公司电话、传真管理制度

公司电话、传真管理制度

为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展，特制定本制度。

第一章需求申报

第一条各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。

第二条部门经理填写“办公用品需求申请表”呈报中心总监批示后交行政部。

第三条行政部经理对表格内容进行初审后呈报总经理审批。

第四条总经理同意采购的，由行政负责询价、采购。

第二章使用管理

第五条各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。

第六条上班时间禁止利用公司电话聊天、炒股等非业务活动。

第七条各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差时要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。

第八条员工因业务需要打长途电话时，要在“长途电话记录”上签字，并经部门经理或部门经理指定的负责人员签字同意。

第九条员工因私需打长途电话时，应向部门经理或其指定人员说明，并在“长途电话记录”上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意，费用由员工本人承担。

第十条员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误，部门经理不在时可由中心总监审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。

第十一条各部门应在每月25日将本部门的“长途电话记录”送交行政部及人力资源部。

第十二条人力资源部负责将各部门的“长途电话记录”备案，并根据记录内容计算员工应从当月工资中扣减的话费。

第三章维修与报停

第十三条各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。

第十四条电话或传真出现故障，部门经理或其指定人员应马上通知行政部，由行政部安排专业人员进行维修。部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。

第十五条各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前三天通知行政部经理，由行政部负责处理。

第十六条本制度由行政部负责解释，总经理批准即日实施。