职务说明书的制作方法PPT(1)

工作说明书范例
n 简单型 n 标准型 n 完整型
2020/12/16
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工作说明书制作练习
n 编制过程中请大家注意运用所学的知识 和方法
n 注意工作说明书的几项基本要求 n 时间：25分钟
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总结
n 回顾所学的内容 n 如何应用所学内容 n 对培训内容还有何问题
各项职能——砖瓦 材料/构件
关键职能——承担 负荷量最大的构件
关键职能应配置在 组织结构中心地位
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n 关如何键确职定能？由的企确业经定营战略决定
n 确定关键职能应思考三个问题：
？为达到企业战略目标，什么职能必须得 到出色履行，取得优异成绩
？什么职能履行不佳，会使企业遭受严重 损失，甚至危及企业生存
2、工作结果易于衡量/考核 3、避免任务重叠、交叉 4、有一定的深度和广度 5、相对稳定，避免频繁调整 6、避免资格要求过高，找
不到合适的人选
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工作分析
n 工作分析（职务分析）：是以工作为对 象，观察和分析其内容、责任、特征、 必要的资格条件等，将其结果载入工作 说明书（职位说明书），判断与其他工 作的性质差异的过程。
❖工作责任调查——风险控制责任、成本控制责任、 协调责任、指导监督责任、组织管理责任、工作结果 责任、决策范围
❖任职资格调查——最低学历要求、知识多样性、熟 练期、工作复杂性、工作经验、文字知识、数学知识、 工作灵活性、综合能力
2020/ห้องสมุดไป่ตู้2/16
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❖工作强度调查——工作压力、精力集中程度、体力 要求、创新与开拓、工作紧张程度、工作均衡性
人力规划 人员招聘及甄选 人员任用及配置 薪资调查 薪资结构 员工培训与发展 职业规划
工作评价 职位分类 绩效评估 目标管理计划 工作流程分析 组织研究
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工作说明书格式
n 依情况不同而异，基本由五大部分构成： ——职位基本资料 ——主要目的 ——工作描述 ——工作环境 ——任职资格
化为独立、可操作的具体业务 n 目的： 将各项职能具体化 可执行、可落实
如：生产、营销、财务 分解 具体业务 分派 不同部门/人来负责
为后续组织设计工作提供前提条件 部门划分和组合；纵向：集权、分权；横向： 协调方式选择；部门/岗位责任制；职务设计等
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心任务和责任
监督谁；此工作可晋升
工作活动内容：逐项说
的职位、可转换的职位
明工作活动内容；各活
以及可以升迁至此的职
动内容所占时间百分比； 位；与哪些职位发生关
活动内容权限；执行依
系
据
运用设备和信息说明
工作职责：
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任职资格
所需最低学历
兴趣爱好
过程框图
职能设计
基本职能 / 关键职能
职能分解
机构设置 工作设计 工作分析
工作规范
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职位说明书
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职能设计
n 什么是职能设计？ 对企业的经营和管理业务进行总体设计， 确定企业应当从事哪些生产经营活动和 管理业务，并规定其合理的结构比例。
n 职能设计是企业组织设计的第一道“工 序”思想是： 因事定机构 因机构配人员
基本资料——姓名、性别、年龄、职称、 部门、学历、职务、直属主管、职等、 职级、入职日期
工作时间调查——正常工作时间、休息 时间、加班时间、出差情况、工作均衡
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❖工作内容调查——工作目标、工作概要、工 作程度 工作事项、各事项占全部工作时间的百分比，工作权 限和结果
❖工作环境调查——工作环境舒适性、工作环境危险 性等
• 问卷设计要点
❖问卷应简短、填写起来简单、方便
❖调查项目应为具有操作性的具体问题 ❖用语规范、准确、通俗易懂，不能模棱两可
❖不能面面俱到，应突出重点
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•问卷形式
❖开放式问卷 ❖封闭式问卷 ❖开放式与封闭式相结合
？对体现企业经营宗旨具有重要价值的活 动是什么
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练习二
n 投资管理公司总部的关键职能？ n 你所在子公司的关键职能？ n 你所在部门的关键职能？
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n 职定能义：分将解基本（职能一、）关键职能逐步分解
工作环境分析
1. 工作的物理环境 2. 工作的安全环境 3. 人际与社会环境 4. 聘用备件
任职条件分析
1. 教育培训情况 2. 必备知识 3. 经 验 4. 心理素质
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工作分析设计
选择有代表性、典 型性的职位
确定工作分析项目 和调查方法
制订工作分析规范
职能分解（二）
n 基本要求 业务活动的独立性（举例）
不能把性质不同的业务活动混合为一项活动
业务活动的可操作性（举例） 避免重复和脱节（举例）
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职能分解（三）
n 职能分解的方法：逐级分解法 一级职能---基本职能设计列出的职能 二级职能---为完成一级职能必须开展的
几方面管理工作 三级职能---由二级职能分解的具体业务
活动 n 案例二：某公司职能分解示例
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组织结构设计
n 纵向组织结构设计 ——管理层次/幅度；集权/分权；
n 横向组织结构设计 ——部门/专业分工；横向协调方式；横 向制约机制
n 职责与权限设计
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职能设计的作用
n 使企业的战略任务和经营目标在管理组 织上得到落实
n 为企业管理组织的框架设计提供依据 管理组织的各个层次、部门、职务和岗
位，只是企业各项职能和业务的载体。
先有职能 才有结构
（不能先给病人吃药，后诊断病情）
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n 为管理活动提供信息——7W
n 工作分析技术是现代人力资源管理的基 本技术和核心技术
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工作分析术语
任务：为达到某一 特定目的所进行的 一项活动。
职责：一个人担负 的一项或多项任务 组成的活动。
职位：由特定人所 担负的一个或数个 职责组成，=岗位
2020/12/16
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房地产开发公司
n 项目前期 n 资金 n 设计 n 市场分析与营销策划 n 工程监理 n 销售
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练习一
n 写出你所在公司的基本职能
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关键职能设计
职能设计的内容
n 基本职能设计 n 关键职能设计 n 职能分解
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基本职能设计
n 目的：对 人、财、物、信息等经营资源 研、供、产、销等经营环节进行 系统、有效的管理。
n 参考国内、国外较先进同类企业 n 应考虑的权变因素：
环境 战略 技术 规模 n 案例一：
由任职人员填写经过特 别设计的调查问卷
并以文字、图表、图象
记录下来
方法选取：
访谈法：
三种调查方法各有利弊，
与任职人员面对面谈话 来收集信息和数据
根据实际情况选择使用。
（访谈问题举例）
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工作分析工具—职位问卷
n 职位问卷是收集工作信息的基本工具
n 职位问卷框架
所需培训时间/科目
从事本职工作和其 他相关工作的年限 和经验
个性特征：如情绪
稳定性、责任心、 外向/内向、支配性、 主动性等
一般能力：如计划、 协调、实施、组织、
职位所需的性别、 年龄特征
控制、领导、公关 体能：视力、听力、
等及需求程度
反应、耐力、体力
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工作：由一组主要职责 相似的职位所组成 工作=职务
工作簇：由两个或两个 以上的相似的工作组成。
职业：由不同时间内不 同组织中的相似工作组 成。
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工作分析的目标
组织管理 人力决策 聘用管理 绩效考核
人力资源开发 薪资管理 工作评价
•工作问卷实例分析
❖开放式问卷实例 ❖封闭式问卷实例
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工作说明书
n 又称职务说明书，是根据工作分析得到 的资料对工作的职务、条件以及责任的 描述做成的正式文件。它的目的是在某 些条件限制下确认工作的职责，并说明 工作的范围和内容。
n 工作说明书是人力资源管理中最为重要 的文件之一。
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工作说明书的重要性
n 阐明在公司内谁应该负责什么工作 n 有助于在职者了解该职位的责任 n 帮助管理阶层分析并改进公司的组织结
构 n 作为职位评价、薪资调查以及建立薪资
结构的基础
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工作说明书的用途
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职位基本资料
职位名称 直属主管 所属部门 工资等级 工资标准
所辖人数 工作性质 工作地点 职务分析日期 职务分析人
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工作描述
工作概要：用简练的语 工作结果：最好定量
言说明工作的性质、中 工作关系：受谁监督，
包括工作分析规范用语； 工作分析项目标准
选择信息来源：
包括：任职人、管理者、 客户、工作分析人员、 有关工作分析资料
选择工作分析人员
来源：顾问公司专家 培训内部人员
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工作调查方法
观察法：
问卷法：
运用感觉器官或其他工 具，观察特定对象的实 际工作动作和工作方式，
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工作分析项目（一）
一般资料分析
1. 工作名称： 2. 工作代码： 3. 工作地点：
工作实体分析
1. 主要目的 2. 工作任务分析 3. 工作责任分析 4. 督导与组织关系 5. 工作量分析
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工作分析项目（二）
工作环境
工作场所：室内/室 工作时间特性：正
外/其他特殊场所
常工作时间、加班
工作环境的危险性： 时间
发生可能性；伤害 工作的均衡性：是
程度；发生频率；
否忙闲不均及经常
原因
性程度
职业病：可能性/轻 重程度等
工作环境舒适程度： 温度、湿度、粉尘、 噪声等
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某投资管理公司基本职能
经营发展战略 财务（审计） 投资管理 资产运营管理
人力资源 行政办公 经营计划 公关与宣传
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建筑公司的基本职能
n 采购管理： n 设备管理： n 成本管理： n 施工管理： n 质量管理： n 安全管理：
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工作设计
方法：
1、事件流法：把相互密 切关联的事件或活动归 并在一起形成一个工作
2、归类法：把性质完全 相同或相似的活动归并 在一起，形成一个工作
3、目标分解法：把一个 部门职能的总体目标分 解为各个分目标，以分 目标为中心设定工作。
原则：
1、相对独立，避免工作关 系复杂化。
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议程
n 企业职能设计与职能分解 n 组织结构设计与工作设计 n 工作分析：目标/内容/程序/方法 n 职位说明书：重要性/用途/格式/编
制 n 案例解析与摹拟演练
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编制基本要求
内容可依据职务分 析目标加以调整， 可繁可简
可以用表格形式， 也可采用叙述型 （见范例）
使用浅显易懂的文 字，用语要明确， 不要模棱两可
2020/12/16
评分等级的设定也 要依实际情况尽可 能准确
职位说明书应运用 统一的格式，注意 整体协调，做到美 观大方
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