物业公司物料申购管理规程

物业公司物料申购管理规程

为保证物业项目设备维修保养，日常办公事务及保洁工作的物资需要，提高采购工作的质量管理，物业公司需制定采购管理规程。极致小编从以下几个方面为大家阐述一下物料申购管理规程。

一、物料申购范围：各部门工作所需的办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品及工程所需的配件材料和印制表格标牌等。

二、职责划分：采购员负责对各类物资的采购工作，财务部派专人负责需采购物资的复审工作。

三、申购程序：

1、根据各部门月请购所需常规或急购物资填列的请购单的品名、数量、规格、型号等,及时与相关的业务单位联系,落实物资和价格后,反馈采供部主管初审后,报大厦财务部复审,再呈大厦总经理批示后及时组织物品的购入,物资到位后,及时通知有关部门领用。

2、对急购物品,要按使用部门要求的时间及时采购.(特殊情况先购后批),确保大厦设备的正常运转。

3、对一些规格、型号强的特殊配件和购买,可请示工程部经理,委派工程技术人员共同外出购买, 以便确认规格、型号、鉴别质量。

4、严格按照《合格分供方名册》选择采购渠道,不得擅自变更。

5、对一些单一品种物资的选择,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则,签订供物意向，以保证长期稳定的关系。

6、对常规物品尽可能参照周期使用需求量,做到计划购买,防止库存积压。

7、对一些大宗物资要索取“三包”手续,签订三包条款以保证包修退换的执行,必要时留10%尾款。

8、对大宗物资的采购,必须由二人操作,从询价到落实,从质量到价格均由二人共同负责。

9、采购员要负责对物资使用随时回访,了解物资的使用情况,质量是否合格、优良,如发现质量问题,及时与分供方联系退换,对确不守信誉、质量无保证的渠道,不再合作。

10、为提高资金利用率,便于质量低劣物品的退换,对采购的物品尽可能采取延期付款的方式来制约。

11、库管员要对物资质量把关，对不合格物品的退换起监督作用。

12、采购员要及时报帐，核销物品采买的手续，不许拖拉压票影响财务部结帐。

13、对采购工作要有高度的责任感和事业心,对所分配的采买任务要认真负责、吃苦耐劳，提高工作效率,当日的工作当日完成,不拖拉,不借外出购物办私事,否则一经发现严肃处理。

14、采购员要刻苦钻研有关业务知识,全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等,分析掌握市场行情,做到心中有数、业务熟练。

15、采购员要认真填报《物资结算统计表》。

16、树立敬业爱岗精神,遵守财经纪律,对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责。

17、杜绝损公肥私、中饱私囊,对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误、经济损失者,由当事人悉赔,并处于二倍罚款,同时申报人事部立即开除。

四、监督执行：部门经理监督执行。随时跟进并询问采购工作的进展程度。

为了规范物资申购的流程，保证公司物资采购、供给有效的实施，同时对公司内部员工的行为规范进行有效的监督，采用信息化的手段进行规范化、精细化的管理，可以有效的避免物资的铺张浪费，资源的分配不均等问题。比如极致物料管理系统：工器具模块通过设定物料的基本属性，实现对工器具类物料进行工器具登记、工器具领用、工器具借用、工器具更换、工器具报损、工器具归还的过程管理，并提供实时查询工器具的归属、库存等功能。采购管理模块是针对物业服务公司管理的物业项目多、物料规格相近和物料需求周期相对固定等特性而设计的，能够与仓库管理、应收应付管理等功能模块组成集中采购解决方案。物业服务公司可以根据采购的特性将采购计划分为计划内采购、计划外采购和临时性采购，根据采购计划类型实现“统议统购”、“统议分购”、“分议分购”等多种集中式采购管理模式。满足物业服务公司的多种个性化选择。