可借阅，并在借阅期限内归还。

3.3 档案保存3.3.1 档案保存应当采用专门的存档室或仓库，并防止灾害、盗窃等事件对档案的损害。

3.3.2 档案保存应按照相关法律法规的要求进行，并定期进行备份和归档，确保档案的安全性和可持续性保存。

四、档案查阅与使用4.1 档案查阅4.1.1 业主有权通过书面申请方式查阅自己的档案，并在规定时间内提供相关支持和服务。

4.1.2 除业主本人外，其他人员查阅档案需要经过合法合规的申请和审核程序。

4.2 档案使用4.2.1 物业管理人员应在业主同意的情况下使用业主档案，且仅限于为业主提供相应的服务和管理工作。

业主大会档案管理制度

第一章总则第一条为加强业主大会档案管理，确保业主大会档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区业主大会档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条业主大会档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）真实准确，完整可靠；（四）安全保密，方便利用。

第二章档案收集与整理第四条业主大会档案的收集范围：（一）业主大会、业主委员会会议记录；（二）业主大会、业主委员会决定事项；（三）物业管理公约、业主大会议事规则；（四）物业管理服务合同；（五）物业服务企业资质证书、营业执照等；（六）小区设施设备清单、维修保养记录；（七）业主投诉、意见和建议处理记录；（八）其他与业主大会、业主委员会工作相关的文件和资料。

第五条档案收集要求：（一）档案收集应做到及时、全面、准确；（二）收集的档案应具有法律效力，符合相关规定；（三）档案收集应采取纸质和电子两种形式并存。

第六条档案整理要求：（一）档案整理应遵循《中华人民共和国档案法》及国家档案行政管理部门的规定；（二）档案整理应按照档案的种类、时间、内容等进行分类；（三）档案整理应确保档案的完整、准确、安全和便于查阅。

第三章档案保管第七条业主大会档案保管责任：（一）档案管理员负责档案的日常保管工作；（二）档案管理员应具备档案管理专业知识，熟悉档案保管要求；（三）档案管理员应定期对档案进行检查、维护和保养。

第八条档案保管要求：（一）档案应存放在符合国家档案管理标准的档案室；（二）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光等条件；（三）档案应按照分类、时间、编号等进行有序存放；（四）档案应定期进行消毒、除虫、防霉处理；（五）档案管理员应定期对档案进行清理、整理和归档。

第四章档案利用第九条业主大会档案的利用原则：（一）档案利用应遵循真实性、准确性、完整性和保密性原则；（二）档案利用应严格按照档案管理权限和程序进行；（三）档案利用应确保档案的完整性和安全性。

业主档案资料管理流程

业主档案资料管理流程程序1.进行产权备案工作建立客户档案：当业主或是使用人入住后，应及时建立他们的档案资料，客户档案的内容一般包括业主或使用人的姓名、家庭成员情况、工作单位、平时联系电话或地址、紧急联系电话或地址、交纳物业服务费情况、物业的使用或维修养护情况。

2.客户档案的管理A.资料归档管理①归档按照资料本身内在规律、联系进行科学地分类和保存，重要资料的接受必须指定负责人验收，完善交接手续后立卷归档。

②客户档案资料包括：载体-----纸张、磁带、胶片等；信息记录在载体上-----手写记录、复印件、录音、射影、录像等；表达方式-----文字、图像、声音等；形成与内容的结合方式-----图、档、卡、册、表、计算机软件、声像材料等。

B.档案使用管理①采用先进的检索软件，建立电脑网络系统，充分发挥档案的储存和使用价值。

②对借阅重要的资料，如原始文件、合同等，必须严格管理，按档案的不同密级程度由单位负责人批准后方可借阅，并办理手续。

③建立目录方便查询。

所有的文件进行分类、分册建立目录，实行电脑管理存档方便和检索方便。

C.档案的作用①凭证作用；物业管理过程中形成的档案是物业管理活动的真实的原始记录，真凭实据，具有法律凭证作用。

②参考作用；对人们查考过去的情况，总结经验教训，摸清管理规律，对物业管理过程进行研究，具有重要的参考作用。

③指导作用。

客服部其他工作流程1.费用收缴流程程序A.应收费用：1)财务部每月初负责打印当月《缴费通知单》。

2)区域管家根据《缴费通知单》，进行帐目核对，以保证其正确性。

3)核对完毕后开始发放《缴费通知单》，根据业主需求发放方式有如下：放入信箱内、电话通知、传真、挂号信。

4)业主对费用有异议的，区域管家需向业主解释费用构成，对于费用收缴存在问题的，应到财务部核实直至无误。

5)业主当时缴费，区域管家应按缴费单收取，交回财务后为业主送回收据或发票。

6)需外单位取费的，由各区域客家联系好取费时间、地点、联系人、电话。

物业服务业主档案管理程序

物业服务业主档案管理程序档案管理规定要求：1、业主的档案应存放在放火、防潮、防虫的专用档案柜中，设专人管理。

2、按公司规定制作档案目录，资料要进行登记，并在档案柜上标明存放类别，编制全行记录，以便于管理、借阅。

3、遵守公司保密制度，做好档案流失的防护工作。

防止泄密文件的发生，为业主资料保密，不得泄露业主档案中的任何资料。

（如业主电话、家庭位置、工作单位等。

）4、不得私自给他人复印或借阅业主档案、公司文件、内部资料。

5、任何人调用业主档案、内部资料必须有部门主管批准，并作好登记签字。

6、借阅档案，必须履行登记手续。

不得私自将业主档案借阅于他人。

如工作需要必须经部门主管批准，做好登记方可借阅。

7、调阅和借阅档案者必须妥善保管，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案资料完整无损，否则追究当事人责任。

8、借出的资料，因保管不慎丢失时要及时追查，并报告上级领导。

9、对业主档案每月校对一次，发现缺失，必须上报，不得隐瞒。

业主档案管理工作程序：1、业主档案的存放(重要档案)：A、对业主档案的管理；客服部要对所有入住资料、装修资料及服务资料按顺序整理，并装订成册，封装在档案袋内。

B、对档案袋封面要有明显的房间编号，档案袋正反面要有<<业主资料借阅登记表>>及<<业主档案目录>>。

C、将整理好的档案存放在公司统一的档案柜中保存，相关人员经授权后方可查阅，业主信息不得外泄。

2、业主档案的建立：A、业主档案包括入住资料、装修资料及服务资料；①业主入住资料应包括入住通知书、业主资料卡、业主身份证件及入住时所签署的各种协议、合同及业主公约、入住交费资料等。

②装修资料包括装修合同、装修队的资质证明、装修工人的身份证明、装修协议书、装修治安管理协议书、装修管理规定、消防协议及验收资料等。

③服务资料包括日常报修服务单、返修服务单、投诉单等。

B、对于业主档案中的入住资料，应在业主入住完成后，进行归类，放入业主档案内。