监理档案管理规定定稿版

监理档案管理规定定稿

版

文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）

四川省兴旺建设工程项目管理有限公司贵州分公司

（内部使用）

监

理

资

料

档

案

管

理

制

度

签发人：

二〇一四年十月贵阳

目录

第一章总则

一、为规范工程项目监理文件资料管理工作，保证工程监理文件资料能够完整、准确、安全和有效利用,根据GB/T50319-2013《建设工程监理规范》对监理文件资料管理规定，结合项目部工程实际，制定本制度。

二、监理文件资料指工程监理过程中涉及的设计图纸、合同文件、各类工程资料、成果资料、报表、会议纪要、往来文件、监理日志、旁站记录等及国家标准、规范和上级文件等具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、影像等各种形式和载体的文件材料。

三、本管理制度适用于监理实施阶段的资料编制与管理，项目竣工后，应依据业主单位要求及相关部门要求进行归档和移交。

第二章资料管理的职责划分与要求

项目监理部负责统一管理本项目档案管理工作，业务上受公司的指导与监督。

一、资料管理职责划分

1、监理部各技术岗位人员

.监理部各技术岗位人员按照在项目监理过程中的职责分工，按时完成相关资料的签认及整理，在审查无误后交专职资料员管理。

.对专职资料管理员工作职责进行指导。

2、专职资料管理员

负责各种文件的收发、登记及整理、借阅、保管工作。

做好本公司检测仪器的借用登记和归还登记。

做好会议记录和各种文件资料的打印工作。

做好影像资料的整理存储工作；电子档资料要符合要求。

发放的图纸、资料、函件必须留原件一份，连同发放清单一起存档。

对各种工程资料进行科学规范的编号、登记、复印。

做好施工中各种检查资料的整理和施工各阶段验收资料的整理。

负责工程技术资料的归档保存，并按重要性进行分类；应做到分类有序、查找方便、有追朔性。

及时清理作废资料不被误用。

做好监理部的图集、标准、规范等书籍的存放、借阅工作。

相关部门借阅图纸及工程资料，应报总监同意，登记相关借阅内容及时间，到期归还时，须经双方签名确认。

协助现场监理员、专业监理工程师完善各种资料。

做好工程竣工资料的整理归档。

及时向本公司移交监理部资料并登记。

及时向建设单位移交监理部资料并登记。

协助建设单位和本公司有关竣工后备案工作。

二、资料管理要求

1、资料内容必须依照实际情况和有关技术规范及时和真实地填写，做到原始资料齐全、准确、系统。分项工程每完工一项要收集整理一项，确保各种原始资料收集及时性，为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。

2、各种施工原始记录必须在施工现场和工序完成时同步进行，不得事后补填原始记录。

3、过程资料保存要求

自检资料由施工单位保存；共检资料原件由施工单位保存，监理单位仅存复印件（须注明原件在何处）；监理抽检（含平行试验）资料原件由监理单位保存，必要时施工单位保留复印件。

施工单位工地试验室出具的试验报告应加盖工地试验室试验检测专用章，分项工程完工后，有关该分项工程的试验资料原件全部归入分项工程完工资料，工地试验室只保存复印件；项目监理部中心试验室出具的试验报告应加盖监理中心试验室试验检测专用章，试验报告原件保存在分项工程监理抽检资料中，中心试验室只保存复印件。

各种内业资料、试验资料必须编制相应的管理台帐。

4、分部分项工程检验资料是工程交工验收的重要依据。对于承包人上报的分部分项工程检验资料，项目监理部应在7天内审查完毕并签署意见。签署合格意见后，项目监理部应及时将上述资料退还承包人，为竣工资料组卷做准备。与此同时，项目监理部应完成分项工程监理抽检

资料的整理并做好评定工作。对于审查不合格的资料，项目监理部应及时退还承包人要求其完善修正。

5、项目监理部是竣工文件编制工作的监督者，完成责任范围内的监理文件材料编制工作，且要监督所辖各合同段承包人竣工文件材料的编制工作，要切实保证竣工文件档案的收集和编制质量。

6、工程具备竣工验收条件后21天内，承包人应按工程竣工验收的有关规定和合同文件的约定向监理、业主申请竣工验收并提供竣工资料。业主在收到该申请及符合相关要求的竣工资料后21天内，成立竣工验收委员会，并通知政府有关部门，组织竣工验收。若工程验收通过，监理、业主应在验收工作完毕后7天内向承包人签发交接证书，同时办理工程的移交工作。若工程质量达不到合同约定的标准，则项目监理部应根据竣工验收委员会的意见，在验收工作完毕后7天内向承包人发出不予验收的指令，要求承包人对达不到合同标准的工程返工或修复，承包人完成上述工作后，应重新提出验收申请。

7、组卷原则

（1）组卷的原则：组卷应遵循监理资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和借阅。

（2）监理资料可按建设工程项目、单项工程、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

（3）案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份资料；不同载体的资料一般应分别组卷。

（4）案卷内资料的排列：文字资料应按事项、专业顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字又有图纸的案卷，文字排前图纸排后。

8、资料编号系统说明

1、编号图例

XWGZ-JL-AA-BB

其中：XWGZ表示四川省兴旺建设工程项目管理有限公司贵州分公司；

JL表示资料类别，此处表示监理资料；

AA表示资料中类别下分类编号；

BB表示顺序号。

第三章资料管理措施

一、工程资料编制和整理应与建设项目同步进行。在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。

二、建设工程资料的形成、积累、整理、归档工作应根据各岗位资料管理的职责要求，将工作的完成情况纳入个人绩效考核范围。