采购与付款内控流程分解

样品报废，退回 给供应商处理
不满足
全检合格
小批量采购
进入合同 签订流程
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采购与付款内控流程——新供应商开发控制（2）
管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要
关键控制点： • 收集供应商资料，物流（采购）部内部进行初步审核，确定是否有合作空间 • 品管（SQE）部重点对供应商质量等进行复审，并将相关质量资料备案/存档 • 样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入EI系统/公司供应商档案 • 对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程
采购与付款内控流程
上海欧一安保器材有限公司
采购与付款内控流程——说明
目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序 范围： • 本程序适用于欧一安保的采购与付款管理 • 本程序与公司财务管理制度相衔接 • 本程序与公司存货管理程序相衔接
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采购与付款内控流程——相关部门人ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ职责
职位
高级管理层 财务部
因供方产品造成的损失进行整理，出具书面报告 • 物流（采购）部汇总相关资料，形成处置结果报总经理审批
品管部（SQE）
采购部
展会、网络寻找等形式
复审
收集、整理供应商基 本资料，初步审核
提供样品
报相关部门备案
审批
样品检测，反馈《
样品检验报告表
》
填写《样品检验报告表 》，交品管部（SQE
）归口检测
不符合要求
符合要求
对供应商现 场进行考评 ，形成书面 考查报告
小批量试用 是否满足生
产要求
满足
供应商档案加入EI系统
充分评估供应商报价的合理性 • 根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满足需求，不另寻新供应商 • 与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购工程师、采购员共同参与，并形成相应得会谈
记录 • 与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，由采购员录入EI系统并存档。
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供应商
采购与付款内控流程——新供应商开发控制（1）
有合适供应商 无合适供应商
进入新供应 商开发流程
总经理
审批
价格核算
价格谈判
批准
价 格 审 批
不批准
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采购与付款内控流程——供应商筛选以及价格确定控制（2）
管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本
关键控制点： • 建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系 • 要求供应商提供成本核算明细表，由采购工程师对供应商报价的成本构成进行比较与核算 • 采购价格需经总经理的批准 注释： • 采购工程师应知晓公司原材料市场价格水平 • 采购工程师建立采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据 • 采购工程师进行价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进行横向比较，
研发/生产
职责
审核重大采购项目 批准供应商 采购与付款政策制度的确定 参与供应商合同签订的谈判 批准支票 审批采购计划
审批计划外采购 负责余额调节表的审核 核对原始凭证，开出付款凭证 批准付款凭证 执行结算事宜，开出支票 复核支票 编制银行存款余额调节表 参与供应商选择、谈判 决定选择供应商
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采购与付款管理流程——相关部门人员职责（续）
通知财务部按 基本合作合同 进行金额付款
不批准
批准
审批处 理结果
总经理
评审供应商对 生产的影响
影响较大
批准淘汰
无影响或 影响小
直接 淘汰
不批准
审核处 理结果
批准
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采购与付款内控流程——停止与供应商合作流程（2）
管理目标：对不合格供应商予以淘汰，确保生产
关键控制点： • 终止与供应商的合作应由物流（采购）部提出书面依据，并由采购部经理开具供应商取消资格建议
将收到的货物与系统中的采购信息进行核对 记录、确定收到的货物 合理保管货物
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供应商
是否有
基本合
同
有
无
报价并提 供成本核 算明细
采购与付款内控流程——供应商筛选以及价格确定控制（1）
生产部
物流（采购）部
采购变更需经采购经理批准
插单情况，导致 订单变更
进入合同 签订流程
汇总原材料需求
根据供应商档案选择 合适的供应商
题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终止合作 • 供应商对生产无影响或影响较小，直接淘汰；若供应商对生产影响较大，则应在开发新供应商成功
后淘汰 • 终止合作后，供应商提出获取货款余额书面申请，应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货
时间 • 物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查，出具仓库清查报告；品管部对客户索赔情况以及生产
注释： • 采用网络寻找、展会等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商， • 要求供应商提供的样品每个型号不少于20PCS，特殊产品视情况而定 • 对第一批小批量物资进行全检，形成全检纪录，交采购部归档 • 不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照报废流程执行 • 若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加入
备用供应商档案并维护
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供应商
采购与付款内控流程——停止与供应商合作流程（1）
采购员
采购部经理
供应商问题较多
提出终止合作 书面依据
供应商取消配 套资格建议书
收到终止合作 通知
提出取得货款 余额书面申请
寻找新供应商替代
新供应商开发成功
通知相关部门
确认
协同仓库、品管部 门进行索赔清查，
形成书面报告 交供应商 签字确认
书，以报总经理评审 • 应视供应商对生产影响程度，采取不同措施 • 淘汰供应商后通知相关部门 • 终止合作后，供应商申请获取货款余额应提出书面申请，由物流（采购）部协同仓库、品管等部门
进行索赔清查，出具书面报告，由供应商签字确认 • 对供应商的处理结果应报总经理审批；审批通过后方可支付剩余货款 注释： • 在供货过程中出现以下情况，应终止与供应商合作：1）重大质量问题给公司造成损失；2）出现问
职位
物流（采购）部经理 物流（采购）部职员
品管部（SQE） 仓库
职责
参与供应商选择、谈判 与供应商签订采购合同 审核年月采购计划 负责采购退货事宜
调查供应商资料，收集主要材料价格，评估供应商能力 将采购的订购信息记录于系统中 修改供应商档案文件 复核材料质量 与供应商协商退货事宜
检验货物质量 负责提出退货或折让意见 参与供应商选择、谈判 决定选择供应商