管理沟通第10讲：会议组织与沟通(2015)
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How指开会的规范 不能迟到、不能开手机等等
明确会议目的
• 信息共享 • 动员激励 • 信息传播 • 问题解决和决策制定
关键是明确要不要开会
• 没有必要的会议 – 已经按惯例开过的会议 – 没有要讨论的特别事情 – 还有比开会更好的方法 – 预算出的会议成本太大 （时间成本、直接成本 、效率损失成本）
会议主席的职责
• 会议控制
– ·决定讨论主题； – ·明确讨论范围； – ·确保人们围绕主题依次发言； – ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； – ·确保其他成员了解会议进展情况。
• 会议引导
– ·识别主题/问题； – ·交换和开发建议； – ·评价不同方案； – ·选择行动计划（5W1H）。
– 决策者已经决定的事情 ：你就是唯一一个做决 策的人
• 必须召开的会议 – 把信息同时传递给许多 人
– 需要别人参与以集思广 益
– 需要听取各部门汇报 – 需要当众表扬或批评时 – 给小组或部门分配任务
时
确定会议议题
• 紧扣目标 • 有机联系 • 明确时间
目的是大方向
议题是具体化
确定会议场地
• 会场的选定
项。
• 作出决定
小技巧：提问是一种有效的控制方式
善于总结
协调会议中的不同意见
主席自我评估问题清单
得分为27分或27以下，您的会议主持得很好 得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题
有效与会者的技能
• 决定是否必要出席 • 准备 • 准时与会 • 给出精确信息 • 倾听 • 支持他人 • 公平参与
• 会议特征
– 普遍性、目的性、组织性、集体性
• 三阶段：会前准备、会议期间的控制、会后工作
关于会议的一些话题
• 重要性？
•
11
– 信息共享、展示一个组织和群体、沟通方式
• 目的？
• 类型：
– 人数
– 方式
– 目的
讨论
• 你认为影响会议成效的因素有哪些？
有效会议组织
• 会议成效的影响因素
– 时间安排不合适 – 地点安排不妥当 – 开会对象选择不对 – 主持人影响力不够 – 参会者技能不足 – 准备不足 – 目的与结果不明确
• 对滔滔不绝的人
– 用3（5）分钟说一下这个问题 – 带过，这个问题你说的很好，那下一个问题如何看 – 永远掌握主动 – 手势或其它肢体语言：合上笔记、手势、短暂的沉默（对不讲话的人）
如何达成决议
• 议题的困难是什么？ • 讨论 • 例举各种提案 • 各方案的优劣是什么？ • 是否需要更多资料来说明？ • 表决 • 落实
– 节省会议时间和 减少冲突
• 会议准备的内容
– 确定会议目的 – 确定会议议题 – 确定会议场地 – 选定会议时间 – 确定与会人员 – 制定会议计划 – 制定会议议程
会议准备内容比较直观的说法
• 会议准备的1H5W
How怎样开会 Why为什么开会 What开什么样的会 When何时开会 Who谁来开会 Where在哪儿开会
– 开放式的问题需要我们花费更多的时间和精力来思考回答， 而封闭式的问题则只需一两句话就可以回答了。比如说：“ 小王，你对这个问题怎么看？”这就是开放式的问题；“小 王，你同意这种观点吗？” 这就是封闭式的问题。
问题类 型
棱镜型 问题
环形问 题
问题特点
把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如，与 会者：“我们应该怎么做呢？”你可以说：“好吧， 大家都来谈谈我们应该怎么做。” 向全体与会者提出问题，然后每人轮流回答。例如： “让我们听每个人的工作计划，小王，由你开始。”
会议主席的职责
• 促进讨论
– 讨论，提问
• 处理不同意见
– ·对争论双方或各方的观点加以澄清；
– ·分析造成分歧的因素；
– ·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；
– ·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论， 以便把会议引向深入；
– ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一
• 一个优秀的会议领导者总是经常提出他们简短的 意见以指引会议讨论的进程。比如说“让我们试 试”，“这是一个好的思路，让我们继续下去。 ”
• 优秀的会议主持人最常用的引导方式是提问题， 针对目前所讨论的问题引导性的提问，会使与会 者的思路迅速集中到一起，提高工作的效率。
• 开放式的问题和封闭式的问题。
检核表
• 我清楚什么会议不必出席； • 若出席，则准备好所有信息； • 出席会议从不迟到； • 会议过程不说太多的废话； • 我在倾听他人意见后才提出
不同观点； • 我能客观地肯定他人的观点； • 我能鼓励每个人讲自己观点。
会议开始
• 介绍
– 自我介绍 – 互相介绍 – 主席介绍 – 名片介绍
• 开场白
以对每一位与会者的表现表示祝贺，表达你的赞赏，然后大声 的说“谢谢各位”来结束会议。
回顾
与会者介绍
参与讨论
演示
总结
制定规则 大会报告
灵活地应对会议的困境
• 某些人试图支配讨论的局面
– 在会议中，常常会出现“一言堂“的局面。如果我们会议的目的是找出不同观 点，那么广泛的参与是会议成功所必不可少的因素。有时有些人可能因为富有 经验、或职位较高而处于支配地位。当这种情形发生时，其他人通常就会只是 坐着听。这时，主持者就应该提一些直接的问题，将与会者调动起来。
– 通常地，这个喜欢辩论的人会意识到情况，然后不再提出问题。但如果这个人 不敏感的话，主持者就必须直截了当地向他指出，他这种吹毛求疵的做法扰乱 了会议的进程，浪费了宝贵的时间。然后主持者立即向另一个人提问，以便让 讨论继续下去。
• 某些人和身边的人开小会
– 当与会者人数很多时，经常会发生这种情形。开小会往往是因为某个人想 讲话，但又没有机会，或者某个谨慎的与会者在向大会提出某种想法前， 想先试探别人的看法。通常，会议中有人开小差是不可避免的。不过这种 小会一般比较简短。只有当小会时间持续长了才会成为一个问题。
1如何做开场白 2如何分配发言时间 3如何掌握议事进度 4如何达成会议决策
• 讨论P266的两种情形 • 会议主席类型：社会领导型、决策型 • 会议主席职责
——社会决策型：促进讨论、会议引导、 会议控制、应付隐秘议程（P257）、作出决策
——决策型：作出决策、会议控制、应付 隐秘议程、会议引导wk.baidu.com促进讨论
10 管理沟通 • 技能篇
会议组织与沟通
郑才林 浙江工业大学经贸管理学院
• 会议的含义
– 聚而不议谓之会，聚而又议者方称会议
• 会议是人类社会发展的产物 • 会议是人类社会的一种集体活动方式 • 会议是有组织的集体活动 • 会议是有目的的集体活动 • 会议是一种短时间的集体活动形式
– 会议沟通是群体或组织中相互交流意见的一种形式， 它是一种常见的群体活动。
预防性管理
• 组织有效会议策略
– 只有必要时才招集 – 经过仔细的筹备 – 拟定和分发议程表 – 严格遵守了时间 – 控制好会议议程 – 请最有经验的人参加会议 – 结束做了评估和归纳 – 记录了决议、建议和负责人
的
• 会议准备的作用
– 可选择最恰当的 讨论方式
– 使参会者有讨论 的方向
– 事先告知参会者 做好准备
圆满的结束会议
• 无论是什么样类型的会议，在会议结束的时候重新回顾 一下目标、取得的成果和已经达成的共识，以及需要执 行的行动都是很必要的。
– （ 1）总结主要的决定和行动方案以及会议的其他主要结果。 – （ 2）回顾会议的议程，表明已经完成的事项以及仍然有待完
成的事项；说明下次会议的可能议程。 – （ 3）给每一位与会者一点时间说最后一句话。 – （ 4）就下次会议的日期、时间和地点问题达成一致意见。 – （ 5）对会议进行评估，在一种积极的气氛中结束会议。你可
广播型 问题
定向型 问题
向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。 如：“这份财务报表中有三个错误，谁能够纠正一下 ？”这是一种具有鼓励性而没有压力的提问方式，因 为你没有指定人回答，所以大家不会有压力。
向全体提出问题，然后指定一人回答。如：“这份财 务报表存在三个错误，谁来纠正一下？小王，你说说 看。”这种提问方式可以让被问及的对象有一定的准 备时间。
• 假设小王总是在开会的时候讲很多的笑话。他是个很风趣的人，但是他总 是会让会议跑题。为了管住他： – F，注视他，说:“小王，我有个建议……” – A，“首先，你的笑话都棒极了……” – S，“但是我仍然不清楚你那聪明的脑袋对这个问题真正是怎么看的?说 真的，你是否能够告诉我们你的建议?” – T，如果他还是没有改变，或者你可以更加严厉一些：“别这样了。我 们已经乐过了，但是现在的要点究竟是什么呢?”
Who指开会什么性质的会议：合理的人员规模是至关重要的 一般5～7人 必须参加者，列席者，可以参加者，不需参加者
• 构成
信息研讨：30人； 正式报告：不限
研讨培训：15人； 问题识别：10人
关键问题解决和决策制定：
5人
• 结构
——同质性和异质性的平衡 ——竞争性和合作性的平衡 ——任务导向和过程导向的平衡
– 如果其他办法都不能奏效，不妨尝试在中间休息时与那个人私下谈一谈，也许 会有所帮助。
• 某些人想争论
– 这种人可能自称无所不知，或者掌握的信息完全是错误的，或者是个吹毛求疵 的家伙，喜欢插话打断主持者。在任何情形下，主持者都要保持清醒的头脑。 通过提问，主持者可以引出这些人愚蠢的或牵强的发言，然后不再理睬他们。 通常，这种人会激怒全体，会有人讲出不欢迎他们的话，然后一片沉默。这时 ，主持者可再问其他与会者一些直接的问题，从而维持会场讨论气氛的平衡。
– 概述会议进行的程序 – 提供跟讨论者有关的资讯 – 规范会议的议程 – 制定会议记录者 – 征求对议程设计的意见
开场白就是会议开始之前3～5分钟的谈话，系统而简洁，并 有明确宗旨的一段讲话。
讨论主题
• 营造气氛 • 组织讨论 • 提问 • 协调不同意见 • 总结：圆满的结束会议
会议主席提问的技巧
– 一个办法是请这个人告诉大家他刚才所讲的内容，另一个办法就是沉默， 然后看着那个破坏秩序的人。通常，这样就会恢复会议秩序。
• 习惯性的跑题者
– 我们可以运用 FAST法来解决这个问题。这一谈话技巧可以训练一个习惯 性跑题者采取一些更富有建设性的行动：
• F，面对造成问题的人； • A，感谢或肯定这个人以及他/她的良好意图； • S，建议一种新的行为方式； • T，多做几次尝试，可以逐步改变或者提高你的要求：
制定会议议程
• 时间 • 地点 • 目的 • 议题顺序
会议议程的设计
• 原则 – 明确议题 – 确定主次 – 注重实效 – 适时调整 – 提供背景资料
• 步骤
– 突出问题 – 提出新议题 – 选择重要议题 – 分清主次顺序 – 确定时间 – 表明顺序 – 结束议程
会议期间的控制：会议组织
• 明确与会者角色 • 会议开始 • 讨论主题 • 会议收尾 • 会议备忘录
• 权威决策 • 少数服从多数 • 共识决策 • 无异议决策
会议记录
记录三原则： 议程关联性 内容关联性 突出决策
会议记录摘要范例
会议与会议成员的职责
会议与会议成员的职责
会议与会议成员的职责
– 大型会议：交通便利原则、经济适用原则 – 一般性内部会议：经理人办公室？封闭、安静、空间适中
• 会场内设备准备 • 会场布置
– 礼堂型、U型、长桌型、圆桌型、V型、课堂型
主持人的座位安排在什么地方好？ 比较健谈的呢？ 持反对意见的呢？
确定与会人员
• 会议主席 • 会议成员 • 会议工作人员
– 会议秘书、记录员、服务人员
明确会议目的
• 信息共享 • 动员激励 • 信息传播 • 问题解决和决策制定
关键是明确要不要开会
• 没有必要的会议 – 已经按惯例开过的会议 – 没有要讨论的特别事情 – 还有比开会更好的方法 – 预算出的会议成本太大 （时间成本、直接成本 、效率损失成本）
会议主席的职责
• 会议控制
– ·决定讨论主题； – ·明确讨论范围； – ·确保人们围绕主题依次发言； – ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； – ·确保其他成员了解会议进展情况。
• 会议引导
– ·识别主题/问题； – ·交换和开发建议； – ·评价不同方案； – ·选择行动计划（5W1H）。
– 决策者已经决定的事情 ：你就是唯一一个做决 策的人
• 必须召开的会议 – 把信息同时传递给许多 人
– 需要别人参与以集思广 益
– 需要听取各部门汇报 – 需要当众表扬或批评时 – 给小组或部门分配任务
时
确定会议议题
• 紧扣目标 • 有机联系 • 明确时间
目的是大方向
议题是具体化
确定会议场地
• 会场的选定
项。
• 作出决定
小技巧：提问是一种有效的控制方式
善于总结
协调会议中的不同意见
主席自我评估问题清单
得分为27分或27以下，您的会议主持得很好 得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题
有效与会者的技能
• 决定是否必要出席 • 准备 • 准时与会 • 给出精确信息 • 倾听 • 支持他人 • 公平参与
• 会议特征
– 普遍性、目的性、组织性、集体性
• 三阶段：会前准备、会议期间的控制、会后工作
关于会议的一些话题
• 重要性？
•
11
– 信息共享、展示一个组织和群体、沟通方式
• 目的？
• 类型：
– 人数
– 方式
– 目的
讨论
• 你认为影响会议成效的因素有哪些？
有效会议组织
• 会议成效的影响因素
– 时间安排不合适 – 地点安排不妥当 – 开会对象选择不对 – 主持人影响力不够 – 参会者技能不足 – 准备不足 – 目的与结果不明确
• 对滔滔不绝的人
– 用3（5）分钟说一下这个问题 – 带过，这个问题你说的很好，那下一个问题如何看 – 永远掌握主动 – 手势或其它肢体语言：合上笔记、手势、短暂的沉默（对不讲话的人）
如何达成决议
• 议题的困难是什么？ • 讨论 • 例举各种提案 • 各方案的优劣是什么？ • 是否需要更多资料来说明？ • 表决 • 落实
– 节省会议时间和 减少冲突
• 会议准备的内容
– 确定会议目的 – 确定会议议题 – 确定会议场地 – 选定会议时间 – 确定与会人员 – 制定会议计划 – 制定会议议程
会议准备内容比较直观的说法
• 会议准备的1H5W
How怎样开会 Why为什么开会 What开什么样的会 When何时开会 Who谁来开会 Where在哪儿开会
– 开放式的问题需要我们花费更多的时间和精力来思考回答， 而封闭式的问题则只需一两句话就可以回答了。比如说：“ 小王，你对这个问题怎么看？”这就是开放式的问题；“小 王，你同意这种观点吗？” 这就是封闭式的问题。
问题类 型
棱镜型 问题
环形问 题
问题特点
把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如，与 会者：“我们应该怎么做呢？”你可以说：“好吧， 大家都来谈谈我们应该怎么做。” 向全体与会者提出问题，然后每人轮流回答。例如： “让我们听每个人的工作计划，小王，由你开始。”
会议主席的职责
• 促进讨论
– 讨论，提问
• 处理不同意见
– ·对争论双方或各方的观点加以澄清；
– ·分析造成分歧的因素；
– ·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；
– ·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论， 以便把会议引向深入；
– ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一
• 一个优秀的会议领导者总是经常提出他们简短的 意见以指引会议讨论的进程。比如说“让我们试 试”，“这是一个好的思路，让我们继续下去。 ”
• 优秀的会议主持人最常用的引导方式是提问题， 针对目前所讨论的问题引导性的提问，会使与会 者的思路迅速集中到一起，提高工作的效率。
• 开放式的问题和封闭式的问题。
检核表
• 我清楚什么会议不必出席； • 若出席，则准备好所有信息； • 出席会议从不迟到； • 会议过程不说太多的废话； • 我在倾听他人意见后才提出
不同观点； • 我能客观地肯定他人的观点； • 我能鼓励每个人讲自己观点。
会议开始
• 介绍
– 自我介绍 – 互相介绍 – 主席介绍 – 名片介绍
• 开场白
以对每一位与会者的表现表示祝贺，表达你的赞赏，然后大声 的说“谢谢各位”来结束会议。
回顾
与会者介绍
参与讨论
演示
总结
制定规则 大会报告
灵活地应对会议的困境
• 某些人试图支配讨论的局面
– 在会议中，常常会出现“一言堂“的局面。如果我们会议的目的是找出不同观 点，那么广泛的参与是会议成功所必不可少的因素。有时有些人可能因为富有 经验、或职位较高而处于支配地位。当这种情形发生时，其他人通常就会只是 坐着听。这时，主持者就应该提一些直接的问题，将与会者调动起来。
– 通常地，这个喜欢辩论的人会意识到情况，然后不再提出问题。但如果这个人 不敏感的话，主持者就必须直截了当地向他指出，他这种吹毛求疵的做法扰乱 了会议的进程，浪费了宝贵的时间。然后主持者立即向另一个人提问，以便让 讨论继续下去。
• 某些人和身边的人开小会
– 当与会者人数很多时，经常会发生这种情形。开小会往往是因为某个人想 讲话，但又没有机会，或者某个谨慎的与会者在向大会提出某种想法前， 想先试探别人的看法。通常，会议中有人开小差是不可避免的。不过这种 小会一般比较简短。只有当小会时间持续长了才会成为一个问题。
1如何做开场白 2如何分配发言时间 3如何掌握议事进度 4如何达成会议决策
• 讨论P266的两种情形 • 会议主席类型：社会领导型、决策型 • 会议主席职责
——社会决策型：促进讨论、会议引导、 会议控制、应付隐秘议程（P257）、作出决策
——决策型：作出决策、会议控制、应付 隐秘议程、会议引导wk.baidu.com促进讨论
10 管理沟通 • 技能篇
会议组织与沟通
郑才林 浙江工业大学经贸管理学院
• 会议的含义
– 聚而不议谓之会，聚而又议者方称会议
• 会议是人类社会发展的产物 • 会议是人类社会的一种集体活动方式 • 会议是有组织的集体活动 • 会议是有目的的集体活动 • 会议是一种短时间的集体活动形式
– 会议沟通是群体或组织中相互交流意见的一种形式， 它是一种常见的群体活动。
预防性管理
• 组织有效会议策略
– 只有必要时才招集 – 经过仔细的筹备 – 拟定和分发议程表 – 严格遵守了时间 – 控制好会议议程 – 请最有经验的人参加会议 – 结束做了评估和归纳 – 记录了决议、建议和负责人
的
• 会议准备的作用
– 可选择最恰当的 讨论方式
– 使参会者有讨论 的方向
– 事先告知参会者 做好准备
圆满的结束会议
• 无论是什么样类型的会议，在会议结束的时候重新回顾 一下目标、取得的成果和已经达成的共识，以及需要执 行的行动都是很必要的。
– （ 1）总结主要的决定和行动方案以及会议的其他主要结果。 – （ 2）回顾会议的议程，表明已经完成的事项以及仍然有待完
成的事项；说明下次会议的可能议程。 – （ 3）给每一位与会者一点时间说最后一句话。 – （ 4）就下次会议的日期、时间和地点问题达成一致意见。 – （ 5）对会议进行评估，在一种积极的气氛中结束会议。你可
广播型 问题
定向型 问题
向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。 如：“这份财务报表中有三个错误，谁能够纠正一下 ？”这是一种具有鼓励性而没有压力的提问方式，因 为你没有指定人回答，所以大家不会有压力。
向全体提出问题，然后指定一人回答。如：“这份财 务报表存在三个错误，谁来纠正一下？小王，你说说 看。”这种提问方式可以让被问及的对象有一定的准 备时间。
• 假设小王总是在开会的时候讲很多的笑话。他是个很风趣的人，但是他总 是会让会议跑题。为了管住他： – F，注视他，说:“小王，我有个建议……” – A，“首先，你的笑话都棒极了……” – S，“但是我仍然不清楚你那聪明的脑袋对这个问题真正是怎么看的?说 真的，你是否能够告诉我们你的建议?” – T，如果他还是没有改变，或者你可以更加严厉一些：“别这样了。我 们已经乐过了，但是现在的要点究竟是什么呢?”
Who指开会什么性质的会议：合理的人员规模是至关重要的 一般5～7人 必须参加者，列席者，可以参加者，不需参加者
• 构成
信息研讨：30人； 正式报告：不限
研讨培训：15人； 问题识别：10人
关键问题解决和决策制定：
5人
• 结构
——同质性和异质性的平衡 ——竞争性和合作性的平衡 ——任务导向和过程导向的平衡
– 如果其他办法都不能奏效，不妨尝试在中间休息时与那个人私下谈一谈，也许 会有所帮助。
• 某些人想争论
– 这种人可能自称无所不知，或者掌握的信息完全是错误的，或者是个吹毛求疵 的家伙，喜欢插话打断主持者。在任何情形下，主持者都要保持清醒的头脑。 通过提问，主持者可以引出这些人愚蠢的或牵强的发言，然后不再理睬他们。 通常，这种人会激怒全体，会有人讲出不欢迎他们的话，然后一片沉默。这时 ，主持者可再问其他与会者一些直接的问题，从而维持会场讨论气氛的平衡。
– 概述会议进行的程序 – 提供跟讨论者有关的资讯 – 规范会议的议程 – 制定会议记录者 – 征求对议程设计的意见
开场白就是会议开始之前3～5分钟的谈话，系统而简洁，并 有明确宗旨的一段讲话。
讨论主题
• 营造气氛 • 组织讨论 • 提问 • 协调不同意见 • 总结：圆满的结束会议
会议主席提问的技巧
– 一个办法是请这个人告诉大家他刚才所讲的内容，另一个办法就是沉默， 然后看着那个破坏秩序的人。通常，这样就会恢复会议秩序。
• 习惯性的跑题者
– 我们可以运用 FAST法来解决这个问题。这一谈话技巧可以训练一个习惯 性跑题者采取一些更富有建设性的行动：
• F，面对造成问题的人； • A，感谢或肯定这个人以及他/她的良好意图； • S，建议一种新的行为方式； • T，多做几次尝试，可以逐步改变或者提高你的要求：
制定会议议程
• 时间 • 地点 • 目的 • 议题顺序
会议议程的设计
• 原则 – 明确议题 – 确定主次 – 注重实效 – 适时调整 – 提供背景资料
• 步骤
– 突出问题 – 提出新议题 – 选择重要议题 – 分清主次顺序 – 确定时间 – 表明顺序 – 结束议程
会议期间的控制：会议组织
• 明确与会者角色 • 会议开始 • 讨论主题 • 会议收尾 • 会议备忘录
• 权威决策 • 少数服从多数 • 共识决策 • 无异议决策
会议记录
记录三原则： 议程关联性 内容关联性 突出决策
会议记录摘要范例
会议与会议成员的职责
会议与会议成员的职责
会议与会议成员的职责
– 大型会议：交通便利原则、经济适用原则 – 一般性内部会议：经理人办公室？封闭、安静、空间适中
• 会场内设备准备 • 会场布置
– 礼堂型、U型、长桌型、圆桌型、V型、课堂型
主持人的座位安排在什么地方好？ 比较健谈的呢？ 持反对意见的呢？
确定与会人员
• 会议主席 • 会议成员 • 会议工作人员
– 会议秘书、记录员、服务人员