党政办公室关于党委常委会议服务作业指导书

党政办公室关于党委常委会议服务作业指导书

(试行)

一、目的

为提高党政办公室会议服务的效率和质量，实现党委常委会议服务制度化、规范化、程序化，特制定本作业指导书。

二、适用范围

党政办公室所有参与党委常委会议服务的人员及相关单位主要负责人。

三、工作程序

（一）会议准备

1.发放议题征集表。会议召开前一周的周一，会议秘书经党政办公室主任(或获得授权的党政办公室副主任，下同)请示会议主持人确定召开会议后，向与会校领导发放《党委常委会议题征集单》（详见附件1）征集议题。党政办公室主任可根据年度工作要点和阶段工作任务，提出相关议题。

2.收集会议材料。与会校领导责成有关部门提交会议材料时，有关部门应在会议召开前一周的周四向会议秘书提交电子版会议材料（详见附件2）和ppt版本汇报稿。

3.整理汇总议题和材料。会议秘书在会议召开前一周的周四将汇总征集的议题及会议材料提交党政办公室主任审阅，并初步确定上会议题及顺序。

4.制发会议通知和议题材料。会议秘书经党政办公室主任请示会议主持人最终确定议题顺序和材料，拟定会议通知。会议通知应包括时间、地点和议题名称等。

5.呈送会议材料和通知参会。会议秘书至少提前1天将会议

通知及会议材料呈送参会校领导，并通知列席人候会。

（二）召开会议

1.会务工作。会议秘书要全面检查会场灯光、室温、通风等情况，事先调试好投影设备并在使用时及时调节会场灯光，提前5分钟提醒未到会人员，提前2分钟经党政办公室主任向主持人汇报参会人员情况，定时供应茶水。

2.议题衔接。前一项议题开始后，会议秘书要负责参加后面议题同志的签到工作，在前一项议题快要结束时，党政办公室副主任通知会议秘书将参加后一项议题的同志引到会场门口，前一项议题一结束，立即引其进入会场，并引导前一项议题列席人员离场。

3.会议记录。党政办公室副主任要做好会议记录，要求清楚、准确、全面和完整，尤其是结论性的意见。（格式详见附件3）（三）会后工作

1.制发会议纪要。会议召开后两个工作日内，党政办公室副主任拟定会议纪要，由党政办公室主任核稿后，报党委书记签发。会议秘书须在签发一个工作日内将会议纪要在学校流程与智能管理系统公布。

2.制发会议文件。会议召开后一周内，党政办公室副主任和主管部门按照会议意见，修改会议研究通过的文件，按照公文办理流程审批发布。

3.确定督办事项。会议秘书在会议纪要签发两个工作日内，拟定需要督办的事项，按照督办流程办理。

4.会议材料归档。机要秘书应在会议召开后一周内，将会议材料、纪要、记录等收集整理归档。

四、质量标准

（一）精心安排会议议题

1.规范申报议题。报请党委常委会研究决定的事项，党务事项须先经分管的党委常委审核同意；行政事项由校长、校长办公会提出意见后报党委。学术事项应经学术委员会审议，涉及师生权益事项，应征求教代会、学代会的意见。

2.合理筛选议题。筛选议题既要看事项的轻重缓急，更要看其是否属于党委常委会议事范围。凡分管校领导按职责可以决定的工作，不安排上党委常委会会议研究；属校长职责范围内的工作，经校行政研究决定后，不再上党委常委会会议研究；凡提请党委常委会研究的议题，未经充分研究协调不安排上会；凡未履行有关的必需程序或不成熟的议题，一律不提交常委会讨论。

3.要科学编排议题。议题收集、汇总、审核后，按照先急后缓、先重后轻、先同后异、先大后小的原则并合理安排每项议题的具体时间，提出初步安排意见；编排还要尽量将列席单位相同的议题编排在一起，便于列席人员转场，又确保会场秩序井然。

（二）用心准备会议材料

1.及时安排布置。对于校领导要求上会的议题，会议秘书通知领导指定的汇报单位或相关单位准备会议材料。

2.严格审核把关。各议题会议材料上报后，党政办公室主任负责审核，重点审核提交研究的事项是否已会商并形成一致意见，特别是有关人事、编制、经费方面的议题，是否与相关部门充分沟通协商取得共识，确实不能达成一致意见的，是否有附上征求意见情况的说明材料等。对不符合要求的会议材料，及时退回原单位修改。

3.及时送发材料。会议秘书按程序于会前将议题材料送达各位常委，以便提前阅读、准备意见，使每位与会人员对研究的问

题心中有数、胸有成竹。

（三）悉心做好会议服务

1.落实与会人员。会议一经确定，就立即向出席和列席人员发出通知，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总请假人员名单。会议召开前，会议秘书应在会议签到时再次核对党委常委及列席人员的到会情况，并将缺席会议的常委和列席会议人员名单及时经党政办公室主任报会议主持人。

2.严格控制列席人员。固定列席人员为党政办公室主任、党委组织部部长和党政办负责会议记录的副主任，非固定列席人员由会议主持人确定。除汇报单位主要负责人可带一名随员列席会议外，其他涉及单位应一律由主要负责人列席会议。列席人员不得无故缺席，不得派人顶替，如确有特殊原因不能按时列席会议的，按照程序履行请假手续后，方可指派他人列席会议。列席会议人员必须提前到场。

3.有序组织会议工作。会议秘书做好各项议题列席人员的签到、衔接，既不让列席人员长时间“候会”，也不能出现因列席人员迟到导致“断会”的现象，确保会议各项议题紧凑有序地进行。

4.认真做好会议记录。党政办公室副主任要确保记录内容完整、逻辑严密、笔迹清晰、整体美观，特别是涉及长远发展规划、干部任免、大额资金使用、党员干部违纪处理等内容的重大议题，一定要确保记录准确，尤其对每位常委关于某项重要议题发表的观点要清晰记录。

（四）细心处理会后工作

1.及时拟写会议纪要。要保证纪要内容的纪实性，如实反映

会议内容，不能随意篡改会议的基本精神，不能随意变更与会者议定的事项；突出表达方式的概括性，表述上要简练，力求简洁明了、通俗易懂，选词要准确，语句要规范，力争做到主题明确、重点突出、条理清晰、文字简练；强化纪要文件的指导性，对于结论性的意见要做到可执行、可考核、可问责。

2.及时拟定督办事项。对会议纪要确定的工作内容和议定事项，要明确完成时限、责任单位、反馈方式等，抓紧抓好落实，确保党委的重大决策、部署落到实处、取得实效。

3.及时做好归档工作。要对已有的议题内容、列席对象等及时进行修订、增补，使之更加完整、规范，并及时把会议材料收集齐全，按规定归档管理，便于今后查阅使用。