会议管理与组织概述

会议冲突的对策
争议
☆暂停该项议题，容后再议 ☆参与第三者的意见 ☆进行不记名投票
抱怨
☆同情其不满的情绪 ☆归纳其不满的原因 ☆寻求解决的方法
会议冲突的对策
独占发言
☆接过话题，请他人发表意见。 ☆非语言式阻止
时间不足
☆选择重要的议题进行讨论。 ☆限制发言人数(可事先登记) ☆限制发言时间 ☆征求与会人意见，是否挪到下次会议
7 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）
8 用 特餐殊（要时求间）、地点、人数、标准、菜单、 9 车 用辆车安）排（时间表、用车人、接机、机动 10 借还设备--
投影机（1） 投影幕（1） 无线麦（1） 电子白板（1） 激光笔（1） 白板笔（1）、白板擦（1） 笔记本（1） 打印机（1） 照相机（1）、摄像机（1） 插线板（1） 剪刀（1）、订书机（1）
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得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。17:50: 1217:5 0:1217: 50Thurs day, November 19, 2020
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安全在于心细，事故出在麻痹。20.11. 1920.1 1.1917: 50:1217 :50:12 November 19, 2020
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加强自身建设，增强个人的休养。202 0年11 月19日 下午5时 50分20 .11.192 0.11.19
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扩展市场，开发未来，实现现在。202 0年11 月19日 星期四 下午5时 50分12 秒17:5 0:1220. 11.19
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做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 020年1 1月下 午5时50 分20.1 1.1917: 50Nove mber 19, 2020
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时间是人类发展的空间。2020年11月1 9日星 期四5时 50分12 秒17:5 0:1219 November 2020
会议冲突的对策
为反对而反对
☆请他提出更好的对策。 ☆引导他思考是否有考虑周全 ☆不断施压
不百度文库言
☆设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛 砖引玉的效果。 ☆主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以 正向的肯定与鼓励。
第四章
会议礼仪
会议座次
介绍礼仪
位卑者 年轻 同事 职位低 男性 非官方人士 本国同事
核查
第三章
会议主持
会议常见角色
十八大
会议常见角色
主持人
决策者
参与者
主持人的职责
营造和谐气氛 严格按照议程进行 正确总结讨论内容 引导发言者解释令人困惑的发言 尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立态度 强调会议纪律
主持人“三要”
思路清晰敏锐 善于言辞表达 幽默感
主持人 “四不”
不要独占发言 不做火爆辣椒 不要加入冲突 不要放弃控制
主持人 “五保持”
保持和谐 保持包容 保持客观 保持肯定 保持议程
会议开场“四部曲”
介绍会议背景 介绍会议议程 介绍与会人员 提出会议期望
会议开场举例
近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响，使得本 季的营收目标达成率只有70%。
《会议管理与组织》
2020/11/19
大至一个国家，小至一个企业，都在 会议里决定其基本走向…… 花在开会上的时间越来越多……
开会的频率越来越高…… 每天都在开会……
会议目标不清晰
会议 失败
会议礼仪
E
会议通则
A
分享内容
B
会议准备
会务冲突
D
C
会议主持
第一章
会议通则
信息分享
解决问题
会议功能
培训教育
小组活动
日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后， 希望人力资源部能够拿出一份行动方案，加快公司的人力资 源体系建设步伐。
请根据以上工作任务，安排一次会议，并拟定会议议程。
时间：五分钟
会议议程示例
人力资源体系建设会议议程 会议议题：研讨公司人力资源体系建设方案 会议时间：3月21日（下周一）14：00-16：00 会议地点：三楼大会议室 与会人员：人力资源部员工、各单位人力资源机构人事负责人。 主持人：人事科科长 记录员：人事专员 1、14：00-14：15 会议背景介绍，目标提出，主讲人：人事科科长 2、14：15-15：10 讨论公司人力资源体系现存问题及改进方向。 3、15：15－15：45 各模块讨论提出行动计划 4、15：45-16：00 人力资源部部长总结讲话，明确任务分配，并提出下次会议期望。
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每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11. 1920.1 1.19Thursday, November 19, 2020
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天生我材必有用，千金散尽还复来。1 7:50:12 17:50:1 217:50 11/19/2 020 5:50:12 PM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.1917 :50:121 7:50Nov-2019-Nov-20
会后工作
编制会议纪要，并发送与会者 跟进执行的过程 是否需要系列会议
会议冲突
常见的会议冲突
离题 争议
人身攻 击
独占发言
会议冲突
短话长 说
时间不足
抱怨
争功诿过
为反对而反对
会议冲突的对策
人身攻 击
☆对双方进行安抚 ☆重申议事规则 ☆重提主体进行讨论
离题
☆给予肯定再切断话题 ☆将离题的议题留置最后再做讨论 ☆请他做归纳或替他做归纳 ☆事先请将规则讲清楚 ☆发言限定时间
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科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午5 时50分 12秒下 午5时5 0分17: 50:1220 .11.19
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11. 1920.1 1.1917: 5017:50 :1217:5 0:12Nov-20
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人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2 020年1 1月19 日星期 四5时50 分12秒 Thursday, November 19, 2020
会议的时间管理
不要迟到 不要随意变更会议时间 严格按照议程进行，不要超时
会议失效的原因？
目的不明确 责任不明确 事后无跟踪
第二章
会议准备
是否一定要开会
可以直接决策 已经有例会 决策者无法出席 有更好的方法
必须要开会
复杂信息传递多人 集思广益，参与决策 听取汇报 分派任务
确定会议目标
可实现什么 而不是要做什么
小组活动
日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后，希 望人力资源部能够拿出一份行动方案，加快公司的人力资源 体系建设步伐。
目前，该会议即将召开，请拟定一份会议开场白。
时间：五分钟
如何达成会议决议
权威决策 少数服从多数 共识决策
如何结束会议
按时结束 重申会议决议 确认与会者的任务/目标/期限 指定专人跟进
确定会议安排
时间
午餐前或下班后
地点
领导办公室
座位
圆桌团 团座
影院排排 座
长桌对 岸座
发布会议通知
通知方式
通知时间
必要的背景资料/事先完成 的工作
书面用语
会务准备
No.
工作项目
1 选择会议地点 2 会议项目 3 会议时间
4 活动负责人
责任人
5 活动作业分工明细 6 会 音 桌场响台预、花订麦饰（克）大、小电、源桌、椅投放影置位、置温、度背、景灯 音光乐、、
尊者
年长 客人 职位高 女性 官方人士 外籍同事
介绍他人：职位+姓名+先生/女士
介绍自己：姓名+部门+职务
参会礼仪
事先了解会议目标 有准备地赴会 位置选择 手机置于无声
高效会议的8大特征
8.事后有跟进 7.做出了评论和归纳 6.请了最合适的人出席 5.一切按部就班
高效的 会议
1.只在必要时才召集 2.好好筹划过 3.拟定和分发了议程表 4.遵守时间
因此今天召开会议主要讨论两大问题，第一就是如何刺激 原市场的买气，第二讨论新市场的扩展计划。
首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况，再 由各位一起讨论，然后各区市场督导会一一提出配合方案， 最后由行销部门整合后提出执行方案。
本次会议的进行时间预估为1.5小时，会议过程中请大家 将手机置于无声状态，希望今天经由在场各位的相互讨论及 创意激荡，能够产生一套完整有效的业绩提升计划，大家加 油!
安排谁来参加会议？
有贡献 有影响 有提升
确定会议议程
书面化 会议主题明确 议程与主题对应 参与人员与主题相关（4-8人） 会议时间长度（不超过2小时） 指定记录人
会议议程示例
《标准化作业流程》推行会议议程 会议议题：如何使用和推行《标准化作业流程》 会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00 会议地点：五楼大会议室 与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。 主持人：区经理 记录员：行政助理 1、15：00-15：15 《标准化作业流程》介绍，主讲人区经理 2、15：15-15：45 推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。 3、15：45－16：00 区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法 会议资料： 《标准化作业流程》
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感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。20. 11.1920 20年11 月19日 星期四 5时50 分12秒2 0.11.19
谢谢大家！
核查 No.
核查
责任人
11 服务员指导工作 12 会间摆放（点心、水果） 13 PPT提示，指引牌提示 14 娱OK乐、保网龄球、游泳、台球、乒乓球、
15 会议通知
16 预算申批、借支票
17 会务通知
18 购买用品、水果
19 房间安排 20 接听电话、安排事情 21 文件发送、传递信息 22 会场应急 23 会后结帐 24 设备整理 25 费用报销 26 会务记录