物业公司档案管理分类表
物业公司物业管理档案分类目录
物业公司物业管理档案分类目录
物业公司物业管理档案分类目录
一1.1
文件资料管理
1.1.1 质量体系文件
1.1.1.1 质量手册\工作手册
1.1.1.2 内审资料/外审资料
1.1.1.3 管理评审资料(质检报告) 1.1.1.4 质量记录清样
1.1.1.5
管理办法流程(作业指导
书)
1.1.2 公司\相关单位\项目文件1.1.
2.1 公司发文
1.1.
2.2
物业管理处、各部门上报公
司文件
1.1.
2.3
外来文件（上级部门、开发
建设单位、相关单位）1.1.3 证照\法律法规\收费标准1.1.3.1 证照管理
1.1.3.2
法律法规及相关资料（见书
目及卷内目录）
1.1.3.3 收费标准
1.1.4 项目资料／创优资料
1.1.5 合同协议
1.1.5.1 物业管理合同。
物业管理表格全套
物业管理表格全套是物业管理工作中非常重要的工具，它可以提高物业管理的效率和质量，为业主提供更优质的服务。
本文将介绍物业管理表格的种类、作用以及如何有效地运用它们。
一、物业管理表格的种类物业管理表格种类很多，可以根据不同的需求分类。
常见的物业管理表格包括以下几种：1.收费管理表格收费管理表格是物业管理中最为重要的表格之一，包括物业费、车位费、公共维修基金等各种收费内容，可以对收款情况进行统计，科学分析收费缴纳情况和处置欠费情况。
2.投诉管理表格投诉管理表格是对业主投诉处理的一种记录和统计工具，包括投诉内容、投诉人、处理情况等，可以帮助物业公司及时跟进投诉处理进程，有效地解决投诉问题。
3.维修管理表格维修管理表格是管理物业维修工作的重要工具，包括维修项目、维修时间、维修费用等，可以用于管理物业维修工作的安排和调度。
4.安全管理表格安全管理表格是记录物业安全情况的工具，包括物业安全检查、消防设施维护、排查隐患等内容，可以帮助物业公司发现和解决潜在的安全问题。
5.客户档案管理表格客户档案管理表格是记录业主信息的工具，包括业主姓名、联系方式、户型等内容，可以管理业主档案，方便进行日常服务和业务处理。
二、物业管理表格的作用物业管理表格是物业管理工作的重要工具，它可以发挥以下几个方面的作用：1.统计分析物业管理表格可以通过数据的统计和分析，帮助物业公司对业务运作情况进行科学分析和评估，为业务决策提供数据支持。
2.规范管理物业管理表格可以帮助物业公司规范管理流程和操作流程，确保各项管理任务得以落实和执行。
3.提高效率物业管理表格可以帮助物业公司提高管理效率，减少人力和物力资源的浪费，提高工作质量和效率。
4.促进服务物业管理表格可以帮助物业公司更好地提供服务，通过有效的沟通和交流，提高业主满意度和忠诚度。
三、如何有效地运用物业管理表格为了更好地发挥物业管理表格的作用，物业公司需要有效地运用它们。
以下是几个有效地运用物业管理表格的方法：1.制定表格使用规范。
物业集团公司行政档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业集团公司行政档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案管理的有关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司各部门、子公司及所属单位行政档案的管理工作。
第三条行政档案是指集团公司及其所属单位在行政管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
第二章档案分类与归档第四条行政档案分为以下类别：1. 机关文书档案：包括文件、报告、请示、通知、会议纪要、讲话稿等；2. 机关印信档案：包括印章、图章、戳记等；3. 机关人事档案：包括干部人事档案、员工档案等；4. 机关财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；5. 机关固定资产档案：包括固定资产购置、维修、报废等档案；6. 机关合同档案：包括合同、协议、协议书等；7. 机关其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条行政档案归档应遵循以下原则：1. 及时归档：各部门、子公司及所属单位应在文件形成或事件结束后及时归档；2. 完整归档：归档的档案应包括文件的正文、附件、抄送件等；3. 准确归档：归档的档案应按照档案分类标准进行分类，确保档案的准确性和完整性；4. 安全归档：归档的档案应按照规定采取安全措施，确保档案的物理安全和信息安全。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下规定：1. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等条件；3. 档案柜应上锁，并设立档案目录；4. 档案借阅应办理借阅手续，不得擅自复制、摘抄、外借档案。
第七条档案利用应遵循以下规定：1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，保护档案的合法权益；2. 档案利用应经档案管理部门批准，不得擅自对外提供档案；3. 档案利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 档案利用不得损害档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下规定：1. 档案销毁前，应经档案管理部门审核批准；2. 档案销毁应采用焚毁、化浆、碎纸等方式，确保档案内容不被泄露；3. 档案销毁后，应将销毁记录报档案管理部门备案。
公司档案分类
公司档案分类根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:一般有以下几类:一、文书档案:1党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；2行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等3经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等4生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等二、科技档案1产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等2科研文字材料：各种合同协议书、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等3基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概预、决算、检验分析材料、施工图样等4设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等..四、人事档案职工的招聘、履历、培训等五、电子档案计算机磁带、磁盘和光盘等六、声像档案照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等企业档案的分类立卷办法一文书档案的分类整理1、归档原则遵循文件的自然形成规律;保持文件的原貌和完整;准确判定文件的保管期限;适应新技术应用的需要;便于保管和利用..按照归档范围的规定;凡应归档的文件必须齐全完整..2、归档整理程序以件为归档单位;逐件整理归档..按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行..“件”的含义：2．1单份文件;一份文件为一件；2．2各种报表、名册、图册、书刊等;一册本为一件；2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；2．4文件处理单表与被处理文件合为一件；2．5来文与复文合为一件;如果分属不同年度的可分开归档..3、分类按年度---部门---保管期限逐级进行分类..由文件的形成日期决定该份文件的归档年度;即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致..4、装订4．1去掉原来文件上会生锈的金属物;用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订粘合..装订时正本在前;定稿在后；复文在前;来文在后..在每页的右下角背页的左下角编页码..各单位可自行尝试不同的装订方法;但所选的装订材料不能生锈;不能对纸张产生直接或间接的损害..4．2凡文件尺寸大于A4纸规格的;要按A4纸规格进行折叠或裁剪;小于16开规格及破损的要进行托裱;对字迹模糊的文件要进行复制..4．3在该份文件的正文输入计算机之前;不宜用乳胶或缝纫机来装订因为会影响以后将该文件拆订、扫描..5、排列先将归档文件材料按保管期限分开;同一保管期限的文件材料;按照时间先后排列;并且尽可能将关系密切如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的文件材料排列在一起..6、编号6．1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章格式见附图1;并填写有关栏目的内容..6．2档号章的项目及填写内容：类别号：文书档案的类别号为A..期限：即保管期限;分两类;填写“长久”或“短期”..年度：该份档案实际形成的年度;以四位阿拉伯数字标公元纪年..机构：不分机构编档号的单位此栏可不填..件号：以年度为界线;档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号;件号不得重复..6．3在每年归档工作结束后;如发现有其它应归档文件材料未归档;可将该文件排在已归档文件之后编号归档..7、装盒7．1档案编号后;要按照编号顺序装入档案盒新格式;并在盒的脊背填写“档号”..样式见附图3..每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件..7．2填写盒内文件备考表..盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况;如无上述情况;可暂不填写..整理人：填写本盒文件材料整理归档人姓名..日期：填写归档的年、月、日..8、编目8．1编制档案目录8．1．1档案目录由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成..8．1．2“目录夹封面”格式见附图4内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目；“目录盒脊背”格式见附图2项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成..8．1．3“归档情况登记表”格式见附图5内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注..不同的保管期限分开不同的登记表填写..8．1．4“归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况;本年度内设机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等..8．1．5“归档文件目录”格式见附图6应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数;需要时还可增加其它项目;如“文件格式”..件号：参见6．2..责任者：制发文件的组织或个人;即文件的署名者或发文机关..文号：文件的发文字号..题名：即文件的标题;一般应照实抄录..原文没有标题的应当加拟标题;外加“ ”号；原文有标题但不能说明文件内容的;应重拟标题;重拟标题外加“ ”号;附于原标题之后..日期：指文件形成的日期..填写时可省略“年”、“月”、“日”字;在表示年、月数字的右下角加“．”号或“-”号;以四位阿拉伯数据表示公元纪年..页数：指每一份归档文件本身的有效页面数..文件格式：指归档文件对应的电子文件格式;如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等..8．1．6各种保管期限的归档文件目录;按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹;连年续订;直到该目录夹装满..8．1．7“归档文件目录”应一式二份;其中一份移交图书档案中心..8．2编制其它检索工具..各单位应根据实际需要;选择编制一些其它的档案检索工具;如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等;以方便日常手工检索..9、电子文件管理9．1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时;要收集对应的电子文件;对电子文件进行集中统一保管;并建立相应的移交电子文件签名确认制度;以确保电子文件的真实..9．2图书档案中心要采取适当措施;确保机读目录和电子文件的安全;要及时用光盘或磁带机等进行备份;要求至少备份两套;一套用于封存保管;一套供查阅使用..9．3各单位统一使用图书档案中心以下简称中心设计的档案管理系统;统一将数据传送到中心的档案数据库服务器;中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性..另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总..9．4处理电子文件;应使用WPS OFFICE或MS OFFICE;形成通用的电子文件格式;如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；扫描原文的电子文件格式为：jpg..9．5为方便以后利用计算机进行全文查阅;要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字..档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库;同时会在本机的指定目录留下文件副本;其文件名与档号相同..9．6一般情况下;图书档案中心使用一套数据库副本供查阅;另一套数据封存且不得外借..。
公司档案分类、归档范围、保管期限表汇总
鹏坤公司档案分类方案（附件一）一、公司全宗目录
二、公司档案分类架构图一
图一
特殊载
党群工作档案 行政管理档案 会计 资料
党务工作类
工会工作类
宣传工作类
声像档
凭证
账簿
报表
荣誉证 印章类 印章类
照片类 录像类 具有参考价值的自编资料
资格证类 人 事 档 案
教育训
练档案
人事管 理档案
干部职 工档案
法律事务类
行政事务类
外事事务类
安全保卫类
经营决策类 统计工作类 生产经营计划财务管理类 董事会 监事会 工商管理类
企业管理类 产品销售类
物资管理类 经营管理档案 资产管理类
生产技术管理
生产管理类 质量管理类 能源管理类 环境管理类 安全管理类 计量标准类 科技管理类 档案和信息类
科技 科研类 技改类
产品类 实物档
录音类
赠品类 产样品 字画类 其他类
全 宗 档 案
图书类
在职档 离职档 其他档
三、公司档案类目表
保管期限：永久（y）长期10年（c）；短期，3年（d）；。
物业管理档案资料管理制度
物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。
二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。
2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。
四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。
2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。
五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。
2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。
六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。
2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。
七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。
八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。
2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。
九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。
2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。
请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。
物业服务管理档案目录分类
物业服务企业档案分类行政管理人力资源管理品质管理工程管理物业服务(项目留存档案)经营管理市场拓展品牌管理财务管理维修资金1.公司章程、出资、验资、申报2.董事会决议3.其他1.营业执照2.资质证书3.账户开户证明4.社会保险登记证5.质量体系认证证书6.其他1.物业管理师证2.会计证3.高、低压电工证4.消防类相关证件5.电梯管理员证6.工程、土建类证7.其他公司设立工商注册、资质申报、董事会、监事会文件等公司经营中所需要的重要证照、资质等各类认证证书、员工职工证书、车辆证照、证卡等开办资料公司证照其他证照物业公司总部档案分类证照管理档案行政管理档案规章制度档案行政事务管理合同管理档案法律事务档案法规文件公司制度文件管理印章管理会务接待车辆管理物业合同其他合同各类文书国家、部门、行业、当地发布的与物业管理相关的法规、办法等公司内部管理所需各项规章制度等会议记要、往来文件、内部文件等印章管理制度及备案资料、印章保管使用记录等各类接待、会务、洽谈活动等有关车辆的各种资料公司招投标记录、物业服务合同往来经济合同、协议、专项分包合同等在经营管理合同中产生的经济、民事、刑事纠纷等1.物业管理条例2.物业承接查验办法3.住宅室内装修装饰管理办法4.维修资金管理办法5.物权法6.城市异产毗连房屋管理规定7.物业服务收费管理办法8.其他1.公司行政办公制度2.考核制度3.保密制度4.行政人事制度5.财务制度6.其他1.行政办公会议记要2.会议通知、会议签到表3.政府部门等往来函件、行文4.对外发文、函件等5.其他单位往来函件6.行政决议、通报7.申请、报告8.其他1.管理制度2.刻章申请3.印章样本备案登记表4.保管人及使用登记表5.其他1.接待登记、记录表2.洽谈、会议记要记录3.其他1.车辆年审记录2.派车记录3.其他1.各类合同及相关会审记录2.合同台账3.其他1.起诉状2.法院传票3.判决书4.其他资产管理档案图书管理档案后勤福利档案荣誉管理档案固定资产日常物料供应商资料图书管理宿舍活动室管理食堂管理其他福利荣誉管理公司产生经营、管理需要配置购买的设备等资产生产原材料购置、各种物资供应、仓库保管、盘点、出入库等记录供应商基本信息及评价资料公司、部门存放的图书资料及借阅登记资料等员工宿舍、活动室管理规范及日常管理了资料食堂运营管理制度、资质及日常管理记录法定节日、生日福利，住院看望，以及职工保健、劳动保护等福利公司经营管理活动中启德的各类实物奖品、赠品、纪1.各类固定资产清单台账2.使用、保管责任、年限表3.说明书、图纸、保修卡4.各类证书、年审、盘存表5.其他1.物料购置申请、审批表2.入库单3.领用单4.工具、服装登记台账5.盘存表6.其他1.供应商花名册(单位名称、联系人、联系电话、供货地址、供货名录)2.供应商单位证照 (营业执照、资质许可证、法人身份证及法人证明)3.报价单4.年度供应商评价表5.半年度比价表/报告6.其他1.图书台账2.图书借阅/复印登记表3.图书催还通知单4.图书盘点汇总表5.其他1.配置物品表2.检查记录表3.其他1.食堂管理制度2.卫生许可证3.食堂作业人员健康证4. 日常采买台账及用款5.签领登记6.周菜单明细表7.其他1.福利发放方案及审批资料2.体检表(报告)3.节日员工物品采购、发放表4.其他1.质量体系认证证书2.国优及省示范小区奖牌证书3.政府颁发的奖励、奖状4.其他人力资源管理档案品质管理档案声像电子档案人力资源规划档案招聘与配置档案培训与开辟档案绩效管理档案薪酬福利管理劳动关系管理质量体系管理档案各类声像电子资料人力资源规划员工档案培训与开辟绩效管理薪酬管理福利管理劳动关系体系文件念品：证书、奖杯、奖状、锦旗等公司经营管理活动中产生的各类声像资料、电子档案有关公司人力资源管理的各项规章制度、人力资源规划文件等有关员工的招聘、录用、辞退、离职等文件各类内部及外出培训形成的记录员工绩效考评资料、绩效考核报告、激励等员工考勤、请假、休假等记录，薪酬审批、晋升审批等记录社保、医保以及商业保险资料等员工与公司的经济关系各类有关质量标准的文件1.光盘2.照片3.电子储存4.其他1.岗位职责、任职要求2.公司架构及人员配备3.聘任决定、任命决定4.人力资源分析报告5.其他1.各类证书2.职工花名册3.招聘、面试记录表4.转正审批表、离职表5.各类复印件6.其他1.培训计划、培训签到表2.培训记录表3.试卷、考试记录4.培训教材5.外出学习总结6.其他1.考核表2.激励/处罚单(审批表)3.绩效考核结果报告等4.其他1.考勤表2.请假单、审批表3.工资审批表4.其他1.缴纳社保及商业险单据2.其他1.劳动合同2.其他1.质量手册2.程叙文件3.作业指导书4.质量记录5.其他品质监督档案计划管理档案管理制度档案工程管理档案事务管理档案体系运行督导标准监督检查质量改进计划管理公司制度法律法规会议记录往来文件有关质量体系认证、内部审核、运行评审、体系运行报告等各业务模块质量检查、督导标准各类质量监督检查记录所有有关督导检查、改进落实所形成的记录月度年度工作计划，年度经营、管理目标责任书有关工程、设施设备的各类管理制度类文件行政规章制度、国家、部门、行业法规、标准等工程会议纪要、记录，会审形成的决议、决定等政府、上下级、兄弟单位、分包合同单位去函、来函等1.外审记录2.内审计划3.内审报告4.管理评审报告5.其他1.品质三级监察制度2.夜间查岗制度、作业指导文本3.节前安全检查制度、作业指导4.重点部位、区域界定及监管作业指导文本5.其他1.检查记录2.满意度分析、报告3.分包方检查记录4.其他1.不合格项报告单2.纠正与预防措施报告单3.整改通知书4.质量改进活动计划5.整改检查结果6.其他1.部门月度工作计划2.年度经营管理目标责任书3.年度工作任务达成跟踪汇总表4.其他1.承接查验标准、办法2.设备编号办法3.设施设备等分包管理办法4.其他1.维修资金使用办法2.商品住宅质量保修规定3.物业承接查验办法4.其他1.会议记要2.图纸会审记录3.决议(设备、设施改造等方面的)4.其他1.政府等来函或者红头文件2.给施工方发文去函等3.洽商等4.其他监督管理文件档案能耗管控档案图纸技术资料档案经营收入档案经营管理档案成本管控档案前期介入日常管理专项检查能耗管控图纸技术资料主营业务收入预约服务收入人工成本管控早期介入进行督导、协助等所形成的记录档案对各项目承接查验，工程、设备设施维修保养，分包项目检查督导形成的记录、培训指导，以及交付前工程施工监督检查等针对电梯、消防等专项设备、重大设备进行的检查、督导记录公司本部及对各项目水电气等能耗的监督、管理等需要公司留存的图纸技术资料、维修记录、设备台账等物业管理费、车位服务费、房屋租赁费主营收入以外的业务收入人工成本管控、绩效考核1.工程项目建议书2.检查记录3.工程质量问题反馈记录4.其他1.承接查验记录报告2.检查记录3.培训记录4.分包单位检查督导记录5.其他1.电梯使用情况统计分析2.消防设备节日检查记录3.整改通知书4.其他1.公司本部能耗台账2.各项目能耗情况分析表3.能耗督导记录4.其他1.图纸2.操作使用说明书3.大修、中袖报告记录4.设备台账5.其他1.物业管理费台账及收费统计表2.年度经营计划、总结3.案场合同及预算4.前期启动费台账5.其他收入台账6.其他1.车位台账、停车费收入台账2.多种经营台账收入及合同3.专业化公司收入台账及合同4.其他1.薪资调查报告(年度、半年度)2.人力资源优化分析报告3.减员增效计划4.绩效考核方案或者办法5.其他市场拓展档案品牌管理档案经营风险管控方案市场调研档案项目接管档案合同管理档案视觉识别档案荣誉证书档案物料费支出管控公共能耗管控维修、维保费用管理日常运营风险市场调研项目接管合同管理视觉识别获奖文件物料采购管理、库存管理、物料节约管理公共水电费、公共照明灯具改造、水泵节能管理公共设施设备的维修、维保合同管控、合法用工、日常服务过程中对客户造成伤害的风险市场动态、数据调查及分析项目投标文件、中标通知书等全权委托合同、代管合同或者顾问合同公司 VI (视觉识别)公司理念各种获奖文件、荣1.物料供应商选定资料 (公开招标、竞争性谈判资料)2.对供应商的评审报告3.物料支出统计及分析4.出入库单据5.库存管理数据分析及优化方案6.其他1.公共能耗的统计分析报告2.节能减排方案3.新能源及新技术的运用报告4.公共照明工具改造方案5.其他1.年度维保工作计划2.小修急修支出计划3.小修急修实施设施方案4.供应商评审及选择方案5.其他1.合同风险管控程序及制度2.涉及工作危（wei）险的规避措施3. 自然灾害、人身安全防范等各项应急预案4.物业区域内涉及客户人身安全的预防措施5.公共责任保险6.其他1.市场调研报告2.其他1.招标文件2.投标文件(标书)3.管理方案4.中标通知书5.其他1.全权委托项目接管合同2.顾问项目接管合同3.委托管理合同4.其他1.公司 VI 手册(导图)2.公司 VI 使用说明3.其他1.颁奖文件2.其他财务管理档案 (仅包括不在财务部门单独存放的档案)维修资金档案宣传资料档案收费资料档案财务制度档案首次缴存明细档案荣誉证书奖杯奖牌纸质宣传影响宣传收费资料财务制度首次缴存明细证书、奖状、奖杯、锦旗等公司对外宣传使用资料包括公司使用的各类收费单据及存根与物业管理相关的财务制度业主维修基金首次缴存明细1.荣誉证书2.刊载公司荣誉的报纸、刊物3.表扬信4.其他1.奖杯2.奖牌3.锦旗4.表扬信5.其他1.宣传手册2.宣传单页3.其他1.电子音像资料2.其他1.费用减免单2.财务分析报告3.其他收费资料1.会计制度2.收费管理制度3.资金管理制度4.早期介入启动费制度5.票据管理规定6.发票管理办法7.财务人员交接管理细则8.差旅费管理办法9.借款管理明细10. 日常报销制度11.内部审计制度12.其他相关制度业主维修基金首次缴存明细物业公司项目档案分类物业服务档案(项目档案)历史使用资料档案基础管理档案历史使用资料综合管理每次从申请维修资金开始到使用结束的整套资料物业项目各类管理制度、应急预案、工作流程1.房屋专项维修资金使用申请(立项)表复印件2.物业公司营业执照、经办人委托书、经办人身份证复印件(若成立业主委员会需要有业主委员会委托书)3.维修部位的现场照片、影像4.维修和更新、改造方案复印件及公示影像照片5.维修和跟新、改造方案书面确认结果及维修和更新、改造方案书面确认明细表的复印件及公示影像照片6.若有第三方审价的需保存预算咨询报告复印件7.比选维修施工单位结果复印件及公示影像、照片 (公开招标的需存档招标公告、招标文件、中标通知书复印件及开标现场影像、照片)8.维修前书面材料公示证明复印件9.市维修基金管理中心出具的使用申请受理通知单原件10.维修和更新、改造项目施工合同原件11.若有主要材料变更的需留存施工主要材料变更清单复印件及公示影像照片12.施工过程中的现场影像照片13.若有隐蔽工程的需留存隐蔽工程验收记录复印件及公示影像照片14.竣工后的现场影像照片15.竣工验收和结算报告复印件及公示影像、照片16.维修后书面材料公示证明复印件17.物业公司收到维修资金使用款的收据复印件 (若委托施工单位收款，需留存收款委托书和施工单位收到维修资金使用款的收据复印件)18.维修施工单位出具的发票复印件19.市维修金金管理中心打印的本次维修费用业主实际分摊和自筹明细1.体系文件制度2.应急预案3.应急预案演练记录房屋及公用设施设备档案规划建设承接查验合同管理业主委员会房屋基础资料规划、设计、施工阶段的各类手续及资料物业承接查验方案、内容、清单，物业承接查验协议、物业移交手续与建设单位签订的前期物业服务合同、与业委会签订的物业服务合同、与专业外包单位签订的服务外包合同业主大会议事规则、业主委员会成立、备案资料管理区域内标识清册、房屋权属清册、房屋管理制度、房屋维修养护记录1.建设用地规划许可证2.建设工程规划许可证3.规划总平图、道路规划图、市政设施管网综合规划图、绿地规划图、建造工程消防验收备案资料、人防验收报告、建造名称和核准书等4.规划变更批准文件5.竣工备案表6.项目竣工总平面图7.单体建造、结构、设备安装竣工图8.设施设备安装、使用和维修保养技术资料9.单项工程竣工验收证明材料10.住宅使用说明书、住宅质量保证书1.物业承接查验的函2.物业承接查验小组的成立决定3.物业承接查验方案4.工程资料移交清单5.供电、消防、弱电、电梯、土建、景观绿化系统检查表6.物业承接查验报告7.物业承接查验协议书8.物业移交确认书1.前期物业服务合同(物业服务合同)2.服务外包合同3.管理规约、暂时管理规约1.业主大会议事规则2.管理规约3.业主委员会成员名单4.业主委员会备案资料5.物业服务合同6.与业主委员会的工作联系函1.房屋附属设施巡查记录2.项目标识清册3.房屋权属清册4.房屋维修计划5.房屋维修养护记录6.房屋评定记录7.其他设施设备基础资料维修保养计划与实施电梯管理供电管理弱电管理消防管理设施设备各类管理制度及设施设备清单台账、节能降耗管理各类设施设备年度、季度、月度维修养护计划与实施记录电梯移交资料，外包合同资料及日常管理记录供电管理制度及运行维修养护各类记录外包合同资料及日常运行、维修养护等各类记录消防管理制度及运行维修养护各类记录1.设施设备管理制度2.设施设备人员岗位职责3.上岗证书4.设施设备清单5.设施设备台账 (供电、给排水、消防、弱点等)6.各类应急预案7.节能降耗计划、方案8.节能降耗(水电)统计分析报表9.其他1.年度保养计划2.季度、月度保养计划3.维护保养记录4.设备完好率评定标准及记录5.其他1.电梯准用证2.电梯年检合格证3.电梯维保合同4.电梯维保公司营业执照、资质证书5.电梯维保计划6.电梯维保记录7.电梯故障处理记录8. 日常巡检记录9.其他1.紧急停电处理措施及预案2.值班人员交接班记录3.供电设备维保计划4.供电设备维保记录5.供电故障处理记录6. 日常巡检记录7.其他1.弱电设备维保计划2.弱电设备维保记录3.弱电故障处理记录4.弱点日常巡查记录5.其他1.消防检测合格报告2.消防服务合同及外包单位资质3.消防维保计划4.消防维保记录5.消防报警处理记录6. 日常巡查记录7.其他给排水管理空调系统避雷系统值班管理巡逻管理秩序服务档案安全管理消防管理给排水各类管理制度、安全用水、给排水运行维护保养计划及记录空调各类管理制度、安全运行维修保养计划及记录避雷系统图集各类管理记录秩序值班管理制度及记录巡逻管理方案及实施记录安全管理制度及实施记录、应急记录义务消防队相关资料、消防演练、各类消防管理记录1.停水处理措施及记录2.二次供水水箱清洗记录3.水质化验报告4.二次供水卫生许可证、操作人员健康证5.限水、停水处理措施及记录6.给排水系统巡检及保养计划、记录7.故障处理记录8.其他1.巡检及保养计划、记录2.故障处理记录3.其他1.避雷设施平面图2.避雷设施检验报告3.其他1.消防(安防)监控室值班制度2.消防(安防)监控室值班记录3.值班人员上岗证4.交接班记录5.监控录相调阅审批表6.其他1.巡逻方案2.巡逻记录3.巡逻制度4.交接班记录表5.其他1.各类应急预案2.应急演练记录3.突发事件处理记录表4.节前安全检查方案、检查记录5.物品搬离登记表、放行条6.人员来访登记表7.其他1.义务消防队组织架构图2.义务消防队管理规定3.消防演练计划及记录4.消防设施检查记录表5.消防故障处理记录6.消防安全隐患整改记录7.其他保洁服务档案车辆管理综合管理设施设备及物料管理环境清洁管理垃圾处理消杀管理专项管理车辆管理规章制度及各类实时记录保洁相关管理制度、岗位职责、工作标准、操作流程、作业指导书、工作计划及绩效考核标准等环卫设施及日常作业中所需物料的管理保洁人员区域划分及现场服务记录垃圾清运及垃圾分类处理形成的记录进行卫生消毒，蚊蝇、白蚁、老鼠、蟑螂灭杀等形成的记录家政、拓荒、外包等专项保洁服务及对外分包的相关记录1.停车场管理规定2.非机动车管理规定3.车辆管理方案4.车位平面图5.车辆进出登记表6.车辆信息汇总表7.其他1.保洁各类操作流程2.保洁各岗位工作范围及职责标准及绩效考核标准3.垃圾清运管理制度4.保洁设施设备(含机械化设备如清洗车、扫地车、抛光打蜡机等)管理及使用制度5.消杀管理制度6.安全作业防范措施7.保洁工作计划8.其他1.环卫设施设备台账2.保洁物料领取记录3.保洁机械使用记录及维修4.保养记录5.其他1.保洁人员工作区域安排表2.保洁物料领取记录3.保洁机械使用记录及维修4.保养记录5.其他1.垃圾清运记录2.其他1.危（wei）险品使用登记表2.消杀作业记录表3.温馨提示及图片4.其他1.各类专项保洁合同或者协议2.分包项目质量检查记录表3.其他绿化管理档案客户服务档案综合管理绿化设施设备管理绿化养护管理绿植病虫害防治及药品管理绿化专项管理综合管理服务记录与绿化相关的管理制度、岗位职责、工作标准及操作流程、作业指导书、工作计划、绩效考核标准等各种绿化设施设备的管理，包括台账、领用记录等包括绿化修剪、养护、施肥、补种等作业形成的各类记录绿植病虫害治理及药品管理形成的各类记录绿化专项服务外包形成的相关记录客户服务相关工作的管理制度、岗位职责、工作标准或者流程、工作计划等客户接待、派工、回访等相关服务记录；业主投诉建议事宜等的相关记录1.苗木清单及绿化施工图纸2.绿化工作的各类流程3.绿化工作各岗位工作范围及职责4.职责标准、绩效考核标准5.绿化垃圾清运管理制度6.绿化设施设备(含机械化设备如割草机、打药机等)的管理及使用制度7.绿化工作计划8.绿化分布示意图9.安全作业防范措施10.其他1.绿化设施设备台账2.绿化设施设备的使用及维修保养记录3.其他1.绿化养护作业记录2.绿化工作日常检查记录3.绿化补种计划实施记录4.其他1.绿植病虫害管理打药记录2.药品入库登记明细3.绿化药品领取记录4.其他1.各类绿化专项外包服务合同或者协议 2.分包项目质量检查记录表3.其他1.客服值班、服务制度2.岗位职责、工作标准、相关事务处理操作流程3.客服各岗位工作计划4.绩效考核及结果评定5.其他1.客服前台接待日志2.出去正办理情况登记表3.钥匙领/借用管理记录4.客户报修记录5.客户维修派工单6.客户维修回访单7.业主投诉及回访8.物业费/水电费收费记录9.温馨提示10.其他精神文明建设档案管理绩效档案客户客户满意度精神文明建设管理绩效住宅/写字楼/商场业主档案(一户一档)客户满意度调查相关记录资料创建精神文明建设社区、组织社区文化活动过程中形成的档案收费台账、经营报表等1.业主信息登记表2.前期物业服务协议3.购房合同复印件4.业主身份证复印件5.入住通知书6.业主管理规约7.业主手册8.业主家庭成员登记9.房屋交接验收表10.钥匙(门禁卡)领取记录11.装饰装修管理规定12.装饰装修服务协议13.装修申请表(附图纸)14.装修施工人员登记表15.装修装饰巡检表16.其他1.客户满意度调查计划及实施方案2.客户满意度调查表3.客户满意度调查数据汇总及问题分析总结4.客户满意度调查意见整改及回访记录5.其他1.商户管理规约2.车辆停放管理规约3.宠物管理规定4.社区文化实施计划、方案等5.其他1.物业收费报表台账2.有偿服务价目表3.多种经营收费报表汇总等4.其他。
物业管理档案资料分类(Word)
物业管理档案资料分类类别资料内容前期移交资料工程建造产权资料:A ．项目批准文件；B ．用地批准文件；C ．规划答应证；D ．施工答应证；E ．拆迁资料。
基础管理前期移交资料工程建造技术资料：A ．竣I 图一一包括总平面、建造、结构、设备、附属工程有隐藏管线的全套图纸；B ．地质勘察报告；C ．工程合同及开、竣工报告；D ．工程预决算；E ．图纸会审记录；F ．工程设计变更通知及技术核定单位(包括质量事故处理记录)G ．隐藏工程验收签证；H ．沉降观测记录；I ．竣工验收证明书；J ．规划综合验收证书；K ．钢材、水泥等主要材科的质量保证书；L ．新材料、构配件的鉴定合格证书；M ．水、电、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书；N ．砂浆、混凝土试块试压报告；O ．供水、管道煤气的试压报告。
接管验收资料A ．固定资产交接证明；B ．物业项目验收交接表；C ．物业项目验收记录；D ．物业项目验收单项(综合)报告；E ．移交清单。
基础管理专业化管理A ．公司简介；B ．公司组织机构；C ．公司营业执照；D ．公司税务登记；E ．公司法人代码书；F ．公司资质证书；G ．管理处组织机构及人员分布图；H ．管理处办公场所产权证明。
管理合同资料A ．前期物业管理协议；B ．物业管理委托合同。
基金管理资料A．修理基金的建立、管理、使用相关管理规定；B ．修理基金使用申请审批表。
公众制度资料A ．筹备成立期间的资料；B ．房屋使用手册；C ．管理〔业主〕公约。
业主管理委员会资料A ．筹备成立期间的资料；B ．物业管理实施方案。
管理目标及实施方案A．争创物业管理"示范住宅小区'规划；B ．物业管理实施方案。
培训、考核等管理规章制度A ．员工培训程叙文件；B ．员工聘用和考核程叙文件；C ．各岗位职责；D ．公司员工考核制度及评分细则；E ．管理处工作流程图；F ．员工培训资料(培训大纲、培训计划、培训记录表、培训效果评估表、培训签到表、考试试卷等)。
公司档案分类、归档范围、保管期限表
位
2、外宾接待的日程安排、记录和有关参考材料。
长期
3、出国人员的基本情况及出国从事的涉外活动说明
10年
4、公司出国人员涉外保密承诺书
10年
5、外事活动的审批文件
10年
6、出国审批手续、日程安排、考察报告等文件
10年
3、其他外事事务材料。
法律事务
4
1、日常经营管理活动中涉及的法律纠纷和诉讼案件的起诉、调解材料、调查材料、审判结果等。
财务管理
财务管理
3
1、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复
永久
财
务
部
2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等
10年
3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等
10年
4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料
永久
5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料
技术
管理
类
生产
技术
管理
类
生产
技术
管理
类
a4
a4
a4
生产管理
1
1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。
短期
生
部
部
2、各类统计报表。
长期
3、生产调度工作计划、总结、报告
长期
4、生产调度会议纪要
长期
5、生产调度的职责、制度、规程
长期
6、生产活动综合分析材料。
短期
7、其他材料。
质量管理
2
1、质量管理工作，质量检测工作形成的材料。
10年
行
政
管
理
部
物业服务公司档案管理方案
物业服务公司档案管理方案1. 背景介绍物业服务公司是为了给业主提供全面的物业管理服务而设立的。
作为物业服务公司的核心资源之一，档案管理对于公司的运营和发展至关重要。
本方案旨在提供一种有效的档案管理方案，以确保档案的安全保存、准确归档和方便检索。
2. 档案分类和整理为了有效管理档案，我们将按照以下分类进行档案整理：- 合同档案: 包括物业管理合同、租赁合同、供应商合同等。
- 人事档案: 包括员工档案、培训记录、劳动合同等。
- 财务档案: 包括财务报表、收支记录、等。
每种档案都需进行整理，确保文件的完整性和有序性。
3. 档案存储和保管为了确保档案的安全保存，我们采用以下存储和保管措施：- 数字存储: 将档案数字化，并建立电子档案库进行存储。
通过合适的文件命名和文件夹归类，以便快速定位和检索档案。
- 实物存储: 对于难以数字化的档案，采用合适的实物存储方式，如柜子、文件夹、标签等。
同时，确保存储环境干燥、通风良好，避免损坏和损毁。
4. 档案归档和备份为了确保档案的准确归档和备份，我们采取以下措施：- 标准归档规范: 制定统一的档案归档规范，包括命名规则、档案编号等，以保证档案的一致性和可追溯性。
- 定期备份: 在电子档案库中定期进行备份，以防止数据丢失和意外损坏。
- 纸质档案备份: 对于重要的纸质档案，进行定期的复制和备份，确保档案的安全性和可持续性。
5. 档案检索和操作权限管理为了方便档案的检索和管理，我们采用以下策略：- 档案检索系统: 建立档案检索系统，通过关键词、文件名等快速检索档案，提高工作效率。
- 操作权限管理: 对档案的访问和操作权限进行严格管理，确保只有授权人员可以访问和修改档案信息。
6. 定期审查和更新为了保证档案管理的及时性和准确性，我们制定定期审查和更新方案：- 定期检查: 每半年对档案进行一次全面检查和核对，确保档案的完整性和准确性。
- 更新档案规范: 根据实际需求和变化，及时更新档案归档规范和操作流程，以适应公司的发展和变化。
物业档案管理内容
物业档案管理内容1物业管理档案内容：基础档案：建筑工程图纸资料、房屋附庸设备设施资料等；商家、客户或物业使用人档案；装修管理档案；维修运行档案；治安、消防、车辆管理记录；环境卫生、绿化清洁工作记录；信息受理、投诉与回访记录；员工聘用及培训记录；其他管理服务活动记录及档案；2 财务档案内容：会计凭证类；会计帐簿类；财务报告类；其他类。
2档案管理系统建立程序2.1档案收集：交接文据、移交目录、接收征集记录、档案来源和价值说明等。
2.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
2.3档案鉴定：鉴定小组名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示、批复、清册等。
2.4档案保管：安全检查记录、抢救与修复情况、重点档案的特殊保护措施等。
2.5档案统计：档案收进、移出登记，档案基本情况统计、利用统计表等。
2.6档案利用：全宗指南、开放利用和控制使用范围说明、档案汇编、案例等。
2.7档案管理新技术的应用：缩微、复制、计算机辅助管理情况等。
3档案管理方法3.1系统收集，集中管理。
3.2实体管理——对档案进行归档（收集）、整理、鉴定、保管、统计等。
3.3信息管理——对档案内容信息的进行分析、检索、编码、提供和利用等。
3.4归挡文件排列-----归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。
3.5未及时整理归档的零散文件管理-----未及时整理归档的零散文件，可排在同一年度、期限、（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并上述情况应在备考表中加以说明。
3.6归档文件装盒----将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
不同期限的不能装在同一盒内。
采用级别（问题）分类的，不同级别（问题）的文件资料不能装在同一盒内。
3.7电子文件与纸质文件共同保存保管---对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。
(档案管理类)档案分类表
02-2技术资料
02-3项目资料档案。
永久或长
期
03
租赁
J
会
计
档
-01——
会计凭证
011记帐凭证
齐/7
0111记帐凭^证
01-2职工工资表
永久
永久
D-Lj耳八工工!/^〜、
01-3其它
01-3-1离退休生活补贴
01-3-2物价补贴
01-3-3降温费
重要的
永久
案
类
02
财务帐簿
02-1日记帐
02-1-1现金日记帐
重要的
永久
02-2总帐
总分类帐
永久
02.3明细帐
/CA7J人?1页
永久
U4-。H/jipq'pjx
02-4磁盘
以磁盘形式归档的会计数据
永久
\J£-
03
财务报表
V2-1^ZJvlLD.
031年度决算报表
f>AMAlLtl7T>7^11―1口」八Id><XJ/h
永久
u3-L年度决算报表
讨论通过
的文件
永久
讨论未通
过的
长期
小组讨论
的
短期
03-2工会委员会
03-2-1会议纪要03-2-2决议
03-2-3一般发言稿03-2-4简
报03-2-5参考材料
讨论通过
的文件
长期或短
期
讨论未通
过的文件
短期
03-3民主管理
03-3-1计划03-3-2总结
03-3-3请示03-3-4批复
03-3-5决议
01
物业档案分类、代码、归档范围及保存期限表
物业档案的分类、代码、归档范围及保存期限表
况在相同类别范围内进行增补或删减。
序号可以接着往后增加。
2、原试行的《宏立城物业服务有限公司物业档案目录》的内容可以参照使用。
其中的编号按本表所排列的序号为准。
有增加的仍然接着往后增加。
3、本表所列代码作为编写档案号时使用，便于分类检索。
其编写方法按年度——类别——文件序号（分类流水号）——保存期限进行填写。
在档案盒标签的上部（物业公司LOUGOU 下面）位置标识出来。
4、关于各类归档文件保存期限本中虽然已经列出，但经各物业公司讨论确认后再统一执行。
5、保存期限属于短期的为10年及10年以下，由各物业公司根据具体情况制定保存期限。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度
引言概述：物业管理公司作为管理大型物业项目的专业机构，其档案管理制度的建立和实施对于保障公司运营效率、提升服务质量至关重要。
本文将从档案管理制度的建立、档案分类管理、档案存储和保护、档案检索和利用以及档案销毁五个方面进行详细介绍。
一、档案管理制度的建立
1.1 制定档案管理制度的必要性
1.2 确定档案管理责任部门和人员
1.3 设立档案管理流程和标准
二、档案分类管理
2.1 建立档案分类体系
2.2 区分不同保管期限的档案
2.3 制定档案分类管理规范
三、档案存储和保护
3.1 选择合适的档案存储设备和环境
3.2 制定档案保护措施和应急预案
3.3 定期进行档案存储环境检查和维护
四、档案检索和利用
4.1 建立档案检索系统
4.2 制定档案利用规定和权限控制
4.3 提供员工档案管理培训和技术支持
五、档案销毁
5.1 制定档案销毁标准和程序
5.2 确保合规性和安全性
5.3 审计档案销毁过程和记录
结论：物业管理公司档案管理制度的建立和实施是公司管理工作的重要组成部份，惟独建立科学规范的档案管理制度，才干有效提高公司的管理效率和服务水平，确保公司运营的顺利进行。
希翼本文的介绍能够为物业管理公司档案管理制度的建立和完善提供一定的参考和指导。
业主档案的分类编号
档案的分类将物业公司的档案分成四大类：（一）竣工资料（二）业主档案（三）业主服务档案（四）办公档案。
具体组成如下：（一）竣工资料HSW Y（一）HSW S（一）01建筑用地许可证02竣工总平面图03地下管网平面图04单体建筑平面图05设备安装资料06单项工程验收材料07竣工资料移交记录编号示意HSW Y（一）010001 …HSW S（一）010001…..（二）业主档案HSWY（二）HSWS（二）（《身份证复印件》、《入住通知书》、《物业服务协议》、《验房单》、《业主档案登记表》）编号示意HSW Y（二）010001 …HSW S（二）010001…..（三）服务档案HSW Y（三）HSW S（三）01业主服务档案（业主接报修记录、业主投诉及处理记录、回访记录、业主意见调查、交接班记录）02装修档案资料（装修申请表、装修验收表、施工人员出入登记表）03维修档案资料（维修日常事务登记表、维修单、公共设施巡检记录、交接班记录）04秩序维护档案（巡检记录、交接班记录、值班记录、车辆进出登记、小区车辆详细资料、应急处理记录、日常查岗记录）05设备设施档案（公共设施设备维修保养计划及方案、公共设施设备维修保养记录、设施设备运行、巡查记录、公共设备设施台账及更新记录）06绿化清洁管理档案（消杀记录、施肥记录）01、02客服03、05维修班06 保洁04秩序维护编号示意HSW Y（三）010001 …HSW S（三）010001…..（四）办公档案HSW Y（四）HSW S（四）01协议、合同02上报文件（申请、请示、报告）03公司下发文件（通知、任命通知书）04公司会议记录05培训资料06年月周计划07晨会会议记录08 采购计划09考勤10岗位证书复印件11遗留问题处理14应急方案15满意度测评编号示意HSW Y（四）010001 …HSW S（四）010001…..档案盒样式对档案盒的编号及样式统一管理，其样式及字体大小作如下规定：字体大小：字号：小初黑体边框：2磅例如：。
物业公司各类档案归档范围及保管期限
物业管理有限公司各类档案归档范围及保管期限为保证企业各门类档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，实现对本企业档案集中统一管理的要求，特制定各类档案归档制度。
文书档案归档范围一、归档要求1、凡反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件及资料，均应按要求归档。
2、归档的文件材料必须齐全完整，符合公文格式，统一采用国际通用标准A4纸，所反映的问题真实可靠，各种统计数字准确无误。
3、归档的文件材料书写色素要用碳素墨水、兰黑墨水或计算机打印，不得使用纯兰、圆珠笔或铅笔，也不得使用复印件。
4、需长期保存的档案材料，必须采用优质纸张，正件与附件、正本与原稿、转发件与原件请示与批复件一并立卷保存。
5、归档的文件材料要保持一定的特征，符合其自然形成规律、历史联系。
6、各部门移交文件材料要填写材料移交登记，交接材料时，双方根据移交清册核对，并履行签字。
7、对不能按期归档的各部门，每月扣发部门负责人奖金，直至按要求归档为止。
二、归档时间各科室本年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交档案室，送交的归档文件材料要齐全、完整，由档案室统一整理归档。
三、归档范围及保管期限㈠党务、团、工会工作类1、党、团支部工作计划、总结，党、团支部大会、专题会议的会议记录等材料………………………………………………永久2、党团员年度统计报表、党员名册……………………永久3、党团员关系介绍信……………………………………长期4、上级机关颁发的决定、指示、通知等文件…………长期5、组织发展工作形成的各种重要材料…………………长期6、查处违法党团员的有关材料及处理决定……………永久7、上级纪律检查机关对本公司的批复批示和需要执行的文件………………………………………………………………永久8、工会开展各项活动的工作计划、总结材料…………长期9、上级机关颁发的需要执行的重要文件材料…………长期10、对违反有关计划生育工作规定的人员处理意见及结果…………………………………………………………………长期11、计划生育年报表……………………………………长期㈡劳资人事1、干部、职工劳动工资年度统计表、职工名册…………永久2、干部、职工录用转正、调资、定级、评定职称、退休、抚恤等材料……………………………………………………………长期3、上级任免本公司干部或本公司任免领导干部的通知…………………………………………………………………永久4、调资的名单及调资后的工资统计审批表………………长期5、本公司职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根…………………………………………………………………长期6、本公司对有关人员的处分材料…………………………永久7、职工年工伤事故统计表及锅炉年度检查事故情况………………………………………………………………长期8、职工业务技术培训材料………………………………㈢行政类1、公司年度工作计划、总结材料…………………………永久2、公司董事会、股东大会、经理办公会会议记录、各部门主管领导会议记录，带有政策性会议、企业重大决策性、时势性会议记录…………………………………………………………………永久3、本公司召开的专题会议形成的通知、报告、重要讲话…………………………………………………………………永久4、本公司的长远规则、组织沿革、大事记………………永久5、本公司先进集体、个人、文件材料……………………永久6、公司机构设置、人员编制、名称更改、启用印鉴文件材料…………………………………………………………………永久7、调查、经验总结材料……………………………………永久8、本公司的请示与上级机关的批复………………………永久9、本公司征用土地与上级机关批准文件材料……………长期10、本公司制定的规定、决定、办法材料………………长期11、公司简报、信息…………………………………………短期12、上级机关转办的与本公司有关的人民代表政协委员提案和办理结论材料……………………………………………………长期13、本公司处理人民来信来访文件材料…………………长期14、本公司接待市级以上领导同志形成的文件材料…………………………………………………………………长期15、本公司出国考查、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料及本公司参加本市和外省市活动形成的文件材料…………………………………………………………………重大活动的主要文件材料…………………………………永久一般活动的审批手续、考查报告…………………………长期㈣经营管理类1、本公司与有关单位签定的合同、协定、协议书等材料…………………………………………………………………永久2、本公司汇总的、年度、专题的销售统计报表及各类经济指标报表………………………………………………………………永久3、本公司在业务工作中的请示、报告…………………长期4、直属上级机关颁发属于本公司主管业务并要执行的一般文件…………………………………………………………………长期5、其它有关的需要保存的数字及有关资料………………短期㈤产品技术类：1、调查研究、方案评选和前期开发形成的材料…………长期2、产品设计、工艺流程、包装的图样和技术文件、原材料检验等材料……………………………………………………………永久3、产品鉴定、评价等文件材料……………………………永久4、产品使用说明书、产品合格证、注册商标等文件材料…………………………………………………………………永久5、生产许可证，产品包装，产品装箱单…………………永久6、用户、市场反馈材料……………………………………长期7、优质产品必备的文件材料…………………………永久可长期㈥科研类科研项目的立项、试验、总结鉴定、成果投资、推广应用等………………………………………………………………项目研究和管理过程中形成的材料………………………永久㈦劳动安全保卫工作中形成的文件材料…………重要的长期，一般的短期会计档案管理范围一、归档要求：1、企业的会计档案应由财务部门的会计按照归档要求负责整理立卷或装订成册，按规定将应归档的会计档案向公司档案部门归档。
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工作总结
长期
4-6
创优资料
1
创优申办资料
长期
4-7
资质管理
1
资质申办资料
长期
4-8
CI管理
1
CI手册
长期
2
CI产品制作申请
3年
3
CI产品使用管理
3年
4-9
推广宣传
1
宣传资料制作
长期
2
宣传资料使用管理
长期
3
推广渠道管理
3年
4-10
法律法规
1
国家法律
长期
2
国家及部委法规
长期
3
地方法规
长期
4
国家及地方标准
档案管理
1
档案目录清单
长期
2
档案借阅记录
3年
3
档案接收及移交记录
长期
4
档案销毁记录
长期
1-15
内刊管理
1
内刊原件
长期
2
内刊稿件记录
3年
3
内刊发放记录
3年
4
内刊投稿奖励记录
3年
1-16
水电管理
1
办公水电使用记录
1年
2
宿舍水电使用记录
1年
1-17
通讯管理
1
办公电话申办记录
长期
2
办公电话分布记录
1年
3
办公电话费额管理
3年
8.6物业前期介入类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存
期限
类号
类目名称
类号
类目名称
5
物业前期
介入
5-1
物业招投标
1
项目调研资料
长期
2
项目可行性分析资料
长期
3
投标方案和文件
长期
4
投标过程中的相关文书资料
长期
5-2
规划设计介入
1
项目规划设计建议资料
长期
5-3
长期
9-2
设备运行管理
1
供配电系统运行记录，含操作票记录
2年
2
柴油发电机运行记录
2年
3
电梯运行及年检记录
2年
4
给排水系统运行记录
2年
5
空调、通风设备运行记录
2年
6
制冷站运行记录
2年
7
热力交换站运行记录
2年
8
消防设施运行及年检记录
2年
9
智能系统设备运行记录
2年
10
设备故障处理记录
长期
7
项目接管验收会签记录
长期
8
接管验收相关往来文件
长期
9
物业接管验收中发现的问题记录
长期
10
物业接管验收中遗留问题处理意见记录
长期
8.8业主入伙管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存
期限
类号
类目名称
类号
类目名称
7
7
业主入伙
管理
业主入伙
管理
7-1
入伙准备
3年
2
内审实施计划
3年
3
内审员名录
3年
4
内部审核记录
3年
5
不符合项报告
3年
6
内部审核报告
长期
4-15
不合格控制
1
不合格处置记录
3年
4-16
外部审核
2
外审迎检资料
3年
2
外部审核记录
3年
3
外部审核报告
长期
4
外部审核整改记录
3年
4-17
数据分析
1
数据分析记录
3年
4-18
纠正预防措施
1
纠正措施
3年
2
预防措施
8.档案类目分类
8.1档案一级类目表
一级类目
编号
备注
行政管理类
1
人力资源管理类
2
财务管理类
3
品质管理类
4
物业前期介入类
5
物业承接验收类
6
业主入伙管理类
7
顾客关系管理类
8
工程管理类
9
公共秩序管理类
10
环境管理类
11
8.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
3年
4
移动电话费额管理
3年
5
通讯录，包括各公司通讯录
1年
1-18
参观接待
1
参观接待材料
1年
2
来访领导题词签名册
长期
3
来访者赠送礼品登记
长期
1-19
外协单位管理
1
外协单位名录
长期
1-20
企业文化
1
企业文化活动记录
长期
1-21
声像档案
1
照片档案
长期
2
光盘档案
长期
3
硬盘档案
长期
4
录音带档案
长期
5
录像带档案
项目施工介入
1
项目施工进度
长期
2
项目施工过程中的建议资料
长期
3
项目施工跟进计划及跟进记录资料
长期
5-4
营销配合介入
1
营销活动配合记录
长期
2
营销过程中有关物业法律文书
长期
5-5
竣工验收介入
1
竣工验收中存在的问题
长期
2
竣工验收中问题处理意见记录
长期
8.7物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
1
员工花名册
长期
2
员工月报表
长期
3
员工个人档案
长期
4
员工导动记录
长期
5
劳动合同签订记录
长期
6
员工满意度测评记录
5年
8.4财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存
期限
类号
类目名称
类号
类目名称
3
财务管理
3-1
会计凭证
1
原始凭证
长期
2
记账凭证
长期
3
汇总凭证
长期
4
历届业主委员会名单
长期
5
物业维修基金使用管理情况
长期
6
业主的意见、建议及处理情况
长期
7
其它
长期
8-4
业主沟通记录
1
业主访谈记录
3年
2
业主意见和建议
3年
3
业主纠纷处理记
3年
4
业主回访记录
3年
5
小区各种公告、通知、温馨提示等
3年
8-5
装修管理
1
装修申请及审批记录
长期
2
装修管理协议签订记录
长期
3
装修许可证签发记录
1
地质勘察报告
长期
2
工程合同
长期
3
开竣工报告
长期
4
建筑施工图
长期
5
图纸会审记录
长期
6
工程设计变更通知
长期
7
隐蔽工程验收签证
长期
8
沉降观察记录
长期
9
竣工验收证明书
长期
10
建筑材料质量保证书
长期
11
新材料与构配件的鉴定合格证书
长期
12
砂浆与混凝土试块试压报告
长期
13
建筑竣工图
长期
14
其它项目竣工图
长期
15
长期
2
会计档案销毁清册
长期
3
会计档案保管清册
长期
4
银行余额调节表
长期
5
银行对帐单
长期
8.5品质管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存
期限
类号
类目名称
类号
类目名称
4
4
品质管理
品质管理
4-1
体系建设管理
1
体系建设计划
5年
2
体系诊断记录
5年
3
体系建设记录
5年
4-2
长期
5
适用法律法规清单
长期
4-11
服务质量控制
1
服务质量检查计划
3年
2
服务质量检查记录
3年
3
服备质量分析记录
3年
4-12
顾客满意度测评
1
顾客满意度测评计划
3年
2
顾客满意度调查记录
3年
3
顾客满意度调查报告
长期
4-13
管理评审
1
管理评审计划
3年
2
管理评审资料
3年
3
管理评审报告
长期
4-14
内部审核
1
年度内审计划
长期
8-8
居家服务
1
居家服务策划记录
长期
2
居家服务项目及价目表
长期
3
业主报修记录
3年
4