办公室工作原则和工作方法

阅读“新四象限法则”，谈谈您对新四象 限法则对看法。
新四象限法则
思考：发呆好不好？ 为什么？
小结
秘书工作原则：准确原则、及时原则、同 步原则、严谨原则和保密原则
秘书工作方法： 按事情类别排序处理 做到科学合理第使用工作时间 把经常性工作规范化、程序化 井然有序地存放文件和物品 养成有利于工作的好习惯
将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这 样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。
1.2.2 办公室工作方法——科学合理地使用工作时间
避免盲目地使用时间 合理分配各项工作使用的时间 在规定时间内完成工作 合理使用零碎时间的方法
。
1.2.3 办公室工作方法——经常性工作规范化、程序化
在纷繁的秘书工作事务中，大量的是反复出现的、经常 性的工作，如文件处理、会务工作、接待工作、督促检 查工作等。虽然在不同的行业系统、不同的机关，秘书 工作中的常规性工作存在差异，但在同一行业系统和同 一机关内，这些反复出现的、经常性的工作是有规律可 循的。
1.2.4 办公室工作方法——井然有序地存放文件和物品
办公场所干净明亮，文件与物品存放得井然 有序，既能够使人心情轻松愉快，也有利于 工作质量的提高。 学会及时整理和归位。
1.2.5 办公室工作方法——养成有利于工作的好习惯
➢ 做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防 患于未然
➢ 在工作时间里不做与工作无关的事，特别 是私事
任何工作都有方法，任何工作都讲技巧和策略。
1.2 视频
办公室工作状态
观看《杜拉拉升职记》片段。
您将如何应对？
1.2.1 办公室工作方法— 按事情类别排序处理 —
A:既紧急,又重要——立即搞定
如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等。
B：重要但不紧急——分解任务，制定计划，按部就班
如建立人际关系、人员培训、制定防范措施等。
李秘书对上述三件事情的分析如下：从重要性上而言，三件事都 重要。从紧急性上而言，第一件事较后两件不是很着急，并且做这件 事需要的时间比较长，因此放在最后做。第二与第三件事都比较急， 如果能找到同事帮忙接待一下客人，自己去给总经理送材料比较好。 因为，经理可能还会有其他的事情需要沟通。如果周围没有人能够帮 忙接待客人，则可以简单了解客人的情况，表示歉意请其稍候。然后 给总经理送材料，速去速回后，再次向客人致歉，并热情接待。接待 完毕客人后，继续专心写领导的工作报告。
严谨原则
严密地思考 周详地运作 谨慎地行事
及时原则
➢ 极强的时间观念 ➢ 讲究工作效率 ➢ 分清轻重缓急 ➢ 积极主动工作
同步原则
同步思维 同步行动 同步提高
保密原则
强化保密意识 具备法律知识
1.2 案例视频
01 秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心
秘书工作的“五不”指的是哪五个“不”？
➢ 不将情绪带到工作中 ➢ 不断学习与总结
规律和方法来自于实践和思考。
从身边做起
任务1:对自己的电脑进行整理
整理的标准是什么？有什么的变化？Байду номын сангаас
任务2：对自己的寝室或房间进行整理
整理的标准是什么？有什么的变化？
相互交流：说一说，比一比，提一提。
解决实际问题
李秘书坐在办公桌前帮总经理草拟本年度的工作报告。这时，她 接到正在会议室与客户谈判的总经理的电话，让李秘书送一份材料过 去。她刚站起身准备去送材料。一抬头，发现有位来访的客人微笑着 走过来。
谢谢观看
C：紧急但不重要——能不做就不做，与他人分担
如电话铃声、不速之客、部门会议等。
D：既不紧急也不重要——不做
如上网、闲谈、邮件、写博客等。
1.2.1 办公室工作方法——按事情类别排序处理
事务型
思考型
按照熟悉的流程或程序
需要集中精力、一气呵成的思 考型工作，则要谨慎对待，在 做之前要进行充分的思考与研 究，才能找到工作的思路。
——办公室工作原则和工作方法
1 办公室工作原则
C
O
2 办公室工作方法
N
T
E
3 实践练习
N
T
S
4 课外拓展
办公室工作内容和工作职责决定了其工作原则。
1.1 办公室工作原则
准确原则
•理解和执行党和国家的现行方针政策 •收集和提供领导工作所需要的信息资料 •判断和贯彻领导意图 •处理各种秘书事务和领导者交办的事项 •进行文字表达和口头表达
不怕被干扰和中断
安排精力旺盛、思路敏捷，而 且不易被干扰的时间段，集中 精力去做。
1.2.1 办公室工作方法——按事情类别排序处理
c.按事情的相关性原则排序处理
根据事情的相关性原则，秘书在同一时间内尽可能地做相同 类型的事情，将完成这类事情成为机械运动，或者形成惯性。
d.按事情的工作属地原则排序处理
思考：李秘书是如何开展工作的？
李秘书的应变之道 李秘书坐在办公桌前帮总经理草拟本年度 的工作报告。这时，她接到正在会议室与客户谈 判的总经理的电话，让李秘书送一份材料过去。 她刚站起身准备去送材料。一抬头，发现有位来 访的客人微笑着走过来。 李秘书对上述三件事情的分析如下：从重 要性上而言，三件事都重要。从紧急性上而言， 第一件事较后两件不是很着急，并且做这件事需 要的时间比较长，因此放在最后做。第二与第三 件事都比较急，如果能找到同事帮忙接待一下客 人，自己去给总经理送材料比较好。因为，经理 可能还会有其他的事情需要沟通。如果周围没有 人能够帮忙接待客人，则可以简单了解客人的情 况，表示歉意请其稍候。然后给总经理送材料， 速去速回后，再次向客人致歉，并热情接待。接 待完毕客人后，继续专心写领导的工作报告。