《秘书学概论》第三章秘书机构
秘书学概论整理
第一章：秘书是为政府机关、企事业位、社会团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。
秘书角色主要的行为特征是辅助领导管理、提供综合服务。
秘书的职业特征1、服务的直接性2、服务的稳定性3、知识化4、年轻化5、女性化第二章：秘书工作的本质属性关于秘书工作的本质属性有代表性的观点有：---“四性说”：政治性、从属性、服务性、被动性（李欣，《秘书学导论》，高等教育出版社1993年）---辅助性：（董继超，《普通秘书学》）---近身、辅助说：---对立统一矛盾说：被动与主动的统一、事务性与思想性的统一、机要性与群众性的统一、突击性与经常性的统一、综合性与专业性的统一。
---补偿说：---综合辅助性：秘书工作的发展趋势1、秘书办公手段的现代化2、秘书工作内容的多样化3、秘书群体结构的合理化4、秘书人才培养的专门化5、对秘书要求的高标准化第三章：秘书工作机构的设置原则1、精简原则2、纵向层次尽量少3、横向幅度可适量加大秘书工作机构的名称（了解）1、中央的秘书工作机构称“办公厅”2、省、部的秘书工作机构称“办公厅”3、省辖市、厅、局、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构称“办公室”4、社会团体的秘书工作机构称“秘书处”5、临时性的秘书工作机构也称“秘书处”秘书工作机构的性质1、机密性2、辅助性3、综合性4、服务性秘书工作机构的职能1、助手职能2、参谋职能3、枢纽职能4、协调职能5、保密职能6、公关职能第四章：秘书素质秘书腐败：一、秘书腐败的事实二、秘书腐败的方式三、秘书腐败的危害，易产生“连环效应”四、秘书腐败的根源五、秘书腐败的防治第五章：秘书礼仪礼仪的特点1、普遍性2、规范性3、差异性（对象性）4、可操作性3、发展性秘书礼仪的注意事项1、尊重2、自信、大方3、适应环境4、注重细节5、言行适度6、明确交往目的握手：握手礼仪1、握手的标准方式行至距握手对象1米处，双腿立正，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，拇指张开，右手手掌伸直，掌侧与地面垂直与对方相握，上下稍晃动3、4次，随即松开手，恢复原状。
秘书学概论复习资料---仅供参考
秘书学概论复习资料---仅供参考第一章诸论1.秘书的职业特征P5①服务的直接性秘书的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果与领导直接有关。
②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化（为什么女性做初级秘书更合适？）大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维，乐于做程序性、重复性工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。
初级秘书的工作正是这种性质。
2.秘书的工作内容 P7美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”三个词来概括3.秘书工作的“四个转变” P8①由单纯地办文办事转变为即办文办事又出谋划策②由单纯地传递信息转变为综合处理信息③由被动服务转变为主动服务④由任凭经验办事转变为科学化管理4.秘书要做到“三个服务” P10①为本机关领导和上级机关服务②为本机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务5.秘书工作的作用 P10①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用⑤公共关系作用6.秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科。
P137.秘书学的研究对象 P14一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法等；另一方面是秘书人员，如他们的知识、技能、素质、职业道德等第三章秘书工作机构的职能与工作要求8.秘书机构的组成形式 P51①广义：指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成②狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作注：①以所属机关和专业性质同时命名的办公室不属于秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室、上海市人民政府工业交通办公室等。
②社会团体的秘书工作机构，直接命名为“秘书处”，如中国高教秘书学会秘书处9.秘书班子的群体优化 P59什么秘书班子的群体优化？遵循什么原则？第四章秘书的素养10.秘书的职业道德（四字五条） P71四字：忠诚、保密五条：①忠于职守②严守秘密③恪守信用④文明礼貌⑤廉洁奉公11.秘书的兴趣 P7212.秘书的气质 P7513．秘书最好能具有的性格 P76①开朗②敏捷③稳健④坚毅⑤幽默⑥自制14.性别的职业特征 P79多数女性适合从事简单的、重复性的、活动范围小的、体力较轻的、程式性强的职业；多数男性适合从事复杂的、变化的、活动范围较大的、体力较重的、富于创造性的工作。
秘书学概论-03
称公司秘书。
四、本书对“秘书”的定义
“属加种差”定义,即先确定被定义项所属的大类 (属概念),再揭示定义对象与大类中其他对象的差别 (种差)。 因此要给秘书下定义,就要先确定秘书属于哪一大 类, 然后再揭示这一大类中秘书与其他对象(非秘书) 的差别。 1.“秘书”所属的大类 “职业说” “职务(或职位)说” “参谋说” “助 手说”
第 二 编 秘书人员和秘书机构
第一章 秘书的定义和类别
第一节
秘书的定义
一、“秘书” 的词义
1.古代——指物不指人
宫中秘藏的图书文献
“秘书省”——朝廷（中央政府）档案馆。
“秘书监”——管理图书档案的官员。 “秘书令”——名实相符的秘书官职。 谶（chèn）纬图箓之书
2.国外“秘书”一词的含义
“秘书”一词源于拉丁文——“可靠的职员”。
第二节
秘书的范围
一、严格意义上的秘书
狭义的“秘书”是指有“秘书”头衔的职务秘 书。
二、一般意义上的秘书
“一般意义上的秘书”除了包括严格意义上的 秘书外,还包括那些虽没有秘书头衔但实际上从事 秘书工作的人。
三、广义的秘书人员
“广义的秘书” 还包括以下几种人：
一是党、政、军、群机关内或事业单位管理机构
请问上述报道为什么被认为是笑话？如 果真的有这么一项决定,它能行得通吗？
2. 劣迹斑斑的阎振利被王宝森(大贪官)看中, 他以阎 振利精明能干、能写会说为理由, 要求把阎调到自己身边 当秘书。当时负责考核选调工作的部门, 认为既然是领导 人选调自己的私人秘书, 应该充分尊重领导个人的意见, 相信领导的眼光不会错, 于是按照王宝森的要求将阎振利 从市财政局调到市政府办公厅, 任王宝森的秘书。阎振利 后来成了王宝森搞违法犯罪活动的得力助手, 被市政府机 关的干部私下评判为“最次的秘书”。 后来北京市一位领导在评论上述情况时说： “这是选 调关没有把好造成的漏洞”。 试分析：负责选调工作的部门对“领导的秘书”的理解 是否正确？为什么？
秘书学概论期末重点
秘书学概论秘书概念的界定美国：秘书是为领导工作服务的，在决策与执行之间上传下达，处理文书档案和办理行政事务。
英国：指处理国王信件、机密或国家重大事件的高级官员。
中国：掌握文件并协助领导人处理日常工作的人员。
秘书职业的基本特点广泛性（遍布各大机关）、近身性（围绕并服务于领导）、服务性（没有决策权）、从属性（由秘书工作职能决定）秘书机构及其设置含义与特点1、秘书机构，是指在各级组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。
2、秘书机构有以下显著特点：综合性（秘书机构根据任务性质分为职能性机构和综合性机构；不承担具体业务；除领导外唯一把握全局的机构）附属性（处于特殊位置；围绕领导的工作从事辅助性管理工作和综合性服务工作）辅助性（是从活动性质来看的；不同于其他业务性机构；围绕领导集体或领导的工作而展开的一些辅助性活动）原则适应性原则（凡是独立单位都必须设置秘书机构；内部层次布局要适应工作需要；应当主动适应客观实际需要）科学合理原则（组织结构科学；指责确定科学；团队人员配备合理）统一高效原则（秘书机构的名称和设置要统一）相对稳定原则（是秘书性质对秘书结构的要求）秘书机构的组织形式组织类型综理制（是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。
）分理制（采用职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细且又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。
）单一制（采用职能统兼模式，或称“秘书岗位”。
指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。
）秘书的精神素养思想政治素养提高政治理论素养树立法治观念把握政策导向职业道德与作风修养职业道德：甘当配角、严守机密、实事求是、不卑不亢、诚实守信作风修养：雷厉风行、严谨细致、谦虚谨慎、勤奋耐劳、思路清晰秘书知识与能力素养知识素养（一）知识结构1、秘书知识结构体系建构的原则（适应性原则、比例性原则、动态性原则）2、具体知识结构<（1）基础知识：马克思主义理论知识、语言文字知识、历史知识、法律法规知识、办公自动化知识|（2）专业知识：秘书学、应用文写作学、文书学、档案管理学、公共关系学|（3）相关知识：领导科学知识、管理学知识、经济学知识、心理学>（二）文化修养1、文学修养2、史学修养3、艺术修养能力素养（一）基础能力1、观察力2、注意力3、记忆力4、思维力（二）专业能力1、表达能力（书面表达能力、口头表达能力）2、办事能力3、管理能力4、应变能力5、社交能力（三）基本技能1、现代化办工设备的操作技能2、常用的办公软件的实用技能3、网络办公技能秘书的心理素质和性格特征心理素质（一）秘书的个性心理1、动机2、兴趣3、意志4、情绪5、气质（二）心理障碍及调解1、自卑2、自负3、嫉妒、焦虑5、厌烦性格特征（一）性格要求1、开朗豁达2、坚忍顽强3、宽容有爱4、幽默风趣5、稳重自制（二）秘书良好性格的培养1、了解自己，正视自己的性格2、从善如流，接受别人的建议3、找出差距，努力改变自己4、长期坚持，讲究方法秘书职能概述含义是指在组织管理过程中，秘书所承担的职责和应发挥的作用与总体功能。
秘书学概论
二、秘书专项业务工作
秘书专项业务工作，是指在维持领导机构以及秘书 机构自身日常运转的一般综合性工作基础上的一些专门 性或专业性工作。
（一）信息工作 （二）调查研究 （三）会务工作 （四）公文处理 （五）档案管理 （六）信访工作
三、秘书特别受权工作
秘书特别受权工作，指的是须经领导授意授权， 并在授意前提下和授权范围内才能开展的秘书工作。
第五章 秘书的知识能力素养
秘书的知识结构 秘书的能力结构 秘书的文化艺术修养
第一节 秘书的知识结构
一、秘书知识结构的构建原则 （一）适应性原则
适应性原则指的是秘书的知识结构应该符合秘书 职业活动的需要。
首先，秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相 适应。
其次，秘书的知识结构应该与所在单位的业务特 点相适应。
（二）英国伦敦工商会考试局LCCIEB秘书证书考试 LCCIEB英国伦敦工商会考试局是世界上最大的职
业技能鉴定和证书颁发机构之一。 考试内容：二级考试包括商务英语（二级）、商
务管理和文本产生三门；三级考试包括商务英语（可 自选二级或三级）、商务实践、商务管理（三级）和 文本产生（三级）。考试形式为笔试。
第二节 秘书的职业道德与作风修养
一、秘书职业道德修养 （一）忠于职守，服务领导 （二）埋头苦干，甘居幕后 （三）谦虚谨慎，办事公道 （四）遵纪守法，廉洁奉公 （五）诚实守信，严守机密
二、秘书的作风修养
（一）踏实，细致，一丝不苟 （二）联系群众，深入实际，求真务实 （三）谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则 （四）敏捷干练，讲究时效，善于合作 （五）善于学习，富于创造，勇于开拓
三、秘书机构的组织形式
秘书机构的组织形式有两种： （一）综理制
综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运 转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。 （二）分理制
秘书学概论-第三章秘书职能
（一）信息管理职能
秘书机构和秘书职位要管理所在社会组织大 量的信息工作。秘书信息工作已成为服务领 导的重要的事务性和智谋性辅助工作。
办理文书是各级各类社会组织的一项经常性 与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。 办理文书的职能主要可分解为：依领导意图 撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收 文与发文两大系列；组织内部档案管理工作 ；与办文相关的信息工作等。
物力，简化工作程序，达到优质高效的目的。
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是 为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相 互协调而形成的秘书机构组织形式。
领导层
办信信档调接督
公息访案研待办
……
室处办室处处处
分理制，能充分发挥职能部门专业管理的作用。
特点：将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职 ，以充分发挥各职能部门的作用。比如分设的调研处， 其主要任务就是围绕本组织重大决策的可行性调查、决 策实施中的进程调查和实施后的反馈调查，协助领导搞 好本地区、本组织各方面工作的评价，承担了辅助决策 的秘书工作职能。职能部门分工具体，各司其职，能使 复杂的办公机构加速运转。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全 面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅 或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、 秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等 部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。
狭义的秘书机构
等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，
不设办公厅主任。
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
秘书学概论
不会说话的打印机
李明在一家食品加工厂的包装车间里当管理人员，马 丽是车间里贴标签的工人。马丽刚犯了一个严重错误，包 装流水线上的产品换了，却没有换上相应的标签，李明找 马丽谈话。 李明：“你怎么可以让这种事发生？我早就跟你说过 了，而且要你特别当心。” 马丽：“当时我以为换流水线上的产品，我会从打包 者那里得到这个消息，可他什么也没对我说。” 李明：“这不是我当时的意思，我说‘打包者’，指 的是打包机，当产品换线时，他们红线就亮了。” 马丽：“我想我大概误解了你的意思。不管怎么说， 那天你跟我说这件事时，我为母亲急得要命，她正在医院 里动手术，我真没想到，标签贴错了会惹下那么大的麻烦。 ‘
问题讨论
1．怎样进行有效倾听和有效提问? 2．怎样克服沟通中的障碍?
3．遇到下面情况如何沟通。
有一位客户，所购产品出了一些问题，他开头
是这样说的“喂，叫你们老板来听电话，你们 这些混蛋到底会不会做生意。”秘书应如何应 对。
第五章
秘书人际关系
【知识要求】 1、了解秘书人际关系的重要性； 2、秘书人际关系处理的方法及技巧； 3、掌握不同人际关系的协调程序和方法。 【能力要求】 作为秘书能正确处理与领导、同事及群众的关系，有的 放矢，做好各项工作。
第六章 秘书的日常事务工作
案例引入
李秘书该如何处理此事？ 立新公司与龙丹制衣厂已经合 作了近两年，成交了近百万元的 生意，双方的关系一直比较融洽。 最近因为一批进口面料的质量问 题，双方有了摩擦。立新公司总 经理来了一封信，龙丹制衣厂的 王总经理看了很生气，随即把秘 书李小姐叫来，把那封信丢过去， 说：“给立新公司回封信，以后 不合他们做生意了！”
第一节 秘书工作机构的发展历史
秘书机构名称介绍
秘书机构名称介绍秘书机构名称有关秘书机构(部门)的理论是秘书学的重要内容。
陈合宜《秘书学》(暨南大学出版社20xx年版)指出，秘书人员、秘书机构和秘书工作成为秘书学的三大内容(第6页);常崇宜《秘书学概论》指出，秘书历史、秘书职业、秘书部门、秘书工作、秘书环境等，构成了秘书学的基本组成内容(第17页)。
但是，除了办公厅(室)和秘书处(科)外，我国各级各类机关中还有哪些秘书机构，似乎尚缺少系统的研究。
以上述两书为例，《秘书学》认为，根据各级机关级别的不同，秘书机构分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。
(第56页)《秘书学概论》认为，狭义的秘书部门，也是典型的秘书部门，是指各级党政领导机关与企事业单位的领导机关的办公厅(室)、秘书处、科、股等。
(第52页)它把政策研究室和公关部门、统计部门等归入广义的秘书部门 (第54～55页)。
我们认为，除办公厅(室)、秘书处(科)外，政策研究室、信访办公室以及近年来出现的综合部、机关事务管理局等，也是典型的秘书机构。
下面分别加以论证。
一、政策研究室(调研室、研究室)政策研究室是我国党政机关和大型国有企事业单位设置的一种高级秘书机构。
我们说它是典型的秘书机构，有两点理由：第一，早在新中国成立初期，中央人民政府政务院于1951年7月做出的《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》中，就规定大行政区和各省(行署、市)人民政府的政策研究机构，应视各地具体工作情况和干部条件建立。
这个决定是专门规范秘书工作的纲领性文件，说明当时就明确政策研究室是秘书机构之一。
在1980年前，政策研究室在大多数机关是办公厅(室)中的二级机构。
从80年代开始，各省、地(市)、县党政领导机关办公厅(室)中的政策研究室陆续从办公厅(室)中分离出去，成为与办公厅(室)平行的机构。
研究机构的独立说明调查研究在秘书各项业务中相对地位的提高。
第二，作为秘书常规业务之一的参谋咨询，在上层机关中是就由政策研究室来承担的。
《秘书学概论》秘书机构
秘书人员一般情况下是进入不了决策层的，只有少 数秘书人员进入决策层，因此秘书工作机构的参谋 助手作用更多的是联系、反馈各部门的意见，向领 导提供信息、资料、文件等决策依据，发挥着一种 中介性的参谋职能。
第二节 秘书机构的职能和地位
（二）沟通协调的枢纽职能 任何一个单位都设有一定数量的、具有不同职能的
第一节 秘书机构的设置
（二）行业秘书机构的情况 根据秘书工作性质以及隶属机关或单位的不同，秘
书工作机构可以分为党政机关的秘书工作 机构、群众团体的秘书工作机构、临时性的秘书工 作机构等几种类型。关于党政机关秘书工作机构前 面已作说明，下面就其他几种来做介绍。
包括其下属的秘书、文书、档案、机要、警卫、信访、调 研等部门的统称。 狭义的秘书机构，仅仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。 目前，在我国除基层机关或规模较小的单位一般不设秘书 机构，而只配备适量的秘书工作人员以外，从中央到省、 市（地）县各级党政领导机关，以及各类大中型企事业单 位、社会团体等，都普遍设有秘书机构。
第一节 秘书机构的设置
一、秘书机构设置的原则 秘书机构以其特殊的作用，成为领导机关、企事业
单位和社会团体中不可缺少的一个重要组织部分。 但是，秘书机构并非可以随意设置，其规模的大小、 分工的内容以及管理的体制等都必须适应机关或单 位秘书工作的实际需要，必须严格遵循一定的原则。 （一）精简、合理、高效的原则 （二）分工合理、职责分明的原则 （三）灵活机动、适应领导原则
秘书理论与实务 第三章 秘书机构和秘书工作
承上 启下，联系 左右，沟通 各方的枢纽
某一
分工专管某
职能部门 项具体职 项业务 能部门的
业务工作
局部性
承担 某项业务职 责
v 三、秘书机构的设置
v 根据级别层次的不同，秘书机构可分别称为 办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股 等。
国务院办公厅
秘书一局 秘书二局 秘书三局 国务院应急管理办公 室（国务院～总值班室） 督查室 电子政务办公室。 人事司 行政司 财务室
秘书/助理的工作职掌与权责
项目
内容
7、接待工作
面谈、执行访客的安排、上司不在及上司正在工作 时的应对、向上司传达、引导访客到上司办公室或 会客室，加以招待（茶点、饮食等的准备及端送） 接送、、上司办公室及会客室的事后处理，安排送 花、送水果等到饭店客户去。
8、交际应酬的业务
电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不 在时的应付。
二、秘书工作的性质——辅助性 1、通过考察秘书工作产生、发展的过程，我们发 现，秘书工作是出现领导机关和领导人出现之后，
才应运而生的 。
2、考察秘书工作的具体内容，可以发现，秘书从 事调研、收集信息、处理文书、督促查办等工作，
最终指向是为领导服务。
3、秘书部门在组织机构中的中介地位，也决定了 秘书工作的辅助性。
—— 参与政务，掌管事务
调研工作；信息工作；协调工 作；督查工作；文书工作；档 案工作；会议工作；信访工作； 保密工作；事务管理工作。
—秘书理论与实务
秘书/助理的工作职掌与权责
项目
1、日常行事计划表管理 2、环境的整理准备 3、会议工作
内容
预约会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预 定计划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交 涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理， 交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的 收受
秘书学概论第三章
2．秘书职业道德的功能与作用 （1）良好的职业道德是用人单位对人才的基本要求。一个秘书
的职业技能固然重要，但比技能、才能更重要的是秘书的为人 和德行。任何上司都会首先把机会给予那些他信赖的品行端正 的员工。德行成为员工们赢得施展才华机会的前提条件。 （2）良好的职业道德是秘书人格力量的一面镜子。职业道德素 质既是一个人整体道德品质的重要组成部分，同时也反映着一 个人的整体道德水平。具有优良职业道德的员工在赢得上司信 赖的同时，往往也能赢得同事的信赖和尊重，因为良好的职业 道德是秘书人格魅力的具体体现。同时，人的职业道德的提高 有利于人的思想道德水平的全面提高 （3）职业道德是秘书事业成功的基本保证。职业道德是一个人 事业取得成功的重要条件，每一位职场成功人士往往都具有优 秀的职业道德素质。缺乏良好的职业道德修养的人是做不好任 何工作的，同样，没有良好的职业道德，秘书也不可能取得事 业的成功。
（2）办事公道、合作共赢。办事公道就是指秘书在具体职能活 动中，能站在公正的立场协调各方利益、处理各种问题；对当 事各方能做到不偏不倚、公平合理；不论对谁，都能按一个原 则、按一个标准办事。办事公道是崇高职业道德在职业活动中 的重要体现，是千百年来为人所称道的职业道德。
要做到这一点，除了会受到秘书思想认识水平影响以外，也会 受到秘书自身不同气质结构等生理基础条件的影响，因而实施 起来不同气质的秘书将会遇到不同的难度。我们主张无论秘书 属于何种气质类型，都应该认识到自己气质结构中先天形成的 优缺点，并通过后天不懈努力不断加以调整，使自己能胜任本 职岗位之要求。
3．秘书职业道德的基本内容 （1）遵纪守法、爱岗敬业。秘书在具体职能活动中，处处要以
法律为准绳，依法办事，按制度办事，做到法律和制度面前人 人平等。任何人、任何行为都不能凌驾于法律法规、规章制度 之上，不能做法律法规、规章制度不允许的事情。
自考【秘书学概论】笔记整理
【秘书学概论】第一章绪论一、我国当代秘书学诞生的重大意义：1、促进了上层建筑的建设2、促进了新时期秘书工作的飞跃3、促进了秘书人才的培养二、当代秘书学诞生的时间：20世纪80年代初期三、当代秘书学诞生的标志1学科专业论著的问世2学科带头人的出现（三种现象：1秘书院校的出现；2秘书学会与学术活动的出现；3秘书杂志的出现）四、当代秘书学诞生的原因：我国当代秘书学之所以在２０世纪８０年代初期诞生，主要有三个方面的原因：1、党的十一届三中全会路线，推动了新兴学科的诞生；2、经济建设、改革开放、召唤着秘书学的诞生3、学科带头人的出现，促进了秘书学科的诞生。
五、秘书学的性质特点：新兴学科、交叉学科、政治性很强的学科、实践性很强的学科、辨证性很强的学科六、秘书学的研究对象研究秘书人员通过信息性、事务性、技术性的服务，近距离辅助领导决策与管理的活动及其规律的学问。
具体地说，就包括这些活动的目的意义、功能价值、原则方法、科技手段，以及人员素质、经验教训等，均属研究的范围。
七、研究秘书学的方法1、研究秘书学必须坚持马克思主义的基本立场和观点，要以辨证唯物主义和历史唯物主义理论作为总的指导思想。
2、研究秘书学还必须有广泛的理论素养及综合能力，要结合研究相关学科，拓宽知识面3、研究秘书学要坚持理论联系实际的原则4、研究秘书学要坚持“百花齐放、百家争鸣“的原则第二章秘书发展史略一、秘书历史也是人类社会的文明史、政治史、领导史的重要构成部分。
运用秘书历史经验教训的时候需明确：1、历史事迹与历史人物存在着一定的模糊性2、古代的“秘书”与现代的秘书有许多明显的不同点3、我国古代是奴隶制社会和封建社会，今天是社会主义初级阶段，有着根本的区别二、秘书产生的前提1、有了领导和领导工作2、语言文字的出现三、“秘书”的古义：1、宫禁中秘藏之书2、谶纬图箓chen wei tu lu3、官职名称，始于东汉时设的秘书监4、官署名称，始于晋的秘书寺四、秘书基本性质特点：近身、直接、辅助、综合五：秘书可追溯：新石器时代的母系氏族社会时期六、最早的秘书：仓颉、沮诵（轩辕黄帝）最早的“秘书”：殷商时期制作甲骨文书的“巫觋史xi秘书萌芽时期：夏代最早的公文：甲骨公文（殷商时期）最早的中央秘书机构：太史寮（商代后期）殷以后到了周代，史逐渐取代巫，成为秘书的主流。
秘书学概论-第三章秘书职能
（二）科学化原则
1.组织结构要科学:
秘书机构设置必须遵循组织管理的客观规律，设置合理的层次和 部门，分管有关工作，不能随意增加层次、增设科室。要使其内
部组织协调一致，形成一个职责分明、联络通畅、高效运转、服
务便利的完美整体。从目前党政机构秘书机构设置的情况看，传 统的事务性系统比较繁复，而适应新形势需要的智囊系统、信息
第二节 秘书的基本职能
一、秘书职能的含义 秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的 框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明 确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。
秘书职能在具有一定的规范性和相对稳定性的同时， 也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理 工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书 的信任度。
都不尽相同，有的差异还比较大。
XX省人民政府办公厅
老 干 部 工 作 处 省人 民政 …... 府应 急管 理办 公室
秘 书 处
综 合 一 处
综 合 二 处
建 议 提 案 处新 闻 信 息 处 Nhomakorabea督 办 处
政 务 公 开 处
人 事 处
保 卫 处
行 政 处
监 察 室
（一）党政机关的秘书机构
1．中央级别党政机关：党中央和国务院分别 设立办公厅。 2．省部级党政机关：省、直辖市、自治区党 政机关也设办公厅，负责人为办公厅主任， 其上再由秘书长统辖。 3．省辖市、厅、局、区、县级党政机关：市 委、县委办公室和市政府、县政府办公室。 市办公室下设科，县办公室下设股（组）， 负责人为办公室主任。 4．乡镇党政机关：设办公室负责全面工作。
秘书机构示例
二、秘书机构设置的原则
秘书机构设置要科学、合理。编制不一、机 构庞大、层次繁多、关系不顺、职责不清、 范围过宽等，都将直接影响机构的运转功能 和效用的正常发挥。因此，秘书机构设置必 须遵循规范化、科学化原则。
《秘书学概论》重点复习提纲
《秘书学概论》重点复习提纲22、与会者：就是参加会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。
具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。
24、记者招待会：是指组织为实现一定宣传目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称为“新闻发布会”。
25、双向沟通：即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。
除表达己方的意图之外，还要求对方能认可、合作，包含有共同目标。
思考题：第一章一、什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？（1）①宫中的秘藏之书。
一开始指书而不是指人。
东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。
秘书不仅指物，也指机构、人。
在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。
②辅臣。
③行政职位。
现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。
秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。
④秘书是广泛的社会职业之一。
社会职业秘书以其处理文书，它包括各种智力服务。
秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。
科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。
（2）广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。
狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。
秘书工作的特点是什么？（1）辅助性“辅助”是相对于“主导”而言的。
辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。
它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。
秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。
地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手。
各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。
《秘书学概论》第三章秘书机构.pptx
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第一节 秘书机构的设置
２．省、市（地）县级的秘书机构 省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公
厅设正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设 置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、 委、局平行，厅下设处、室，再往下设科、组。 省级部门包括中央所属的各部、委、局、办等，一 般设办公室，下面设科。 市（地）委和市（地）人民政府有的设办公厅，办 公厅设正副主任，厅下设处；有的设办公室，办公 室设正副主任，室下设科。
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第一节 秘书机构的设置
在设置下属机构上，由于党和国家最高领导机关的 职责、任务和工作的需要，中央机关主要采用分理 制和综理制两种形式设置所属机构。所谓分理制， 就是采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实 行的都是这种形式，办公厅相当于部委一级的机构 ，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。 （见下图示）
包括其下属的秘书、文书、档案、机要、警卫、信访、调 研等部门的统称。 狭义的秘书机构，仅仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。 目前，在我国除基层机关或规模较小的单位一般不设秘书 机构，而只配备适量的秘书工作人员以外，从中央到省、 市（地）县各级党政领导机关，以及各类大中型企事业单 位、社会团体等，都普遍设有秘书机构。
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第一节 秘书机构的设置
中共中央办公厅
秘
机
书
要
局
局
信
警
访
卫
局
局
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机 关 事 务 管 理 局
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第一节 秘书机构的设置
所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘 书工作机构综合管理领导机关的一切日常工作。全 国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的 便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领导办公 厅负责综合承办日常工作，办公厅下设若干局、处 、室等。