来客接待管理规定

广东有限公司

[2014]第号

来客接待管理规定

一、目的及适用范围

1 、目的：为了加强对所有来客接待服务与管理工作，规范接待行为，特制定本办法。

2、适用范围：本规定适用于公司总部及各子/分公司所有客人来访的接待管理。

二、管理职能

公司人力资源部为来客接待业务主管部门，负责来客接待场所、餐饮、住宿、用车等各种行政事务、必要的摄影以及礼品的办理；特殊客人由其他相关职能部门负责接待。

三、来客分类

1 、贵宾：政府领导、公司股东、公司高层客人、投资商、公司客户以及国内外各大企业

负责人。接待标准以水果、咖啡、茶水、点心或其他方式招待，由总经办人员接待。

2、团体来宾：机关、学校或社会团体来访人士。来访人员均在会议室以茶水或饮用水招

待，陪同接待人员由总经办安排。

3 、普通客人：合作厂商、供应商及各种业务洽谈人员。客人要求拜会公司领导的，应按

预约手续办理，无预约的不予安排。客人拜会相关部门的，由相关部门自行接待。

接待以饮用水为宜。

4 、如果是公司客户,原则上由营销中心负责接待，人力资源部协助。

5 、来客不论种类，接待人员都必须予以礼貌、友好、热情的方式接待，不得怠慢。

四、来客接待方式

1 、来客接待需摆放鲜花和水果茶点、公司宣传资料以及电子“欢迎牌”的，接待部门应

提前1天通知人力资源部准备，并向人力资源部提供来客基本情况和欢迎牌的具体文字内容。

2、来客需要参观公司的，接待部门应提前一天通知人力资源部视情况予以安排。

3 、根据来客身份、来访时间和事由，接待人员认为需设宴接待或需要安排住宿的，应提

前通知人力资源部进行预订宾馆、酒店。

4、未预约的临时来宾，接待人员可问清来宾单位、姓名、来访目的后及时转达相关人员。

5 、接待人员应配合做好来客的人身安全和物品保管工作。如因接待人员失误造成来客人

身安全和物品丢失的，根据公司相关管理规定给予相应的处罚。

6、未经允许，公司严禁来宾拍照、摄像。来宾如有违规行为的，接待人员应该委婉指正。

7、接待人员应严格遵守公司保密制度，接待来客应安排在指定地点，避免在工作场所接

待客人和发生泄密事件。来客如有不礼貌行为或违反公司规定行为，要礼貌委婉劝阻指正，对可能发生影响公司办公秩序或造成人身、财产损害的，接待人员应及时向人力资源部通报协助处理。

五、来客接待流程与要求

1、办理接待申请：相关领导和部门人员在了解来客来访准确信息时通知人力资源部，提

出客人接待安排任务，并填写《接待审批单》，人力资源部迅速落实来客联系方式、随行人数、是否需用车接送。

2、确定接待标准：人力资源部根据接待申请要求，根据来客身份及与单位利益关系确定

招待级别与标准，一般实行职位对等接待。

3、做好接待准备工作：人力资源部根据领导或接待部门的要求，按接待标准提前做好接

待场地布置、水果点心茶水、订餐、订房、车辆安排等接待工作。

4、安排接待人员：承办部门根据工作需要安排接待人员，接待人员必须严格按照标准落

实整个接待过程。一般情况，来客没有离开前，接待人员不宜随意更换或提前离岗。

5、机场（车站）接车：接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）

何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名、特征、联系电话等；总经办提前安排好司机作好接待准备。接到来客后，司机帮忙提行李上、下车。

6、住宿安排：到达住宿地点后，接待人员要主动帮来客提行李上房间，简单讲解房间内

设施使用方法，并留下自己的联系电话。根据来客是长途或短途，安排来访人员休息或者直接到公司接待室，并提前与公司人力资源部联系接待安排。

7、来客参观：接待人员引导来客参观公司大办公区（一般不安排到财务室、标书室和小

办公室参观），到会议室就坐，介绍公司简况、企业文化与前景和相关业务项目简介。

8、领导接见：接待人员在带领来访人员见领导之前，必须和公司领导沟通好，确认接见

时间、地点，然后带领来访人员与领导见面。见面时，接待人员先按主、宾顺序作双方介绍，然后简略讲解来访者的主要商谈事项。

9、工作会谈或业务办理：安排来客与领导或业务人员会谈，或引导办理业务。接待人员

要注意适时为客人添加茶水。

10、餐饮安排：所有接待由总经办安排就餐，就餐标准严格按照公司相关规定。严禁接待

人员向来访人员过度劝酒，对因对来访人员过度劝酒，导致来访人员醉酒发生事故伤害，责任将由劝酒人承担。严禁陪同人员醉酒，如有违反，根据公司的相关规定给予一定罚款。

11、送走客人：

（1）客人来公司参观离开自行开车或搭车离开的，陪同人员必须送客人到楼下大门外；（2）需要送客人到机场、车站的：由接待人员陪同送车，接待人员除了主动帮来客提行李外，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交到来客手上；

（3）送车时，须等到来客离开自己视线范围以后才能离开。

12、电话回访：接待人员要对重要来客按返程车次或航班号预估来客到达时间，适时去电

进行咨询接待工作情况，了解客户对公司产品、项目和企业形象等方面的意见，并适时反馈给公司领导和相关部门，以便改进和提高。

六、特殊事项

1、当政府机关人员到公司检查工作时，对口负责部门必须提前通知各部门作好接待准备；

2、司机在接送客人时，必须严格遵守《公司车辆及驾驶员管理制度》；

3、司机在接送客人前，必须保证车辆外观清洁，车况良好，油料充分；

4、接待人员有名片的一定要与客人互换名片，当客人没有名片的，一定要让客人留下联

系方式；

5、当客人信息对于公司其他部门工作开展有帮助时，接待人员要将客人信息告知相关部

门，以便资源共享；

6、在客人在接待过程中，如果有超规格接待时，必须请示公司领导决定是否执行。

七、生效时间：本规定自发布之日起执行。

签发:

2014年日

拟定:审核: 抄报:总经理

分发:各部门主管公告:全体员工存档:人力资源部