凭证管理基础知识

第六章凭证管理一、基本规定凭证包括有价单证、重要空白凭证和一般凭证，重要空白凭证根据是否进行控号管理又分为控号重要空白凭证、非控号重要空白凭证。

（控号重要空白凭证的参数由总行维护，全行统一版本的非控号重要空白凭证的参数由总行维护（200－01至50），非全行统一版本的非控号重要空白凭证的参数由各分支行维护（200－51至99）。

对有价单证、控号重要空白凭证，其出入库、领用、签发（发行）、出售、付款（兑付）实行严格的控、销号管理。

柜员之间可直接通过交易进行凭证的调拨，但柜员只能作调出交易，不可作调入交易。

凭证核算到份（张），一份（张）记“1元”。

出售重要单证时，通过手工录入或系统计算可联动收取费用。

柜员领用的或客户领购的有价单证、重要空白凭证，系统将其归属到该柜员或该客户名下，柜员、客户只能使用自己名下的重要单证，其他柜员或其他客户不得使用。

对客户挂失的重要单证和协防的重要单证，系统通过交易登记单证号码以备查控制。

系统可以控制、提示客户名下的重要空白凭证数量；超过一定数量，系统提醒柜员在出售时予以关注。

柜员根据客户需要可按份零售重要空白凭证。

本章所介绍的各种凭证交易仅适用于有价单证和控号重要空白凭证，对于非控号重要空白凭证使用（1120－表外收付）交易处理。

信用卡业务凭证管理请参阅相关部分。

二、总行凭证管理（一）凭证入库总行凭证管理员根据印制厂家填制的一式二联“商行委托印制的空白重要凭证清单”，认真核对空白重要凭证的种类和数量无误后，空白重要凭证入库保管。

第一联送总行会计部门，第二联留存，凭以登记“空白重要凭证保管使用登记簿”。

总行会计部门使用（2400－重要单证调拨）交易，功能选择“0－正常”、调拨类型选择“1－机构入库”、调拨来源选择“7－厂家”、对方机构号“－000”，输入凭证种类和凭证号码后提交系统处理，交易成功并打印表外收入传票。

表外收入传票参与柜员日结，“商行委托印制的空白重要凭证清单”第一联作有关表外科目收入凭证或附件。

会计分录为：收：6281或6271的相关科目（机构库）（二）凭证出库各支行向总行领用重要单证，须填制重要凭证领用书一式三联，并在第一联上加盖预留总行印鉴以及在备注栏注明各支行凭证入库员的柜员号，向管证员领取凭证；总行管证员将重要凭证领用书第一联送总行清算中心。

总行清算中心使用（2400－重要单证调拨）交易，功能选择0－正常、调拨类型选择2－机构间调拨、调拨来源选择1－总行、对方柜员号输入重要凭证领用书上注明的柜员号，输入凭证种类和凭证号码后提交系统处理，交易成功并打印表外付出传票。

表外付出传票参与柜员日结，重要凭证领用书作付出传票附件。

会计分录为：付： 6281、6271等相关科目（机构库）注意事项：1）凭证出库（或冲正）成功后，系统将自动生成信息广播通知凭证领用机构的柜员，柜员可以使用（0009－信息广播）交易查询信息情况并进行交易处理。

2）总行入库的凭证只对仍在总行库存中的凭证号码进行判断是否重复，无法对已被各支行领用或使用的凭证号码进行判断。

3）实行号码管理的凭证，使用相关交易如（2400—重要单证调拨）、（2410—凭证出售）、（2401－重要单证作废上缴/销毁）等记账发生错误时，不可使用 (1106－当日抹账) 交易冲账，可作原交易，在“功能”栏中选择冲账，提交后系统即可将原记录以红字抹去。

4）对机构库中凭证进行隔日冲账时，仍使用(2400—重要凭证入库) 交易，“冲补标志”中选择冲账。

必须按在库中的每一条记录进行冲正。

领入的凭证未出库或被柜员领用时，调出机构同入库时的调出机构号。

领入的凭证已被部分出库或柜员领用后，则调出机构为出库时的调入机构号。

2400交易机构调拨：提交后提示打印通知书和表外付出传票：三、支行凭证管理（一）凭证入库1、从总行领用或其他支行调入重要凭证：填制重要凭证领用书一式三联，并在第一联上加盖预留印鉴并注明入库柜员号，传递到调出行，根据调出行盖章退回的第三联领用书核对数量、号码是否相符。

从印刷厂或其他渠道调入凭证：应填制重要凭证入库单一式三联，并核对数量、号码是否相符。

2、凭证入库柜员使用(2400—重要单证调拨) 交易，输入有关要素，对方机构号一栏输入总行清算中心的地区号－08或调出分行的地区号（支行为机构号），如果是从其他渠道调入，则输入“000”，系统联动打印表外收入凭证，柜员加盖转讫章和私章,会计分录为:收： 6281相关科目重要空白凭证（机构尾箱）注意事项：1）实行号码管理的凭证，使用相关交易如（2400—重要单证调拨）、（2410—凭证出售）、（2401－重要单证作废上缴/销毁）等记账发生错误时，不可使用 (1106－当日抹账) 交易冲账，可作原交易，在“功能”栏中选择冲账，提交后系统即可将原记录以红字抹去。

2）对机构库中凭证进行隔日冲账时，仍使用(2400—重要凭证入库) 交易，“冲补标志”中选择冲账。

必须按在库中的每一条记录进行冲正。

领入的凭证未出库或被柜员领用时，调出机构同入库时的调出机构号。

领入的凭证已被部分出库或柜员领用后，则调出机构为出库时的调入机构号。

3）凭证的调拨，必须遵守“调出机构先作出库交易，调入机构后作入库交易”的原则，否则入库交易不成功。

（二）凭证出库比照调拨凭证手续办理。

四、柜员凭证管理（一）柜员领用凭证1、柜员发现自己尾箱中的凭证不足需向支行领用时,填写一式三联重要凭证领用书并加盖私章，交管库员。

2、管库员审核领用书无误后，填写凭证号码，加盖业务公章和私章，并交付凭证。

3、柜员根据领用书核对凭证无误后，使用(2400—重要单证调拨) 交易输入凭证要素，提交后，系统联动打印表外收入、付出凭证，柜员加盖转讫章、私章。

会计分录为：收：表外科目628101重要空白凭证（柜员尾箱）付：表外科目628101重要空白凭证（机构尾箱）4、领用书第一联作为表外付出凭证的附件，第三联作为表外收入凭证的附件，第二联由管库员专夹保管作为重要空白凭证登记簿的备查资料。

注意事项：柜员之间的重要空白凭证可以通过(2400—重要单证调拨)交易进行调剂，调拨后归入自己名下方可使用，但柜员只能作调出交易，不可作调入交易。

（二）柜员出售凭证1、柜员接到客户提交的一式四联空白凭证领用单，并审核凭证要素(是否套写、凭证日期、凭证印鉴与银行预留印鉴是否相符等)。

2、柜员审核无误后使用 (2410—凭证出售) 交易，输入凭证要素及手续费、工本费、邮电费等相关费用，提交系统处理，联动打印表外付出凭证，选择是否打印相关收费凭证，会计分录为：借：2101 单位活期存款贷：5102 中间业务收入（相应的结算业务收入子目）贷：5501080001 凭证工本费付：表外科目628101重要空白凭证(柜员尾箱)3、空白凭证领用单第一、二联作为借、贷方凭证参与日结，第三联作为表外付出凭证的附件，第四联加盖转讫章，与凭证一起交付给客户。

（三）柜员上缴凭证将尾箱中的重要空白凭证上缴到机构库，柜员填写一式三联重要凭证入库单，加盖转讫章及私章，使用（2400－重要单证的调拨）交易，会计分录为：付：628101或627101等有关科目(柜员尾箱)收： 628101或627101等有关科目（机构库）（四）客户支票注销1、柜员在接到客户销户或作废缴回的空白支票时，在缴回的支票上剪角或加盖作废章。

2、使用(2412—客户凭证缴回处理) 交易，输入各要素，提交系统处理。

会计分录：收入：6282待销毁重要空白凭证—机构待销毁户。

3、打印输出客户缴回凭证清单一式两联，一联给客户作回单，另一联作表外记账凭证附件）。

注意事项：注销的支票号码不连续时需分次输入。

（五）客户重要凭证查询1、柜员在受理客户提交的支票时，审核凭证要素后，若需审核凭证合法性（是否为该客户所有凭证），可使用（2442—根据账号查询凭证）交易输入有关要素，提交系统处理，柜员根据系统显示的信息进行判断。

2、当柜员需要了解某一客户账户下的凭证状况时，可以使用（2411—客户凭证状态查询）交易，输入有关要素（注：单证起始序号可输入“00000000”）提交系统处理，系统将显示该账号下的凭证状况。

注意事项：这两个交易的区别，2442交易只能查询某一帐户下指定的某种凭证的情况，包括该指定凭证的凭证号，状态等，可以查询客户账开户时对应的银行卡、存折编号，而2411交易可以查询某帐户下各类凭证的总体数量和状态。

六、重要单证的作废上缴待销毁/销毁（2401－重要单证作废上缴/待销毁）交易主要处理重要单证的上缴待销毁（含柜员上缴给营业机构、营业机构上缴给上级管理机构）、以及管理机构对作废重要单证的集中销毁。

经系统处理后，相关单证在系统中的状态和归属加以标识，须业务主管授权。

会计分录为：（一）柜员上缴待销毁凭证给营业机构付：6281重要空白凭证（或6271 有价单证）－柜员库存未用户收：6282 待销毁重要空白凭证（或6272 待销毁有价单证）－机构待销毁户（二）营业机构上缴给上级管理机构付：6282 待销毁重要空白凭证（或6272 待销毁有价单证）－机构待销毁户（三）上级管理机构收入待销毁收：6282 待销毁重要空白凭证（或6272 待销毁有价单证）－机构待销毁户（四）上级管理机构集中销毁重要单证付：6282 待销毁重要空白凭证（或6272 待销毁有价单证）－机构待销毁户七、票据凭证监控（一）票据的挂失柜员接到客户提交的票据挂失止付通知书，按规定程序审核有关内容（是否符合票据法规定可以办理挂失止付的票据，该票据是否已支付）后送主管审批。

对于支票的挂失，使用（1683-挂失解挂）交易选择凭证挂失；对汇票、本票的挂失，使用（2413-本票/汇票止付）交易选择挂失止付。

注意事项：1）如果在12天内未接到法院的公示催告，则从第13天系统对该票据自动解挂。

2）对（1683-挂失解挂）交易挂失的支票，系统修改该支票状态为“挂失”，付款行使用相关交易付款时，系统可自动提示“该支票已挂失”并不予付款。

3）对（6008－本票/汇票止付）交易挂失的汇票、本票，系统建立汇票、本票挂失记录，并可由全行各机构共享。

柜员对汇票、本票付款前，应使用（6008－本票/汇票止付）交易查询该票据的挂失记录，确定该票据是否已止付。

（二）票据的解挂柜员接到客户提交的票据解挂通知书，与原挂失止付通知书核对后送主管审批。

对于支票的解挂，柜员使用（1683-挂失解挂）交易；对于汇票、本票的解挂，出票行使用（6008-本票/汇票止付）交易选择止付解除。

注意事项：1）对（1683-挂失解挂）交易解挂的支票，系统修改该支票状态为“正常”，付款行使用相关交易付款时系统解除对该票据的监控。

2）对（6008－本票/汇票止付）交易解挂的汇票、本票，系统删除该票据的挂失记录，并可由全行各机构共享。