一线主管如何管理时间

一线主管如何管理时间

一、时间效率管理的现状与误区

在时间效率管理问题上，中国人有以下两个缺点：

1.缺乏时间观念

中国人的传统是重视生命、乐于理财，却往往缺乏时间观念。经研究调查表明，人们所处的地区越发达，人们的时间观念就越强。随着改革开放的深入，在东部沿海等很多经济发达地区，缺乏时间观念的情况已经得到很大改观。

2.缺乏效能概念

人们的时间观念增强往往只停留在效率层面上，不能达到效能层面。高效率是指办事速度快，而高效能则不仅要求速度，还要求在单位时间内获得价值和回报，即速度快、方向对、效果好、效益高。这是很多经济发达地区至今没有重视的问题。

二、时间管理的4个发展历程

时间管理大致经历了以下四个阶段：

1.备忘录

在这个阶段中，人们是将需要做的所有事情都记录下来，每完成一件就划去一件。

2.工作计划

在这个阶段中，人们在完成每件事情之前，都要分配、安排一个预定的时间段，设计每个时间段内需要完成的工作，最终以时间表的形式表现出来。

3.排列优先顺序以追求效率

在这个阶段中，由于需要完成的工作越来越多，在规定时间内可能无法全部完成，或者由于工作太多，需要理清，这时就需要按照轻重缓急，对工作任务进行时间排序，以提高工作效率。

4.以价值性和重要性为导向

在这个阶段中，一切以价值性和重要性为评判标准，优先做创造生产力和价值多的工作，相反的工作则尽量少做，甚至完全不做。

三、时间管理的13法则

1.排列优先顺序

四象限时间管理

在分配工作时，可以假设有“重要”和“紧急”两根轴，以此形成一个坐标系，这个坐标系分为A、B、C、D四个象限，分别代表不同级别的待分配工作：A为既紧急又重要的工作，也就是通常所说的突发事件；B为重要但不紧急的工作；C为紧急但不重要的工作；D为既不重要又不紧急的工作。



要点提示

四象限法中各象限工作的特性：

① A类工作：既重要又紧急；

② B类工作：重要但不紧急；

③ C类工作：紧急但不重要；

④ D类工作：不重要不紧急。



在这此种工作中，突发事件A应当优先处理，D可以延后处理，甚至不去处理，难点在于B和C哪个应该优先处理。如果B工作一直没有完成，时间久了就会变成突发事件A；如果C工作一直没有完成，则一般不会变为A工作，因为它虽然紧急，但是不够重要，即使会有损失，也不会造成太大的影响。因此，如果在一定时间内只能完成B和C的其中一个，则应当选择首先完成B，不要为C耗费太多时间和精力。

有人认为，从理论上可以先处理完C，再来处理B，这样就能两全其美。然而在实践中却是行不通的，因为C往往是无穷无尽的，不可能一次性处理完。而人的精力是有限的，当有限的精力陷入无穷无尽的C之中时，就必然没有时间完成B，从而将大部分时间用在不能获得高效益的工作当中。



【名词解释】

帕金森定律

帕金森定律是指要给事情，哪怕是小事也要设定完成期限，否则事情会像橡皮筋一样拉得很长，没完没了。这也被成为“爆米花”定律，意为很少的米能膨胀成一箩筐的爆米花，主要指工作的业务会被扩大、膨胀，充斥在主管的工作时间内，使其迷失方向，陷于杂物丛林之中。



时间分配比例

在实际的工作时间分配中，对这四类工作应该控制在图1所示的比例上：




图1 时间分配比例表



对于既紧急又重要的突发事件，需要安排20%—25%的时间，且一定要控制在25%以下；对于重要但不紧急的事件，需要安排65%—80%的时间，也就是将绝大部分时间花费在这类工作上，把重要但不紧急的工作当作既紧急又重要的工作去做；对于紧急但不重要的工作，需要花费15%的时间处理；对于既不紧急又不重要的工作，则要花费1%甚至更少的时间去做。

2.艾森豪威尔原则

对于各类工作，管理者应当如何区别对待呢？美国的艾森豪威尔将军提供一个原则，如图2所示：




图2 艾森豪威尔原则



对于既重要又紧急的突发事件，管理者亲自、立刻处理；对于重要而不紧急的工作，则要管理者本人花最多的时间进行战略规划；对于紧急而不重要的工作，管理者要减少花费的时间，也可酌情委托给下属处理；对于不紧急也不重要的工作，管理者可以选择不处理。

3.艾维·李十分钟六件事效率法

具体操作

美国著名效率管理专家艾维·李提出了十分钟六件事效率法，具体操作方式如下：

第一，用前五分钟列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情；

第二，用后五分钟将这六件事情按重要程度排序；

第三，上班后先做1号，完成之后再做2号，以此顺延直至下班。

效率法的目的是保持每分每秒都在做最有生产力、重要性最大的事情。

黄金三问

每位主管在遇到具体事务时都要问自己三个问题，即“黄金三问”：

第一，此事价值是不是很大？真的很重要吗？

第二，如果价值很大，是否需要亲自做，能否请别人代劳？

第三，价值高又必须亲自做的事情，如果不做，是否会有重大影响？

4.时间管理的十条法则

时间就是金钱，效率就是生命，对于管理者来说，在有限的时间内为企业创造出尽

可能多的价值才是正确的方向。“昨天”是过期的支票，“明天”是期票，而“今天”是现金，只有不断地把握当下，创造价值，才能在时间管理方面成为一个合格的主管。

要管理好时间，就要遵循一定的法则：

第一，每一分、每一秒都做最有生产力的事；

第二，有效授权，带来轻松；

第三，用金钱换取时间；

第四，把重要的事情变成紧急的事情；

第五，要不断地行动；

第六，明确目标，制定计划，写成清单；

第七，设定完成期限；

第八，分秒不浪费，工作日志法；

第九，管理业余时间；

第十，专心致志，不虎头蛇尾。