公司行文规范 (含发文通知、全套文控表格)

X-X-X-X-X-X-有限公司

X-X- 字[2018] 001号

关于发布《公司标准行文规范》的通知

公司各部门：

为规范公司各类通知、通告、制度、决议等行政公文的拟定、批准和发布，强化各部门公文处理的标准化、规范化、制度化，有利于公司更好的实施管理、处理公务、沟通信息、联系事务和传达公司决策，确保政策指令畅通，确保各项工作的落实。根据母公司Y-Y-Y-Y-Y-有限公司的相关制度结合公司的实际情况，经总经理办公会研究决定制定《公司标准行文规范》。

望公司各部门组织相关人员学习，掌握行政公文的拟定和发布的基本要求和流程，提高日常的行文工作效率。

附件：《公司标准行文规范》（共9页）

X-X-X-X-X-X-科技有限公司

二〇一八年十月二十三日

主题词：行文规范通知密级：一般签发：xxx

主送部门：公司各部门

抄送部门：

发文部门：行政部校对：印发分数：10份

附件：

公司标准行文规范

1、目的

为规范公司各类通知、通告、制度、决议等行政公文的拟定、批准和发布，强化各部门公文处理的标准化、规范化、制度化，有利于公司更好的实施管理、处理公务、沟通信息、联系事务和传达公司决策，确保政策指令畅通，确保各项工作的落实，制定本规范。

2、范围

本规范适用于公司各种规章制度、及对内对外发文的编制格式（包括：标题、正文、落款、附录）、审核、批准、发放、归档等文件管理要求。

3、职责

3.1 公司行政部负责文件的归口和管理，为内部行文统一编号、打印、发放和归档。

3.2 各部门领导负责组织本部门行文的拟定。

3.3 各部门分管领导负责本部门对内、对外行文的审核。

3.4 总经理负责对内、对外行文的签批。

4. 行文分类

公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。

4.1各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；

4.2 公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等；

4.3 公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

5、行文定义

5.1 规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；

5.2请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；

5.3 报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；

5.4 通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；

5.5 通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；

5.6 通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；

5.7 决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；

5.8 决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；

5.9 函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；

5.10 会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；

5.11 说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；

6、行文格式

6.1 正文内容

（1）公司统一文字排版上边距为2.5cm,下边距为2.2cm，左右边距为2.4cm，表格排版上下左右边距为2cm；

（2）文字版头标题为黑体加黑、小二号字体、居中，正文为仿宋、四号或小四号字体；表格版标题为宋体加黑、二号字体，表内文字为宋体、五号字体；

（3）文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；

（4）文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体；

6.2 页眉页脚：

对内行文首页页眉第一行“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”等线加粗、50号字体并居中，单倍行距段前断后0.5行；第二行“X-X- 字 [年号] XX号”仿宋-小三号（序号为Times New Roman）加粗；

次页眉靠左“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”，“文件名称”居中，“文件编号”靠右(编号格式见本规定或附录一)；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；

对外行文页眉靠右“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”；页脚同对内行文；

6.3 落款

为四号或小四、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；

6.4 附件

发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；

7、行文要素

7.1 标准发文即为红头文件的形式，除第六条的各项外，包括发文部门、秘密等级、

紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：

●文件按密级分为“普通”、“秘密”、“机密”三级；普通指在工作当中随时让员工可以借阅、查看、了解的文件资料；秘密指在一定的时间和范围内，需加以限制、保护，避免外界知悉的保密性文件资料；机密指关系到公司的利益，依照公司的规定，在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料；

●涉及公司保密的文件应当标明密级，其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；

●文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；

●发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：XXXX[20XX]XX号（字体：宋体；字号：5号，其他符号：用Times New Roman体，5号）各部门发布公文时，应向行政部申请文件编号；

2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；

3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页页脚居中。

7、发文管理

7.1 发文按照编制→审核→批准→发放/存档→学习与执行→作废的程序进行管理。

7.2 文件编制、审核、批准流程：

制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政部发布；

通知、通报、通告、决议、决定→行政部编制→主管领导审批→行政部发放；

会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政部存档。

7.3 公司内部行文，各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；

7.4 对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；

7.5 公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁；

8、其他注意事项

8.1 所拟稿件的密级等级（见公司保密制度），应先通报总经理进行初步定级；

8.2 公文在讨论期间需要打印时，均应先用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公