公司离职管理办法

XX公司离职管理办法

1 离职管理的目的

离职管理是为了了解员工的离职原因，从而改善公司管理制度和出现的问题，及时有效的对离职员工进行跟踪，有利于公司建立离职员工信息库，尽最大可能发挥离职员工对公司的作用和贡献。

2 离职管理的适用范围

本办法适用于XX公司的全体员工。

3 离职管理的流程

从收到辞职申请报告开始，人力资源经理需要马上安排与辞职员工进行深入的面谈，了解员工的离职原因，并将原因归类，启动相应的员工离职管理程序。

4 离职管理的具体内容

4.1 离职面谈制度

4.1.1 离职面谈的目的

一方面是希望通过谈话挽留优秀的核心人才；另一方面是与那些无法挽留的离职员工了解离职的最真实原因，通过对员工的离职原因进行深入的分析了解，揭示企业经营管理中存在的问题，并采取行动解决问题，防止流失现有的员工和不断吸引更多优秀的人才，减少人事变动和减低员工的离职成本。

4.1.2 选择面谈人

在进行离职面谈前选定面谈人。一般而言，一般员工由人力资源部门负责实施离职面谈。对于核心员工，由于其所处地位在企业举足轻重，所以要根据实际情况和离职人员重要程度来选择面谈人，必要时候由管理人力资源业务的副总甚至公司总经理来进行。具体的安排需由人力资源部经理向最高管理者汇报后决定。公司另有规定的除外。

4.1.3 收集员工相关信息

选定面谈人后，就需人力资源部收集离职员工的相关信息作为面谈前的准备。信息收集分为三类，根据这三类信息对员工有一定的了解。第一类为离职员工的个人信息，包括职位信息、心理状况信息、阅历与经验信息、家庭背景信息、生活状况信息，这类信息可以通过员工档案、上级以及员工本人获得。第二类是指与员工有关的绩效和薪酬信息，包括所获得的荣誉和奖励信息、薪酬福利信息、绩效表现等内容，这类信息人力资源部有记录以及从上级主管那里获得；第三类是指员工离职信息，包括离职原因、离职后的目标单位、目标岗

位

，这类信息通过询问员工本人获得。当信息收集完毕后，整理交给面谈人，让面谈人在面谈前对离职员工有个全面了解，为挽留员工做准备。

4.1.4 面谈沟通过程

离职面谈对于不同的员工、时间以及原因要采取不同的沟通方式，正确的沟通方式对面谈的成功有很大的作用。离职面谈都是以挽留为主，如何离职态度坚决也要找出离职的真实原因。

可以从宏观上将主动离职原因分为两种，一种是突然受到某种不公正对待或者刺激产生的离职意愿，另外一种是思考已久的离职想法。针对突然决定的离职，应该适当的时机、适当的地点和员工一起共同冷静地权衡离职的得失，从而尽量使员工能够放弃原先的离职决定。另外，对于这类员工离职沟通的时机选择应该恰到好处。如果沟通过于急迫，可能加剧员工的抵触心理，从而使沟通功亏一篑；而过分拖延，也不利于提高沟通效果，可能沟通尚未启动，员工离职已经木已成舟，无可挽回。针对第二种，在面谈时对其离职动机进行全面的分析，从而来分析、判断员工离职是否与企业管理或者政策有关，从而排除未来员工管理的隐患；如果通过离职面谈发现了企业存在的问题，应及时补漏，避免诸如多米诺骨牌情况的产生。这类员工离职的决心很大，离职面谈最重要的是给员工留下良好的印象，体现公司对于其离职的重视程度。

4.1.5 面谈过程注意事项

第一，离职访谈最好以面对面的形式进行，如果无法进行面对面的离职访谈，也可以通过邮寄离职调查问卷或者电子邮件进行；

第二，在离职面谈的过程中，面谈人应多听少说。应给予离职人员合适的空间和足够的时间让他们放松的表达自己的想法；

第三，面谈人应多问一些类似“什么”、“如何”和“为什么”等开放式的问题，而不是用“是”或“否”就可以回答的封闭式的问题，除非你需要对某个观点加以确认。

第四，为了面谈有更好的效果，面谈人应准备好面谈的问题和主题，这样才能在有限的时间内获得想要的信息。

第五，离职人员有权自行决定是否参加离职面谈，公司不要强迫他们参加。如果有人拒绝参加离职面谈，可以提供离职调查问卷，但对方同样有权自行决定是否接受。

4.1.6 面谈反馈

当面谈人与离职人员面谈完毕后将面谈记录交给人力资源部人员，由人力资源部人员整理总结后上报人力资源部经理，经理反映给公司总经理及员工所在部门主管。对于由公司

制度不合理产生的离职，人力资源部与离职员工所在部门共同制定解决方案和改进建议，上报给总经理，由总经理审批实施。

另外，以半年为单位，定期统计各部门的离职率，公司应对离职率高的部门进行调查，找出原因，制定解决措施。对于一些关键员工的离职，公司应在员工离职三个月以后由人力资源部进行一次回访，了解他们的情况、困难、意见以及对公司的建议等。

通过与离职员工谈话，企业可以仔细分析离职群体，尤其是分析企业主动辞退人员以及以不适应理由辞职的员工，比如这些人员的特点是什么，群体特征是什么等等。这样，企业就会发现这个群体的问题所在，发现他们与企业不相融的原因，在以后的招聘过程中，就能较快剔除不适合公司工作的求职者。

4.2 离职原因的归类

著名人力资源咨询公司翰威特（Hewitt）对离职原因的调查结果进行整理发现，导致员工离职的关键要素集中体现在7个方面：

○1领导层：员工与领导层之间的互相信任程度；

○2工作任务：员工工作/任务的影响（获得认可），工作的挑战性及对工作的兴趣；

○3人际关系：与上司、同事、客户及下属等多维度人际关系的处理；

○4文化与目的：员工是否具有目的感以及强烈的组织价值；

○5生活质量：实际工作环境，工作与家庭生活之间的平衡；

○6成长机会：获得晋升、成长、训练和学习的机会；

○7全面薪酬：工资与经济性报酬、福利。

其中，3、4、5是属于员工个人层面的因素，1、2、6、7属于公司层面的因素，对于员工个人层面的因素，公司应尽量满足员工的要求，实在不能满足，则要与员工维持良好的关系。而公司层面的因素是我们需要关注的重点，因为了解公司方面的不足，继而改进，有利于避免同样的离职产生，这对公司留住人才非常重要。针对公司层面的因素，我们需要做的是：

（1）针对第一种原因对应的措施：领导应与下属定期沟通，注重对员工的授权，培养员工的信任感；

（2）针对第二种原因对应的措施：重新制定岗位说明书，增加一些工作复杂性和丰富性；（3）针对第六种原因对应的措施：根据公司的实际情况，合理改善公司的晋升制度，适当增加员工升职的可能性，以及根据员工的职业发展制定相应的培训体系，让员工都能在需要的时候得到培训。具体操作和制度制定再议。