房地产项目档案管理.ppt

三、项目档案工作的组织与责任
• 措施
1.项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应 列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标 准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。
2.纳入合同管理，把好合同签署关（如在施工合同中设立专 门条款，明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内 容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任；在 监理合同中明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提 交监理档案的责任）、合同执行关、合同付款关。
以资产与产权关系为纽带，分级保管本企业的档案并指导和 监督所属机构和控股企业的档案工作。
• 确保安全原则
一、企业档案管理概述
3.企业档案工作职责
• 企业职责 • 企业各部门职责 (1)企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本部
门或项目归档文件的完整和系统负责。 (2)企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应负
长期保存的文件，应附一份复印件。
四、项目竣工文件的编制要求
（二）竣工图编制要求
1.项目竣工图应由施工单位负责编制，监理单位负责审核。 如果委托设计单位编制，应明确规定施工单位和监理单位 的审核和签字认可责任。
2.竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映 项目竣工验收时的实际情况。
3.按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上 加盖并签署竣工图章。
2.文件数量未满足合同或协议规定份数的，按要求复制补齐。 3.对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进
行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。 4.与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图
编在一起，也可以单独组卷，但一个项目应统一。 5.凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和
责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成 质量负责。 (3)专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的文 件，对归档文件的整理质量负责。
一、企业档案管理概述
3.企业档案工作职责
• 企业档案部门职责 (1)统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档
案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关 规章制度。 (2)负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计 和提供利用工作。 (3)指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、 积累、整理及归档工作。 (4)监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构 和投资的全资、控股企业）的档案工作。
4.图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖 其他线条。
5.有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修 改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明。
6.新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加 和变更。
四、项目竣工文件的编制要求
（四）竣工图章的使用
1.所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣 工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。
管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验 收文件组卷；
监理管理文件按问题或文种组卷，检查验收记录、质量评 定等技术文件按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷；
原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
3.案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件， 该卷保管期限从长。
（二）卷内文件排列
1.管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 2.施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验
一、企业档案管理概述
1.企业档案构成 ⑴从内容上划分，包括经营管理、生产管理、
行政管理、党群管理、产品生产、科研开 发、项目建设、设备仪器、会计业务、职 工管理等方面的档案。 ⑵从载体形式上划分，包括纸质、光盘、磁 带、照片及底片、胶片、实物等各种载体 的档案。
一、企业档案管理概述
2.企业档案工作原则
3.档案人员参加工程验收、参加设备开箱验收。
4.建立覆盖建设单位各机构和各参建单位的项目档案工作网 络，加强专、兼职档案人员培训。
四、项目竣工文件的编制要求
（一）竣工文件编制要求
1.竣工文件主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始 记录及质量评定文件、材料(构、配件)质量保证书及复试文 件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、 工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。
原则、各专业目录及编制情况。
四、项目竣工文件的编制要求
（三）竣工图的更改方法
1.文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部 图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。
2.利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、 日期、编号和条款号。
3.无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字 说明。
(5)特殊载体档案整理
二、项目文件归档范围与质量要求
• 归档范围
包括建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设 计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、 图表、声像等形式的全部文件。 1.综合 2.项目准备阶段 3.项目建设阶段 4.项目竣工验收 5.项目运行维护与更新改造
二、项目文件归档范围与质量要求
一、企业档案管理概述
4.企业文件归档时间
⑴文书档案——各部门在第二年6月底前完成上一年度档案的整 理工作，并向档案室移交
⑵项目建设文件——项目竣工验收前归档，周期长的可分阶段、 单项归档
⑶外购设备仪器文件——在设备开箱验收后即时登记归档 ⑷会计核算专业材料——会计年度终了后由会计部门整理归档，
保管一年后向档案部门移交 ⑸电子文件——逻辑归档定时进行，物理归档与相应门类或内
（五）其他注意事项
1.竣工图应使用新的或干净的施工图。由施工单位编制竣工 图的，应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数， 以及因修改增加新图的责任。
2.一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册，应 将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。
3.在大中城市规划区范围内的重点建设项目，应根据《城市 建设档案归属与流向暂行办法》第五条的规定，另编制一 份与城市建设、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管 线竣工图。
4.一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图 上更改，加盖并签署竣工图章。
5.涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面 变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图 编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶 段”加盖并签署竣工图章。
四、项目竣工文件的编制要求
（二）竣工图编制要求
4.编制竣工图所需的费用，由建设单位在与承包单位签订合 同时确定。
5.监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位 提交监理档案的责任。
五、项目文件的整理与归档
• 组卷 • 卷内文件排列 • 卷内文件页号编写 • 卷内文件目录编制 • 案卷封面和脊背编制 • 卷内备考表编制 • 装订 • 装盒与排列 • 案卷目录编制
记录、评定、验收排列。 3.设备文件按依据性、开箱验收、安装调试、随机
图样和运行维修等顺序排列。 4.竣工图按专业、图号排列。 5.卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，
6.同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工 图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并 在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。
7.建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和 综合管线竣工图。
8.竣工图图幅应按GB／T 10609．3要求统一折叠。 9.编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制
3.项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目 的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、 准确、系统。
4.建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和 材料、构件及设备供应单位应完成各自职责范围或合同规 定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
三、项目档案工作的组织与责任
5.企业档案整理
(1)文书档案依据DA/T 22—2000《归档文件整理规 则》，按“件”整理；
(2)科技档案依据GB/T 11822—2008《科学技术档案 案卷构成的一般要求》，按“卷”整理；
(3)会计档案依据《安徽省会计档案管理办法实施细 则》整理；
(4)职工档案依据《企业职工档案管理工作规定》 （劳力字〔1992〕33号）管理；
房地产项目档案管理
2010年4月23日
主要内容
一、企业档案管理概述 二、项目文件归档范围与质量要求 三、项目档案工作的组织与责任 四、项目竣工文件的编制要求 五、项目文件的整理与归档 六、项目档案的移交与验收
一、企业档案管理概述
1.企业档案构成 2.企业档案工作原则 3.企业档案工作职责 4.企业文件归档时间 5.企业档案整理
容的其他载体归档时间一致 ⑹磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件——在工
作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致 ⑺更新、补充的文件；内部机构变动和职工调动、离岗时留在
部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的 文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。
一、企业档案管理概述
纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出 图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 6.非纸质文件材料应与其文字说明（对事由、时间、地点、人 物、作者等内容进行著录）一并归档，保证载体有效性。 7.长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
档案交接登记表
移交时间： 序号
题名
移交部门：
年度 文号或 页数 保管 备注
图号
期限
移交人签源自文库：
接收人签名：
三、项目档案工作的组织与责任
• 总则
1.项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘 察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整 理项目文件。
2.在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门 条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的 整理、归档责任。
• 责任
1.项目准备阶段 (1)建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以
及设备、工艺和涉外文件； (2)勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按
规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计 文件。 2.项目施工阶段 (1)项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部 文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总； (2)由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责 收集、积累其承包项目的全部文件。
2.由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标， 并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统 一规定。
3.竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。 4.竣工图章式样
式样一 式样二
竣工图章（DA/T 28—2002）
竣工图章（GB/T 50328—2001）
四、项目竣工文件的编制要求
三、项目档案工作的组织与责任
• 责任
2.项目施工阶段 (3)项目监理单位负责收集、积累项目监理文件；受建设单
位委托，监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、 准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位 提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 3.项目试运行阶段 • 试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中 形成的文件；项目器材供应、财务管理单位或部门负责 收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的 文件。
• 集中统一管理原则
国家档案局、国家经贸委、国家计委《企业档案管理规定》 （档发〔2002〕5号）第七条：
“企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本 企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。”
DA/T 42—2009《企业档案工作规范》 “统一领导、统一管理、统一制度、统一标准”
• 分级负责原则
（一）组卷
1.组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内 文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续 齐备，符合档案管理要求。
2.项目施工文件按单项工程、单位工程、分部工程、专业、 阶段组卷；
项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环 保等顺序组卷；
设备文件按专业、台件等组卷；
• 质量要求
1.归档的工程文件应为原件，合同归档正本。 2.工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 3.字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。 4.需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨
水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。 5.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的