办公室工作手册

录

2办公室组织机构图

3. 办公室质量目标

在企业质量方针的指导下，为做好办公室日常工作，特制定办公室质量目标如下：

1、保证企业内所发的文件100%是现行有效版本；

2、上报下发文件准确率（文字质量和原则性）98%以上；

3、档案管理达“省二级”标准要求；

4、公共区域环境卫生检查完成率100%；

5、绿化区域植物成活率达90%以上，确保绿化效果保持和改进；

6、确保招待室顾客满意率95%以上，食堂员工满意率达75%以上；

7、非生产区水电及其它基础设施完好率≥95%；

8、完成年度培训计划的98%，合格率达95%以上；

9、公司非生产重大安全事故为零。

4.办公室工作标准

4.2办公室工作职能

1.贯彻执行并督促、检查公司各部门对党和国家的方针、政策、上级指令、公

司决定、决议及有关工作任务的贯彻执行情况，及时向领导汇报。

2、认真贯彻执行公司的质量方针、质量目标，确保质量管理体

系在本部门规范运行。

3、参与公司的质量管理体系文件的编制、修改，并负责文件的打印、发放、

制。

4、做好文秘工作，组织起草、审核代表以公司名义上行下发的各类文件，把好文字关、政策关。

5、负责公司对外宣传、建立起各种有效的宣传渠道，树立公司形象。

6、负责印章、证明、介绍信的使用和管理，负责办公用品的申购、管理、发

放、登记工作。

7、组织安排好各种会议，做好会议服务和会议记录。

8、做好来访、来客的接待工作，掌握来访、来客的信息，确保内外信息的沟通。

9、负责公司的档案管理，确保档案管理符合上级档案主管部门的标准要求，做好相关信息的收集、整理、分类、呈阅工作，为公司领导决策提供信息。

10、负责公司内部的网络建立、维护、网站后台管理工作，确保网络信息的高效、安全畅通，做好网站资料更新、信息发布和收集。

11、协调好公司内部各部门之间的关系及与他部门之间的沟通，确保政令畅通，步调一致。

12、负责公务车辆的管理、做好公务车辆的调派、保养和维护工作。

13、保障公司内部安全，抓好治安、消防的管理。

14、按照《行政办公管理制度》做好收发、文印、文书处理工作。

15、管理、发挥好后勤保障系统的作用，为生产、生活提供优良服务，创建

一个环境Array优美、清洁

卫生的生产、生活环境。

16、建立《建筑物设施台帐》、《非生产用品、用具、设备台帐》，做好基础设施，办公设备的维护，使其保持正常的工作状态。

17、负责人力管理资源工作，合理配置人力资源，制度化开展员工教育培训，提高员工的综合素质和企业整体素质，建立适合公司发展的激励机制、规范做好人力资源管理的基础性工作。如人事档案管理、工资制度、考勤管理、业绩考评等。

18、根据有关法律、法规、文件及公司的需要，办理人身、财产保险及投保出险后索赔业务。

19、加强与劳动、人事、公安、社保等相关政府机关协调与沟通，按照上述

政府部门的要求，办理好相关业务。

4.3各岗位工作职责及任职要求

4.3.1办公室主任岗位职责及任职要求

1. 办公室主任工作职责

（1）贯彻执行公司质量方针和质量目标，确保办公室质量目标的实现。

（2）督促检查各部门对有关法律、法规、上级指示及公司下达的指令、决定、决议的执行情况，搞好调查研究，及时收集掌握情况，为公司领导决策提供信息，当好参谋。

（3）着力处理好纵向、横向、内部等多方面的关系，确保政令畅通，步调一致，和谐高效。

指导做好文秘、档案、人劳、保卫、消防、后勤、信息管理和公司对外宣传、内外接待、会务服务等事务工作。

（5）组织召开公司的各种例会，做好会议记录和会后的督办跟进工作。

（6）为公司领导做好文秘工作，组织起草各种文字材料，审核代表以公司名义上行下发的各类文件，把好文字关、政策关。

（7）承办上级部门及领导交办的临时性事务和各职能部门、员工转办的事项。（8）积极配合公司领导与政府各级部门的协调与沟通，为公司酿造一个良好的外围环境。

（9）组织建立健全公司内部行政方面的管理制度，逐步建立起一个高效、优质的后勤保障系统。

2. 办公室主任任职要求

（1）有较好的政策水平和语言文字表达能力，熟悉公文写作。

（2）熟悉企业管理知识，有较强的组织协调能力和沟通能力。

（3）大专及以上学历或三年以上工作经验。

（4）爱岗敬业、正直诚实；富有责任心和服务意识；身体健康，活泼开朗。

4.3.2人劳管理员兼文员工作职责及任职要求

1. 人劳管理员工作职责

（1）在办公室主任领导下，负责人力资源、劳动工资、保险档案等管理工作。

（2）根据公司的生产经营需

要，编制人力资源管理工作规划，合理配置人力资源；编制年度培训计划，经总经

理批准后，具体组织实施并完成当年的培训任务。

（3）按照《劳动保障法》，结合公司实际，提出劳动安全卫生的具体方案，经公司

批准后组织实施并监督执行。做好劳动合同签订及劳动合同的管理工作。

（4）规范做好人力资源管理的基础性工作，建立与公司发展相适应的人事管理、工资管理制度和激励机制，认真做好人员招聘、员工离职、晋升、考核、人事档案

等事务性工作。

（5）按照《文秘档案管理制度》，确保档案管理规范运作并符合上级档案主管部门

的标准要求。

（6）根据公司需要和国家的法律、法规，办理人身、财产、保险及投保出险后的

索赔业务。

（7）加强与劳动、人事、公安、社保等相关政府机关协调与沟 通，按照上述政府部门的要求，办理好与公司相关的业务。

（8）负责审核各种法定休假和相关费用的报销标准及工资发放标准。

（9）积极配合由公司其他部门组织的安全生产检查工作，发现不符合劳动安全卫生的问题，提出整改意见并监督执行。 （10）完成办公室主任交办的其他工作任务。 2. 文员工作职责

（1）在办公室主任领导下，负责处理办公室日常事务。正确使用、保养电脑、传真机、复印机等办公设备，使其保持正常工作状态，出现故障及时联系维修人员维修。

（2）负责公司文件资料打印工作，严格遵守《公司保密制度》和《行政办公管理

制度》。 （3）收集、整理网络、

报刊、杂志上涉及国家政策、方针、经济发。展动向及与本行业有关的信息、资料、逐步规范建立公司的信息库、资料库。

（4）严格按照《印章管理制度》，做好印章、证明、介绍信的使用和管理工作