《药易通》重点功能介绍

《药易通》重点功能介绍目录（一）基本资料类别管理 (2)（二）效期管理 (3)（三）单行红冲 (5)（四）单据导出与导入 (6)（五）会员卡管理 (10)（六）内部结算 (12)（七）按批次退货 (15)（八）动态盘点 (16)（九）单据合并转换 (18)（十）GSP流程自定义 (19)（十一）业务单据到GSP流程自定义 (21)（一）基本资料类别管理通常我们所说的基本资料包括商品资料、职员资料、往来单位资料和仓库资料等，基本资料管理方式的优劣将会对以后的业务处理以及管理造成相当大的影响。

采用分类管理的方式可以使得企业对基本资料的管理更加科学有效。

分类建立方法（以商品资料为例，目录结构如上图）：1、先用添加功能建立一级目录——一级目录A、一级目录B和一级目录C；2、在一级目录A下添加二级目录——二级目录A1、二级目录A2和二级目录A3，具体操作方法为：选中一级目录A，点击分类按钮，在弹出的信息界面录入所需要的信息（该信息可以是二级目录信息，也可以是一级目录下的商品信息，还可以是临时信息），保存后一级目录A建立成功；3、同样，其它目录也可照此方法建立；4、目录与商品的区别在于其下一级是否有信息存在，有信息存在即作为目录，没有便为商品。

应用案例：通常情况下，我们只是在职员资料管理的时候对其分类，实际应用中在往来单位资料管理的时候按照职员进行分类管理也能起到很好的作用。

比如业务员张三负责两种不同类别商品的往来单位的业务，每种类别都有数家往来单位，这种情况下要单独统计张三分别对这两类往来单位的数据便不是很方便。

我们可以建立两个关于“张三”的分类，然后把其负责的数个个往来单位分别建到分类下面。

这样，我们就可以直接在单位销售报表里直接查询到业务员张三所负责的的这两种往来单位的销售数据。

（二）效期管理效期即商品的有效日期（或失效日期），在很多行业里都是必须作为重点管理的项目，尤其在医药、食品等行业。

要进行商品的效期管理，首先需要对商品的有效天数（或月数）进行设置，这样便可以在做采购的同时根据生产日期自动计算出相应的到效日期，如图：注意：⏹输入有效期（月）或有效期（天）将会直接影响到采购单上根据生产日期直接计算出来的到效日期的格式；⏹如果不在商品信息里进行效期设置，则必须在做采购入库单的时候输入到效日期。

⏹只有使用手工指定成本核算法时才能进行效期管理。

商品效期管理最重要的环节是到效日期预警管理，不然的话如果只是控制过效期商品不能销售对企业自身的利益并没有达到充分的保障。

所以，几乎所有能够进行效期管理的软件都配备了效期预警功能，通过统一设置提前报警天数来进行预警管理。

但是，这种统一设置提前报警天数的管理方式在存在商品效期长短差别很大的情况下便不适用了。

应用案例：商品A的效期为720天，商品B的效期为60天，这时统一设置一个预警天数就会导致两种情况——要么短效期商品提早报警，要么长效期商品预警后留下的处理天数不足。

我们可以通过自动根据长短效期报警的功能来解决这个问题。

打开自动报警，然后在自动报警设置里找到近效期报警设置，在下面的自动根据长短效期报警设置前打上勾，然后点设置，出现如图界面：设置完成之后，每次自动报警时，只需要点击详情就可以查看具体的近效期商品批次情况了。

另外在自动报警之外我们开可以通过效期查询功能来达到查看任意时间段近效期商品批次情况的目的，如图：（三）单行红冲对于已经过帐的业务单据，在某些情况下，由于单据内容的准确性或时效性，需要对其做废弃处理。

这种情况下，我们一般会对该单据做红字反冲处理，废弃整张单据，然后再对其做修改或其它操作。

但是，在大多数情况下，我们仅仅是因为单据上某一部分内容的问题，如其中一个品种因为数量、批号或效期等与实际不符而造成的偏差，而不得不对整张单据进行废弃处理。

单行红冲功能的主要目的就是针对这种单个或少量品种引起的红字反冲问题。

应用案例：企业在7月初采购了一批商品，但在7月底做结算的时候发现月初采购的那笔业务有一个商品的数量多开了10件。

为了往来帐务准确真实的反映实际的业务，企业不得不重新开这张业务单据。

但是，由于这张单据上的商品（包括发生数量错误的商品）已经发生了业务行为，无法直接对这张采购入库单做红字反冲，而需要对相关的所有业务单据全部红字反冲，然后再重新从入库开始重做。

这种处理方式既费时又费力，对企业不仅没有好处，反而造成一定负担。

用单行红冲功能来处理这个问题便十分简便。

可以直接只红冲掉单据上的某一个品种的业务数据，然后只需要针对该品种重新做一次业务单据。

通过业务查询－库存报表，打开批次追踪查询。

输入查询条件，找出与所要修正的商品相关的业务单据。

根据发生业务的顺序，反向逐一进行单行红冲。

具体方法，在需要单行红冲的单据上点鼠标右键（或者点选其它选项按钮），选择单行红字反冲。

（四）单据导出与导入单据导出导入在软件里有两种表现方式，一种是对单张单据的导出和导入，另一种是对批量单据的导出导入。

重复使用到（药方等）。

应用案例：公司接到一笔品种种类很多的订单，其上相当大一部分商品都已经没有库存了，由于使用的是手工指定法成本核算，无法进行负库存销售。

公司不想丢掉这笔单子，但同时客户又需求得比较急，所以必须在段时间内从另一公司紧急采购回来，然后才能再开销售单给客户。

这种情况下，如果按正常步骤先做采购入库单，再做销售出库单，必然会浪费大量的时间，可能会导致丢失客户。

使用单张单据导出导入功能处理这比业务，先按正常流程做采购入库单，在做完采购入库单后，在单据上点鼠标右键，弹出菜单上选择导出到文件，根据提示将该单据命名并保存。

然后，在做销售出库单的时候，只需要在鼠标右键菜单执行从文件导入。

在弹出窗口中选择刚才保存好的文件，打开后就在销售出库单中导入了所有的商品清单。

这时，只需要在这张销售单上面修改一下往来单位，与商品的批次信息就可以直接过帐了。

⏹由于后缀名称不一致，无法直接看到，这时输入“*.*”按回车就可以看到了。

⏹修改批次信息的时候选中商品，然后使用F3键就可以直接修改。

帐套拥有完全一致的基本资料。

应用案例：公司准备用两套帐来管理帐务，一套帐管理所有的帐务，另一套帐只管理公司的一个部门（该部门独立核算，且只经营公司的部门商品）。

通常情况下，需要将两套帐分别做，也就是说同一笔业务可能需要做两次，这样操作既费时又费力，而且还可能因为疏忽而导致两套帐数据不符。

用单据批量导出导入功能来处理这种业务，打开历史单据，用查询条件查找出该部门员工所有的业务单据，然后全部选中，选择右键菜单中的单据批量导出。

根据提示将导出的单据命名并保存。

然后在另一个帐套里打开单据草稿，在右键菜单（或其它选项）中选择单据批量导入。

导入成功后，批量过帐即可（如需要调整单据内容可进行修改）。

（五）会员卡管理会员卡管理最重要的是建立一套完整的客户信息系统，通过对会员的管理，随时了解顾客的状态。

会员卡的设置只需要在基本资料里设置相应商品的会员价，或者通过配送管理－物价管理来修改商品的会员价。

只要设置了会员价，在零售时使用会员卡号就能以会员价格购买。

打折卡设置相对步骤要多一些。

先通过会员卡设置，设置好不同折扣率的打折卡类型。

然后才能在添加会员卡的时候选择具体所要使用的打折卡的类型。

在会员卡设置界面可以进行自动折扣设置，这个功能主要用于针对不同的消费金额（一次性）进行不同的折扣处理。

设置完具体的自动折扣方式后，还必须在打折卡类型界面选择相应的执行自动折扣的打折卡类型才能在具体的消费时使用。

两种类型的会员卡都可以进行积分管理。

具体使用方法，在零售单里输入会员卡号码，该零售单会自动按照预设的方式进行业务处理。

（六）内部结算内部结算功能主要用于同一公司企业内部，不同部门之间，相互销售对方负责的商品时，方便计算销售成本与价差。

应用案例：某公司设有两个销售部门，一个为药品部（负责常用药品），一个为新特部（负责新品和特殊药品），每个部门有自己专属的仓库。

通常情况下，各部门仅负责销售本部门仓库内的药品，但是对某些大批量采购的客户，也有可能会同时销售其它部门的药品。

虽然可以直接出其它部门的药品，但是在计算销售成本的时候会和原始成本有一定的价差。

用内部结算来解决该种业务，按照以下步骤设定：在[系统设置][录帐设置]中启用内部结算。

在[决策支持][内部结算]中，进行内部结算单位设置，设定参与内部结算的每个部门所对应的仓库。

在[决策支持][内部结算]中，用内部结算商品价格定义设置参与内部结算的商品的价格。

设定职员的所属部门，该设定会影响到具体销售业务时的内部结算方向。

哪个部门职员所做的业务就会以哪个部门来进行结算。

现在以药品部职员的身份销售新特药仓库的商品。

然后在[决策支持][内部结算]中可以查看内部结算的具体统计情况。

（七）按批次退货按批次退货是针对退货中的多退、错退和退货无成本价的情况，专门设计的一种严格控制退货商品的功能。

在销售退货过程中，通常使用的都是原单退货的方式，即按照原销售单上的数量、单价等信息来处理退货。

但是这种退货方式很难对同一张单据多次退货时的数量进行控制，容易出现多退的情况。

同时，由于原单信息有限，也无法绝对的控制错退的发生。

另外还有一种情况就是，原销售业务发生时间距离太久时，我销售方很难查找到该批退货的原进货情况，如进价、供货商等信息。

如果人工去查找很久以前的采购票据的话，会浪费大量的人力和时间。

使用按批次退货可以完全避免以上问题。

在做销售退货的时候，先选中按批次退货的选项，然后再输入客户名称。

这时，只要在在商品名称中输入所需要退货的商品编码，就会自动把该商品对于该客户在指定时期内的销售历史全部列出来。

在这个窗体中，可以看到该退货商品的原单数量、已退数量、可退数量、原销售价格、原供货商等详细的信息。

然后核对正确的批次信息后，在相应的记录前面打上勾，点击确定，再在销售退货单上修改退货数量即可。

如果退货数量大于可退数量，则会有如下提示。

（八）动态盘点盘点是任何商业流通企业都非常重视的库存管理业务，在经历一段时间的进销业务后，通过盘点，可以使实际库存与帐面库存相吻合。

盘点的过程可以划分为两个阶段——实盘阶段和对帐调整阶段。

在实盘阶段，企业往往会动用大量的人手，采取各种便利的方式去库房中把实际库存清点出来，并相应的记录下来，包括商品的品名、批号、效期、数量等。

这个阶段中不能进行商品的出入库，否则会影响清点的准确性。

由于人手较多，该过程往往不会持续花费太长时间，可在下班后进行，不会太影响正常业务。

在对帐调整阶段，也就是将清点出来的商品数据录入到电脑中，与电脑帐面库存进行对帐的阶段。

因为无法使用大量的人手同时录入，故持续的时间较长，若数据量较大，则会对企业的正常业务造成影响。

企业不得不在对帐调整完毕之前都采取停业或者手工开票的方式来保证对帐的准确性。