合理设置药易通基本信息库

关于怎样合理设置药易通基本信息库的一些常见问题

《药易通药业供应链管理系统》的基本信息管理是整个系统所有操作的信息来源，贯穿于整个系统的业务流程；因此，基本信息数据的准确性直接影响到整个系统数据的准确性，在进行基本信息录入时，一定要做到准确、详细。基础信息的建立，是开始使用本系统之前所必须做的重要工作之一。

5.1.1库存商品

库存商品主要记录药品的各种详细信息如：药品全名、药品编号、规格、计量单位、生产厂家、批准文号、注册商标、批号、货位分配、有效期以及商品的预设售价等。库存商品信息库建好后，发生业务时只需调用库存商品内的信息即可。进行库存商品录入时首先应做好药品的分类工作，系统允许5级分类，分类方式用户可自行定义。

..建立药品分类：

药品分类的正确建立可方便库存管理、销售管理及各种统计报表。建议分类方式如下：

第一级：按中成药、西药、中草药、器械等大类进行分类；

第二级：在第一大类基础上按剂型进行分类如：丸剂、片剂、膏剂、针剂、粉剂等；亦可按药品用途分类，如：儿科用药、妇科用药、五官科用药等。

第三级：根据药品产地。

药品分类方式确定后，即可建立树型目录，进入[基本信息]/[库存商品]界面：

1)点击添加按钮进入“基本信息－药品信息框”（界面如上图），在“药品全名”处输入药品类别，在“药品编号”处输入自定义药品编号，保存即可；

2) 同一级的药品类别可通过添加键直接录入。保存后，上图中即出现已保存的药品类别；

3)当选定药品类别后，点击分类按钮即可添加该类别的下一级药品类别或药品名称，而通过↑父类和↓子类按钮可查看上一级或下一级目录；

4)点击查询可显示出符合查询条件的药品信息，使用修改按钮可改变该药品的基本信息；

5) 点击列表选择可以将所有的或部分的药品进行列示；

6)在上面窗口中可对没有条形码的药品进行条码设置和打印，以方便零售业务，该功能可通过条码设置和条码打印来完成，在条码设置中可对打印条码的长度、宽度及边界进行设置，建议使用标准的条码打印纸。

2. 2. 输入药品信息

当建好药品类别后，即可输入药品信息，进入[基本信息]/[库存商品]，选定药品类别后点击添加。录入药品实际信息时应注意：

1)“药品全名”及“药品编号”不能为空，否则信息无法保存，而编号不能重复。

2)“药品条码”处输入药品条码编号，自定义条码时打印的条码将根据输入的药品条码信息自动生成。

3) 输入“剂型”信息时，可使用Enter回车键或Delete删除键对剂型信息库作添加和删除的操作。

4)“基本单位（小）”输入药品的最小零售单位，此计量单位系统默认显示在各类业务单据中，并作为数据处理的计量单位，如盒、瓶等。“整件单位（大）”输入该药品的大单位，如件、箱等，当发生业务时，用户可根据实际情况对计量单位进行选择，系统会根据“单位换算比率”来进行大小单位间的数量换算。

5) 两个计量单位之间是通过“单位换算比率”来进行换算的，输入值是一个整数值，如：12、10等，例如：一件儿康宁有12瓶，则单位换算比率为“12”。当同时录入不同大小单位信息后，单位换算比率不能为空或1。

6)“有效日期（月）”输入药品从生产日期到失效日期的时间长度，如：12、24。表示有效期为一年、两年。此数据将自动转换为“有效日期（日）”。

7)“国家指导批发价”和“国家指导零售价”不对系统数据产生影响。

8)“预设售价1”至“预设售价4”可输入不同的药品销售折扣价，在录入销售出库单时此四种价格可随时调用和选择，并且通过设置可将某一往来单位对应某一预设售价。

9)“零售价格”是该药品进行零售开票时的价格，主要用于零售管理及门店零售销售。

10)“最低售价”是该药品在进行销售时的最低价格，用户可自行设置，当药品的销售价格低于该价格时系统会自动进行提示。

11)“全名拼音码”此处解决同音字的查询问题，即给用户一个自定义的方式，可修改该字拼音查询方式。

5.1.2往来单位

往来单位主要记录业务往来单位和个人的相关信息，如：单位名称、地址、联系电话、信用额度、开户行、帐号及税号等信息。系统允许5级分类。注意：“单位名称”和“编号”栏内容不能为空，否则信息无法保存。

2. 2. “片区”栏只能选取，片区的添加及修改操作在将在5.1.11中做详细介绍。

3. 3. 当系统设置使用信用额度时，“信用额度”的数值将会影响该单位往来款项的金额，即超过信用额度的往来金额，系统将自动提示不能过帐，但可存入草稿。该信用额度的修改可以进行权限控制。

4. 4. “期初应收余额”和“期初应付余额”的数值可以在这里录入，也可以在[期初建帐]/[应收应付期初]中录入。

5. 5. 在该窗口可选择往来单位对应的预设售价方式，以便进行销售时直接读取对应预设售价，而无须选择。

6. 6. 信用额度天数的设置主要是用于在录入业务单据时，系统根据这个设置在单据中自动生成收款日期。

5.1.3内部职员

[基本信息]/[内部职员]记录公司每个员工的基本信息，如：电话、地址、所属部门等，允许5级分类，具体分类操作方法可参考库存商品的操作方法。分类后即可输入职员信息。

该界面上的“职员全名”和“编号”不能为空；“所在部门”为可选栏，部门的添加及修改操作将在5.1.11做详细介绍，“所属门店”与“所在部门”同理，其操作也将在5.1.11里做详细介绍，如果是远程门店的职员必须指定所属门店，否则将不能进行正常的数据交换。“信用额度”是指针对该职员做为经手人发生销售业务所产生的应收帐款的累计值限额。

5.1.4银行帐户

银行帐户记录公司的银行存款情况，当用户前台使用银行刷卡系统时，在此帐户下应以卡类名称建立多个分类帐户，以便与银行对帐及统计。系统允许3级分类。“科目全名”及“科目编号”不能为空；“期初余额”

的数值将影响现金银行期初值的变化。

5.1.5存货仓库

进入[基本信息]/[存货仓库]，出现对话框。

该对话框中记录各仓库的基本信息，当用户进行门店销售时，可将门店设为门店仓库。允许5级分类，“仓库名称”、“仓库编号”和“仓库类型”不能为空，仓库类型分为配送中心仓库和门店仓库，只有配送中心类型仓库才能对门店进行配送。

仓库信息录入完毕以后，选中你要进行货位分配的仓库，点击主界面的“货位信息”按钮，进入货位设置的对话框，点击“添加”按钮。用户根据实际需求在存货仓库中进行货位分配。