资料室管理制度

资料室管理规定

一、目的

为规范公司资料管理，有效地利用和保护资料，全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，维护公司的合法权益，并为今后决策科学化提供依据，特制定本规定，各部门必须按本规定认真做好资料管理工作。

二、资料归档范围：

本规定所指的资料是指过去和现在的公司各部门工作中所直接形成的对公司有保存价值的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式的历史记录。拟出各部门归档目录，提交资料管理员，按照资料性质予以收集、分类、归档。

二、资料归档制度：

1．为了保证资料的质量和有利于查阅和管理，实行统一领导，分级管理。公司资料管理由总经理室负责管理，统一收集，分类归档。公司各部门必须指定专人负责，因为他们熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值，他们担负起归档工作才能更有利。

2．归档的文件材料，要做到齐全、完整、准确。文字材料必须字迹清晰，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，否则资料管理人员不予接收。

3．资料归档的时间：总经理室指派专人负责平时的资料保管和整理，每月对公司资料室进行归档操作。

各部门应该按照资料管理清单上的内容定期收集记录并存档，存档记录需要有卷内目录，否则资料员有权拒收记录存档。

存档需要办理（文件和资料移交清单）要求移交人和接收人核实记录并签字。

4．文件材料归档时，应由总经理室编制《资料归档清单》，记录文件资料是否完整。若有缺失，及时向该项负责人追讨。

三、保存期限：

1．各部门文件根据（記錄控制規定）程序進行保存。

2．所有文件期满销毁后必须保留电子档文件。

四、借阅：

1．公司内部人员借用资料，都必须填写借用登记表，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还

时间，并经借用人签字确认。

2．外部人员借用：公司外部人员借用本公司资料均须经过总经理批准方可借用。

3．归还：借用者按时归还借用资料，若到期未还，资料管理员必须及时予以追讨，并于资料归还时仔细检查资料是否完整，若发生丢失、泄密或其他损坏行为由借用者承担责任，视情节轻重予以处理。

五、销毁：

任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司资料；保存期满的资料，经有总经理室审核后由各部门资料负责人进行销毁，必须由审核人及经办人签字确认以备后查。

六、责任：

公司资料属于公司财产，任何人不得据为己有和外泄。有下列行为之一，据情节轻重，给予处理，构成犯罪的依法追究：

1．毁坏、丢失或擅自销毁公司资料；

2．擅自向外界提供、摘抄公司资料；

3．涂改、伪造资料；

4．未及时上报归档或资料管理不善者。