行政公关管理制度

1目的

明确****公司行政公关部管理制度，充分发挥行政管理工作的综合职能和服务职能，科学地规范公关工作的程序，努力塑造“XXX”品牌。

2范围

适用于****公司所属部门、子公司、地盘。

3解释

本制度内各项规定及表格均由****公司行政公关部负责制订，因此，各部门、子公司、地盘办理有关事项时，必须遵守本制度和正确使用有关表格；无论以何种形式或以公司、地盘名义签署雇佣合约的员工，均应遵守本制度。

4行政公关部职责范围

4.1在主管副总经理领导下工作，认真做好写字楼日常管理及公关策划工作。

4.2负责****公司的文秘工作，包括文件制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。

4.3负责公司的外事接待工作，包括安排食宿、陪同参观游览、机车船票预订等事宜。

4.4统一购置、分发办公用品；负责除计算机之外固定资产报批、购置、调配清点和管理；做好写字楼观赏鱼、花草、饮用水的管理，清洁卫生工作。

4.5负责电话的申请安装、接转、故障报修，电话、传真机、复印机的维修、养护及费用结算等事宜。．

4.6负责公司的总务及后勤保障工作。配合并推动有关部门的日常管理。

4.7会同人力资源部负责写字楼的防火、防盗、安全保卫工作。

4.8负责公司领导办公室、各楼层会议室、员工办公区域、多功能厅的调整、使用及日常管理。

4.9负责公司食堂的管理工作。

4.10负责公司车辆调度、保养与管理，保证公司领导用车，合理安排、调度各部门对车辆的使用。

4.11负责公司品牌宣传策划工作。

4.12负责公司对内对外的宣传稿件、宣传画册的编写、印制；负责公司信纸、信封印制与管理。

4.13负责对外公关事务的联系及保持与传媒的联系。

4.14负责大型公关活动、会议及集体康乐活动的策划、筹备与组织工作。

4.15负责与物业公司***管理处的沟通与协调工作。

4.16负责股份公司档案室管理工作，推动和指导子公司档案工作。

4.17协调、指导子公司的行政管理、公关策划工作。

4.18领导交办的其他工作。

5组织架构

行政公关部总经理

行政公关部助理总经理行政公关部副总经理

档前前秘秘书书台台案文文管岗位职责6员员理 6.1行政公关部总经理：6.1.1在公司主管副总经理领导下工作。

6.1.2负责行政公关部的全面工作。

6.1.3负责部门工作方针、政策的制定及决策，把好对外宣传、形象策划的尺度。

6.1.4负责召集、组织公司会议。

6.1.5负责编制行政管理费用计划，审核各部门行政费用开支。

6.1.6负责监督、指导日常文秘工作。

6.1.7负责协调档案管理工作。

6.1.8负责协调公司各部门关系，推动日常工作。

6.1.9负责公司办公用品、办公设备的订购审批。

6.1.10做好食堂管理工作。

6.1.11公司领导交办的其他工作。

6.2行政公关部副总经理：

6.2.1在行政公关部总经理领导下，负责公关宣传工作。

6.2.2负责公司对内对外宣传稿件撰写，宣传画册编写、印刷的实施和指导工作。

6.2.3负责XXX品牌形象对外宣传，公司企业形象战略的制作与推广。

6.2.4负责公司对外公共关系的联络，外事接待工作和与相关单位、部门及行业协会的联络沟通。

6.2.5协助负责联系、邀请新闻单位对公司进行采访和报道。

6.2.6负责公司品牌宣传策划工作。

负责大型公关活动的组织工作。 6.2.7．

6.2.8负责公司公文纸、信封、手抽等印刷品的定稿，并报部门总经理审批。6.2.9领导交办的其他事项。

6.3行政公关部助理总经理：

6.3.1在行政公关部总经理领导下, 协助推动日常行政工作。

6.3.2负责写字楼的办公秩序及防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作。

6.3.3负责办公家私、办公设备、机关食堂餐饮设备等固定资产的订购、管理工作。

6.3.4负责写字楼电话系统的统一管理及节假日值班安排。

6.3.5负责公司车辆的调度及管理工作。

6.3.6负责与管理处的协调、沟通。

6.3.7负责公司大型会务的安排，协助相关策划工作。

6.3.8协助做好食堂管理工作。

6.3.9负责公司工作总结等相关文件的起草和大事记等的编写工作。

6.3.10领导交办的其他事项。

6.4档案管理员：

6.4.1负责公司档案管理制度、规范及分类大纲的拟制、修订工作。

6.4.2收集处理各部门移交的档案。

6.4.3建立和完善档案计算机管理系统。

6.4.4提供档案信息供各部门使用。

6.4.5对各部门档案工作进行业务指导。

做好档案室日常管理工作，定期进行“八防”检查。 6.4.6．

6.4.7推动和指导香港承建及各子公司的档案工作。

6.4.8协助部门行政总务工作。

6.4.9协助部门公关宣传工作。

6.4.10协助负责本部门规章制度的拟制、修订工作。

6.4.11领导交办的其他事项。

6.5总经理秘书：

6.5.1跟踪实施总经理日常事务的管理工作。

6.5.2掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作。

6.5.3接待总经理的来访人员。

6.5.4负责总经理签署文件的落实及催办工作。

6.5.5负责总经理文件档案的管理工作。

6.5.6负责食堂费用结算及公司员工就餐管理工作。

6.5.7协助、配合做好行政公关部其他日常工作。

6.5.8领导交办的其他事项。

6.6秘书：

6.6.1负责公司公文管理及其他日常文秘工作。

6.6.2负责公司印章的管理使用，统一办理各部门、地盘印章的刻制和登记。

6.6.3负责公司各类会议的通知和会务工作。

6.6.4负责写字楼办公用品的购置、保管与发放工作。

6.6.5负责传真件和领导电子邮件的管理、跟进工作。

负责车船、机票的预订及费用结算。 6.6.6．

6.6.7负责来往人员的住宿安排工作。

6.6.8负责写字楼各楼层钥匙的统一管理及配备工作。

6.6.9领导交办的其他事项。

6.7前台文员：

6.7.1写字楼维修、保养的联系。

6.7.2公司领导办公室早晨的茶水准备。

6.7.3公司信件、资料的整理、分发。

6.7.4报刊的预订及每日的及时分送。

6.7.5电话接转、接待公司到访客人并及时通知有关人员。

6.7.6公司会议室、接待室分配与使用安排、茶水准备及清洁整理。

6.7.7写字楼行政仓库及办公桌椅的统一管理。

6.7.8写字楼电话故障的报修，写字楼电话、手提电话帐单汇总及结算。

6.7.9写字楼饮用水的订购通知。

6.7.10协助花木的日常养护，保证写字楼植物及观赏鱼的鲜活。

6.7.11领导交办的其他事宜。

6.8司机：

6.8.1安全行车，并及时办理车辆保险到期的续期手续。

6.8.2车辆日常保养与清洁，做好行驶及维修记录。

6.8.3写字楼、食堂清洁用品、食物及其他物品的采购。

6.8.4各楼层饮水机的管理及饮用水采购。

6.8.5电话业务及办理。

过港车辆续期、变更等手续的办理。 6.8.6．

6.8.7定期去市政府取文件。

6.8.8协助、配合做好行政公关部其他日常工作。

6.8.9领导交办的其他事项。