科技公司档案管理制度

科技有限公司档案管理制度1 范围

本标准规定了科学技术研究档案(以下简称科研档案)、产品档案、设备仪器档案、基本建设档案(以下简称基建档案)、会计档案、员工档案及行政、经营、生产技术、党群档案材料的形成、积累、整理、归档、分类、编目、案卷排列要求及档案、技术资料的开发和提供利用要求。

本标准适用于科技有限公司的档案管理工作。

2 引用标准和法规文件

中华人民共和国档案法

档发字[1994]23号外商投资企业档案管理暂行规定

国档发[1991]22号工业企业档案分类试行规则

开发利用科学技术档案信息资源暂行办法

会计档案管理办法

3 定义

3.1 企业档案: 是企业在经济活动和社会活动中形成的全部档案的总和, 其构成以科技

档案为主体,包括产品、设备仪器、基本建设、科研、生产技术、员工、会计、经营管理、行政管理、党群工作共十大类档案。

3.2 科技档案: 是指本公司科学研究、生产技术、设备仪器和基本建设等活动中直接形成的有保存价值, 并按一定的归档制度作为真实的历史记录, 集中保管起来的科技文件材

料(包括图纸、照片、科技影片、磁盘、录音带、录象带、报表、文字材料或备份等)。3.3 科技文件材料: 是指本公司科学研究、生产技术和基本建设等活动中正在产生和使用着的图样材料, 文字材料, 目录、表格材料及外来技术资料。

3.4 产品档案: 是指产品在开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型验收等全过程

中形成的具有保存价值归档备查的不同形式载体的文件材料。

3.5 科研档案: 是指在科学研究过程中直接形成的具有保存价值并归档的文件、图表等不同形式的科研文件资料。

3.6 设备仪器档案: 是指设备仪器从购置( 或设计制造 )、安装、调试、使用、维修、改造、更新、报废的全过程中形成的图样、文字说明等归档备查的全部文件材料。

3.7 基建档案: 是指基本建设工程项目(含新建、改建、扩建、工程维护及技术改造),从可行性研究到建成投产( 使用 )全过程中形成的具有保存价值的经过整理归档的, 不同形式和载体的文件材料。

4 档案管理职责

4.1 本公司档案管理工作, 在总裁领导下, 由管理推进部设立综合档案室负责统筹、协调、组织、管

理全公司档案工作。

4.2 综合档案室负责各职能部门文件材料的形成、积累、整理、归档的业务指导。

4.3 综合档案室负责各类档案、技术资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、复制、发放和提供利用。

3.1 综合档案室负责收集国家颁发的技术标准，及时换版、复制、发放，并进行跟踪受控管理。

4.3.2 综合档案室负责收集技术资料,建立信息网络,编制技术参考资料,提供利用服务。

4.3.3 档案管理人员在设备开箱、产品鉴定、工程竣工验收、科研成果发布时到现场, 收集掌握第一手资料，接收应归的技术文件资料。

4.4 各职能部门兼职档案员负责本部门职责范围内文件资料的收集、积累、整理、并按规定时间移交综合档案室归档。

5 档案管理内容与要求

5.1 档案材料的形成与归档

5.1.1 凡是记述和反映本公司生产技术、基本建设、设备仪器、产品、科研、经营、行政、财务管理等活动, 具有工作考查、科学研究、经验总结、技术交流等作用的科研、产品(含引进产品)、基建、设备仪器、标准法规、计量、专利、认证、检测类科技文件材料(图样、图片)电子文件(软盘、硬盘), 均应整理归档。

5.1.2 科技文件材料的形成伴随着科研、生产、基本建设的进程而形成，并贯穿于科研、生产、基本建设活动的全过程，各有关部门应在各自的职责范围内做好属于归档的技术文件材料的积累工作。

5.2 各类文件资料的归档范围和保管期限见 QG/SL 24.15-02附录A、附录B和附录C、D、E、

F、G、H、I、J及附录K(标准的附录)。

5.3 各类文件材料的归档时间和要求

5.3.1 产品档案归档时间

5.3.1.1应归入产品档案的科技文件材料分别以样机、小批试制、产品定型鉴定为阶段配套归档到综合档案室。

5.3.1.2产品定型鉴定后的设计、工艺、工装文件材料整理成套及时归档到综合档案室。

5.3.1.3 企业技术标准类科技文件材料出(改)版后,及时归档到综合档案室。

5.3.1.4 应归入标准法规计量方面的科技文件材料，可在科技文件材料形成后十日内归档到综合档案室；应归入专利、认证档案的科技文件材料，在取得专利权和认证合格时将有关科技文件材料配套归档

到综合档案。

5.3.1.5 引进产品的档案资料,负责引进的工作部门收到后,应及时交综合档案室归档

5.3.1.6 引进产品的技术协议书(技术合同)一旦形成,负责该引进工作的部门应及时将原件交综合档案室归档,本部门留存复印件。

5.3.2 设备仪器档案归档时间

5.3.2.1设备仪器开箱时应通知档案室人员参加,并将随箱科技文件材料及时接收归档。必要时由档案室

负责复制两卷套, 提供安装调试使用。公司内任何部门和个人都不得扣留这类应归档的科技文件材料。

5.3.2.2 设备仪器购置、验收和安装调试文件材料分别在设备仪器投入安装调试前和安装完毕投入正常使用前交综合档案室归档。

5.3.2.3 设备仪器在使用过程中形成的有保存价值的科技文件材料, 如: 大、中修记录,重大事故处理意见等, 应定期归档到综合档案室。

5.3.3 基建档案的归档时间

5.3.3.1基建工程项目在竣工验收后一季度内,将全部竣工图、技术文件交综合档案室归档。竣工图一律加盖竣工章, 审签手续齐全。

凡以施工图代作竣工图的, 由施工单位按制图要求, 负责在原施工图上进行补充修改, 注明修改部门和更改标记, 并附上设计变更通知单和施工说明, 加盖“代竣工图”标志后, 由基建项目负责人审核, 签署归档。

5.3.3.2 负责组建新的产品生产线、新建车间等工作的领导和技术人员, 应做好筹建、投入试生产阶段的科技文件材料的形成、积累工作。上述工作完成后, 应将全套科技文件材料及时移交综合档案室归档。

5.3.4 科研档案归档时间

5.3.4.1 科研课题已完成并经过鉴定后或评审取得获奖凭证后,及时归档。课题负责人在取得用户反馈信息等文件后应及时交档案室归档。

5.3.4.2 应归入科研档案的专利文件,在取得专利权后及时将有关的文件材料归档。

5.3.4.2 取得负结果或因故中断的科研课题,在批准中止时应及时归档。