实物档案管理办法

实物档案管理办法

1 目的

为加强公司实物档案管理，进一步理顺和规范实物档案归档程序和管理机制，更好地开发利用实物档案，制订本办法。

2 范围

本办法规定了实物档案归档、整理、保管与利用的一般要求。

本办法适用于公司各类实物档案的管理。

3 术语

实物档案

是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的不同形式的实物，主要包括荣誉证明、公务活动礼品、物证、书画文稿等类别。

4 职责

4.1各单位负责本部门实物档案的形成、积累、整理与归档。

4.2综合部档案室（员）负责实物档案的收集、保管与开发利用。

5 管理内容与要求

5.1 实物档案的归档要求

5.1.1 归档范围

5.1.1.1 荣誉证明类：公司或职能部门获得的公司级以上的奖牌、证书、奖杯、奖状等各种荣誉证明。

5.1.1.2公务活动礼品类：公务活动中公司或职能部门接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其它具有特色的物品。

5.1.1.3物证类：反映和佐证本单位重大活动、重大事件的有纪念和凭证作用的物品。

5.1.1.4书画文稿类：领导人和著名人物的书法、绘画、著作、题词及其他手迹。

5.1.1.5 其它有保存价值的实物。

5.1.2 归档时间

各职能部门将获得的属归档范围的实物档案随时送综合部办公室进行价值鉴定，确有保存价值的，由办公室统一于次年1月20日前归档。

5.1.3归档单位必须填写移交清单一式两份，经档案室（员）检查验收合

格后，办理盖章、签字移交手续。

5.1.3 归档要求

5.1.3.1归档文件材料必须完整、准确、系统，层次分明，符合形成规律。

5.1.3.2归档文字材料在形成时，要求采用A4纸张，书写时左侧留出25mm 宽的空白处（装订用），使用碳素或蓝黑墨水书写，字迹清楚整洁。

5.1.3.3图样材料依据国家规定的标准图幅，按新的绘图规则绘制。归档的文件资料必须是原件，竣工图一定要与实物相符，各项签字手续完备，每张竣工蓝图要加盖竣工章。归档的图纸，当实物发生改变或补充时，图纸也应同时进行修改和补充。

5.2 实物档案的整理

5.2.1 实物档案的整理遵循有利于保管和便于提供利用的原则。

5.2.2实物档案应按物品种类、年度和接收时间进行排列，以“件”为单位流水编号，并将档号标示在实物档案上。

5.2.3实物档案编号

S W·××·××××·×

件号

年度代号

二级类目号

一级类目号

类目代码：SW-实物档案；二级类目号：01-荣誉证明类、02-公务活动礼品类、03-物证类、04-其它类，书画文稿类执行新闻书稿类编号。

5.3 实物档案的保管

5.3.1 实物档案整理完毕后，要编制实物档案总目录。

5.3.2实物档案存放部房应保持清洁。要配备必要的装具和保护设备，如铁质橱柜、温湿度测试仪、灭火器、空调、防盗门窗等，并采取防高温、防尘、防火、防潮、防盗、防水、防虫、防光、防有害气体等措施，室内温度控制在14℃～24℃之间，相对湿度控制在45%～60%之间。

5.3.3不同类别的实物档案要按档号分别上架排列存放。

5.3.4管理人员对实物档案的保管状况要定期检查，对异常情况要及时进行处理。

5.4 实物档案的利用

5.4.1实物档案原则上不外借，各单位因特殊情况需要借用实物档案的，必须经主管领导批准，办理借用手续。

5.4.2借用实物档案者要妥善保管，不得损坏或丢失。否则，按《档案借阅制度》有关条款处罚。

5.4.3建立实物档案借阅记录，管理人员要认真填写。

6 检查与考核

本办法由综合部档案室（员）按公司管理考核办法检查考核。

7 相关文件

本办法形成以下记录：

a) 文件和资料移交清单（管理档案归档用）；

b) 实物档案总目录。

文件和资料移交清单（管理档案归档用）

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实物档案总目录

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