档案管理实施细则

XXXX

档案管理实施细则

第一章总则

第一条为加强XX（以下简称公司）档案管理，进一步提高档案工作科学化水平，有效保护和充分利用档案信息资源，更好地为公司各项工作服务，根据相关政策、法规、规定，结合公司实际，制定本细则。

第二条引用法规及规定文件：

（一）《中华人民共和国档案法》

（二）《XX档案管理规定》

（三）《XX档案管理规定》

第三条本细则所称档案是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，以及具有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史纪录。

第四条档案工作是管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益、历史面貌和宣传企业文化的重要基础工作，是各部门履行职责、开展业务的信息支持和保障，应维护档案的完整、准确、系统与安全。

第五条档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理。

第二章组织管理

第六条公司档案工作在上级公司的领导下开展工作，接受省、市档案行政管理部门的执法监督、检查和指导。

第七条公司按照统一管理、分级负责的原则，经理工作部（档案室）为档案归口管理部门，分管经理部的公司负责人为档案工作分管领导。建立以档案室为核心，公司各部门、项目兼职档案人员为基础的档案工作体系。

第八条档案工作领导：建立以分管领导为首，由公司各部门业务负责人组成的档案工作领导考核小组，形成领导全公司档案工作的最高层次。其职责是：

（一）贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规、方针政策和公司有关档案工作的规章制度，领导公司档案工作。

（二）将档案工作纳入公司发展规划和工作计划，及时研究和解决档案工作中的重要问题，使档案工作与整体工作同步、协调发展。

（三）提出并落实档案专项经费列入公司年度预算。

（四）组织协调和处理公司内外发生的档案及档案业务纠纷，保护当事人合法权益。

（五）审查档案的鉴定结果，审批决定档案的存毁。

（六）审查确认档案编研成果，提出奖励意见。

（七）对违反档案法规的单位和个人按规定进行处罚。

第九条档案工作核心：经理工作部档案室是公司档案行政管理的职能部门，也是收集保存档案的业务机构，在分管领导的直接领导下，实施档案工作集中统一管理，是档案管理系统的核心。其职责是：

（一）贯彻执行档案工作的法律法规和上级主管单位的工作部署，承担公司档案管理职能，制定公司档案管理制度

并组织实施。

（二）指导、监督和检查公司各部门、项目形成的各类档案材料的收集、整理、立卷归档工作，确保归档文件材料齐全完整。

（三）负责集中统一管理公司文书档案、科技档案、财务档案、实物档案、声像档案和科技图书资料，对档案实行科学管理。

（四）负责公司的档案信息化工作，充分利用信息化成果为档案提供利用，为公司各项工作服务。

（五）负责公司档案的统计工作，按照《XX档案工作评价办法》（办发﹝2011﹞35 号）要求，每年度认真开展档案评价工作。

（六）负责组织档案鉴定、销毁工作。

（七）负责组织档案信息开发、编研及汇总工作。

第十条档案工作基础：公司各部门、各项目组建立以业务负责人为首的兼职档案管理小组，全面管理所辖业务部门的档案工作。其职责是：

（一）传达贯彻公司档案工作的有关精神，组织和领导本小组的档案工作。

（二）负责本部门、本项目应归档的各种门类、各种形式和各种载体的文件材料的收集工作，对本部门归档文件的完整和系统负责。

（三）对归档的文件材料按照各门类档案管理办法的相关规定进行整理，做到分类清楚、排列有序，并按规定向公

司档案室移交，对归档文件的质量负责。

（四）接受公司档案室对档案工作的指导和检查。

（五）反映本小组档案工作的具体问题，提出处理意见，并协助调查、处理档案纠纷。

（六）协助档案鉴定，档案利用开发等工作。

第三章档案归档

第十一条各部门、各项目组参照公司《档案分类规定、归档范围和保管期限规定》（0-9大类，共10类），分类归档。

第十二条应归档的各种门类、各种形式和各种载体的文件材料，由各业务部门负责收集齐全并按相关规定进行整理，定期向公司档案室归档；需归档的纸质或其他载体形式的文件材料所对应的电子文件应一并归档。任何人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第十三条档案归档按以下时间要求执行：

（一）管理性文件材料应在办结后的第二年一季度归档。

（二）外购设备或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试及验收后向档案室移交归档。

（三）工程项目的文件材料由承包方整理，业主负责人审核，在完工验收之后、决算付款之前移交归档。

（四）合同文件在合同签署后由合同分管部门负责收集齐全于当年向档案室移交归档。。

（五）职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后即时整理并向档案室移交归档。

（六）会计工作形成的文件材料在会计年度终了后由会

计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。

（七）纪检监察审计工作形成的文件材料由各职能部门负责收集整理，于工作结束后的次年一季度向档案室移交归档。

（八）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

（九）声像、实物等形式的材料应在工作结束后一个月内由形成部门整理完毕向档案室移交归档。

（十）科研课题文件材料，在其项目鉴定、竣工后或财务决算后3个月内完成归档，周期长的可分阶段、单项归档。

（十一）下列文件材料应及时收集随时归档：

1.变更、修改、补充的文件材料；

2.内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

3.公司产权变动过程中形成的文件材料；

4.电力生产、技改、检修等文件材料；

5.其他临时活动中形成的文件材料。

第十四条档案室接收的档案应符合归档质量要求。

（一）文书档案应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合《XX归档文件整理办法》（办发﹝2016﹞47号）相关规定。

（二）科技档案按照国家档案局《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。