档案的保管与保护

1、档案库房的编号 2、档案架（柜）的排列和编号 （1）整齐 （2）空间适度 （3）避光通风 （4）统一编号
（三）档案实体的保管


1、档案排架的原则和要求
（1）便于管理。便于档案的存取，便于档案保管人 员熟悉所保管的档案 （2）相对稳定。一旦档案按一定的秩序排列，就不 要随便变动。这不仅是为了避免减少档案的磨损，而 且对管理人员熟悉和掌握馆藏情况也是有必要的 （3）要有益于档案的保密和保护

①不溶于水②不溶于一般的有机溶剂③可以和 水发生水解反应，变为水解纤维素④对酸或霉 很敏感，在酸或霉存在的情况下，纤维素的水 解加快⑤能与氧发生氧化反应，变成易碎的氧 化纤维素⑥怕光，特别是紫外光。在无氧的情 况下，光对纤维素的作用叫做光解作用，在有 氧的情况下，光的作用更大，会发生光氧化反 应，生成氧化纤维素。
4、档案库房的温湿度标准
指标名称 一般档案库（含胶片库、磁带库） 控制范围 每昼夜允许波动范围 母片库
温度℃ 相对湿度 ％
14-24 45-60
±2 ±5
13-15 35-45
5、不适宜的温湿度对档案制成材料的影响

（1）高温 ①库房温度过高，会促使字迹材料及声像档案 的影像分解，也会使耐热性差的复写纸、圆珠 笔等字迹发生油渗扩散现象，还会促进氧气和 其他有害气体对纸影响的破坏而造成微斑
①库房潮湿会加速档案纸张材料纤维素的水解 ②潮湿会使耐久较差的纯蓝墨水、红墨水等字 迹褪色 ③库房潮温有利于档案有害生物的生长繁殖 ④库房潮湿还有加快空气中有害气体，灰尘等 对档案制成材料的损毁作用
（3）低温 （4）低湿

6、如何调节库房温湿度 （1）密封 （2）通风 （3）降温 （4）减湿
全宗号：
楼
层
房 间
架、 栏 柜
格
档案存放位置索引（二）
楼：
屋：
房间： 案卷目 案卷目 目录中案卷 录号 录名称 起止号数
架 栏 格 存放档案 、 全 全宗名 柜 宗 称 号
5、档案代理卡（又称代卷卡）
全宗号 案卷目录 号 案卷号 移出时期 移往保处 单位 名称 经手人 姓名 库房管理 人员签字 （移出） 归还 日期 库房管理 人员签字 （收回）
（2）半纤维素和木质素的化学性质

①半纤维素易溶于水 ②木质素具有一定的可塑性，不溶于水 ③木质素在常温下不溶于稀碱、稀酸，但在高 温下，一定深度的酸或碱可使木质素溶解 ④木质素易氧化，尤其在光照下，氧化更快， 氧化后变黄、发脆

2、纸张成分 3、纸张耐性

（二）档案字迹材料的耐久性
2、温度的测量

（1）液体温度计 在测量时应注意 ①在测量时，人体不要紧贴温度计，不要对着 温度计急促呼吸，影响测量的准确 ②在读数时，眼睛的位置必须正确，眼睛应与 正在读取点上的刻度线平行
（2）双金属自记温度计

在测量时应注意 ①使用时仪器应水平放置 ②记录笔尖靠记录纸不宜过紧，以免由于摩擦 力过大，使笔尖移动失灵，形成记录误差
3、防虫



（1）损害档案的生物对档案制成材料的破坏 作用 ①危害档案的微生物对档案制成材料的破坏作 用 ②档案害虫对档案制成材料的破坏


②高温会有利于档案有害生物的生长与繁殖。 据研究分析，害虫生长最适宜的温度为22-32 ℃，霉菌生长最适宜的温度为20-35 ℃。各种 微生物在最适宜生长温度的范围内，温度升高 10 ℃，生长速度可加快1-2位 ③高温会加快档案纸张材料中各种有害化学 杂质对纸和纤维的破坏作用
（2）潮湿


（2）防止受外磁场的作用 （3）库房内要无尘 （4）减少使用中的磨损程度 （5）防光 （6）定期转录，倒带
4、光盘
பைடு நூலகம்



保存光盘应注意 （1）控制温湿度。低温干燥、恒温恒湿的环境，最 适合光盘的长期保存。综合考虑各组成物质的特点， 光盘保存适宜的温度在14-24 ℃之间，相对湿度在4560 ％之间，温度变动范围为±2 ℃ ，湿度变动范围在 ± 5％。 （2）减少使用 （3）保持库房洁净无尘 （4）防止机械性的摩损。不用手触摸信息读取面 （5）防治空气污染物
二、档案保管与保护工作的任务
（一）档案保管工作的任务 1、建立和维护档案的存放秩序 2、防止档案的损坏 3、维护档案的完整与安全 （二）档案保护工作的任务

三、档案保管与保护工作的要求
（一）档案保管工作的要求 1、账物相等

2、突出重点、兼顾一般 3、处理好档案保管工作与其他业务环节的关 系，处理好“管”与“用”的关系
3、湿度的测量



（1）普通干湿球温度计 在测量温度时应注意 ①普通干湿球温度计即不能放在不通风的死角，也不 能放有靠近门窗的风外，最好放在百叶窗内 ②为得到准确的数据，要选用优质的纱布，并保持纱 布的清洁 ③润湿纱布应用蒸馏水而不用硬水，如无条件用蒸馏 水，也可用冷开水 （2）通风干湿球温度
3、存放方式

（1）竖放，其优点是存取档案比较方便 （2）平放，其优点是有利于保护档案，缺点 是不便于存取
4、档案存放位置索引


（1）以全宗及其各类的档案为单位，指出它 们的存放地点 （2）以库房、架柜为单位，指出它们存放了 哪些档案
档案存放位置索引（一） 全宗名称：
案卷目录号 案卷目录 名 称 目录中案卷 起止号数
档案的保管与保护
业务二科 郝辉
第一节

档案保管与保护工作的含义、任务和要求
一、档案管理与保护工作的含义 1、档案的保管含义


档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取 的存放和安全防护措施
2、档案保管工作的内容



（1）档案的库房管理，即对库房内档案科学 管理的日常工作 （2）档案流动过程中的保护，即档案在各个 管理环节中的一般的安全保护 （3）保护档案的技术措施

档案保护工作的要求

1、满足不同载体档案材料的特殊保管要求， 确保其安全，延长其寿命 2、以防为主，防治结合。采取有效措施，预 防档案损毁，一旦档案受损，要及时进行妥善 治理。

第二节

档案的保管
一、档案保管工作的条件 （一）档案库房 1、要有足够的使用面积 2、屋顶、墙壁要具有隔热、防潮、防雨雪浸 漏的性能。在楼层安排上应避免“顶天立地”， 即尽可能不用底层和最高层做库房。
三、档案保管制度

（一）安全保密制度 （二）档案进出库房的登记制度 （三）清洁卫生制度 （四）设备管理制度 （五）库房管理人员的岗位责任制 （六）库房档案的检查制度
第三节

档案的保护
一、档案制成材料的耐久性 （一）档案纸张材料的耐久性


1、造纸原料
（1）纤维素是葡萄糖脱水聚合而成的，其 化学性质主要有：

（1）墨、墨汁 （2）墨水 （3）圆珠笔 （4）油墨 （5）复写纸 （6）铅笔 （7）印泥和印台油 （8）底图线条材料 （9）复印图的线条
（三）声像档案制成材料的耐久性

1、机械录音档案 （1）金属模版


（2）塑料唱片
※胶片档案的保存应注意


（1）严格控制库房的温湿度，防止受潮、霉 变、发粘。保存挎贝片的库房温度为14-24℃， 相对湿度40－60％范围内；保存母片的库房 温度为13-15 ℃，相对湿度在35-45％范围内。 （2）避免机械的碰撞与摩擦。用标准片盒装 存，不同感光材料分别存放，不要用手触胶片 表面。

一是字迹色素成分是否耐久不褪；二是字迹色素与纸 张结合是否牢固 1、色素成分与档案字迹的耐久性 ①碳黑 ②颜料 ③染料 2、色素与纸张的结合方式 ①结膜方式②吸收方式③粘膜方式 3、字迹材料耐久性的评价 （1）最耐久的（2）比较耐久的（3）不耐久的
4、几种常见的档案字迹材料
2、防污染与灰尘



（1）有害气体与灰尘对档案制成材料的破坏 作用 ①有害气体与灰尘对档案制成材料的破坏作用 ②灰尘对档案的破坏作用
（2）防有害气体与灰尘的措施

①正确选择档案库房的地址 ②档案库房要密封 ③绿化植被对环境的保护有积极作用 ④净化与过滤 ⑤做好库房的清洁卫生工作，档案工作人员进 入库房要换工作服和拖鞋

（三）档案装具 1、档案箱 2、档案架 （四）档案包装材料 1、卷皮 2、卷盒 3、包装纸
二、库房的管理

（一）档案库房管理的任务 1、档案存放位置与排列顺序管理 2、库房温湿度的调节与卫生保洁 3、档案进出库房的控制 4、库房的安全保卫
（二）编号和排架



（3）胶片档案在存放时，平片应立放，卷片 应平放，不得压摞存放，并且不能让胶片承受 任何外来压力，防止其在外力作用下相互粘连 或发生变形。 （4）保存胶片的库房应洁净无尘。 （5）定期检查
3、磁记录档案


磁记录是一种信息存储技术，它是通过将声音、 图像和数据变成电信号，用磁介质发生磁化后 的剩磁来保存信息的。 保存磁记录档案应注意 （1）严格控制温湿度。磁带使用的温度不应 超过50℃，保存的温度在14-24℃之间，波动 范围小于±2 ℃ ，相对湿度在45-60％之间， 波动范围小于± 5％。

（四）档案的安全检查



1、档案的定期检查，是按规定时间对档案保 管情况进行检查，具体时间可根据本部门的实 际情况而定。 2、档案的不定期检查一般在下列情况下进行
（1）库房发生火灾，水灾之后 （2）发现档案被盗或怀疑被盗时 （3）发生虫害、霉烂、水浸等现象时 （4）档案人员调动时




6、全宗卷 （1）全宗卷的内容
①在收集档案工作中产生的文件材料，即移交和接受全宗的文据 ②在档案管理工作中形成的文件材料，即立档单位和全宗的历史 考证，全宗整理工作方案，立卷说明等 ③在档案鉴定工作中形成的文件材料，即档案鉴定材料分析报告、 档案销毁清册等 ④在档案保管、统计工作中形成的文件材料、即档案安全检查记 录、档案数量与状况统计等 ⑤在档案提供利用工作中形成的文件材料，即全宗指南，机关组 织沿革，档案利用的重要登记等 （2）全宗卷的性质和特点 （3）全宗卷的管理
（二）档案保护的具体措施

1、护光 （1）光对档案制成材料的破坏作用 （2）防光的措施 ①库房的窗子要少，东西向不宜设窗，适当减少窗户 的面积 ②改进窗户的结构 ③减少档案利用过程中光的辐射强度与作用时间，如 减少复印次数，避免档案原件损伤严重 ④使用档案柜、箱、袋等保存均能在一定程度上起到 避光作用 ⑤当库内不需采光时将门窗关闭
二、档案库房的保护技术
（一）档案库房温湿度的控制与调节


1、温湿度的基本知识 （1）温度 （2）湿度
绝对湿度与相对湿度的关系 （1）在湿度不变时，绝对湿度越大，相对湿度也越大，它们是 呈正比关系 （2）在绝对湿度不变时，气温升高，相对湿度减少；反之，温 度越低，相对湿度增大。它们呈反比关系 （3）在相对湿度不变时，温度越高，绝对湿度越大；反之，温 度越低，绝对湿度越小。它们呈正比关系

3、库房门窗应密封、牢固耐火，具有防强光 和防风沙的功能 4、档案库房要远离易燃、易爆场所和腐蚀性 气源 5、在交通条件方面，即要方便利用，又要便 于必要时档案的疏散搬迁
（二）库房设备

1、温湿度监控调节装置 2、库房防火防盗监控装置 3、空调调备 4、吸湿（加湿）设备 5、库房空气净化装置

3、档案检查有普查、抽查和重要检查三种形 式 4、档案检查内容 （1）档案数量是否准确、有无遗失 （2）档案受损情况和数量 （3）档案进出、存取登记是否准确 （4）库房管理的各种制度的执行情况等
5、检查程序

（1）组织检查小组 （2）选定检查形式 （3）确定检查对象 （4）逐项实施检查，并作出记录 （5）写出检查报告 （6）对发现的问题妥善解决

2、档案排列的方法

（1）按全宗顺序号排列，它对库房空间和全宗实体 的安排比较方便。 （2）全宗分类排列法，它对全宗的系统管理和全宗 的信息控制较为有利。 （3）在我国，通常采用按全宗群排列的方法，即保 持全宗完整的情况下，安排所有全宗存放位置的时候， 尽量将同一时期同一系统相同性质的全宗放在一起， 以保持全宗与全宗之间的联系。