外事接待案例分析

某单位经有关部门牵线，与某外商达成初步意向，欲共同投资，合作经营。

于是邀请外商来沪考察并具体洽谈，领导将任务交给办公室全权负责，办公室主任将三天的接待任务作了如下安排：
第一天上午，派王秘书驾车去机场接回两位外宾，安排到市内一个五星级宾馆住宿。

中午，全体党政领导出席欢迎宴会。

下午参观市容，重点参观浦东新区。

晚上，再次举行盛宴。

第二天，安排客人去苏州游览，共有五人陪同。

第三天上午，由党政领导和翻译组成的五人小组与外商洽谈，因时间有限，没有涉及具体事项，只达成初步协议。

领导表示将择日再邀请外商前来洽谈。

中午，全体领导出席欢送宴会。

下午，王秘书开车送客人去机场。

思考题：
1．此次外事活动安排是否达到了预期目的?为什么?
2．如果你是办公室主任，将怎样安排这次活动?请做一个详细的接待计划（计划要求详细，可操作性强，做合理想象）。

1、没有达到预期目的，该单位的目的是邀请外商来沪考察并具体洽谈，以此共同投资，合作经营。

但该安排最后的目标却是只达成初步协议，没有涉及具体事项。

2、首先知道是外事安排，其接待过程包括：接受任务、了解来宾、制订计划、
预订住宿、欢迎来宾、商议日程、礼节性拜访、宴请、正式会谈、签订协议书、
陪同参观游览、互赠礼品、欢送来宾、接待小结。

接受任务接待任务由办公室接受，外事部门协办了解来宾
来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次
序，还应注意国籍、民族、生活及风俗习惯等等，这些均可请对方事先提供。

外宾（2人）：
负责该项目的A经理
负责翻译的B秘书
我方公司（5人）：
单位的C总裁
党政D领导
负责该项目的E经理
负责翻译的王秘书
负责开车的F司机
制订计划
拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。

飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握。

日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。

第一天，派王秘书和司机去机场接回两位来宾，去之前注意交通状况，应选择交通不拥堵的地段迎回客人。

住地应当选择在环境优美安静的地段，以便使来宾在繁忙紧
张的活动之后得到适当的歇息。

中午，负责洽谈
的A经理可小设便宴（在离住址不远的五星级酒店）。

下午参观市容, 重点参
观浦东新区。

晚上，全体领导正式举行宴请。

第二天，由党政领导和翻译组成的五人小组与外商洽谈。

主要涉及具体事项的讨论，努力商榷共同投资，合作经营，。

第三天，上午由主要领导负责人、翻译组成的五人小组，根据外商的喜好带外商去上海著名的景点和娱乐场所。

中午，全体领导出席欢送宴会。

下午，王秘书开车送客
人去机场。

外宾来访期间的生活接待十分重要。

住房、坐车、生活起居，要尽量使其舒适、
方便、安全，饮食应当可口
关于饮食，应按外宾的习惯和爱好，尽量搞好。

还应按外宾习惯，在房间内准备
一些饮料、水果等，供其随时取用。

关于住宿，常年有外宾居住的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高
服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，而且要有优质的服务。

对客人要细致周到、体贴温馨，于细微处见精神。

接待工作的原则与要求：文明礼貌、负责、与人方便、讲求实效、按制度
办事
王秘书的具体事务补充：
1）迎宾时间要做到：要事先由双方约定、要在来宾启程前后，再次确认、要提前15分钟左右到达迎宾地点
2）迎宾人员的确认：使用接站牌、使用欢迎横幅、使用身份胸卡、自我介绍
3）A经理去客方下榻处进行礼节性拜访，秘书随同。

4）主方宴请客方，一般用固定席位的正宴、晚宴，不用酒会、自助餐等
5）双方主管进行正式会见或会谈，秘书应做好资料和物质准备，默契配合。

6）如双方达成协议并签订协议书，秘书应事先拟写协议书草稿，并安排好签约仪式。

7）秘书陪同外宾参观、游览，弘扬民族文化，指点大好河山，宣传建设新貌。

8）秘书准备礼品，要选有纪念意义但经济价值不过高的并登记在册，宾客再度来访时应
作交换。

9）以与欢迎来宾相应的规格及仪式欢送宾客（提前和对方秘书商定好给外宾预定机票）。

10）一般应作书面小结（不足与好的地方），立卷存档备查
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