煤炭企业档案信息化管理论文

浅谈煤炭企业档案信息化管理

【摘要】随着网络信息化不断的发展，人们越来越认识到企业档案信息化管理的重要性。由于煤炭企业在国民经济建设中占有重要地位，而且实现煤炭企业档案管理信息化，对于加强煤炭企业档案的管理和充分发挥煤炭企业档案信息的价值，对加快煤炭企业的建设与发展具有十分重要的意义，因此煤炭档案信息化管理系统建设已经成为煤炭企业发的必然趋势。然而煤炭企业在档案信息化管理系统建设中总会受到一些因素的限制。为了更好的实现煤炭企业档案信息化管理系统建设，煤炭企业就应该高度重视煤炭企业档案信息管理系统建设、统一煤炭企业档案信息管理标准、全面提高煤炭企业档案信息化管理人员素质。因此，文章从一名煤炭企业档案管理人员的角度论述了煤炭企业档案信息化管理的重要性，并提出了煤炭企业档案信息化管理中的一些问题及措施。

【关键词】煤炭企业档案信息化管理重要性问题建设策略

中图分类号：g271文献标识码： a 文章编号：

随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。2002 年，中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。企业档案信息化建设是国民经济和社会信息化的重要组成部分，是当今档案资源开发利用和档案事业发展的大趋势，对于推动国民经济和社会信息化具有

非常重要的战略意义和历史意义。

由于煤炭企业在国民经济建设中占有重要地位，因此煤炭档案信息化管理系统建设已经成为煤炭企业发的必然趋势。煤炭企业档案是煤炭企业在煤矿资源开采、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料的原始记录。它一方面记录和反映了煤炭企业文化建设的历史，可为新时期的煤炭企业文化建设提供借鉴和依据，另一方面，企业档案工作加强管理本身就是企业文化建设的重要组成部分。档案信息化管理系统虽然在一定程度上降低了煤炭企业成本，提高了其工作效率，但是档案信息化管理系统总会受一些因素的限制而不能正常运行。因此作为一名煤炭企业档案管理人员，应该认识到档案信息化管理的重要性及当前煤炭企业档案信息化管理存在的一些问题。

实现企业档案信息化管理的必要性

1、档案信息化有利于煤炭企业信息化建设。随着经济的快速发展，煤炭企业技术改造及技术革新的速度突飞猛进，产品的更新换代可谓日新月异，人们逐渐认识到，加快煤炭企业信息化建设是提高煤炭企业生产、经营效率和产品质量的有效途径。档案部门作为煤炭企业信息收集、整理、保管和传递的中心，在煤炭企业信息化建设中发挥着积极的作用。档案部门保管的档案资料，如煤炭地质报告、产品设计图、生产工艺、材料定额等, 是煤炭企业的宝贵财富。它们在煤炭企业的发展中，具有很高的指导价值和参考价值。在新产品的开发中，许多资料可以直接借鉴或套用，尤其是配套项

目的招投标中，在时间短、人员少、任务急的情况下，档案资料对快速、准确地进行设计显得尤为重要。因为，充分发挥档案的信息作用，方便、快捷、高效地提供档案信息为煤炭企业服务，是煤炭企业对档案信息化工作的必然要求。

2、档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享。档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案文件更易于导航，可增强原始档案的应用程度和应用范围，更有利于煤炭企业各部门、各处（科）按需浏览，并保持随机存取，提高了档案原件的利用率，最大限度地实现了档案信息资源的共享。

3、档案信息化有利于档案原件的保护。作为煤炭企业，煤炭区域所有权是非常重要的。企业在其运行过程中，首先产生的就是企业的征用地档案。征用地档案是企业在土地征购、租赁等行为活动中形成的最重要的文件材料。准确记载企业所征土地位置、界址、数量、权限等基本情况的原始文件材料是企业无形资产的一部分，又是有形资产的可靠证明，对企业的产权交易、土地纠纷起凭证和依据作用，在维护企业合法权益的原始性、准确性、权威性方面是其他任何东西所无法替代的。将这些最重要的档案资料信息化处理后，可以避免档案原件被过多地直接使用、或过多借阅而造成原件的损坏，可以达到保护档案原件的目的。

二、当前煤炭企业档案管理信息化存在的主要问题

1、档案管理意识淡薄，档案利用率不高。虽然近年来档案界对档案用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传，但是社会公众对档案还知之甚少。煤炭企业以生产为根本任务，容易轻视档案管理工作的现状较为普遍。

2、档案人员的现代化管理水平不高，档案硬件投入不足。据了解，有个别单位没有完全分层次设置专职的档案管理人员，各基层档案管理员多是由文秘兼于一身，在人员的配备上忽视了档案专业管理能力。一些单位由于办公用房紧张致使档案用房狭小，档案所用的库房、阅览室、办公室没有分开，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案信息化工作的开展。

3、档案管理制度不健全，档案收集效率不高。在煤炭企业档案管理工作中，有些单位还存在多部门管理档案的格局，没有设置专职的档案管理员，因此涉及档案管理的制度、职责就较少，也没有相关的考核目标和检查制度。由于档案管理制度不健全，档案职能管理不完善，形成各科室相关档案工作人员工作松散，出现不及时移交各自保管的档案材料，造成档案资料收集效率不高，档案资料收集不齐全，给档案管理的基础工作带来不便。

三、实现煤炭企业档案信息管理系统建设策略

1、高度重视煤炭企业档案信息管理系统建设。要想实现煤炭企业档案信息化管理系统建设，就必须得到煤炭企业领导的支持。要知道煤炭企业档案信息化管理程度如何与企业做出正确决策是有

紧密关系的，与煤炭企业未来的发展和经济效益也是有关系的。因此，煤炭企业领导必须重视企业档案信息化管理系统建设。企业领导在系统建设决策中，必须进行慎重的考虑，不能将档案信息化系统建设仅看成一个项目，有专业部门负责就可以，而应该在档案信息系统建设中起带头作用，以保证档案信息管理系统顺利进行。

2、档案信息化要使用标准化的档案管理软件。档案管理软件要符合国家档案管理的规范要求，适用于煤炭企业对档案信息和档案实体的管理。目前，市场上的档案管理软件很多，由于各软件公司的开发水平存在着差异，因而造成了档案管理软件的良芬不分。不少软件在功能设置方面存在着缺陷，造成主要功能短缺，次要功能过多，甚至有的采用了一些不成熟的技术，埋下了很大的隐患。因此，配置标准化的档案管理软件是档案信息化工作的核心，是实现人们通过网络获得档案信息、“足不出户”查阅档案资料的保证。

3、全面提高煤炭企业档案信息化管理人员素质。随着网络化技术的发展，煤炭企业档案管理水平也在不断的提高。现代化的档案管理系统对煤炭企业档案管理人员提出了更高的要求。要求其不仅具有较高的煤炭档案管理专业知识，同时也要熟练操控计算软件的能力。但就目前来看，煤炭企业档案管理人员相关知识仍然无法满足档案信息化管理要求。在这种情况下，煤炭企业就应该组织档案管理人员进行系统的专业培训，也可以让档案管理参加档案管理研讨会或举办专题培训，也可鼓励煤炭企业档案管理人员在学专业知识的同时，也要针对性的将专业理论知识和实际操作结合在一起进