浅谈医院档案管理的问题与改进

浅谈医院档案管理的问题与改进

发表时间：2018-01-09T15:19:58.217Z 来源：《医师在线》2017年10月下第20期作者：陆祺浈

[导读] 医院主要的工作是进行医疗救治，大多医院领导只注重医院医疗建设和经济效益。

（上海电力医院；上海200050）

摘要：医院的档案工作记载了医院在长期发展过程中形成的宝贵信息资源，为医院将来的业务发展及科技创新提供了最直观有效的资料。医院档案管理工作是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础工作[1]。随着医疗改革日益深化，医院的管理逐渐趋向现代化，档案管理也应该紧跟时代的步伐，逐步实现档案管理电子化、专业化、制度化、系统化。充分挖掘、利用档案信息，增强档案工作的效益，使其更便捷、更有效地为医院医疗、教学、科研、管理等工作服务，对提高医院整体管理水平具有十分重要的意义[2]。

关键词：医院档案管理问题改进

一.医院档案管理工作存在的问题

1 忽略档案的重要性

医院主要的工作是进行医疗救治，大多医院领导只注重医院医疗建设和经济效益。其管理的重点是如何提高医疗水平和改善医疗环境，从而为病人提供更优质的服务。医院领导和部分部门往往对档案管理缺乏统一的认识，没有正确认识到档案的价值，没有给予档案工作足够的重视，片面地认为档案工作不能给医院带来立竿见影的经济效益，就可以缩减投入、暂缓发展，让位于医疗。没有看到档案工作在创造物质财富和知识成果中所起的基础性作用；

部分档案人员没有认清自身的工作职责，没有分清自身的角色定位，没有认识到自己所从事档案工作的重要性，仅仅按部就班地存管文件，工作积极性不高、主观能动性也不强；

部分管理人员和专业技术人员对档案工作还停留在过去的旧观念中，习惯性地认为“档案的归档案，业务的归业务”，档案工作和自身工作互不联系，工作活动中不注意保存有价值的信息，归档意识不强，有的甚至长期把专业技术文件据为己有。

2 档案管理制度不完善

随着科学技术快速发展，使得传统的档案管理工作受到巨大的冲击。档案概念需要不断扩展，档案管理手段需要不断创新，档案业务内容需要不断丰富。医院在档案工作中虽然有相对完善的制度，但依然没有形成一个专业的体系，不能为医院的科研、教学、医疗等提供帮助。

3 档案组织体系不健全

档案工作组织体系是档案人员构成、机构设置和行政关系的集合体，它的建立直接关系到档案工作的持续、健康发展。在医院管理中，只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案人员的素质纳入计划和要求，档案管理人员专业出身较少，缺乏系统的档案知识培训；无明确档案工作的分管领导，欠缺配置与企业规模相适应的专职档案人员，在保持档案人员在岗相对稳定也存在困难。

4 医院档案资源有效地开发利用相对较低

医院创立于1951年，经历了我国改革开放前后的各个时段。悠久的发展历史，让医院在发展中积累了丰富的馆藏档案，涉及到医院的方方面面。但困扰医院档案无法最大限度发挥利用提高开发的因素是室藏档案数字化率低，医院在1997年以前的室藏档案无数字化，目前仍停留在目录级管理档案上。针对此类档案利用开发主要靠手工检索无法实现计算机检索查询，档案利用时效性差，同时也为档案编研造成了极大困难。

二.医院档案管理中存在问题的有效改进

1 转变观念，增强管理意识

1.1 做好医院现代化的档案管理工作，医院各级部门上上下下对其观念进行调整和转变[3]，尤其是领导的管理意识，要充分认识到档案管理工作对于医院事业发展的意义，坚持“四纳入”，即纳入医院工作计划；纳入领导工作议事日程；纳入医院工作流程；纳入医院领导和相关人员的岗位职责和绩效考核指标。

1.2 建立档案人员绩效考评机制。实施绩效考核[4]，引导对档案人员的管理方式由行政管理向绩效管理转移。以绩效考评激励档案人员努力工作，提升业务水平，充分发挥档案人员在医院发展中的重要作用；建立档案人员指标评价体系[5]。建立较为全面、客观的指标评价体系，评价档案人员的真实水平和综合素质。考评机制体现了对人才成长的引导、激励和约束，鼓励档案人员创造高质量、高水平的工作成果。

1.3 加强组织领导，明确职责，建立健全各项档案信息管理的规章制度和技术标准，并组织实施。通过管理制度的完善，明确并落实档案部门、业务部门、临床科室的责任，体现档案工作的全员参与和全过程控制，持续推进档案法治化、专业化、标准化、信息化建设。同时把档案工作经费列入医院年度财务预算，从而保证档案的管理工作能够顺利进行，也保证医院的业务更好发展。

2 加强标准体系建设

以完善通用制度、统一规范标准为重点，建立以工作规章、管理制度、业务规范为主要建设内容的档案标准体系。加强对制度标准的宣传、贯彻力度，增强制度标准的推广、实施效果，编写制度标准的解读文件，对制度标准的执行起到支持作用；组织专门的制度标准培训班、开展各种类型的学术活动，深化理解，将工作开展与制度标准执行紧密联系。提升全员标准化意识，做好制度标准实施的监督检查，并及时更新完善，形成标准体系的动态维护机制，不断提升档案工作的整体效益；

3 加强档案组织体系建设

3.1 档案工作实行统一领导、分级管理，按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。医院在总体组织结构的基础上，结合档案管理的全员性和全过程性，科学规划、合理设计，逐步健全适合医院档案工作的组织体系。从医院档案室到各级部门，管理纵向到底的档案组织体系，健全医院档案工作网络，落实档案部门及相关部门职责。

3.2 在人员方面首先必须配置与企业规模相适应的专职档案人员，并保持档案人员在岗相对稳定，配足配齐专兼职档案人员；在加强档案人员素质方面必须不仅要求具备档案专业知识，还必须有计算机、网络方面的知识。面对新世纪知识经济时代，档案工作面临由实体保管逐渐转向信息管理和知识管理，由物理控制转向智能控制，由封闭转向开放等一系列转变。因此需要定期组织专、兼职档案人员参加档