秘书沟通实务

（五）身体接触
1．握手。

在见面之初、告别之际、慰问他人、表示感激、略表歉意等时候，应和对方握手。

握手时，双方伸出手来的先后顺序应为“尊者在先”、“女士优先”。

握手时，一般握上3到5秒钟即可。

握手这种身体语言能告诉对方你对他以及对自己的看法。

一般来说：
（1）无力的握手显示自己很虚弱，或者是对握手的另一方不感兴趣；
（2）有力的握手则显示出自己性格坚强，或显露出强烈的热情和好感。

（3）如果你想让热情更强烈一些，握手时可把左手放到对方的右手背上。

当然，这一般只适用于和较亲密的朋友或地位比你低的人握手时。

2．拥抱。

是比握手更强烈的表达感情的方式。

很多人难以做到拥抱别人，因为他们害怕自己张开双臂时对方却没有回应。

照这个办法去做，你就不用担心了：
（1）走近一个人想和他拥抱的时候，伸出右手去握手，同时左手放在对方右肩上，身体自然地向对方靠拢。

（2）当你的手接触到对方的肩膀时，对方十有八九会左手搂住你的腰、手，然后拥抱你。

（3）如果对方没有这样做，你可以继续一边握手，一边轻拍对方的肩膀几下，然后自然地收回左手。

不管哪种结果，我们都以让双方都感到轻松愉快为宗旨，尽量避免因为自己“过于热情”而让对方感到尴尬。

3．碰触他人的后背、肩膀或手臂
（1）“水平”碰触。

即身份地位或心理上平等的人之间的碰触，一般表达的是友谊、友好或轻松的挑衅。

这种碰触往往是相互的，如一个人搂着另一个人的肩膀，另一个人也自然地搂着这个人的腰；或你捶我一下，我打你一拳等。

（2）“垂直”碰触。

即地位不同的人们之间的碰触。

这种碰触是单向的，即一般是年长者或地位较高的人借碰触对地位较低的人施加影响，如以示关怀、认可、鼓励或责备、制止等。

“垂直”碰触不是相互的，年轻人或地位较低的人一般不能以碰触的方式加以回应，如果也以碰触回应，很可能被视为冒犯。

二、关注沟通对象的身体语言
（一）留心对方消极的身体语言
沟通对象的身体语言能够向我们发出警告信号，告诉我们在交流中可能有一些自己没有察觉到的疏忽甚至差错。

1．对话题不感兴趣的信号
眼神空洞，心不在焉；打哈欠，伸懒腰，揉眼；（脚放在桌子上），双手垫在脑后；不断看表；剪指甲、挖耳朵、抠鼻子、摆弄手指；向后梳理头发
2．对方感到厌烦的表现
不感兴趣的话题如果持续时间太长，听者就会流露出不耐烦的情绪，这些都能从他们的身体语言上看出来：翘着二郎腿，双脚晃来晃去；轻扣手指；反复玩弄手中的小物件；深呼吸后，长出一口气；脚在地板上拍打
3．对方受挫的表现
如果我们说的话让对方感到是责怪、揭人隐私、拒绝，甚至是威压，对方就会感到难过、挫折、沮丧，这也可以从其身体语言上看出来：呼吸急促；嘴唇一张一合，似乎想要辩解；不自然地吞咽唾液；双手紧握；双手绞动
4．对方敌对的表现
如果我们说了在对方看来是无礼的、伤人自尊心的话，或否定其看法并加以嘲讽的话、侮辱性的话，都会激起对方的愤怒和敌对情绪，表现为以下身体语言：拉长着脸，或面带嘲讽；翘起二郎腿，并将跷起的脚尖对着说话者；踢着地面或假想的物体；对着说话者喷吐烟雾；突然站起来，或突然挪动身体、弄出声响等
5．对方防备的表现
如果对方怀疑我们的沟通动机，或认为我们具有威胁性，或担心受到我们言语的的挑衅，或怕我们提出无礼要求，就会表现出保护自己或寻求撤退的身体语言：后背僵硬；摸自己的脖颈；交叉双臂抱在胸前；拇指扣在口袋里；手放在外衣的翻领上；斜靠在门框或车旁（随时准备撤退）
如果你发现上面所列出的任何消极的身体语言，不论是单独的还是成串的，你都应当留心检查自己的言行是否有失当之处。

（二）留心对方积极的身体语言
1．对方对话题感兴趣的信号
姿势放松，肩部保持平衡；身体朝向你、双脚对着你；嘴角上扬，嘴自然地半闭半开；眨眼次数减少，睁大眼睛；不时点头或发出声音回应说话者
2．对方乐于合作的表现
靠近你；坐在椅子的边缘，身体倾向你；和你并排而坐；脸微微上扬；上衣敞开；双臂开放3．正在思索你的话的表现
眼睛眯起变细，向下凝视着某处；头向上仰，目光微微向上；抚摸下巴，或双手托着下巴；用手支着头；摘下眼睛擦拭；用手蹭鼻子
当我们注意到这些受欢迎的信号，尤其是它们成串地出现时，注意好好发挥自己正在说的和做的，将这种积极的沟通氛围维持下去，甚至可以推进到一个更深入的阶段。

（三）综合性地理解沟通对象的身体语言
1．身体语言要通过整个沟通过程来理解
（1）任何一种身体语言都可能有多种意味
比如摸摸头，可能意味着困惑或不确定，也可能是头痛。

（2）在理解身体语言信号时不能孤立地，而应综合地去理解
大多数人的身体语言信号是以一串或一组形式给出的，应结合交流过程思考身体语言的产生，并且综合地加以观察，而不要孤立地理解这些信号。

比如如果我们交叉双臂，并且伴随着用双手摸摸我们的上臂，并且跺跺脚，耸耸双肩，那么大多数人都会感到相当的安全——我们只是感到冷而已。

2．注意观察对方突然的动作
任何动作，特别是突然的动作能够表明一个人的内心状态。

如：突然移动座位，可能意味着对所谈话题兴趣的改变；突然放开跷着的双腿，将他们的身体朝向你并且轻微地向前靠，可以断定对方对你所讲的内容表示赞同，并且还想获得更多信息。

你可以根据这些信号，适当调整你的交流内容和方式。

一、主要的性格类型及其特点
1.四种性格类型的主要特征及优缺点比较
2．四种主要性格类型的心理倾向性比较：
3．四种性格类型的思维和行动方式比较
二、克服自身弱点的沟通策略
（一）力量型性格的沟通策略
1．放松自己，学会沟通时平心静气；2．对他人耐心、包容，降低对他人的压力；3．以请求、商量的语气，而非生硬支配的态度影响他人；4．控制好争论的冲动，学会道歉（二）活泼型性格的沟通策略
1．不要过于自我表现，多关注他人的兴趣；2．记住别人的名字，记住自己的承诺；3．控制喋喋不休的冲动，学会倾听别人；4．做好计划，并切实执行
（三）完美型性格的沟通策略
1．对自己宽容一些，不要自寻烦恼；2．寻找快乐，关注积极面；3．计划不如变化快，不要花过多时间做计划；4．放宽对他人的要求，学会夸赞他人
（四）和平型性格的沟通策略
1．敢于尝试新事务，现在就开始，果断行动；2．尽量培养主动、热情的态度；3．学会说出自己的真实感受；4．要有自己的主见，学会拒绝
三、根据对方性格，采取相应沟通策略
（一）与力量型性格沟通的策略
1．承认他们天生的领导才能，对其权威予以充分尊重。

2．在别人面前支持他们的意愿和目标，不伤其面子。

3．说话开门见山、直奔主题，不说空话套话。

4．对其言谈表现得很感兴趣，并积极反馈。

5．多表现自己训练有素、高效率的一面。

6．考虑问题务实，多用事
实说话，而不是感情用事、书生气十足。

7．提出的方案简洁明确，有可选的替代方案。

8．重视结果与效率，不必拘泥于过程与形式。

（二）与活泼型性格沟通的策略
1．对他们的观点、看法乃至想入非非都表示欣赏。

2．表现自己热情随和、潇洒大方的一面，与其“同乐”。

3．理解和宽容他们的口无遮拦，并设法为其“打圆场”。

4．容忍他们离经叛道、不可思议的行为，等他们有些冷静后再巧妙地提醒。

5．从他们外在的“张扬”中看到本质的善良，不为自己被冷落而迁怒。

6．协助他们提高自身形象，在他们发现做出错误的决定后帮其挽回损失。

7．细节琐事不让他们过多参与。

8．提醒他们记得自己的承诺。

（三）与完美型性格沟通的策略
1．理解他们的敏感和容易受伤害，千万不可出言不慎。

2．对他们言出必践，树立重信守诺、诚实可靠的良好形象。

3．注意自身和环境的整洁。

4．相处时注意做到细致、精确和理性。

5．探讨问题时用事实、数据，而非用想象、推断说话。

6．提出方案要细致周密、有条不紊，尽量考虑到各种可能性。

7．对提出的每套方案要一一说明其长处和短处。

8．不要在他们面前随意挑战社会传统、规范和他们认为应遵循的规章制度。

（四）与和平型性格沟通的策略
1．主动表示对他们的关注，而不是忽略他们的需要和感受。

2．鼓励他们表达自己，并积极倾听。

3．和他们相处时，注意放慢节奏，并重视礼节。

4．沟通时不要显得过于热情或急于“争取”信任，这会让他们不安。

5．理解他们性格中被动的一面，懂得他们需要直接的推动才会行动起来。

6．帮助他们订立目标，并激励他们积极执行。

7．引导乃至“迫使”他们自主作出决定。

8．有意见时，从情感而不是从“功利”的角度谈起。

撰写作业：性格自评报告
报告中应说明：
1．通过本节的学习，你认为自己的性格是哪一种或哪几的种组合，如果是组合型的性格，其中又以哪一种为主？
2．你性格中的哪些特征为你的日常沟通带来了积极影响，哪些特征对沟通有消极影响？
3．你今后打算采取哪些沟通策略来发挥性格中的优点，克服性格中的缺点？。