企业档案电子化管理存在的问题及措施

企业档案电子化管理存在的问题及措施

发表时间：2019-07-23T15:24:34.490Z 来源：《基层建设》2019年第13期作者：彭芬[导读] 摘要：随着技术的发展，信息化技术也被广泛地应用于各个领域中，这使得企业也意识到信息化管理档案的重要性，从而不断地完善档案信息化管理系统。

陕西省交通建设集团公司西镇分公司陕西省西安市 710105摘要：随着技术的发展，信息化技术也被广泛地应用于各个领域中，这使得企业也意识到信息化管理档案的重要性，从而不断地完善档案信息化管理系统。企业档案电子化管理的推广与发展已有多年历史，早在上世纪90年代，各个档案行政管理部门就已着手推广档案电子化管理，档案电子化管理在各个企业的渗入程度不尽相同，有些企业已做到名副其实的电子信息化管理，此类企业无论是在档案录入、

档案保存、档案保密等方面都已做到完全的电子化管理，但更多的企业只是做到了部分电子化管理。这种不全面的档案电子化管理存在不少问题，企业档案电子信息化管理的全面落实任重道远。

关键词：企业档案；电子化；管理问题引言：新形势下企业在电子化档案管理过程中还存在不少问题，要解决这些问题，提高企业档案电子化管理的工作质量和效益必须要求企业能够提高电子化档案管理的真实性和有效性，加大对企业电子化档案管理的投入，并做好电子档案文件保管工作。为此，在接下来的文章中，将围绕企业档案电子化管理存在的问题及措施进行详细的分析。

1.企业档案管理信息化建设的重要意义 1.1对企业而言

档案对企业的决策和管理有着非常重要的意义。随着社会的进步，保持资源的可持续性发展已经成为了一项原则，通过改革来优化发展路径，提高发展效率。对企业而言，实行改革必须要将档案信息化作为改革的一个重要环节。企业通过建设信息档案，可以更加高效地对干部进行管理，更好地推动企业的发展。当下，许多企业已经对人力资源的管理进行了改革，摒除冗杂的环节，提高办事的效率，实现企业利益的最大化。

1.2档案的管理通过网络平台进行

它是信息化建设的一项重要成果，是将传统档案进行储存、共享、传递以及修改等多项功能结合在一起。档案信息化建设的作用主要体现在信息的充分共享、方便查询档案的信息。

2.当前我国企业档案电子化管理中出现的问题 2.1电子化管理影响档案的保密性

档案电子化管理的优势在于，它可以减少档案管理人员的数量，提高档案管理人员的工作速度和效率。但是，企业档案在电子化管理中同样存在不少的安全隐患。其中，电子化管理造成的企业档案保密性不足是重要的问题之一。电子化档案管理依靠的是电子信息技术的支撑，而随着信息技术的不断普及，越来越多的人掌握了这一门技术，这就给投机分子和不法分子以可乘之机。信息技术的共享性以及技术性容易让网络犯罪分子侵入企业档案管理的系统，从而窃取重要的档案资料和文件，这对于保证企业档案的隐私性和保密性十分不利。就这部分而言，传统的档案采用的是人工管理模式，纸质文件和资料的档案管理由人员专门看管，不容易被外人所截获。这一点看来，企业档案电子化管理的保密性并不如传统的档案管理。

2.2电子化管理影响档案的真实性

电子化档案管理的操作模式是将传统的纸质文件和资料以电子文件、电子图文等形式进行上传，然后保存于电脑硬盘之中。与传统的企业档案管理相比，传统的企业档案必须是原档案或者备份的档案，人们可以明显发现档案的来源真实与否，真实性较强。但是，电子文件本身就是利用电子信息技术将纸质文件转化为电子格式，人们在没有对比纸质档案文件和电子文件内容的前提下，根本无法保证其真实性和有效性。除此之外，企业将纸质档案文件上传电脑之后，部分不法分子很有可能将电子文件下载之后进行任意编辑和修改，以赢得更多的利益。这样不仅有可能造成企业的名誉受损，还会直接威胁到企业的经济利益，不利于企业的发展。

3.企业档案电子化管理的解决策略 3.1提高电子化档案管理的真实性和有效性

利用电子信息技术进行企业档案管理的目的是采用高科技手段来提高企业档案管理工作的质量和效率，为企业的发展提供更多的便利。但是企业档案电子化管理必须要建立在保证企业档案真实性和有效性的前提下。目前随着社会经济的发展和科学技术的普及，越来越多的人能够熟练掌握甚至精通计算机信息技术，给企业档案电子化管理带来了一定的安全隐患。不法分子可以利用计算机技术侵入企业的网络系统，篡改企业的档案信息，严重影响到企业档案的真实性和有效性。如何保证企业电子档案的真实性和有效性是企业档案电子化管理中的重要问题，也是企业档案电子化管理中的难点问题，要做好这方面工作，首先需要企业能够加强对企业档案电子化管理的信息技术支持，以技术性策略来加强对电子档案的管理，建构完善的电子化档案管理机制。其次，还要求政府能够出台相关的政策，加强对计算机的保护，约束网络不法分子的行为。最后，还要求企业能够实行双轨制档案管理，即企业在实现电子化档案管理的同时，也不能放松对纸质档案的管理。

3.2加大对企业电子化档案管理的投入

要做好企业档案电子化管理工作需要企业根据时代发展的要求，加大相关投入。企业档案电子化管理需要加大的投入包括以下几个方面：1.加大技术投入。企业档案电子化管理是以信息技术为支撑的，要保证企业档案电子化管理的工作质量和效率，防止企业电子档案受到网络不法分子的侵袭，企业必须要加强对电子档案管理的科技投入，通过不断引进先进的科学技术来保证档案管理的工作质量。例如，企业需要引进国际上先进的防火墙技术和保密技术，加强对企业电子档案的安全保护。企业还需要适时更新档案管理的硬件和软件，防止因为技术设备过于落后而给不法分子以可乘之机。2.加大人才投入。企业档案电子化管理必须要求企业加强对电子档案管理的人才队伍建设，培养更多的专业技术人才。此外，企业档案电子化管理工作还要求管理部门能够根据电子档案管理工作的特征，为档案管理部门合理设置岗位和人员，如岗位应该包括办公室文员、档案接收员、档案输入员等。每个岗位安排一至两个员工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促进企业电子档案管理的有序发展[1]。

3.3做好电子档案文件保管工作