档案功能方案

档案功能方案 Prepared on 22 November 2020
1.1 档案业务综合管理系统设计1.1.1 系统设计原则
XX市数字档案馆系统是一个综合的、可扩展的网络应用系统，其功能涵盖了档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、组织、发布、利用以及系统管理全过程，为了实现项目建设目标，我们确定如下总体设计原则：
1.1.2 应用系统说明
1.1.3 档案资源采集系统1.1.3.1 功能模块划分
1.1.3.2 基本功能概述
1.1.3.3 详细功能描述
1.1.3.3.1 档案着录
档案着录主要实现对各门类档案数据的着录功能，包括档案目录着录以及实体档案的数字化加工及文件挂接等。

1.1.3.3.1.1数据着录
系统提供档案目录普通界面着录、网格录入等手工着录模式。

普通界面着录允许档案管理员通过系统维护管理功能进行各个类别档案着录界面自定义，包括设定着录字段的位置、长度、默认值、字体大小、标签颜色等内容。

档案着录界面提供保存、新增、复制、上一条、下一条、首条、末条、数据关联、文件挂接及数字化扫描等功能。

数据着录完毕点击保存，系统可自动根据档案着录规则对着录元数据进行判断，如果不符合要求，系统将立即给出提示并定位错误位置，提示用户修改。

对于符合规则的档案数据条目将直接保存入库。

网格录入方式是类似Excel方式的档案目录数据快速着录模式，系统提供着录字段选择、单行复制、多行复制、自动携带复制、多行携带复制、自动保存等功能。

网格着录界面提供排序、检索、批量修改、批量替换等着录辅助管理功能。

1.1.3.3.1.2数字化采集
系统提供数字文件上传和数字化采集控件两种数字化采集方式。

用户第一次使用数字化扫描加工控件需要进行安装。

该数字化控件提供在线数字化加工功能，实现对纸质文件及图像文件的数字化扫描及图像处理。

控件自动调用客户端扫描设备驱动程序，用户可以从本地服务器进行文件或图片扫描或者从本地服务器选择需挂接文件，完成文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，数字化成果直接同档案目录进行上传挂接。

控件提供抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图片截取、图像自动压缩、格式转换、图像拼接等图像格式处理操作。

控件支持将多份TIFF扫描文件拼接成为一份PDF文件进行挂接。

系统通过数字化文件上传可挂接经音视频采集、音视频转换、DVD光盘处理等数字化加工产生的各种数字化成果。

系统支持多种多媒体方式的数字化加工，具备强大的兼容性和可扩展性。

系统支持将WORD、JPEG、TIFF等各式的文本或图像文件转换成标准PDF文件，音频等转换为AVI格式，视频转换为WMV等。

1.1.3.3.1.3双机校对
双机校对是提高档案着录准确性的一个重要检验步骤。

双机校对在系统后台自行完成。

双机校对提供对已着录档案目录（至少两个用户对相同档案目录分别进行着录）元数据的匹配验证。

对验证通过的档案目录系统自动转入数据管理模块，未通过验证的数据条目系统自动抛出并进行特殊颜色标注，需相关着录人员检查后进行修改并保存，供系统第二次进行匹配验证，以此类推。

双机校对的校对过程可由系统自行设定校对时间及用户点击校对按钮完成两种方式。

双机校对规则需用户通过校对参数模块进行设置。

1.1.3.3.1.4格式转换
在档案管理中，文本、图像、音频及视频等需要转换成统一的管理格式。

格式转换提供上述四类电子文件向标准格式的转换。

系统通过文件后缀名判断电子文件类型，自动完成各类文件向对应类型的标准格式转换。

转换过程可由用户进行单份文件转换，批量转换以后系统后台自动转换。

扫描型文本文件及图像可以转换成PDF标准格式，可转换的格式包括TIFF、WORD、JPEG等；音频向AVI格式的转换，可转换格式包括MP3、WAVE等；视频向WMV格式的转换，可转换格式包括MPEG等。

1.1.3.3.1.5回收站
当用户从系统中删除一些档案目录数据或文件数据时，系统并没有将这些数据直接清除，而是将这些信息放入回收站。

当用户发现误删除一些数据时，可以在回收站中找
到相应的数据，点击“还原”按钮，系统自动将数据还原到原来的数据存放地。

回收站根据删除数据的性质分为档案目录信息回收站和文件信息回收站，分别存放从系统中删除的档案目录信息和文件信息。

1.1.3.3.2 档案接收
1.1.3.3.
2.1数据接收
数据接收是接收来自部署在党政信息网上的“虚拟档案室”系统或者其他途径提交上来的各类档案数据。

数据接收首先要进行接收数据登记，登记信息包括报送单位信息、报送目录及文件数量、报送时间及报送人等信息。

系统将报送上来的数据进行接收后，数据将进入临时接收库，以便档案管理员进行数据审核，审核通过数据将进入档案资源正式库。

对于不符合要求的报送数据，档案管理员将进行数据退回操作，并填写退回意见等。

数据可接收的电子文件格式包括XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式，TIFF、JPEG、DJVU等扫描图像文件格式，MP3、AVI、WAVE等音频文件格式，MPEG、ASF、WMV、RM、RMVB等视频文件格式。

1.1.3.3.
2.2数据导入
系统提供对馆藏历史档案的导入，数据导入过程中，系统自动对电子目录数据及原始文件数据进行“三性”验证。

系统支持XML、XLS、DBF等多种格式的档案目录及文件导入。

1.1.3.3.
2.3OCR识别
OCR识别是针对扫描型文本的文字识别，识别结果将有助于扫描电子文件的利用。

OCR识别同系统进行集成，在后台进行识别处理。

系统提供单份扫描文件OCR识别、批量扫描文件OCR识别以及后台自动对符合要求的文件进行OCR识别。

系统集成[北京]清华文通OCR汉字识别产品（SDK开发包），可识别文件格式包括JPEG、TIFF、PDF、PNG等。

1.1.3.3.
2.4格式转换
在档案管理中，文本、图像、音频及视频等需要转换成统一的管理格式。

格式转换提供上述四类电子文件向标准格式的转换。

系统通过文件后缀名判断电子文件类型，自动完成各类文件向对应类型的标准格式转换。

转换过程可由用户进行单份文件转换，批量转换以后系统后台自动转换。

扫描型文本文件及图像可以转换成PDF标准格式，可转换的格式包括TIFF、WORD、JPEG等；音频向AVI格式的转换，可转换格式包括MP3、WAVE等；视频向WMV格式的转换，可转换格式包括MPEG等。

1.1.3.3.
2.5数据检查
提供系统数据接收以及收据导入是的数据完整性、规范性的检查工作。

数据检查标准参照国家及浙江省相关档案目录着录标准。

数据检查主要包括档案目录元数据字段类型检查、元数据字段长度检查、元数据置空检查、元数据内容检查、档号格式检查等。

对需要进行检验的元数据字段可通过系统后台档案库数据表结构定义以及档号自定义进行设置，可设置字段长度、类型、档号规则等。

数据手工检查还包括对全文数据能够核对图像的质量、图像与目录的挂接是否准确、条目数据是否符合着录格式等的检验。

1.1.3.3.
2.6验收报告打印
打印验收报告是对从虚拟档案室或其他途径接收进馆的数据进行检验的检验成果报告。

验收报告模板可由用户通过系统后台进行自定义。

1.1.3.3.
2.7目录关联
目录关联提供文书档案、科技档案等存在案卷目录及卷内文件目录划分的档案数据关联。

系统提供目录关联按钮，选择目录关联查看状态后，通过点击案卷目录，系统可自动显示该目录对应的卷内文件目录。

目录关联规则可通过系统后台进行自定义。

1.1.3.3.3 档案征集
档案征集是指档案馆向社会征收、购置或接收公共赠送的档案资料或向社会提供个人、家庭等重要资料的档案的寄存灯管理功能。

1.1.3.3.3.1档案征购
用于管理市档案馆从社会上征集或者购买来的档案资料信息，包括实体档案、电子影音等。

档案征购提供对征购档案数据的登记、着录、数字化处理、分类、移交等功能。

针对档案征购类别库结构的设计可通过系统后台进行管理。

1.1.3.3.3.2档案馈赠
用于管理社会向市档案馆赠送的实体档案、电子影音文件等。

其管理模式雷同档案征购。

1.1.3.3.3.3档案寄存
档案寄存用于管理社会人士借助档案馆专业管理能力对私人拥有档案的信息管理。

档案寄存将在档案资源管理系统代保管业务管理部分进行详细功能说明，在本系统中，档案寄存类送档案征购。

1.1.3.3.3.4数据管理
数据管理针对档案征购、馈赠、寄存等的存储数据信息进行管理，主要功能包括增加、修改、删除、批量修改、批量替换、复合检索、文件管理、目录关联、报表打印等。

1.1.3.3.3.5统计分析
统计分析提供档案征集模块相关数量、时间等的统计功能，并可打印数量统计报表。

1.1.3.3.4 文件采集
1.1.3.3.4.1在线扫描
在线扫描是通过数字化加工控件进行文本实体或图像实体的扫描加工。

扫描空间可自动调用客户端扫描设备驱动程序，用户可以从本地服务器进行文件或图片扫描或者从本地服务器选择需挂接文件，完成文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，数字化成果直接同档案目录进行上传挂接。

1.1.3.3.4.2图像处理
系统数字化加工控件对扫描文件提供图像再处理功能，包括抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图片截取、图像自动压缩、格式转换、图像拼接等图像格式处理操作。

1.1.3.3.4.3格式转换
格式转换提供文本向标准格式转换、音频向标准格式转换和视频向标准格市转换功能。

具体请参考4.1.3
1.1.3.3.4.4OCR识别
OCR识别提供扫描型图像文件的文字识别功能，OCR识别结果将提供档案利用之用。

具体请参考4.1.3
1.1.3.3.4.5批量处理
包括对档案目录相关元数据的批量处理以及电子文件的批量处理功能。

档案目录元数据的批量处理主要包括批量修改、批量替换、批量删除、批量转移等。

电子文件的批量处理包括批量格式转换、批量OCR识别等。

批量操作可由管理员通过手工选取操作数据范围进行批量操作，也可由系统对符合条件数据进行批量操作，由系统自动完成。

1.1.3.3.4.6数字水印
数字水印是体现档案图片或文本电子文件所属单位的重要方式，用户可将本单位的标志或者名称以数字水印的形式显示在电子文件上。

系统提供文字和图片两种数字水印添加方式。

用户可以自定义水印的内容（文字或者图片）、大小、位置等信息，定义过程通过系统后台进行管理。

支持数字水印添加的电子格式包括PDF、JPEG、GIF、BMP等文本及图片格式，系统同时支持视频数字水印添加。

1.1.3.3.5 管理信息录入
管理信息录入管理人工录入档案接收、档案管理和利用登记等业务管理过程中产生的辅助信息。

1.1.3.3.5.1档案接收信息管理
档案接收信息包括档案交接登记、进馆资料登记等。

针对接收过程中产生的业务数据进行着录保存，是档案业务规范化管理的重要组成部分。

系统提供档案目录管理类似功能进行数据维护。

1.1.3.3.5.2档案馆信息管理
档案管理信息包括档案数量变动情况、资料数量变动情况、库存档案情况、馆藏资料情况和馆藏特种载体情况等。

系统提供档案目录管理类似功能进行数据维护。

1.1.3.3.5.3档案利用信息管理
利用登记信息主要指调阅登记产生的信息。

包括来自虚拟档案室系统的利用登记信息报送和档案借阅管理系统的借阅信息自动导入。

系统提供导入导出、数量统计、数据管理等功能
对于在信息管理过程中的累计信息，系统能够自动在原有数据记录的基础上累加生成新的数据记录。

1.1.4 档案资源管理系统
1.1.4.1 功能模块划分
1.1.4.2 基本功能概述
1.1.4.3 详细功能描述
1.1.4.3.1 档案接收
1.1.4.3.1.1档案检验
提供系统数据接收以及数据导入时的数据完整性、规范性的检查工作。

数据检查标准参照国家及浙江省相关档案目录着录标准。

档案检验包括实体档案接收中的档案检验和电子档案数据的校验检查。

实体档案接收进馆进行实体完整性校验，对不符合要求的实体档案，档案管理人员进行手工干预并将干预结果登记录入库。

电子档案目录自动检查主要包括档案目录元数据字段类型检查、元数据字段长度检查、元数据置空检查、元数据内容检查、档号格式检查等。

对需要进行检验的元数据字段可通过系统后台档案库数据表结构定义以及档号自定义进行设置，可设置字段长度、类型、档号规则等。

电子档案手工检查还包括对全文数据能够核对图像的质量、图像与目录的挂接是否准确、条目数据是否符合着录格式等的检验。

1.1.4.3.1.2档案登记
系统提供对实体档案进馆和电子档案进馆的辅助信息登记管理功能，包括进馆档案全宗信息的登记、数量信息登记等。

1.1.4.3.1.3质量鉴定
实体档案接收进馆进行实体完整性及规范性的检查，对不符合要求的实体档案，档案管理人员进行手工干预并将干预结果登记录入库。

系统提供信息的增加、修改、删除等操作。

1.1.4.3.1.4智能标引
在电子档案目录进馆过程中，系统自动对目录元数据字段进行解析判断，对符合主题词或分类号标引的字段，系统将调用主题词库和分类号库信息对符合要求的字段进行内容解析，提取符合要求的主题词或分类号，保存到档案目录的主题词或分类号字段中。

系统的智能标引结合档案目录内容填充情况进行判断，对主题词或分类号已经存在的字段，系统不会将调用职能标引结果进行覆盖。

系统向档案管理员提供智能标引的开关参数。

1.1.4.3.1.5验证归档
对通过质量验证的电子档案目录及文件进行正式归档处理。

归档操作可进行人工干预，也可通过系统智能判断，将符合要求的接收档案进行归档。

对验证未通过的电子目录先进入预归档管理库，经档案管理员处理过后再进行归档操作。

1.1.4.3.1.6统计与分析
统计分析提供对档案已经接收的数据进行统计的功能，包括接收全宗数量统计、接收档案数量统计、接收档案分类统计等，并可打印数量统计报表。

在统计基础上形成全宗卷。

1.1.4.3.2 整理编目
1.1.4.3.
2.1智能标引
在电子档案整理编目过程中，系统自动对主题词及分类号不完整的档案目录元数据字段进行解析判断，对符合主题词或分类号标引的字段，系统将调用主题词库和分类号库信息对符合要求的字段进行内容解析，提取符合要求的主题词或分类号，保存到档案目录的主题词或分类号字段中。

1.1.4.3.
2.2自动摘要
自动摘要是系统根据管理员提前预设的摘要关键词及摘要语句长度对档案电子文件或经过OCR识别的文件的内容进行解析，提取摘要内容。

自动摘要功能通过系统自动完成，自动摘要关键字及长度设置通过系统后台进行设置。

摘要成果保存在数据库内。

1.1.4.3.
2.3重复检测
系统进行档案数据着录或者档案数据导入时，可能存在重复档案数据。

系统自动提供对重复数据的检测，系统根据档案管理员设置的唯一值检测条件进行重复检测，一般情况下重复检测条件为档号。

对于经过检测重复的数据，系统将会抛出并提示用户进行处理。

重复检测条件可由用户自行设置，系统默认档号为重复检测条件。

1.1.4.3.
2.4批量管理
包括对档案目录相关元数据的批量处理以及电子文件的批量处理功能。

档案目录元数据的批量处理主要包括批量修改、批量替换、批量删除、批量转移等。

电子文件的批量处理包括批量格式转换、批量OCR识别等。

批量操作可由管理员通过手工选取操作数据范围进行批量操作，也可由系统对符合条件数据进行批量操作，由系统自动完成。

1.1.4.3.
2.5件/卷号调整
档案管理员通过系统提供的档号、件号、卷内顺序号等有规律数据的自动调整，实现档号、卷内序号、卷内件数和页数等信息点自动形成。

针对件/卷号的调整系统提供档案管理员的手工干预。

1.1.4.3.3 档案鉴定
档案鉴定工作，是档案室按照一定的原则、标准和方法，甄别各判定档案文件的价值，确定档案保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁，使保存的档案达到精炼的工作。

1.1.4.3.3.1期限鉴定
期限鉴定是对到期档案的鉴定，通过此系统您可以修改相关记录的保管期限，签署鉴定意见，并且系统将保管期限的鉴定记录加入鉴定清册中。

在进行鉴定之前,首先进行数据筛选或导入，即由档案鉴定人员导入当前整理编目界面编目表中显示的数据。

按要求选择输入到期的年度，就会将整理编目当前窗体中符合条件的数据导入到当前窗体中。

如果当前表中的信息过多，也可以通过组合查询进行过滤。

1.1.4.3.3.2开放鉴定
开放鉴定是对开放档案文件的鉴定，通过此系统您可以修改相关记录的开放级别，
签署鉴定意见，并且系统将开放状态的修改记录加入鉴定清册中。

在进行鉴定之前,首先进行数据筛选或导入，即由档案鉴定人员导入当前整理编目界面编目表中显示的数据。

按要求选择输入条件，就会将整理编目当前窗体中符合条件的数据导入到当前窗体中。

如果当前表中的信息过多，也可以通过组合查询进行过滤。

1.1.4.3.3.3密级鉴定
密级鉴定是对档案文件的密级鉴定，通过此系统您可以修改相关记录的密级，签署鉴定意见，并且系统将密级的修改记录加入鉴定清册中。

在进行鉴定之前,首先进行数据筛选或导入，即由档案鉴定人员导入当前整理编目界面编目表中显示的数据。

按要求选择输入条件，就会将整理编目当前窗体中符合条件的数据导入到当前窗体中。

如果当前表中的信息过多，也可以通过组合查询进行过滤。

1.1.4.3.3.4销毁鉴定
销毁鉴定即对鉴定为销毁的档案进行销毁登记的工作，被销毁的档案在编目管理界面中的相应编目表的记录信息其档案实体状态将自动变为“已销毁”。

系统可以销毁当前记录，由用户填入销毁原因、原保管期限、销毁日期、小组意见、负责人签章、监毁人签章等信息，也可以批量销毁。

1.1.4.3.3.5鉴定清册
鉴定清册即对各种鉴定行为的档案进行鉴定登记的工作，被鉴定的档案在编目管理界面中的相应编目表的记录信息其档案实体状态将自动变为“已鉴定”及“鉴定结果”。

系统可以鉴定当前记录，由用户填入鉴定原因、鉴定方式、鉴定日期、小组意见、负责人签章、鉴定人签章等信息，也可以批量鉴定。

实现打印文书档案、科技档案、会计档案等鉴定清册目录。

1.1.4.3.3.6消息提示
档案的各种鉴定都是有章可循的，比如保管期限鉴定、销毁鉴定等，系统可对档案
业务数据自动进行监控，当系统检测到需要进行鉴定的数据是将会定期给管理员发送提示信息。

信息包括需要鉴定的档案的类别、数量等。

提示信息的时间间隔可由档案管理员通过系统后台设置。

1.1.4.3.3.7鉴定标准管理
鉴定标准管理包括档案鉴定标准和保管期限表两部分。

系统实现档案鉴定标准的录入、查询、更新等功能。

保管期限表提供用于系统自动提醒的保管期限的编制、查询等，系统可调用保管期限表信息对系统数据自动进行检测。

1.1.4.3.4 档案编研
1.1.4.3.4.1专题制作
专题制作是档案编研工作的重要内容，。

系统通过专题库及参数设置，打破档案类别及全宗限制，组成人物专题、图片专题等各种综合性专题。

系统提供专题数据筛选功能及部分专题数据的手工着录。

1.1.4.3.4.2专题管理
包括专题的修改、查询利用、光盘发布等功能。

专题管理提供类似整理编目的专题目录及专题文件管理功能，包括专题数据增加、编辑、删除、复制、粘贴、目录关联、检索、专题合编、审核、光盘发布等功能。

1.1.4.3.4.3专题发布
系统提供良种发布方式，一种是专题光盘发布，另一种是专题利用发布。

专题光盘发布是档案管理员根据业务需求选取需要进行发布的专题档案目录及文件，填写发布编制表，将相关专题数据打包下载并刻录成光盘文件，光盘数据打包过程由系统按照编制要求自动完成。

专题利用发布是档案员根据专题的价值对社会公众进行开放利用的发布管
理，系统提供与档案利用系统的接口，管理员选择需要发布的专题数据，点击专题利用发布后，数据将提供专题查阅利用。

1.1.4.3.4.4目录关联
目录关联提供专题档案名称与相关专题档案数据的关联。

系统提供专题关联按钮，选择专题关联查看状态后，通过点击专题名称目录，系统可自动显示该目录对应的专题数据文件。

专题关联规则可通过系统后台进行自定义。

1.1.4.3.4.5全宗指南
系统提供全宗指南的编制，包括全宗指南名称增加、修改、删除，文件挂接等操作。

1.1.4.3.4.6组织沿革
系统提供组织沿革的编制，包括组织沿革名称增加、修改、删除，文件挂接等操作。

1.1.4.3.4.7大事记
系统提供大事记的编制，包括大事记名称增加、修改、删除，文件挂接等操作。

1.1.4.3.4.8编研模板管理
系统提供重要文件汇编、组织沿革、人事任免、全宗指南等编研模板，用户可以运用此模板完成档案信息的编研工作。

1.1.4.3.5 档案保管（库房管理）
1.1.4.3.5.1库房信息管理
提供库房信息维护功能，将所有的档案所在库房物理位置(库房、排、列、层、正反面)信息全部记录在数据库中并且可以随时修改、更新当前库房档案的位置信息。

1.1.4.3.5.2虚拟图形库房
实现多楼宇、多楼层库房的图形化管理，包括库房、库柜、档案位置等，直观的显示库房的状态、当前温湿度、库架满置度等信息。

库图图形化管理由系统后台进行统一设置和管理。

1.1.4.3.5.3文件定位跟踪
系统提供对档案库房位置的定位功能，档案管理员选择或填写需定位档案的档号或者存放位置，系统将直接定位到对应实体档案所在的位置。

系统自动定位功能由系统根据预设的库架位置进行检测。

1.1.4.3.5.4库房满置度统计
系统提供对库房满置度的自动统计功能，并能以直方图形式进行显示。

库房满置度与虚拟图形库房相结合，提供库架满置度统计。

1.1.4.3.5.5出库登记管理
实体档案因借阅利用或者迁移出库的时候需要对出库文件进行登记管理。

系统提供着录、编辑、删除、报表打印等功能。

1.1.4.3.5.6入库登记管理
实体档案因借阅利用完毕归还或者迁移入库的时候需要对出库文件进行登记管理。

系统提供着录、编辑、删除、报表打印等功能。

1.1.4.3.5.7实体档案维护管理登记
实现对档案实体进行的技术处理等维护管理信息登记，如消毒、辐照等，以及实体档案抢救、照片翻拍等的登记、审批、外出处理的在途管理、统计等功能。

1.1.4.3.5.8温湿度管理。