协商与沟通管理程序

协商与沟通管理程序

编号：XGGLC-QG-Ⅱ-11

版次/修订号：1/0

主责部门：企业管理处

1目的

为建立有效的协商和沟通机制，加强公司内、外部协商与信息沟通的管理，保证内、外部信息得到及时、有效地交流；鼓励员工参与公司管理，积极提出合理建议和意见，特制定本程序。

2适用范围

适用于公司内、外部协商与信息沟通。

3术语和定义

3.1 内部信息：是指公司内部各部门、单位、各层次间的信息。

3.2 外部信息：是指公司与外部相关方之间的信息。

3.3 员工代表：是指工会代表，即工会或其成员确定的或推选的代表。

4引用文件

4.1 GB/T19001-2008 质量管理体系要求

4.2 GB/T19022-2003 测量管理体系测量过程和测量设备的要求

4.3 GB/T23331-2012 能源管理体系要求

4.4 GB/T24001-2004 环境管理体系要求及使用指南

4.5 GB/T28001-2011 职业健康安全管理体系要求

5职责

5.1 管理者代表负责协商、信息沟通的综合管理。

5.2 企业管理处负责综合管理体系方面的协商与信息沟通。

5.3 各专业部门负责本专业系统协商与信息沟通的综合管理，汇集、处置业务范围内的信息，及时向专业管理者代表汇报。

5.4 公司办公室负责公司领导交办的公司领导之间及领导与部门之间信息的传递与交流，负责有关上级部门信息的接收与传递。

5.5 销售分公司、技术中心、综合利用厂负责顾客、市场信息的传递与交流，负责有关上级部门信息的接收与传递。

5.6 工会或员工代表负责收集员工方面的意见和建议，并代表员工进行协商。

5.7 规划发展处、机动处(能源环保处)、技术中心负责同工程承包方的信息沟通与协商。

5.8 物资供应处、采购分公司、国贸分公司、综合利用厂负责同采购合格供方的信息沟通。

5.9安全处、保卫处、机动处（能源环保处）、生产计划处、卫生处等部门负责应急情况下与外部的沟通、联络。

5.10 宣传部负责公司内、外部信息的宣传和报道。

5.11各部门、单位负责职能范围内各项业务工作的沟通与协商。

6管理内容及要求

6.1 协商

6.1.1公司最高管理者鼓励员工参与公司管理工作，积极与员工商讨相关事宜，通过职工代表大会、总经理联络员会议等协商解决有关问题。

6.1.2 各部门、单位应确认员工代表，并向本单位员工告知。

6.1.3 各部门、单位应结合自身实际情况，做出员工参与和协商安排，邀请员工或其代表参与商讨公司管理事宜。

6.1.4 公司和各单位在组织以下活动时，应有员工或其代表参加，须重视其意见与建议：

6.1.4.1 管理方针的制定、修订及评审；

6.1.4.2 综合管理体系文件、特别是作业指导性文件的制定、修订

及评审；

6.1.4.3 风险评价及控制方案的策划过程；

6.1.4.4 员工在管理方面的作用和职责规定；

6.1.4.5 事故、事件的调查；

6.1.4.6 作业方式、作业条件和劳动保护条件等的改变。

6.1.5 协商形式有职工代表大会、总经理联络员会议、公司党政领导班子与工会联席会议专项议题协商、参与工作过程、口头或书面的建议等。

6.1.6 协商的处理程序

6.1.6.1各专业管理部门应广泛采纳员工意见，最终将协商结果及时反馈管理者代表和最高管理者，并将最终结果及时传达到员工。

6.1.6.2 公司岗位作业指导书的制定、评审，应组织员工或员工代表参与。

6.1.6.3 工艺条件、设备变更实施前，有关单位、部门应组织工会和员工代表进行安全、职业卫生风险评估。

6.1.6.4 每年安全月，工会组织召开安全生产座谈会，由各部门、单位安全员和职工代表参加，讨论公司环保、安全、职业卫生方面的内容，提出合理化建议。

6.1.6.5 工会通过巡视、座谈、检查和职代会等形式收集员工意见，由员工及员工代表填写“合理化建议表”并报工会，由工会负责与相关部门协商解决或上报。工会按照国家安全生产、劳动保护方面的法律法规，代表员工对涉及职业健康安全的有关条款进行协商。

6.1.6.6 有工程施工和设备年修的单位，负责告知施工方公司节能降耗、环境保护、职业健康安全等方面要求并发告知书。相关方在公司的作业场所进行作业，必须遵守公司的相关规定，作业过程中发现有不合理的能源消耗、环境、职业健康安全等方面问题时，应及时反馈至项

目组织部门并协商解决，具体按《相关方管理程序》执行。

6.2 信息沟通

6.2.1 信息沟通的内容可分为内部信息沟通和外部信息沟通。

6.2.2 信息的主要内容

6.2.2.1 内部信息

a.方针、目标、管理方案及管理体系文件的编制及执行情况；

b.法律、法规、标准及其它要求；

c.检查、考核结果及处理情况；

d.事件和事故信息；

e.内审、外审、管理评审结果；

f.员工建议和意见；

g.新产品、新工艺、新设备的使用、新材料的使用等导致的变化；

h.其它信息。

6.2.2.2 外部信息

a.相关的法律、法规、标准及其它要求的变化情况；

b.来自上级和政府部门的要求、规定等信息；

c.来自相关方的信息；

d.向相关方传递本公司有关管理要求；

e.需要向上级和政府部门传递的信息；

f.与相关方协商处理工作中的相关问题；

g.顾客和相关方提出的意见或建议。

h.其它信息。

6.2.3 信息沟通的形式

6.2.3.1内部信息沟通的主要方式有：召开会议、文件、通知、通报、报表、书面报告、电话（口头）、公司办公自动化系统、总经理信箱、电子屏幕、河北钢铁宣钢版、电视台等。对于重要的管理信息可通过公