公司档案管理规定

档案管理规定

第一章管理部门

第一条人力资源部负责档案管理，下辖档案室，配档案管理员１人。

第二条各部门配兼职档案管理员１名，负责部门资料或档案的管理，各部门必须按时向公司档案室报送档案、资料。

第二章档案明细（见附件一）

第三条办公事务档案

１、政府发布的有关法规、指示、决定、决议、通知。

２、公司章程、公司规章制度。

３、董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定。

４、营业执照、税务登记证、资质证书。

５、固定资产帐簿，房屋产权证照。

６、公司印章。

７、物品管理台帐。

８、车辆证照。

９、公司（发、收）文件、信函、报告等。

10、会议纪要。

11、图书、杂志、报纸、资料等。

12、公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料。

13、公司法律事务资料。

14、公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结。

15、反映工作流程的请示报告（表、单）。

16、荣誉证书、奖状、奖杯。

17、其他。

第四条人力资源档案

１、人力资源政策法规。

２、劳动合同、协议。

３、任、免职通知。

４、员工档案。

５、培训费用台帐。

６、员工工资表。

7、员工社会保险与公积金档案。

8、其人力资源档案。

9、离职员工存档。

第五条项目管理档案

1、资产收购。

2、营口通用航空产业园项目。

3、营口黄旗通用机场项目。

4、CC18-180项目。

5、CC18-180生产许可项目。

6、航空器评审（AEG）。

7、维修人员机型改装培训机构申请。

8、SH550和 SH650项目。

9、CH-10飞机项目资料

10、海王飞机项目资料

11、行业管理部门资料。

12、合同资料。

13、成本管理资料。

14、产品营销、销售资料。

15、项目荣誉。

16、项目其他档案、资料。

第六条财务管理档案

1、财务账簿。

2、财务报表。

3、验资报告、审计报告、评估报告。

4、融资、贷款资料。

5、其他财务管理资料。

第四章档案管理责任

第一条管理责任人界定

1、凡属部门经办、经手的档案，各部门负责人是档案管理的第一责任人。

2、当无法确定档案缺失的责任人时，以该档案缺失前经手部门负责人为责任人，由其承担相应的责任。

3、各部门必须建立档案、资料往来传递记录薄，每一项档案资料的传递都必须做好收、发记录。

第八条档案缺失处罚

每缺失一份档案，视档案的重要程度给予100—2000元经济处罚；对于丢失重要档案者，除进行经济处罚外，还给予其解除劳动合同处分；对于因丢失档案，给公司造成较大损失者，除进行经济处罚外，将追究相关责任。

第五章整理与分类

第九条规格标准：公司文件、报告、有关资料、图纸都以实际规格存档。

第十条文件结案移送归档时，依如下原则点收：

１、检查文档的文本及附件是否完整，如有缺少，应即追查归入。

２、文档如需抽存于相关使用部门，应由其主管部门负责人签认，并明确归还时间，档案员负责追查。

３、文档的处理手续是否完备，如有遗漏，档案员应即退回经办部门补办。

４、与本案无关的文档资料或不应随案归档的文件资料，档案员应即退回经办部门。

第九条文档整理，点收文档后应以下列方式整理：

１、中文横写或外文文档以左方装订为原则，中文竖写文档以右方装订为原则。

２、文档如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第十条档案名称及编号

１、档案应视其案件内容进行分类，各级分类应赋予统一名称。

２、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”（见附件一），即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

３、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。

４、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不能任意修

改，如确有修改必要，应拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

５、案件如系新案，应根据“档案分类编号表”（见附件一）查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

６、综合文件部分，按文件形成年编号。

７、项目类档案资料，按项目编号。

第六章归档与档案清理

第十一条归档档案资料一律为纸质原件和电子档，经办部门可留存复印件。

第十二条档案必须先办存档，后办借阅、领用、使用手续。

第十三条各部门凡属归档档案都必须及时办理档案归档手续，填写“档案资料归档两联单”（见附件二）。

第十四条档夹的脊背应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第十五条保存期限

档案保存期限除政府有关法令或财务特殊规定以外，依下列规定办理：

１、永久保存：公司章程，董事（股东）会议文件，营业执照、税务登记、资质证书，固定资产帐簿，房屋产权证照，公司印章台帐，车辆证照，公司规章制度，技术文件、质检备案登记

资料、产权登记备案资料，公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料，其他核定需永久保存的文档。

２、20年保存：预算、决算书，合同，人力资源文档，招投标、评标记录，项目有关行业审批文件，销售台帐单等。

３、10年保存：除此之外的其它文档。

第十六条档卷清理

１、档案员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年１２月２0日至１２月３０日期间，依本办法第十五条的规定清理一次，已到保存期限者，申报销毁，销毁前应造册呈报总经理核准，经批准后由专人监督，由档案员销毁，销毁名册永久保留。

２、保管期限届满的文档中，部门经核定仍有保存价值者，档案员应继续保管，直至核定无保存价值之日。

第七章调卷及其他

第十七条调阅档案

总经理有权调阅各类档案资料，其他人员有权调阅其职责范围内的档案资料，超范围调阅档案须经总经理签批。

第十八条调卷程序

１、查阅档案：各部门经办人员因业务需要需查阅档案时，应填写“档案查阅登记表”（见附件三），经其主管经理审批后查阅，超职责范围查阅档案，须经总经理审批。