电子公文流转

各市州交通局（委）、厅直各单位、各重点工程指挥部、厅机关各处室：

现将《湖北省交通厅电子公文流转及OA系统运行规则》印发给你们，请认真贯彻执行。

二○○八年六月三十日湖北省交通厅电子公文流转及OA系统运行规则

第一章总则

第一条为加强我厅办公自动化系统（简称OA系统）管理，确保电子公文流转规范、精简高效、安全可靠，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《中华人民共和国电子签名法》及部省关于精简公文等相关法规要求，结合我厅实际，特制定本规则。

第二条电子公文是指按照国家、省有关公文处理办法，以OA系统公文管理模块为平台，借助计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输，具有规范格式的公文电子数据。

电子公文的种类、格式及行文规则与纸质公文相同，加盖电子印章后视为正式公文，与纸质公文具有同等法律效力。

第三条本规则所指的电子公文流转程序，包括电子公文的传输（收文、发文）、办理、用印和归档等。

第四条本规则适用于厅机关及经批准使用我厅OA系统的厅直单位、重点工程、市州交通部门及其使用人员。

第五条涉密文件(含资料)不得在OA系统中进行交换和处理。

第二章管理机构、人员及职责

第六条厅办公室是电子公文处理及OA系统的管理机构，负责组织和协调厅机关电子公文管理、培训等工作，指导全省交通系统电子公文管理工作。

厅科教处负责相关技术协调工作。

厅信息中心负责OA系统软件开发、调试安装、运行维护和日常管理工作。

第七条凡需要使用OA系统的单位，应向厅办公室提出书面申请，经审核批准后由厅信息中心负责办理注册手续并取得帐号和密码。因使用单位名称、公章、用户出现变更、撤销、合并等情况而需要在OA系统中做相应处理的，均应向厅办公室提出书面申请。

第八条各使用单位必须明确一位领导负责电子公文处理及OA系统管理工作，并确定一名专职或兼职管理人员负责本单位OA系统的日常管理和使用，并做好与省厅OA系统的衔接。

第九条使用人员取得帐号和初始密码后应立即修改密码，妥善保管好帐号和密码，并定期（建议每60天）更改密码。如忘记密码应由本单位系统管理员报厅信息中心进行处理。

如因用户使用初始密码、简单密码或者密码外泄等原因造成不良后果的，追究使用人员的责任。

第十条因工作需要进行远程办公的，应向厅办公室提出申请，审核通过后，由厅信息中心负责办理并发放VPN软件、密钥文件。使用人员应妥善保管VPN 软件、密钥文件，不得外泄他人使用。

第十一条为正常使用OA系统短信通知功能，各单位应指定专人负责接受短信，并向厅办公室提供使用人员手机号码，如手机换号应及时向厅办公室提出更换。

第十二条厅机关全体工作人员必须在工作日上班第一时间登录办公自动

化系统，及时办理和阅毕电子公文。

如因出差等原因不能及时处理公文的，应设置委托代办，指定授权的代办人代为处理工作。

第十三条各使用单位必须在工作日内不少于四次登录OA系统接收公文，时间分别为每日8时、11时、14时、16时，确保文件得到及时处理。

对有时限的急件，在接到短信或电话通知后要立即查阅、办理。

第三章电子公文形式及精简要求

第十四条根据我厅实际，电子公文形式主要包括：湖北省交通厅（党组）文件、湖北省交通厅函、湖北省交通厅办公室文件、湖北省交通厅明传电报、湖北省交通厅专用文件、湖北省交通厅会议通知、湖北省交通厅签报等。

第十五条电子公文应厉行“少发文、发短文”的原则，严格控制文件规格、减少文件数量、压缩文件篇幅、提高文件质量，确保公文的权威性、针对性和实效性。

第十六条凡能通过电话、传真、电子邮件、便函等方式解决问题的不印发文件。能以厅办公室名义印发的不以厅名义印发。能以函或内部传真的形式印发的，不以文件形式印发。

能以电话、当面汇报等方式解决问题的，不向厅领导呈送签报。

第十七条凡已及时公开发布的文件，各地、各部门不再层层转发。厅领导的讲话，不宜公开发布的，以交通内部情况通报形式印发；可公开公布的，应在交通厅政府网站及时发布。厅领导讲话的主要内容已在交通厅政府网站发布，或巳印发会议材料，或会后已由部门印发的，一般不再印发情况通报。

第十八条省厅印发的文件一般不超过3000字，厅办公室印发的文件一般不超过1000字。厅领导讲话印发情况通报时，应视情作必要的精简，原则上不超过5000字。简报一般不超过1000字。调研报告一般不超过4000字。对超过字数要求的，由承办处室负责精简、压缩。

第十九条起草文件要注重针对性、指导性和可操作性，突出主题，尽量减少一般性论述。倡导清新简练的文风，做到言简意赅、条理清楚、文字精炼。

第四章收文管理

第二十条电子公文收文管理一般包括签收、登记、拟办、批办、分办、承办、催办和立卷归档等环节。

（一）签收和登记。对主送我厅的公文，由厅办公室文书在1个工作日内进行签收、扫描、登记；对主送或抄送各处室的公文，由各处室在1个工作日内进行签收、扫描、登记；对越级上报、主旨不明、多头请示等类来文，经厅办公室主任同意后退回原单位；对与我厅无关的抄送类来文，不在OA系统中流转。

厅直单位、重点工程和市州交通部门来文，一律通过OA系统上报。

对省厅发文，机关各处室、厅直各单位、各重点工程和各市州交通局应明确专人，每日定时签收、登记和办理。

（二）分办和拟办。电子公文经文书登记后，由厅办公室主任（或副主任）根据内容和性质，在当日提出明确拟办意见，分送厅领导批示或送有关处室办理。其中，部、省来文一般直接送厅领导批示，时间紧迫可同时送相关处室同步办理；

下级单位来文，一般分送有关处室办理，由相关处室提出处理意见后报厅领导批示。

（三）批办。厅领导对送签的公文，应在2个工作日内签批完毕，并送回厅办公室处理。

涉及几个部门共同办理的文件，应明确主办处（室），由主办处（室）商有关部门会办。

（四）分办。厅办公室应在厅领导签批意见后在1个工作日内将审签后的公文发送给相关领导阅示或相关部门办理；对厅领导有具体执行指示的文件，必须经厅办公室主任阅知后再分发转办。

（五）承办。承办单位应根据领导签批意见及时处理公文，遵守办文时限，禁止积压、延误公文。

公文办理时限一般为平件15个工作日，急件5个工作日，特急件3个工作日。

对各地、各部门请示事项，承办人员要快办快结，并及时回复办理情况，急件即办即复，一般件不得超过10个工作日；情况比较复杂、一时难以办结的事项，也要按上述时限要求及时反馈工作进展情况，做到事事有着落、件件有回音。

对不属于本单位职权范围或不适宜由本单位办理的，应当在1个工作日内退回厅办并说明理由。

公文办理中凡涉及其它部门的事项，主办部门要主动会同有关部门协商处理；协办部门要积极予以配合。

（六）催办。根据省交通厅政务督办办法有关规定，厅办公室应当建立公文检查催办制度，做到紧急公文跟踪催，重要公文重点催，一般公文定期催，并依托手机短信提示系统、催办通知单等方式及时提醒催办，对超过办理时限要求的，按月在网上进行公布。