对税收征管资料档案电子化管理的实践与思考

对税收征管资料档案电子化管理的实践与思考

税收征管资料是形成于税收征纳活动的第一手材料，它反映了纳税人生产经营的重要信息和税务机关税收征管工作的基本过程。但是，多年来传统的档案管理一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，致使目前征管资料的管理中存在着标准不统一、内容不齐全、查阅不方便、保管条件差等问题，保管、查找、使用要专人，十分不便，利用率低，不适应时代发展的要求。制约了税收管理水平的进一步提高，影响税收事业的健康发展。对此，我们认为结合总局提出的“一户式”档案管理要求，实现税收征管资料的档案电子化管理是税收规范化管理的重要工作。

一、实现税收征管档案电子化管理的可行性。

（一）取材容易，采录便捷。对于税收征管档案电子化管理来说，需要的是将纸质资料转换成电子数据，目前日常税收征管中有许多资料已经是在计算机中操作，如Word文档和excel表格可以直接使用，其它纸质资料可通过扫描仪扫描进入微机，只需要设计出实用的税务征管资料档案管理软件将它们组合、分类、存储起来，再配以适当的查询应用系统便可顺利运行。

（二）投资不大，技术不难。税收征管资料档案电子化管理的难点是软件的编写，虽然一般单位缺乏熟练的程序员，但通过“借脑”的办法，结合本身税收征管档案工作的要求，借助外部技术先进人员的力量，可以成功地解决了这个难题。

（三）容易普及，实用性强。软件的前台应用十分简洁，通俗易懂，先用扫描仪将纸质资料的扫描进机保存，再用档案管理软件将已保存的电子资料进行整理归档，然后便可按使用者的需求检索资料，使用方法十分简单，同时，网络版的征管档案管理软件，通过授权可以实现系统内网中的任何一台计算机都可以方便地检索和查阅征管档案资料，而不论你是在县局、分局还是在市局，实现真正的资源共享，根本不需要再到指定的档案室去，十分实用而又容易普及。其中工作量最大的是初期资料的扫描录入，但使用高速扫描仪可解决这一问题。

二、实现征管资料档案电子化管理的优点。

（一）标准统一，要求规范。将征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在税收征管档案电子管理系统中，不按规定流程整理便无法归档，从而使征管资料档案化管理标准统一，要求规范。解决了目前纸质征管档案资料管理中的标准不统一、内容不齐全，整理质量不高，整理的规格不统一等问题。

（二）即时采集，随时归档。实行电子档案管理可以在纳税人涉税事宜办结后立即扫描录入微机，解决了有些单位平时不注意征管资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。同时，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了征管档案的归档率和完整率。

（三）易于管理，查阅方便。电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便。联机后凡是在经过授权的微机上，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类征管资料，彻底改变了以前一些单位档案资料“拿出来一摊子，翻起来一片子，查起来没法子”现象，提升了税务机关的征管基础管理水平，解决了多年来一直处于封闭式的传统档案管理局面，提高了征管资料档案利用价值。

（四）监控前移，方便考核。由于采用的彩色高清晰度扫描，纳税人的签名、章印、审核人意见、文书中的法律条款等，每一个细节你都看得清清楚楚，在微机中审核涉税资料，可以方便地找出哪些申报表未审核签字，哪些报表审核不认真，哪些税务登记表填写不全等，将纳税监控工作前移到受理录入环节，有效地提高了各项基础征管工作的质量。同时为内部考评提供了新的途径和依据，想查基层征管书面资料情况直接在计算机上就可实现，无需再到基层分局检查。

三、征管资料档案电子化管理系统的特点。

（一）“一户式”与“分类式”相结合。对于档案来说，不论是“一户式”管理还是“分类式”管理，其原始资料本身都是一致的，不一致的只是排列组合的方法不同而已。纸质资料一旦按某种分类方法归档装订后，就很难再改变，而运用数据编程技术却可任意地对电子档案进行排序、组合和检索。目前使用的电子档案管理系统，就是充分利用此项技术，按照总局“一户式”管理要求及以往“分类式”管理的特点，编写出相应的档案软件，轻而易举地实现了“一户式”与“分类式”档案管理模式的结合。

（二）项目内容与省局征管信息系统相结合。软件设置内容是以江苏省地税局征管信息系统中各模块功能项目为基础，结合工作实际，将一户纳税人的各类涉税资料在电子档案管理系统中也分为税务登记、税源管理、批文管理、发票管理、申报征收、评估稽核、保全强制、行政处罚八大类四十四个小类和四十五个三级目录，与江苏省地税局征管模块一一对应，易于相互进行资料比对，查找不足。同时进入档案电子管理系统的工号、密码以及纳税人微机代码等都取数于征管信息系统。确保一名税务干部在系统中只有一个身份，一个纳税人在微机中只有一个识别号。弥补了税收征管信息系统的部分不足：省局的征管信息系统记录反映的是征管情况的一系列数据，而这些数据所对应的原始纸质资料的真实性却无法反映。例如：如果人为想提高申报率，将某户未申报的企业录入零申报，通过征管信息系统

是无从查证的，但通过档案电子管理系统，查看该单位有无零申报表，损益表中有无销售收入等相关资料，一查便知道零申报是否属实。概括为两句话“想查征管数据用省局的征管信息系统，想查征管信息系统中数据所对应的原始书面资料用档案电子管理系统”，真正实现了互补作用，为征管信息化建设辅平了道路。

（三）档案资料格式与税务文书规定相结合。进入系统的文书档案格式是严格按照省局规范化《表、证、单、书》中的资料的式样进行，确保整体文书资料的规范统一。

（四）档案质量与ISO管理相结合。借用ISO的标准实施规范化档案管理，每一件事都确保做在档案中看到：事前有目标，事中有记录，事后有考核评价。

（五）纸质资料与电子目录相结合。在档案电子管理系统中查询出的资料，如果想进一步查看实际的纸质资料，可通过电子档案目录后面的档案类目号，直接查找书面档案即可。解决了在纸质档案登记目录中花半天出找不到想要的资料的问题，提高了档案服务于征管的价值。

四、实行征管资料档案电子化管理应注意的几个问题

（一）必须加强数据录入前的资料审核。资料整理是档案电子化工作中的一个基础环节，准备不充分会造成数据录入内容与名称不对应或资料残缺不全等现象。这要求在档案录入或扫描前，必须加强审核，对错误或模糊不清的书面档案资料（如未签字的申报表、填写不全的税务登记表等）必须及时改正后才能扫入微机。

（二）录入过程中应注意按顺序操作。税收档案在向电子化管理方向推进的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，分清轻重缓急，将那些利用价值较高的档案进行优先加工整理，循序渐进录入数据，可以取得“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（三）应注意录入后的电子资料保管。

电子档案资料虽然不怕虫蛀、霉烂，但也有其自己的缺点，其是存储在微机中的一系列数据，一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等，将会造成数据的丢失，因此要加强对已录入的数据的保存，在加强对计算机安全管理的同时，可定期对数据进行备份，确保数据不丢失；还要加强数据的保密处理，防止人为的数据破坏。

（四）应加强对档案资料的利用。

档案管理的一个重要目的就是要使档案能为征管所用，而电子化就是为了提高档案的利用率，更好地服务于征管，强化征管基础建设工作，因此要加强对电子档案系统的宣传，让人人都了解并会查询档案，以实现档案电子化的真正目的。