会务工作(秘书学展示)

备注
•依据：会议规模规 格及划拨的经费
支出分类: 办公费 广告宣传费 设备租赁费 资料费 组织费 印刷费 差旅费 会议场租费 专用材料费 住宿费 接待费 餐饮费 演出经费 劳务费 误工补贴 临时人员经费 办公设备购 租 设备购置或 专用设备购 租 租赁费 交通设备购 租 其他费用
标准说明 宣传类型 单价 时间 物品名 数量 时间 资料数量 单价 印刷数量 单价 出差地点 人数 天数 会议地点 人数 天数 名称 数量 单价 人 天，每天 元 人 天，每天 元 人 人 型号 型号 型号 合计 天，每天 元 天，每天 元 数量 单价 数量 单价 数量 单价
解决方案
1、提前半小时检查会场，若无 法用，启动备用会场。 2、做好接送路线及时间安排， 避开车流高峰路段及时段。 3、备好替代发言人及其发言稿。 4、做好电力照明排查工作，准 备应急照明设备设施。 5、配备应急药品，重病者及时 送医院救治。 6、会前告知发言原则，主持人 灵活变通。 7、外人免进，保安维持秩序， 必要时报警。 8、会前打开所有安全通道，发 生火灾立刻切断电源，有序疏 散人员，组织人员灭火，必要 时报警„„
6做好会议值班保卫工作
5编写会议简报或快报 4会议信息工作
7做好会议保密工作
8做好后勤保障工作
会中具体工作
会议第一日
7:00——8:00 早餐 地点：入住的酒店
8:00——8:30 组织前往会场
前往方式： 1、派车（客车、小轿车）， 适合住所会场距离长的情况。 2、步行，适合住所会场距 离短的情况。
5、总结会务工作
6、执行会议决策
视频欣赏
之
会后宣传报道
补充：应急预案
突发状况
1、会议前会议场地出现了问 题。 2、路上拥堵或发生交通事故， 与会人员无法及时到场。 3、主要发言人缺席。 4、供电线路、主席台照明灯 光、音响设备等电器设备可 能出现无法正常工作，出现 停电或者漏电。 5、参会人员突然发病。 6、发言人表现不当。 7、会议召开时，可能会出现 捣乱滋事情况。 8、发生火灾„„
会务组 秘书组
后勤组
保卫组
保密组……
六、确定与会者名单
发布信息 处理回执 确认信息
七、会议议程日程
程序 & 议程 & 日程
20XX年会议经费预算表
八、经费预算方案
会议名称:
•费用类型：组织费、 接待费等
主办单位: 收入分类: 上级补助收入 单位自筹资金 地方财政安排 其他收入 合 计
举办日期: 月 日至 月 日 金额
•方式： 书面、口头、电 话、邮件等。
•附带路线图
十一、安排食住行
1、饮食： “卫生第一、保 证营养、适合口味、方便节 约”。
2、住宿：按照标准，尽量 满足要求。
3、交通：安排用车及路线
十二、布置会场
1、基本要求： 庄重、美观、简洁、舒适 2、会场布局： •相对式 •全围式
•半围式
3、布置 •硬件设施布置 •装饰性布置 •细节布置
10:30——12:00 闭幕式 主持人 XXX 主讲人 XXX XXX会议厅
会议期间的服务工作
1、组织签到，分发材料 2、带领入场入座 3、做好会议记录 4、制作会议简报 5、维护会议秩序 6、会场临时调度 7、后勤保障工作
会后流程
1清理会场
2安排人员离会返程
3编制、整理相关文件
4做好会议宣传
按性质
规定性，如年会 日常性，如股东大会 专业性，如经济论坛 纪念性，如追悼会 座谈性，如茶话会
按形式
常规会议 电子会议 （如网络会、 电视会、电 话议、电视 会等）
第二板块
流程
会前
会中
会后
会前流程
1确定会议主题名称 2会议规模规格 3会议时间地点 4会议所需物资 7会议议程日程
8经费预算方案
突发情况 •主要发言人没来 •话筒没声音 •突然断电 ……
启动备用人员 及物资！！！
10：00——10:20 合影留念 注意位置安排 XX大堂
10:40——11:00 茶歇 XX宴厅
11:00——12:00 大会报告 主讲人XXX XXX会议厅 突发情况 •发言人表现不当 •会场出现扰乱滋事情 况 •会议人员发病 ……
会务工作
之
纵向安排
指导老师：
第X组组长：
成员：
第一板块
•会议概述
第二板块
•流程
会前、会中、会后
第一板块
会议概述
一、会务其实就是会议
二、会议要素
形式要素：如名称、时间 内容要素：如议题、目的
程序要素：如会议进行
财务要素：如经费、设备
三、会议类型
按规模
小型（3-100） 中型（100-1000） 大型（1000-1万） 特大型（1万以上）
4、会场排座 •主席台 主持团排座 主持人坐席 发言人坐席 •群众席 自由式择座 按单位就坐
注意： 方案要上报审 批！！！！
会场外面也要 布置！！
十三、检查会场
检查内容： A.文件的材料准备情况 B.会场布置情况 C.会议保卫工作情况 D.其他内容
会中流程
1报到及接待工作 2组织签到 3做好会议记录
ຫໍສະໝຸດ Baidu
8:30——9:00 到、入场
与会人员签
签到方式 1、簿式签到 简单易行但费时，适合小型会议
2、秘书代签 方便不打扰与会者，适合小型会议
3、电子签到 快捷方便，适合大型会议
机器故障，肿么办？？？ 没事儿，文件资料中有 参会人员列表
9：00——10：00 开幕式 主持人XXX 领导 XXX致辞 嘉宾 XXX致辞 XX会议厅
9准备文件材料 10制发通知证件
13步 ， 步步为营
5会议组织机构
6与会者名单
11安排食住行
12布置会场 13检查会场
要有应急 预案！！！
会前具体工作 一、确定会议主题名称 二、确定会议规模规格 三、确定会议时间地点 四、确定会议所需物资
一般会议必备物资设备 特殊会议所需物资设备
五、确定会议组织机构
金额
九、准备文件材料
程序性文件：日程表、议程表 中心性文件：讲话稿、会议报告
决议草案
指导性材料：法律法规、 政策文件
参考性材料：统计报表、技术资料
管理性文件：会议通知、通讯录 座次安排表
十、制发证件、通知
1、会议证件
•正式证件
•工作证件
•其他证件
2、会议通知
•内容： 名称、时间、地 点、与会人员、 议题及要求等。
12:00——13:30 午餐（凭餐券） XX宴厅（自助餐）
13:30——17:00 议题一：XXXXXXX 分会场1 议题二：XXXXXXX 分会场2
会间工作 •会议记录 •会间报道 •会议简报 •后勤服务 ……
17:00——19:00 欢迎晚宴 XX宴厅（圆桌餐）
会议第二日
8:30——10:30 议题四：XXXXXXX 分会场1 议题五：XXXXXXX 分会场2