分公司办事处工作规章制度

分公司办事处工作规章制

度

Ting Bao was revised on January 6, 20021

分公司办事处工作规章制度

1管理大纲

总公司的规章制度为驻外机构员工作业的基础，驻外机构章程是该员工的行为

指南，各员工通过认真学习，从而使得业务操作正规化、工作条理化，树立公

司良好的的公众形象。

负责人职守

a 严于律已，做好表率；

b心胸宽大，悉心听取意见；

c 善于团结员工，做好引导工作；

d 办事公正，职责分明；

e注重业绩，重视开拓，做好市场管理工作；

f 要敢于承担责任。

财务运作（实行电算化管理）

a 资金流转：用款先申请后使用，资金回笼及时；

①货款管理：

货款管理：全部转入总公司帐上，不得当地扣留；

应收帐款管理：对应收帐要每月定期核对，及时催收，业务员要做好清理工作。

②备用金管理：

固定费用：书面形式向总部传真申请，由总公司负责人签字确认，由总部汇

出；

办公费用：由总公司负责人批准后报销，每月末由总公司财务部处理；

③采购费用：小批量元件采购费用管理，采购人员按获总部批准的额度填写资金

使用申请单，由总公司会计审批，并支付货款即可当地执行；

b 物流监控：做到“严格、准确、安全、迅捷”每个关键环节必须无一遗漏，货

物进出仓库必须凭有效的单据，做到“货到有单，货走单随“。

①本公司产品（详见仓管员职责）

向总部申请发货或通知收货；

发货：销售发货；样品发货；

退货：客户退货回分公司或总公司；办事处退货回总公司；

②当地外购物品

办公用品：集中统一购买，归仓库保管，领用时填写领用单；

生产用货物品：原则上是需要时购买。

业务管理

a 销售业务

市场人员：严格业务作风，培养技术型销售工程师，控制业务费用，每位业务必

须掌握3~5个长期客户；

市场巩固及开拓：对原有市场的巩固和分析，开拓新的市场；

市场信息收集及反馈：建立客户源库，做到行业资源共享，分析行业

特点，便于市场定位，并及时反馈总部；

建立权威杂志档库，同行业商家情报文档库，技术支持文样库；

业务研讨会，总结业务经验，对暴露出问题应及时反馈并解决，制定

计划（日、周、月）；

业务每日晚汇报当天工作情况，集体参考，并作出下一步计划，由

经理安排下日的工作；

对疑难案例当日填写疑难案例反馈表传回总部，总部产品部参考后

作出方案，指导业务员的下一步行动。

b 执行《XXX科技销售人员职责》。

内务管理

a、宿舍管理：见宿舍管理规定；

b、考勤管理及人事考核，详见办事处工作规章制度。

表格管理：因为管理和统计的需要，制订以下一套表格，各有关人员按要求填写；

a、每月财务部会计要完成各种表格的填写，包括对外报送的各种税务报表和内部

统计表格（月度费用统计报表、销售回款情况统计表）；；

b、出纳员要填写：存货日报表、现金日报表（每日填写）、进销存表、物料仓库

差异清单（每月末填写）；

c、业务人员填写：——业务员销售、回款情况统计表（每月）、一周工作总结样

品外借、收回情况统计、新客户业务处理反馈单。

驻外机构的财务直接受总公司的管理与监督。

2 驻外机构仓库职责

对库存物进行妥善保管，保证物料堆放整齐，不混杂、不变质，有明确的名称、存放

地和记录物量的收发卡；

对物料实施“先进先出”式的管理方法，入库颜色按春夏秋冬四种颜色警示。超过三

个月的物品应重新检测，重新将当季颜色贴在盒子上，有问题的应及时返回总

公司；

区分不同出入库方式，向总部申请收货，销售发货、样品发货、客户退货回办事处，

办事处退货回总公司、当地采购入库等各种记录出入库凭证，保证凭单据出入

库，按凭证入帐。具体操作：

a 、 以总部标准品的安全量为参照，实行安全库存量（各地根据具体情况制定）调

度管理，具体样例附后；

b 、 财务部出纳兼仓管员，出入库单据实行电脑管理，电脑打单，会计负责打单。

c 、中小客户货品物流控制：

业务员递交正规合同 财务部审批 分公司经理审 财务部开具出库单 业务员或客户签单 出库 d 大宗货品物流控制：业务员递交正规合同 财务部审批 分公司经理审

批 总部审批 财务部开具出库单 业务员或客户签单 出库

e

、 新产品（OEM ）及库虚产品物流控制： 客户

业务员 分公司经理审批 总部产品部审批转

业务员或客户签单 出库

f 、当地采购物流控制：

采购申请单 分公司经理审批 总部采购部审批 总公司财务审批

分公司 采购 验收 入库

保存完整的出库凭证；

对出入库的物料进行数量和品质上的核查；

进行每月一次的月底盘存工作，核查帐、卡、物是否相符，发现问题及时向财务部汇报

并查明原因； 需加工意向 60%定金、全额

对仓库进行定期清理，针对死库存、库存过大或少的情况向分公司经理及时的反映，使库存趋于合理。根据周转时间，设置合理间段，采用经黄牌报警。（红牌返回总公司，黄牌抓紧出售）；

每月末配合总部财务部进行盘点，盘盈盘亏及时查明原因，并拿出处理意见交审计；

对出入库单的记录要求有明确的物料来源（供应商）、去向（用户）及其他标注，并保存完整的出库凭证；

外借样品返回时，须检查配件说明书是否齐全，是否有损坏等不良情况，产品配件说明书不齐全者，存放仓库暂存区并督促经办人打欠条。外借或外购产品无技术部签字时，不得办理正式入库手续（可停放暂存区）；

设立样品专柜，每种产品至少需保存样品一块，贴“样品”标签，并有技术部人员加贴的“合格”标志。

对出入库的物品须做全面的开箱检查；

对元器件的存放应注意同一品种的单件包装数量要一致；

物品出入库必须有书面凭证，内部领用填写借货单，销售人员借货必须有财务部的单据，退货时必须有合同；

出货单处理：

a 送货上门的业务情况

分公司会计据经审批的销售合同打印一式五联出货单，并由分公司经理据合同验单签名后将单据交给仓管员，仓管员对一式五联的出货单确认并签字认可，一联返回财务存根，四联随货交付发货员，发货员对于接收的货物清点确认无误后在出货单签字认可，其中一联返还仓管，三联随货同行，要求客户签名盖章后，一联返回财务做帐，一联发货员留存，一联给客户。

b 通过货运公司的业务

办事处经理据经审批的销售合同打印一式五联出货单，并由分公司以理据合同验单签名后将单据交给仓管员，仓管员对一式五联的出货单确认并签字认可，二联返回财务（其中一联为存根，一联做帐），三联随货交付发货员，发货员对于接收的货物清点确认无误后在出货单上签字认可，其中一联返回给仓管员，自己留存一联，一联随货同行。随货同行联要求客户签字盖章后传真回公司。若在发货10天内还没收到由客户签名盖章的出货单传真件，由发货员打电话确认客户是否已收到货物，发货员在电话确认客户收到货物后，在出货单上写明何时打电话确认并签字认可，将此单复印交财务。若客户未收到货应与货运公司联系并查实货物下落情况。

对于无入库单的货物不得入库，禁止仓管员不允许私自存放任何物品。

货物发运时要保单价的80%以上，否则后果谁办谁负责。

3 办公区域划分和职能机构设置外人员组成

办公区域划分

a 接待区、展示区（内墙贴装公司形象灯片；设立展示架）