第二章 会展项目管理

餐费
早餐：自助餐 中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐 酒水及服务费： 会场茶歇：按人数，分西式、中式 联谊酒会/舞会： 演员及节目：
4、預算總結
序號
項目
1
收入合計
減去
預算金額
實際金額
2
固定支出
3
可變支出
4
支出合計
剩餘收入
編制會議預算程序
價格手冊 估計會議人數
歷史數據
計算會議支出 估計會議收入
預算 總結
预算调整
（一）调整的原因 数据变化，预算则需要调整；根本的原因就是
注册人数的变化和赞助费用的变化；国内外参 会人员之间的比例变化；
预算调整的时机
对参会人员预测是在论文征集结束之后和提前注册结束之后。 1、论文征集结束之后的调整 2、注册截至后的调整 3、突发事件的调整。
3、会议营销
第三节 展览项目管理
展前管理 展中管理 展后管理
一、展前管理
1、项目策划 （1）市场调研
产业环境、市场需求、同类展会、相 关法律法规
（2）题材选择（提出展会的基本框架 ）
➢ 确定展览行业： ➢ 选择展览题材：
新立、分列、拓展、合并
（3）展会立项
名称：基本（性质）、限定（时间、地点、范围）、核 心（行业）
1、项目管理定义 2、项目管理的目标 3、项目管理目标的特点 4、项目管理活动过程
PM=PP+PC
• 成本、进度、质量三者之间的相互关系
高
Y
成本
X
o
好
质量
Z
进度
快
项目阶段中过程的重叠和活动强度
活动进展程度
在一个阶段中过程分组的重叠
启动过程 计划过程
执行过程
控制过程
收尾过程
开始
时间
结束
第二节会展项目经理与项目组织管理
火灾、盗窃等 6、送站
闭幕式： you.video.sina/b/19226151-1592019137.html
会务组
責任： （1）各轮公告的编辑和印刷 （2）论文集的印刷 （3）各轮公告的邮寄 （4）各轮公告反馈表的搜集与制作数据表 （5）会场和设备的保障 （6）所有社会活动的安排 （7）代表注册用品准备 （8）现场注册 （9）工作人员的管理
（2）展区和展位划分
（3）价格制定 （4）制定招展函 （5）宣传推广
来自百度文库员推广和宣传
展会宣传类型 （1）显露型宣传推广 适合展会初期；迅速提高知名度；简洁的信息 （2）认知型宣传推广。重点是增加受众对展会的深
入认识、特点和优势 （3）促销型宣传推广：短期、重点在于效应和轰动 （4）竞争型宣传推广：针锋相对 （5）形象型宣传推广：形象认同、沟通、忠诚度、
（3）会场装饰 会标、标语和国旗 花卉或绿色植物
（4）设施
音响：麦克风、音箱等 放映设备：投影和屏幕 灯光： 录像： 同声翻译系统 其他设备：挂图、黑板等
二、会中管理
1、接站 2、报到：发放资料、
礼品、分配房间等 3、入场：
4、现场接待：会议记录、拍照、录音等 5、特殊事件处理：记者会、紧急医疗、卫生问题、
（1）营销对象
会议产品的吸 引力要素
营销对象 营销目的
主要营销内容
营销重点
与会者
吸引参会
举办地、会议地点的设施和服务、 学习和体验 会议主题和议程安排、演讲、人 际关系网络、会后旅游
赞助商
获得赞助 形象效应和新闻效应
回报方案
政府、协会 求得支持 会议对举办地的经济、社会效应等 效应
及公众
和赞助
媒体
扩大影响 会议对举办地的效应、媒体的价值 新闻价值
会议室的布置
剧场一层
会议室设备完备的大剧场-二层
杏坛剧场
北青盈之宝剧场
中空形
圆形
中空-正方形
中空——长方形
.中空-椭圆形
董事会长方形会议室
U形于马蹄铁形
叠层U形
E教室形
教室型
讨论会（宴会）形
常见座椅安排
➢ U字形 ➢ 课堂型 ➢ 剧院型（礼堂型） ➢ 会议型
（2）主席台和讲台 讲台位于主席台的中心或右边
有些展会的展览时间可以很长，如世博会的展期长达几个月甚至 半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天 为宜
展会规模
✓ 展会规模：展会规模包括三个方面的含义：一 是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数 量是多少，三是参观展会的观众有多少在策划 举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测 和规划
（6）进度管理
启动时间要合理，把握黄金时段
3、招商管理
（1）建立目标观众数据库 ➢ 观众分类：专业和普通、有效和无效 ➢ 目标观众的范围：专业和有效观众 信息收集：为了保证信息收集的质量，应坚持以下原则：
准确性原则 。要求所收集到的信息要真实，可靠。 全面性原则。要求所搜集到的信息要广泛，全面完整。 时效性原则。信息的利用价值取决于该信息是否能及时地提供，信
标识：标准字和LOGO 举办地点：城市和场馆 举办时间和频率 展会规模和定位： 办展机构：主办、承办、协办、支持、合作单位等
展会名称和标识
选择展馆的因素
✓ 保证大规模人流的畅通、方便和安全 ✓ 展馆形象 ✓ 展馆性质 ✓ 配套设施 ✓ 展馆的规定
举办时间和频率
✓ 举办时间包括开展、筹展和撤展及公众开放日期 ✓ 行业产品生命周期决定办展频率 ✓ 展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定
（二）、项目涉及的因素
一次性工作
预定的经费 临时组织
沟通
明确界定的 工作范围
项目
团队精神 开始日期
明确具体的目标
结束日期
（三）、项目的生命期和阶段性
概念（启动）阶段（Conceive） 开发（规划）阶段（Develop ） 实施阶段（Execute ） 收尾（结束）阶段（Finish）
二、 项目管理
一、会展项目经理 （一）职位（职责） （二）会展项目经理人角色定位
二、会展项目团队
1、组成 2、特点 3、不同阶段
三、项目组织结构
1、职能式 2、项目型组织 3、矩阵式组织
第三节 会议项目管理
会前管理
会中管理
会后管理
一、会前管理
1、会议策划 将成功会议的所有要素组合在一起的过
息只有及时、迅速地提供给它的使用者才能有效地发挥作用。特别 是决策对信息的要求是“事前”的消息和情报，而不是“马后炮”。 所以，只有信息是“事前”的，对决策才是有效的。
（2）观众邀请函 展会基本内容、招展情况、相关活动及
参观回执表等 （3）宣传推广
专业媒体、大众媒体、同类展会、参展 企业等
二、展中管理
15:15~15:30 茶歇
15:30~17:30 学术交流 ΧΧ论文 ΧΧ
ΧΧ
17:30~18:30 晚餐
会议地点
举办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、 景点等
会议场所：会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境
饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内 部会议地点等 会议策划者要求的会议地点的特征 1. 适当的会议空间 : 是否有是够的会议空间以使会议正常举行 2. 充足的客房 : 尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店 3. 足够的展示空间 : 如果会议同时 , 举行大型的展览活动就需要有在酒店内 或附近有足够的展示空间 4. 优越地理位置 : 中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要 5. 服务 : 员工的专业知識对提供优良的服务十分重要
接待组
（1）会前预定宾馆、预测房间数量、协商价 格
（2）会前将代表住店信息提供给宾馆，协助 宾馆安排代表的用房
（3）安排国内外的返程机、车票 （4）安排会议代表就餐 有必要时候，需要设立特殊的贵宾接待组。
三、会后总结与评估
（一）、会议总结 ➢ 从筹备到开会中的各项工作总结 ➢ 效益分析和成本核算 ➢ 本项目市场调查
ΧΧ会议
日期
时间
内容
议题
发言人
Χ年 Χ月 Χ日
8:30~9:30 9:30~10:45
开幕式
领导致辞 ΧΧ
学术交流 ΧΧ论文 ΧΧ
10:45~11:00
茶歇
主持人
ΧΧ
ΧΧ
11:00~12:00
学术交流 ΧΧ论文 ΧΧ
ΧΧ
12:00~13:30 午餐
13:30~15:15 学术交流 ΧΧ论文 ΧΧ
ΧΧ
（二）、会议评估
1、内容 主办者和承办者、会议主题相关性、目
标明确性和整体策划、会议地点、市场宣传、 公共关系、会议预算、发言人、会议交通
1、会议评估的内容
A、会议议程及内容 B、会议各项活动
C、会议附设展览活动
D、会议场所设施、服务与环境
E、会议住宿、餐饮 •F、会议目的地的质量 •G、会议宣传促销与接待工作
展会定位：
通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参 展企业和观众本展会是什么和有什么，具 体地说，展会定位就是办展机构根据自身 的资源条件和市场竞争状况，通过建立和 发展展会的差异化竞争优势，使自己举办 的展会在参展企业和观众的心目中形成一 个鲜明而独特的印象的过程
2、招展管理
（1）建立目标参展商的数据库
需注意的问题
选择好关键讲演者 计划好会议活动类型 提供相关城市观光或商业参观 合理安排时间
2、会议预算
（1）预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用：固定、变动费用 编制预算
（2）预算内容
✓ 交通费：往返交通、会中交通费 ✓ 会议室/厅费用：会议场地租金、设施租赁、
布置等 ✓ 杂费 ✓ 视听设备 ✓ 住宿费 ✓ 餐饮费
演讲人 嘉宾
吸引参会 举办地、会议地点的服务、会议主 服务、安全
题、人际关系网络、会后旅游
和报酬
（2）宣传资料的设计与制作 会议基本情况：主题、时间、地点、议程等 会议带给与会者的利益 会议创新 配套服务项目 注册信息：优惠措施、联系方式等
（3）销售渠道
直接销售 会议业和所涉及的行业协会 目的地营销组织 通过代理和中介机构 其他：咨询机构等
信任
人员推广
人员 推广 方式
发函 传真 电话 拜访
广告
（1）广告内容和制作方式 广告的特征与目的：自由开放，受众自主；吸引受众；内容的
客观与特色。 制作方式：前三四个月 （2）媒体选择 媒体都有自己的受众群体 消费类：大众媒体 贸易类：经济媒体 大众传媒选择 专业刊物选择 户外广告选择 其他广告选择：夹页
第三章 会展项目管理
第一节 概述
一、项目管理
（一）、项目
1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内， 达到预定质量水平的一项一次性任务。
（中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”）
2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务：
具有一定的目标;
具有时间、财务、人力和其他限制条件;
具有专门的组织。（德国国家标准DLN69901）
會議 組委會 批准
注册费的测算
注册费=（会议固定支出+不可预见费）/会议 人数+每位代表的可变支出
FC+VC+C
R= ——————
D
D：会议人数
Fc:会议固定收入
C:不可预见费
Vc：会议可变支出
不可预见费
vc
C=
vc
Fc+vc
不可预见费约为总支出的5-20% 会议经费
预算总结
如编制出的预算收入大于支出，这可以通过， 如收入小于支出，可需要调整，如何调整需要 说明特别说明调整的方法。预算总结中要加上 不可预见费（总支出5-10%），如少了则需增 加注册费。预算编制完成提交给组织委员会审 批，如实国际会议则提交给国际组织批准
宣傳的技巧
平民法： 訴諸恐懼： 樂隊花車bandwagon ：
紅鯡魚： 代罪羔羊：。 轉移法： 證言法： 貼標籤： 光輝普照： 雙言巧語：
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程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环 境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精 密性的决策思维方式。
（1）策划委员会
（2）会议市场调查 （3）策划方案
会议时间
➢ 包括召开时间、时间长短 ➢ 召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动
会及特殊活动、季节性因素
： 议程 一次会议所要讨论的问题及进展程序
（4）促销手段 广告宣传：刊物、电视、户外广告等 直接邮寄 网络促销：电子邮件、会展网站 电话营销：会前两月左右，注重技巧 公共关系
会议反馈表
4、会场布置 （1）会议室
上下相对式：主席台和代表席上下面对 全围式：不设专门主席台 半围式：主席台正面和两侧安排代表席 分散式：若干个会议桌组成 并列式：纵向或横向并列