物业收费员操作程序
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物业收费员操作程序
一、收费员工作流程
一、正常上班时间工作流程:
1、8:00上班
2、8:00-8:30打开物业公司网络办公平台,查看《企业公告》《企业新闻》《增城分公司文件》是否有新的新闻和通知,发现新的内容,应第一时间向管理处主任汇报;
3、8:30—12:00收费、接听电话、报账、作账、接受业主投诉并处理、操作网络办公平台;
4、12:00下班
5、15:00 上班
6、15:00—15:30查看网络信息并向管理处主任汇报;
7、15:30-18:00收费、报账、作账、接受业主投诉并处理、操作网络办公平台;
8、18:00下班
二、计划工作流程
1、参加管理处的骨干会议;
2、参加每月的催缴费工作并上门催缴费;
3、负责管理处的接待工作和处理业主的投诉;
4、参加管理处和分公司的各项业务培训;
5、做好每月的月收支报表和作账工作;
6、统计月、季度费用收缴情况并向管理处主任汇报;
7、保存和管理好管理处的票据;
8、做好管理处的资料存档和借用管理工作;
9、做好每月的收费通知单;
10、完成管理处交待的其它任务。
二、收费员操作规程
(一)收费员操作规程
目的:强化收费员的检查落实管理,提高服务质量。
适用范围:收费员的操作
实施细则:
1、收费员每天上班时,打开公司网络办公平台,查看有无新的信息,发现新消息,立即向管理处主任汇报;
2、上班后,接听电话并做好相关笔录或通知有关人员;
3、接受业主的投诉并在《投诉记录本》上进行登记,通知相关处理人员进行处理,处理完毕,及时进行反馈;
4、上班期间,没有业主投诉或收费时,应做好管理处的账目或整理资料;
5、每月月底,做好收费通知单,让管理处的保安员或水电工派发到各业主家中;
6、每月1-7号,不管是星期六或星期天,必须在管理处值班收费;
7、每月月底,到分公司财务室报账,并做好当月的收支报表、收缴率、追缴率等上交给管理处主任和分公司经理室;
8、每月月底或季度末,做好管理处各物业点的欠交水电管理费情况表并上交给管理处
主任和分公司经理室;
9、注意保管好管理处的各种票据,要做到领取和报销票据有登记,不得有票据缺张短页、大头小尾等现象;
10、收费时,注意钞票的真伪,要仔细验证清楚;
11、收费员必须熟悉掌握业主的各种信息,如业主姓名、电话、房号、业主对待物业管理的态度、缴费情况等;
12、收费员必须掌握《投诉记录本》《物业点收费情况表》《业主信息表》《收支报表》《月度季度欠费情况表》《管理处流水账本》《管理处物品领取表》《收费通知单》《催费通知单》等表格的有关情况;
13、参加管理处或分公司的管理会议;
14、参加管理处或分公司的各项业务培训;
15、收费员必须熟悉掌握国家有关财务、物业管理等方面的法律法规,以便及时妥当
地处理业主的各种投诉;
16、完成管理处交待的其它工作。
三、收费员工作标准
工作范围工作细则每日每周每月工作标准
(次)(次)(次)
管理处管辖区域范围内
上班2
打开物业公司网络办公平
台,查看相关信息,发现
新消息,立即向管理处主
任汇报。
收费
根据实
际情况
确定。
热情、有礼貌、票据数据
清晰、大小写一致、合理
解释相关问题。
接待
根据实
际情况
确定。
服务态度好,使用文明礼
貌用语
接受并处理业主投诉
根据实
际情况
确定。
讲究礼貌礼节、熟练使用
文明礼貌用语。登记清楚、
安排处理或汇报,及时反
馈
准备收费、催费通知单 2
数据清晰、核算仔细、内
容清楚、派单到人催收费不限
电话或上门催缴费、态度
和蔼、使用文明礼貌用语、
催缴通知数据清晰
报账、做账 2 数据准确、账单、账目排列有序、不做假账、没有假发票等、便于核查
收支报表、收缴率、追缴率 1 数据准确、不虚报、不漏
报
业主信息根据实
际情况
确定。
熟悉掌握业主的姓名、电
话、房号、缴费情况
票据管理根据实
际情况
确定。
领取和报销票据有登记,不
得有票据缺张短页、大头小
尾等现象;
法律法规根据实
际情况
确定
必须熟悉掌握国家财务、
物业管理方面的法律法规
参加会议根据实
际情况
确定
按时参加管理处或分公司
的管理会议
业务培训根据实
际情况
确定
参加管理处或分公司组织
的各项业务培训
物品发放
不
限
有登记、数据清楚、准确
四、收费员管理制度
(一)收费员岗位职责
目的:让主任了解管理处的收支情况,以便做出正确的决策。
适用范围:收费员
实施细则:
一、负责管理处的收费、催缴费、帐目登记等财务方面工作,兼任资料管理员。
二、做好每月的打单工作,仔细核对,保持交费通知单的投诉率在5%以下;
三、每月做好管理处的收费管理工作,并做好帐本登记;
四、每月定期做好业主(住户)的交费清查工作,及时催缴费用;
五、熟悉物业管理、财务管理方面的法律法规,收费时,要做到笑脸相迎,住户投诉要做好登记,能解释的尽量解释清楚,要求处理的移交主任,由主任全权处理;
六、收费期间,把每天的收费金额登记清楚交给主任,让主任随时掌握收费情况;
七、每月28日以前做好当月的月报表交给主任,让主任掌握当月的收支情况,盈亏情况,并做好每季度的季度报表及年度报表;
八、未经批准,不得私自借款;
九、熟悉掌握管理资料的存放位置,要求做到随查随拿,熟悉掌握物业管理软件以及